Raak jij overstelpt door de informatiestroom? Dan is deze presentatie voor jou! We geven je tips hoe je slim kunt werken en zo productiever kunt zijn. Deze presentatie hebben we gemaakt als onderdeel van een opdracht van Unlimited People.

1. ONTSPANNEN
WERKEN
MET
DIGITALE TOOLS
LEAD
ERS
ON
LINE
IN OPDRACHT VAN

2. KLAAR OM
TE WENDEN?
Heb jij genoeg van die volle
agenda? Van de mailbox
waaraan maar geen einde lijkt
te komen?
Van de WhatsAppjes waarop je
nog moet reageren, om maar
niet te spreken over al die
stukken die je moet lezen voor
de vergadering van morgen?
!
Raak jij overstelpt door de
informatiestroom?
LEADERS ONLINE

3. We geven je tips hoe je slim
kunt werken en zo
productiever kunt zijn.
Neem het heft in eigen hand
en zorg dat je zelf weer
controle krijgt over je leven.
Zo kun je weer relaxed en
ontspannen aan de slag en
een gelukkig leven leiden.
DAN IS DEZE
PRESENTATIE
VOOR JOU!
LEADERS ONLINE

4. Werken in een kantooromgeving is te vergelijken
met topsport voor je brein: de hele dag nadenken,
schakelen tussen onderwerpen, stukken schrijven,
reageren op nieuwe ontwikkelingen en vragen,
overleggen en bespreken. Continu gaat je brein
maar door met denken en indrukken verwerken.
!
Wanneer je veel aan je hoofd hebt, is het steeds
moeilijker om je te richten op de dingen die er toe
doen: op de mensen en de taak op dat moment.
Je voelt je gespannen en gehaast.
!
Soms denk je dat het nog wel even lukt, maar
vaak…. maak je toch fouten in die situatie. Even
niet opletten, en er gaat iets mis. Je vergist je,
bent afgeleid en raakt de controle kwijt. Herken je
dat?
DENKEN IS
TOPSPORT
LEADERS ONLINE

5. Net als een topsporter die tussen de
trainingen en wedstrijden moet
ontspannen, is het voor je brein ook
belangrijk om te ont-spannen.
Wil jij productief op je werk zijn?
Wil je ‘aanwezig’ zijn in het hier en nu, in
het moment waar je bent?
Wil je meer tijd maken voor de mensen
en de dingen waar je van houdt?
Wil je ‘nee’ kunnen zeggen tegen de
dingen die je afleiden?
!
Begin dan vandaag met de tips die we je
hier geven. Onze focus ligt daarbij op het
gebruik maken van de technologische en
digitale middelen die er vandaag de dag
zijn. Wees niet verbaasd als we ook juist
een uitstapje maken: de techniek is een
middel, geen doel op zich!
ONTSPANNEN
IS
NOODZAKELIJK
LEADERS ONLINE

6. Dit zijn onze tips, blader snel
verder om te weten hoe je dat
in je eigen werk kunt
oppakken.
!
• Take a break!
!
• Gebruik de technologie.
!
• Ruim je spullen op.
!
• Houdt focus, en
!
• Wees proactief!ONZE TIPS
LEADERS ONLINE

7. Soms lijkt het leven wel een horde-
wedstrijd: de ene mijlpaal nog niet
gevierd, of je rent al weer door, op
naar de volgende mijlpaal.
Neem een stap achteruit en stap uit
de hectiek die je dagelijkse leven
beheerst.
!
Laad je zelf op door volledig afstand
te nemen: telefoon even uitzetten, de
internetverbinding verbreken en zorg
dat je onbereikbaar bent. Ga een
weekend weg, bezoek een museum
of lees een boek in de zon. Of nog
beter: doe even helemaal niets. Laad
je zelf weer op en probeer één van
onze tips op de volgende sheet.
TIP 1
TAKE A BREAK
LEADERS ONLINE

8. ● Begin de dag ‘unwired’: check je mail en
telefoon niet voordat je hebt ontbeten
● Reis eens naar je werk in stilte. Zonder
bellen, sms-en of naar de radio te luisteren.
● Probeer eens 5 minuten eerder op je werk te
komen en gebruik het moment om de dag te
plannen, in plaats van direct in je mail te
duiken.
● Vraag je af of het echt nodig is om bereikbaar
te zijn tijdens de lunch en lunch eens met de
telefoon uit. En nu we het toch over de lunch
hebben: wandel eens tijdens het eten van een
broodje, in plaats van in de kantine of - vast
herkenbaar - achter je bureau!
● Probeer eens te mediteren. Vind je het lastig
in je eentje? Volg een klas of download een
App.
● Neem regelmatig een kleine pauze. Het totaal
maakt het verschil!
!
TAKE
A BREAK
LEADERS ONLINE

9. ● Wees baas over je e-mail inbox,
in plaats van dat je je inbox jouw
leven laat beheersen.
● Wees baas over je reistijd en
gebruik video conferencing. laat
het laatste nieuws je bezorgen in
plaats van kranten en
webpagina’s op interessant
nieuws te zoeken.
● Ben je actief op verschillende
social media? Zet dan een social
media management tool in over
het overzicht te bewaken.
!
Hoe? Dat lees je hierna.
TIP 2
GEBRUIK DE
TECHNOLOGIE
LEADERS ONLINE

10. Ondanks alle social tools die er inmiddels
bestaan, gebruiken veel mensen in een
zakelijke omgeving nog steeds e-mail als
belangrijkste communicatiemiddel. En als ze
een mail versturen, dan denken veel mensen:
‘Beter mee verlegen, dan om verlegen’. Met
andere woorden: ze sturen berichten naar
iedereen die mogelijk ook betrokken is bij het
onderwerp. Met als resultaat dat jouw inbox
overloopt.
!
Of je gebruikt je mailbox als takenlijst, kijkt
regelmatig en denkt “oh ja, daar moet ik nog op
reageren - maar niet nu’. Zo lees je sommige
mails soms wel 10 keer zonder er iets mee te
doen.
E-MAIL
ALS
ONRUST
STOKER
LEADERS ONLINE

11. Hoe dan wel handig mailen?
● Gebruik een filter die nieuwe e-mailberichten zelf in de juiste folder (of
prullenmand) plaatst;
● Maak afspraken binnen je team wanneer je wel of niet wilt worden
geïnformeerd, of beter nog: stap over naar een intern afgeschermd social
media platform, zoals Yammer of Speakap en spreek af daar alle interne
communicatie te concentreren.
● Train je zelf om niet ieder nieuw e-mailtje te bekijken. Zet de melding uit en
check je mail 2 of drie keer per dag. Handel dan ook elk nieuw mailtje direct af:
geef antwoord wanneer dat in 2 minuten kan, laat weten wanneer je er wel op
reageert wanneer dat niet kan en zet de mail in de map “af te handelen’. Zo
voorkom je dat je het een paar keer per dag leest zonder er iets mee te doen.
ONTSPANNEN
MAILEN
LEADERS ONLINE

12. ONLINE
OVERLEGGEN
● Gebruik Skype om met meerdere mensen te overleggen, of
deel je scherm zonder naast elkaar te hoeven zitten.
!
● Er zijn nog verschillende andere manieren om online te
overleggen:
• Iphone en Ipad eigenaren kunnen gebruik maken van
Facetime, een manier om met elkaar te bellen met
camera.
• Facebook en Google+ bieden ook allebei een optie aan.
● Wil je even meekijken op het scherm van een ander? Dan
helpt join.me daar snel bij.
LEADERS ONLINE

13. Natuurlijk wil je graag op de hoogte blijven van het
nieuws. Met de huidige technologie is dat op
eenvoudige manier goed te doen, voor alleen die
onderwerpen die er voor jou toe doen. Kijk
bijvoorbeeld eens naar:
● Feedly: een zogenaamde RSS-reader. Je kunt
je abonneren op de webpagina’s die jij
interessant vindt en leest zo iedere keer de
nieuwste pagina’s in Feedly.
● Flipboard: jouw persoonlijke tijdschrift. Al het
nieuws dat jij interessant vindt op 1 plek om te
ontdekken, verzamelen en delen met de
mensen die voor jou van belang zijn. Een
vergelijkbare App is Zite: op verschillende
onderwerpen kun je je abonneren. Sinds begin
2014 zijn de twee bedrijven samengegaan.
LEES HET
ACTUELE
NIEUWS
LEADERS ONLINE

14. Wanneer je meerdere social
media accounts hebt,
bijvoorbeeld op Twitter, Facebook
en LinkedIn, dan kan het
bijhouden ervan behoorlijk wat
tijd in beslag nemen. Een social
media management systeem kan
je dan helpen.
!
Tweetdeck is handig wanneer je
meerdere twitteraccounts
beheert. Heb je ook op andere
social media een account? Dan is
Hootsuite zeer de moeite waard.
Een nieuwe loot aan de stam is
Socialsensr. Makkelijk te beheren
en te delen met teamgenoten.
SOCIAL
MEDIA
LEADERS ONLINE

15. Papiertjes, stapels post, losse
aantekeningen: het leidt af van wat je
wilt of moet doen. Maar waar laat je het
allemaal?
!
Kijk eens op je bureau en vraag je af of
je alles wat er ligt daadwerkelijk
dagelijks nodig hebt. Gooi weg wat er
weg kan!
!
Heb je aantekeningen, papiertjes of
bonnen die je wilt bewaren? Neem er
een foto van en bewaar het in
Evernote: jouw digitale
bewaarsysteem. Zo heb je alles altijd bij
de hand en kun je het, door in te delen
in mappen of tags aan je notities te
koppelen, altijd makkelijk en snel
terugvinden,
!
Zorg ervoor dat je het zelfde systeem
hanteert als bij je mail: alle nieuwe post
en papieren behandel je maar 1 keer.
TIP 3
RUIM JE
SPULLEN OP
LEADERS ONLINE

16. TIP 4
HOUD FOCUS!
Richt je aandacht op één
ding: jouw grote uitdaging,
je prioriteit, het ding
waarmee jij in je werk (of
thuis) verschil kunt maken.
!
Een ding ook dat jou
energie geeft, waar je
plezier van krijgt en één
ding tegelijkertijd.
LEADERS ONLINE

17. Richt je op de dingen die er voor
jou toe doen: jouw ene ding.
!
Begin de dag met die ene grote
klus die voor jou het
allerbelangrijkste is en laat je niet
afleiden door telefoon of mail.
Besteed daaraan iedere dag een
dagdeel. Zò schrijf je je eerste
boek of beleidsrapport, zo maak je
een spetterende speech voor een
belangrijke groep luisteraars. In de
middag heb je dan tijd voor de
andere activiteiten.
DE DINGEN
DIE ER TOE
DOEN
LEADERS ONLINE

18. ENERGIE-
GEVERS
Let er op dat je dingen blijft
doen die je energie geven.
!
Kost je klus jou alleen maar
energie, of levert het je ook
wat op? En hoe zit dat met de
mensen waarmee je
samenwerkt? Geven zij
energie, brengen ze het
beste in je naar boven?
Zo ja: koester het!
!
Zo nee…. Pak de bal op en
kijk hoe je de situatie kunt
verbeteren.
LEADERS ONLINE

19. Focus op een ding en niet meer
dan dat. Uiteindelijk blijkt
multitasking toch niet zo efficiënt
als in eerste instantie gedacht. Je
brein moet namelijk snel heen en
weer schakelen tussen twee taken.
Maar terwijl je denkt handig bezig
te zijn kost het schakelen
ontzettend veel energie voor je
brein. Zo ben je dus uiteindelijk niet
efficiënt aan het werk…
!
Focus je dus op hetgeen je aan het
doen bent. Focus je op het
gesprek, het schrijven van een mail
of je gesprekspartner aan de
andere kant van de tafel.
EEN DING
TEGELIJK
LEADERS ONLINE

20. TIP 5
WEES
PRO-ACTIEF
Wanneer je het druk hebt en je dagen
volgestopt zijn, dan kan je nog wel eens in de
valkuil stappen en reactief worden. Je reageert
op vragen, probeert je mailbox te legen en
vergeet je eigen koers te varen. Wil je weer
energie krijgen?
!
Neem het roer in eigen hand en wees proactief.
● Kijk waar de ruimte zit en ga ‘schaken’:
bedenk wat de volgende stappen in een
proces zijn en bereid je daar op voor.
● Gebruik elke ochtend en avond 5 minuten
om te kijken wat er die dag en de dagen
erna gaat gebeuren. Wat betekent dat voor
jou? Een handige app om daarbij te
gebruiken is Any.do: daarmee houdt je
overzicht van de klussen die je moet doen.
● Plan je bijeenkomsten: zorg dat je weet wat
er is, wanneer en hoe lang het zal duren.
LEADERS ONLINE

21. Waarom moet een organisatie aandacht
besteden social media?
Verschillende ontwikkelingen:
• de nieuwe medewerker is niet anders
gewend: de digital natives komen op
de arbeidsmarkt;
• arbeidsmarkt wordt steeds krapper
door grote pensioengolf en lagere
instroom in aantrekkende economie;
• mensen steeds meer zijn gewend aan
transparantie en verwachten dat ook
van organisaties;
• social media zijn onderdeel van
kenniseconomie
21
Schrijf je in op
Leaders Radar,
onze gratis
nieuwsbrief
Wil jij
bijblijven?
Of koop
ons boek!

22. OVER DE
SCHRIJVERS
●
Wij merken in de dagelijkse praktijk dat de
informatie die op je afkomt overweldigend kan
zijn. Onze eigen ervaring geven we graag door!
We hebben daarbij gebruik gemaakt van de
kennis en ervaring van anderen, zoals boek van
Keller en deze presentatie. Meer tips om
makkelijk en eenvoudig je leven te organiseren
vind je op lifehacking.nl.
Deze presentatie is geschreven door
Lilian Bezemer en Yolanda van Heese,
beiden partners met Leaders Online.
Met Leaders Online laten zij zien hoe
leidinggevenden social media voor hun
organisatie kunnen inzetten. Zij leren
leiders hoe ze met social media kunnen
omgaan en wat ze moeten doen om de
komende 20 jaar met plezier en succes
te kunnen blijven werken.
LEADERS ONLINE