1. OFFICE MANAGEMENT
AND FILING SYSTEMS
Marketing R&D Planning Sales
Warehouse Supply Chain Customer Serv.
Human Resource
Finance Documentation
L

2. OFFICE MANAGEMENT
FILING SYSTEMS
Ady A Subagya
Systems specialist
ISO 9000, 14000,28000, 31000
Business Process Mapping, SOP
soebagja@allman.co.id
0816-726-815
L

3. 30%
L

4. Workshop outline and Rundown
Module 1 Module 2 Module 3 Module 4 Module 5 Module 6
Introduction to Filing systems, Document
Office Management Clouds Electronic
SOP, Terms Management Records Systens Computing File
and Definition Management Management
DASHBOARD: BPM | SOP ANATOMY | FLOWCHART | ELEMENT/ATTRIBUT | DMS
L

5. Organization
Kumpulan orang dan
fasilitas yang
berhubungan dengan
tanggungjawab dan
kewenangan.
Ccntoh: Perusahaan, korporasi, institusi, charity,
pedagang, asisiasi, bagian atau kombinasinya.
L

6. Systems
Kumpulan interaksi
elemen yang bertujuan.
(Plan-do-check-act)
L

7. Management
Kegiatan terkoordinasi
untuk mengarahkan
dan mengendalikan
organisasi
L

8. Office
Ruangan atau
sejenisnya dimana
orang bekerja.
L

9. Virtual Office
Lokasi usaha di cyberspace.
Model ini memungkinkan
pemilik bisnis dan
karyawannya bekerja dari
mana saja menggunakan
tehnologi, misalnya: laptops,
ponsel, smartphone dll.
L

10. Office management (1)
Pengelolaan dan
pengaturan aktivitas
yang terjadi di kantor.
L

11. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

12. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

13. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

14. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

15. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

16. 5S
Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-
shitsuke
Metode pengelolaan
tempat kerja menggunakan
5 simbol ‘S’
L

17. Customer
Orang atau pihak yang menerima dan
menggunakan hasil proses.
Internal customer adalah pihak di dalam organisasi yang menerima dan
menggunakan output-output proses.
External customer adalah pihak diluar organisasi yang menerima dan
menggunakan produk/jasa.
L 18

18. Orang atau pihak yang menerima dan
menggunakan hasil proses.
L

19. Standard
Kesepakatan tertulis berisi kriteria,
spesifikasi, ukuran dll yang dijadikan
acuan untuk menjalankan aktifitas
dan membuat produk.
L

20. Document
Informasi dan medium
pendukungnya
L

21. Document Management Systems
Sistem komputer yang membuat,
menyimpan dokumen elektronik,
seringkali ia juga mampu melacak
versi-versi dokumen tersebut oleh
beberapa pengguna.
L

22. Records
Dokumen yang menyatakan hasil
yang dicapai atau bukti bahwa
aktivitas Proses/ Prosedur sudah
dilakukan.
L

23. File
File adalah obyek dalam komputer yang
menyimpan data dan informasi yang
dugunakan dalam komputer. Pada
Microsoft Windows (salah satu GUI atau
Graphical User Interface), File
ditunjukkan dengan ikon yang unik yang
relevan dengan program yang
membukanya.
L

24. Formulir absensi yang telah terisi, foto simulasi evakuasi, video pelatihan.
L

25. Active files
Dokumen yang sering digunakan sebagai
pedoman kerja.
Archives
Dokumen yang oleh karena sudah jarang
digunakan, disimpan untuk beberapa waktu.
L 26

26. Data Recovery
Center
Agen/ Perusahaan
pengaman data.
L

27. Process
Kumpulan kegiatan yang merubah
masukan menjadi keluaran
Masukkan/Input
Sesuatu yang dimasukkan dalam proses untuk diolah menjadi keluaran
(output), misalnya: SPK, energi, gagasan, bahan baku, data, berita, dll
L

28. Core and Supportive Process
Proses Inti adalah proses merubah permintaan
pelanggan menjadi produk/pelayanan yang
diminta pelanggan.
Proses pendukung adalah proses yang yang
tidak memberi nilai tambah kepada Pelanggan
tetapi dibutuhkan internal.
L 29

29. Cloud computing
Komputasi awan adalah
penggunaan komputer
dengan mengandalkan
sumber-sumber diluar sumber
lokal. Google Doc, Office 365,
Windows Skydrive merupakan
contoh komputasi awan.
L

30. Business process Map
L

31. Business process mapping
Penggambaran proses-proses yang ada di
organisasi dalam bentuk diagram.
Business process map
Diagram yang menggambarkan proses-proses
yang ada di organisasi dalam bentuk diagram.
L 32

32. Procedure
Panduan menjalankan suatu tugas.
Standard operating procedure
Prosedur yang dibuat melalui konvensi*.
*Konvensi tiga pihak: competent writers, users, management.
L

33. Procedure VS Work Instruction
Keduanya memberikan panduan
menjalankan suatu tugas, Prosedur
seringkali terkait dengan proses/bagian
lain. Sebaliknya, Work Instruction lebih
mandiri.
34 L

34. SOP (Procedure), Work Instruction
Panduan melakukan
Owner’s, Operating, User’s Manual
Panduan menggunakan
L

35. Prosedur:
Juklak, Pedoman kerja
Instruksi Kerja:
Juknis, Metode kerja
Standard Operating Procedure:
Protap
L

36. Manual
Dokumen tingkat tertinggi dalam sebuah
organisasi-berisi Kebijakan (Visi-Misi),
gambaran proses dan interaksinya dan
prosedur kerja atau referensinya. (ISO
9000)
L

37. SLA
Service Level Agreement adalah bagian dari
kontrak pelayanan yang berisi ukuran/besaran
standar pelayanan minumum dari setiap
penyelesaian pekerjaan.
L

38. KPI
Key performance indicator atau Indikator
kinerja adalah Sasaran yang ditetapkan
bersama-sama oleh karyawan dan
Manajemen.
L

39. SLA VS KPI
Service level agreement seringkali dibuat
oleh pihak manajemen dan pelanggan,
satu fungsi dengan fungsi lain. Sedangkan
KPI oleh manajemen dan anggota
organisasi.
L

40. Office management
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

41. Office management (1)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

42. Office management (2)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

43. Office management (3)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

44. Office management (4)
Menerima informasi.
Merekam/ mencatat
informasi.
Menyiapkan informasi
dan perlengkapan.
Mendistribusikan
informasi.
L

45. Office POAC
Planning
Organizing
Actuating
Controlling
L

46. Problems at office
•Lambat selesaikan kerja
•Kurang koordinasi
•Komunikasi tidak efektif
•Peraturan lemah
•Dokumen tidak teratur
•Peralatan kerja kurang terawat
L

47. Problem at offices
•Keterlambatan
penyelesaian kerja
•Kurang koordinasi
•Komunikasi tidak efektif
•Peraturan lemah
•Dokumen tidak teratur
•Peralatan kerja kurang
terawat
L

48. Solutions
•Management of tasks
• Manual and Standard
operating procedures
Modern office | Traditional office
L

49. Solutions
•Office application
•Cloud computing
Modern office | Traditional office
L

50. Filing and Record
Management
Filing management
adalah pengelolaan
dokumen secara
sistematis.
L

51. Filing and Management
Record management
adalah pengendalian
dokumen secara
sistematis, mulai dari
dibuat hingga
dimusnahkan.
L

52. Prinsip dasar
Menemukan atau
mencari kembali
berkas yang disimpan
dengan cepat dan
mudah.
L

53. 5S
Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-
shitsuke
Metode pengelolaan
tempat kerja menggunakan
5 simbol ‘S’
L

54. 5S
Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-
Rajin
Diadopsi dari rumah dan
kantor di Jepang
L

55. 5S
Sorting-Stabilizing-Shining-
Standardizing-Sustaining
Memindahkan atau
membuang barang-barang
yang tidak diperlukan dan
merawat/ menjaga barang
yang ada.
L

56. Klasifikasi Arsip
Alfabetis
Subyek
Numerik
Kronologis
Geografis
Warna
L

57. What to convene?
Penomoran:
SOP-SAL.1.L2
Jumlah Lampiran
No urut SOP
Nama Proses/Bag
Standard Op. Pro
L

58. What to convene?
Isi Prosedur
Kemudahan pembacaan
Isi tehnis, tahapan
Kesesuaian dengan praktik
nyata
Kesesuaian dengan Proses
L

59. Document control-ISO 9000
Quality Quality
Manual
Manual
Prosedur
Peta
Proses
Instruksi Kerja
SOP
Formulir
Checklist Formulir
L

60. What to control
Manual
Prosedur
Rekaman
Lembar kerja
Spesifikasi
Kontrak
Dokumen eksternal
L

61. Document control-Prosedur
Pengendalian dokumen mulai dari
penetapan Pedoman penulisan (penulisan,
revisi, distribusi, pemusnahan), penomoran
hingga pembuatan Master list dan
pengarsipan.
L

62. Document control-Prosedur (2)
Prosedur Pengendalian Dokumen
Daftar Induk
Sejarah Perubahan
Lembar Distribusi
Permohonan Perubahan Dokumen
Berita Acara Pemusnahan Dokumen
L