Dokumen ini memberikan panduan mengenai pengurusan baucar wang runcit, permohonan pembelian melalui sistem perolehan elektronik, pemilihan pembekal, dan sistem kad perakam waktu. Proses-proses tersebut melibatkan pengisian borang, mendapatkan kelulusan, membuat pemilihan dan pesanan, penerimaan barang, pembayaran kepada pembekal, dan penyediaan laporan.

1. PENGURUSAN BAUCAR WANG RUNCIT

2. PERUNTUKAN SEDIADA ADA RM 2,000.00
DAN PEMBELIAN SETIAP ITEM < 500.00 DIIMBUH
Isi borang lampiran G
dan dapatkan sokongan
dan kelulusan
Masa diambil untuk proses
bayaran ini selama 80 minit
mengikut bilangan baucar
Perbelanjaan dibuat dan
dapatkan bil/resit untuk
iimbuhan
Membuat baucar wang
runcit melalui online
SBPO
Penutupan baucar oleh
pegawai yang diberi
kuasa
Hantar memo dan
penyata ke Unit panjar
BKW dan bayaran
dibuat kepada Pembekal
Merekod bayaran
didalam buku vot dan
membuat penyata
penyesuaian panjar dan
memo dan tandatangan
pegawai yang diberi
kuasa

3. Terima Cek daripada Unit Gaji
Tunaikan cek di
Unit Gaji
Masa diambil untuk
proses ini 60 minit
Wang yang
diterima dikira
dan dimasukan
didalam peti besi
Mengisi
kemasukan cek
didalam sistem
dan manual
dan tandatangan
Mohon
tandatangan
pegesahan oleh
pegawai yang
diberi kuasa
Rekod didalam
buku kemasukan
daftar bil
Semak didalam
online
kemasukan cek
yang diterima

4. PENGURUSAN PERMOHONAN PEMBELIAN
MELALUI SISTEM PEROLEHAN ELEKTRONIK (SPE)

5. Peruntukan sediada mestilah mencukupi bayaran
>500.00 HINGGA RM 20,000.00
Isi borang lampiran G
dan dapatkan
sokongan dan
kelulusan
Jana inbois dan proses
bayaran dan masa
diambil untuk proses ini
selama 3 jam
Membuat
kemasukan data
didalam SPE dan
peminta akan isi
butir-butiran
permohonan yang
dipohon
Hantar ke penyokong
untuk sokongan dan
penyokong akan
hantar ke Pelulus 1
untuk kelulusan
Peminta akan buat
semakan pembekal
dan pembekal hantar
ke Pembekal untuk
pengesahan
pembelian
Pembekal akan
hantar barang
kepada
pemohon/pegawai
terima barang dan
membuat
pengesahan nota
penerimaan
Peminta membuat
pemilihan pembekal
dan hantar ke Pelulus
2 untuk Pesanan
Tempatan dan
hantar ke Pembekal
untuk pengesahan
pesanan

6. Pemilihan Pembekal oleh Peminta
Pemohon
membuat
pemilihan
pembekal
Masa diambil untuk
proses ini 60 minit
Pengesahan
Pesanan
Tempatan dan
Jana Pesanan
Penghantaran
Terima barangan
dan jana Nota
Penerimaan
Pembekal
menjana invois
Pegawai
Kewangan
membuat baucar
bayaran
Pegawai
padanan
bayaran
membuat
padanan
bayaran

7. SISTEM KAD PERAKAM WAKTU
(RUJUK PEKELILING PERKHIDMATAN MARA BIL.4/2007)

8. MENYEMAK KAD PERAKAM WAKTU DAN MENYEDIAKAN
LAPORAN BULANAN
Semak kad setiap
hari bekerja
Masa diambil
untuk
menyemak
30 minit
Jika kad
bermasalah
penama akan
dapatkan
tandatangan
Pegawai yang
diberi kuasa
Dalam kad kuning
3 x catatan merah
tanpa tandatangan
tukar ke kad hijau
Dalam kad hijau 2
x catatan merah
tanpa tandatangan
tukar ke kad
merah
Sediakan laporan
mingguan untuk
disemak oleh
Pegawai yang
diberi kuasa dan
sediakan laporan
bulanan untuk
dihantar ke BSM
Dalam kad merah
1 x catatan merah
tanpa tandatangan
tukar buat laporan
ke BSM