1. Een ICT-inrichting op maat
Bob Klaasen, programmamanager MBO
Tonny Plas, projectmanager

2. Inhoud
 De rol van de informatiemanager (Bob
Klaasen)
 Business case-methodiek (Tonny Plas)
9-11-2011

3. De rol van de informatiemanager
 Visie op informatiemanagement
 Informatiemanagement is het leggen van
verbanden. Verbanden tussen techniek en
systemen, maar vooral tussen mensen. En
dat verschilt van school tot school. De
invulling van informatiemanagement is
sterk situatie-afhankelijk.
9-11-2011

4. Drie voorbeeldsituaties
9-11-2011

5. Huis op orde: plaats en rol IM
9-11-2011

6. Verbinden: plaats en rol IM
9-11-2011

7. Innoveren: plaats en rol IM
9-11-2011

8. Wat zeggen de deskundigen?
 Nederlands Genootschap voor Informatici (NGI):
 opstellen informatiebeleid, informatieplan,
 plan voor interne controle en projectenplan
 vaststellen gewenste situatie informatievoorziening
 afbakenen onderzoeksgebied (van opdrachten)
 opstellen normen, criteria en randvoorwaarden
 organiseren informatievoorzieningsfunctie
 formuleren eisen aan de ICT dienstverlening
9-11-2011

9. Wat zeggen de deskundigen? (2)
 Rik Maes
9-11-2011

10. 9-11-2011

11. 9-11-2011

12. 9-11-2011

13. Waar moet de IM goed in zijn?
9-11-2011

14. De ongeschreven regels
9-11-2011

15. Samenvatting
9-11-2011

16. Leestip:
9-11-2011

17. Grote ICT-investeringen
 Groot afbreukrisico
 Bezint, eer ge begint
 Middel: business-case methodiek
 Partijen: iedereen die op
bestuurlijk/strategisch gebied van doen
heeft met de ICT-oplossing, dus ook de
informatiemanager
9-11-2011

18. Mini Business case
 Doel:
– Zakelijke rechtvaardiging project
– Rationaliseren/objectiveren discussie
– Organiseren besluitvormingstraject
 Resultaat:
– Is investering nodig/gewenst?
– Is investering haalbaar/maakbaar?
– Wat zijn kosten/baten?
Weging en besluitvorming
9-11-2011

19. Opzet mini business case
Mini business case
1. Projectidentificatie
2. Business rationale
3. Haalbaarheid / maakbaarheid
Baten lasten beoordeling
4. Kwalitatief
5. Kwantitatief
Scorecard
6. Uitwerken (scoren en onderbouwen)
7. Besluiten (en prioriteren)
19

20. Besluitvormingsproces
Aanleiding
Businesscase
Minibusinesscase:
- Business rationale
- Maakbaarheid
- Haalbaarheid
Scorecard: Baten lasten
-Uitwerken en wegen beoordeling
-van scorecard - Kwantitatief
- Kwalitatief
Beoordeling totale businesscase
In relatie tot investeringsportefeuille
Besluitvorming
9-11-2011

21. 1: Projectidentificatie
Project <titel>
Opdrachtgever <naam>
Opdrachtnemer <naam>
Begindatum <datum>
Einddatum <datum>
21

22. 2: Business rationale
 Wat is het doel? Aansluiting op strategie (AS)
 Verwachte bijdrage
 Noodzaak en urgentie “concurrentie-
noodzaak” (NU)
 Waardecreatie (ROI)
 Eigenaarschap, stakeholders en betrokkenen
22

23. 3: Risico (haalbaarheid)
 Organisatierisico (OR)
– Opdrachtgeverschap
– Veranderpotentieel
 Uitvoeringsrisico (UR)
– Kwaliteit project (programma)plan
– Doorlooptijd van project
– Omvang van het project en financierbaarheid
23

24. 3: Risico (maakbaarheid)
 Specificatie onzekerheid (SO)
 Technische complexiteit, infrastructureel
risico (TR)
 Technische onzekerheid, sourcing (TO)
 Samenhang tussen informatiesystemen (IA)
24

25. Baten lasten beoordeling
 Wat zijn de opbrengsten van de huidige
situatie? Niet alle baten zijn in geld uit te
drukken. Probeer de baten zoveel mogelijk
meetbaar te specificeren. Het gaat erom een
overzicht te geven van de bijdragen en de
besparingen:
– Efficiency voordelen
– Effectiviteitsvoordelen
 Handig hulpmiddel om de baten in kaart te
brengen is de „benefit logicaboom‟
25

26. 4. Baten logica boom
Oplossingen Doelen Resultaten
Minder
operationeel
risico
(solvency)
Migreren naar 15 15
hoog bedrijfskritische bedrijfskritische Beheerkosten
worden (per server)
beschikbare ketens ketens continu doorbelast aan de
bedrijfskritische beschikbaar volgens klant
toenemende waardecreatie
ketens volg. afspraak afspraak
Hogere
klant-
€? €? tevredenheid
Migratie en (divisies) indirecte baten
consolidatie Lagere nota AIT niet langer
van fysieke door eigenaar
naar virtuele consolidatie hardware &
servers fysieke servers software
Hogere
ing
mer nd €? €? Lagere cash flows
num ema
- om e o n d aar t
IP a g beheerkosten
r rkk
Sto Netwe Lift & shift Lagere nota Lagere
met integratie door FMO- storage kosten
binnen tarief voor door Storage directe baten
data center x fysieke servers on demand
Lagere kosten
€? €? €?
Lagere KPN-
Lift & shift Nota GFS voor Besparing op nota doordat Lagere kosten
naar enclave data centers manuren
vervalt ontsluiting data centers
bij x datacenters data centers
(huisvesting)
vervalt
€?
opportunity costs
€?
Nota enclave Geen
(huisvesting) aanpassings-
kosten
Apeldoorn en
Noordwijk
Vermeden
Contractuele kosten
afspraken
voorzien niet
in lift en shift
Legenda: Kosten servers: naar enclave
Oplossingen
manuren
(project- Doelen Kosten Resultaten Hard- & software
resultaten)
huisvesting
9-11-2011 26

27. 5. Baten lasten beoordeling
periode
Projectprognose 1 2 3 4 5 periode
Inzet eigen personeel Investeringsprognose 1 2 3 4 5
Inhuur derden Inhuur derden
Aanschaf software Aanschaf software
Aanschaf hardware Aanschaf hardware
Opleidingskosten Totale investeringen
Totale projectuitgaven
periode
periode Financieringsbehoefte 1 2 3 4 5
kosten/batenprognose 1 2 3 4 5 Hoofdsom
AS IS situatie Aflossing
Inzet eigen personeel Rente
Inzet derden Totale financieringsbehoefte
Afschrijvingen
Rente periode
Totale kosten AS IS Boekwaarde 1 2 3 4 5
TO BE situatie software periode
Inzet eigen personeel Afschrijvingen
hardware 1 2 3 4 5
Inzet derden Software
Totale boekwaarde
Afschrijvingen Hardware
Rente Totale boekwaarde
Totale kosten TO BE
Besparingspotentieel (? )
Rendementsanalyse
ROI
NCW
TVT
9-11-2011

28. 6. Scorecard
Beoordelingscriteria NB: Weging standaard gelijk verdeeld
Business rationale afk. Omschrijving Weging
Aansluiting op strategie AS Geeft aan in welke mate het project samenhang vertoont met en bijdraagt aan 20%
de strategische doelen van de organisatie.
Verwachte bijdrage aan de VB Geeft de omvang en reikwijdte van impact van de investering op de 20%
business bedrijfsvoering.
Noodzaak en urgentie NU Geeft de noodzaak en urgentie van de investering weer. 20%
Waardecreatie ROI Geeft aan in welke mate van de investering positief financieel rendement wordt 20%
verwacht.
Belang stakeholders BS Geeft aan in welke mate eigenaar en stakeholders belang hechten aan de 20%
investering.
Totaal = 100% 100%
Risico afk. Omschrijving
Haalbaarheid
Organisatorisch risico OR Geeft aan in welke mate de organisatie het opdrachtgeverschap en het 17%
veranderingsproces als gevolg van het project kan dragen.
Uitvoeringsrisico UR Geeft aan in welke mate de uitvoeringsorganisatie in staat is het project uit 17%
tevoeren gerelateerd aan complexiteit, omvang en duur van het project.
Maakbaarheid
Specificatie onzekerheid SO Onzekerheid over c.q. kwaliteit en stabiliteit van informatiebehoeften en 17%
systeemvereisten.
Technische complexiteit en TR Faalkans van benodigde nieuwe technologie. Geeft aan in welke mate het 17%
infrastructureel risico project gebruik maakt van"proven technology"dat toekomstvast is
Technische onzekerheid, TO Geeft aan in welke mate de organisatie beschikking heeft over technische 17%
sourcing ervaring, vaardigheden, kennis en tools.
Samenhang tussen IA De mate waarin de investering past in de architectuur van informatiesystemen 17%
informatiesystemen en hulpmiddelen
Totaal = 100% 100%
9-11-2011 & Benson obv j.A. Oosterhaven
Bron: Parker

29. 7. Besluiten
Evaluatiemodel projecten
Business rationale Risico / Onzekerheid
Beoordelingsfactor AS VB NU ROI BS OR UR SO TR TO IA
Weging 20% 20% 20% 20% 20% 17% 17% 17% 17% 17% 17%
+ - totaal
Projecten Waardering + Waardering - Score Score Score Omvang Aanbeveling
A: score implementatie PMS 4 4 4,7 3,8 4,3 4,3 3,7 3 2 2,5 2,3 83% 59% 24% 100 Onzekerheden reduceren.
B: score project …. 0% 0% 0% 0
C: …… 0% 0% 0% 0
Projectportfoliomatrix
100%
A: score
implementatie
PMS
Business rationale
50%
0%
0% 50% 100%
Risico / Onzekerheid
9-11-2011