Panduan ini memberikan penjelasan tentang dasar-dasar penggunaan Microsoft Access untuk membuat database, tabel, query, form, dan report. Termasuk cara membuka program, membuat tabel, memasukkan data, mengubah data, serta contoh latihan membuat tabel, query, form dan report.

1. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 1

2. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 2
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007
Cakupan Panduan :
Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan
software berbasis data, Memulai Microsoft Access
Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan
table, mengisi table, mengedit table, menampilkan
dan
menghapus table/record
Tujuan Tutorial :
Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur
pengoperasian program Microsoft Access.
Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
Menggunakan aplikasi pemasukan data.
Menggunakan aplikasi untuk meng-update
data. Menggunakan aplikas untuk men-delete
data. Mengecek hasil entry data.
Mengisi check list entry data.

3. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 3
1. PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih
yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft
Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan
label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung
daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya.
2. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007
1) Klik tombol Start
2) Arahkan ke All Programs
3) Arahkan ke Microsoft Office
4) Klik kiri Microsoft Office Access 2007
5) Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.
6) Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan.
7) Isikan nama file database sesuai yang diinginkan (Contoh : LatAccess)
8) Kemudian klik tombol Create

4. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 4
9) Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.
3. MEMBUAT TABEL
Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database.
1) Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan
cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.
2) Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk
table yang akan dibuat.

5. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 5
3) Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada
data yang sama pada Field tersebut.
Ketik seperti table di bawah :
Field Name Data Type Field Size
* No AutoNumber
Nama Text 50
Prog_pilihan1 Text 50
Prog_pilihan2 Text 50
PKn Number
B_ind Number
Matematika Number
B_Ing Number
IPA Number
IPS Number
Jumlah_Nilai Number
Jumlah_Bobot Number
Keterangan Text
4) Pada Prog_pilihan1 date type diganti dengan Lookup Wizard... maka akan muncul
seperti gambar dibawah ini dan atur sampai selesai.

6. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 6
5) Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.
6) Tampilan Table yang dibuat.
4. MEMBUAT QUERY
Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung
beberapa field. Langkah-langkah membuat Query :
1) Klik menu Create
2) Klik icon Query Design

7. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 7
3) Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add.
4) Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang
sudah dibuat di atas.
5) Ketik rumus di field Jumlah_Nilai seperti gambar di bawah :
Jumlah_Nilai: ([PKn]+[B_Indo]+[Matematika]+[B_Ing]+[IPA]+[IPS])
6) Ketik rumus di field Jumlah_Bobot seperti gambar di bawah :
Jumlah_Bobot: (([PKn]+[B_Indo]+[IPS])+([Matematika]*4)+([B_Ing]*4)+([IPA]*4))

8. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 8
7) Simpan Query yang sudah dibuat.
5. MEMBUAT FORM
Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan
dalam table atau query tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat
Form sbb:
1) Pilih menu Create
2) Klik panah icon More Form
3) Klik Split Form, sehingga muncul dialog di bawah
4) Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan semua field
Available field ke Selected Field dengan menekan tombol

9. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 9
5) Kemudian pilih Columnar dan klik tombol
6) Kemudian pilih Style yang diinginkan dan klik tombol
7) Terakhir klik tombol

10. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 10
8) Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home
kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.
9) Untuk menambahkan Button kita bisa klik Button dan atur sesuai dengan pilihan yang
dikehendaki.
10) Maka tampilannya akan seperti dibawah ini.

11. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 11
6. MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX
Text Box Jumlah_nilai dan Jumlah_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat
kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara :
1) Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View
2) Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di
sebelah kanan monitor.
3) Ubah Selection type ke field Jumlah_nilai atau Jumlah_bbt.
4) Klik text box Control Source, kemudian klik tombol
5) Untuk Jumlah_nilai dan jumlah_Bobot, buat rumus di Expression Builder seperti
rumus di bawah.
Jumlah_Nilai Jumlah_Bobot

12. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 12
Untuk Memilih Perintah
Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai
meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih
Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom
Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom
Sebuah record Klik pada posisi selector baris
Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris
Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris
Pilih perintah Select All Record dari menu Edit
Tekan kombinasi tombol Ctrl+A
7. MEMASUKAN DATA (INPUT DATA)
Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing
dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record,
menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan
adalah sebagai berikut :
1) Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda
masukkan.
2) Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View.
3) Gunakan tombol Tab/Enter untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.
4) Setelah selesai memasukan data di form klik button Save record dan untuk
menambah klik button Add Record, maka kita dapat melihat data pada query seperti
di bawahnya.
8. MENGUBAH DATA
1) Memilih Field dan Record
Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View
pada daftar sebagai berikut:

13. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 13
Pindah Ke Klik
Awal Record First Record
Akhir Record Last Record
Record sebelumnya Previous Record
Record berikutnya Next Record
2) Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag
Go To, perhatikan table berikut :
Record baru New Record
Record tertentu
Tekan tombol F5 atau ketik nomor
Record yang Anda inginkan dan lanjutkan
dengan menekan tombol enter
3) Menambah Field
Dengan langkah sebagai berikut:
a. Buka File Database yang sudah dibuat
b. Pilih table yang sudah dibuat
c. Ubah ke tampilan Design View
d. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row.
e. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama
kali.
f. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.
4) Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb:
a. Buka nama query yang sudah dibuat.
b. Ubah ke tampilan Design View
c. Tempatkan pointer di field Ket.
d. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan
di bawah.

14. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 14
e. Masukan field Asal_skl
f. Tampilan Design View berubah seperti di bawah.
g. Ubah
h. Kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.

15. Wawan Kurniawan
Panduan Microsoft Office Access Page 15
LATIHAN – LATIHAN
1. Buatlah table di Microsoft Office Access!
Tabel 1
No Kode_brg Nama_brg Stok_awal Brg_msk Brg_klr Stok_akhir Harga_stn Jml Ket
Tabel 2
No NIM Nama_siswa Tmt_lhr Tgl_lhr Nama_ortu Asal_skl Thn_lulus Ket
Tabel 3
No NIM Nama_siswa Agama PKN B_Ind Penjas Seni_Budaya Jml Ket
Tabel 4
No NIM Nama_siswa B_ing Mtk Kimia Ipa Ips KKPI Jml Ket
Tabel 5
No NIM Nama_siswa pdil kml gtl abc xyz Jml Ket
2. Buatlah query dari table di atas!
3. Buatlah form dari table di atas!
4. Buatlah report dari table di atas!
5. Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query!