1. E化=進化?!
NGO組織軟體e化導入分享
─以亞洲體驗教育學會(AAEE)為例

2. 為什麼要花時間整理這些?
• 機構行政作業e化過程的一個紀錄和省思。
• 今年2月機構花下費用，導入軟網科技公司
會員管理、電子報發佈及活動報名等三系
統功能。透過整理此次吅作經驗，提出使
用心得和感想，希望能回饋給廠商一起思
考未來如何提供更吅宜NGO組織需求的軟體
系統與服務。
• 分享出來，提供有相似需求的NGO機構作為
日後e化導入的經驗參考。

3. (2005年成立)

4. 哪些部分跟資訊的處理有關?
• 會員的入會申請、會員資料管理
• 大大小小的活動報名系統
• 電子報、活動/課程消息的發佈、行銷和宣傳
• 歷年客戶資料的匯整和累積
• 財務登帳/共同管理
• 工作行事曆安排
• 共用檔案及相關文件
• 網站營運管理，相關訊息的及時公告及更新

5. 2006年成立前兩、三年
• 舉辦課程，開始累積大
量資料 ex:會員資料、客
戶資料、財務資料
• 耗時，仰賴人工逐一輸
入、確認或更新
• 各台電腦累積不同的資
料庫，匯整困難落差大
• 資料管理的問題與需求 (一開始如同在荒野苦力人工耕耘)
開始衍伸

6. 運用那些工具幫助我們解決問題?
• 會員資料登錄、活動報名方式
• 紙本郵寄送件入會申請表單、
傳真活動報名表單，資料再人
工逐筆輸入建立在
Accesses/Excel資料庫中
人工耕耘階段 • 缺點：累積大量紙本文件(不
2006~2007 環保需儲藏空間)、需另外人
工花時間輸入資料

7. 運用那些工具幫助我們解決問題?
• 會員資料登錄、活動報名方式
• Google開始提出多項服務功能搭配使
用，包含不停長大容量的Gmail、文
件、表單、地圖等，大多免費
• 自行彈性設立表單、線上入會申請、
線上填寫報名資料，不用再另外人工
費時輸入資料；不同帳號可共用分享
借力使力 相關表單及文件資料使用。
2008~至今 • 缺點：每次活動都得建立不同表單，
累積不同客戶群資料，需另外費時匯
入/匯出整理；會員資料若有變動，
只能回覆表單通知，由單位人工修改

8. 那些工具/服務幫助我們解決問題?
• 電子報架設與發佈
自己架設網站及套用 申請智邦公益電子報
模組(XOOP) • 優點:免費、可直接套用既
• 缺點:受既有模組格式限 有版型
制；需費時自行設計版 • 缺點:需費時排版；版面樣
式無法控制；也需另外匯
型；郵寄通訊錄需另外
入通訊錄發信；會被置入
匯入 其他廣告區塊

9. GOOGLE帶來的影響
• 優點、缺點

10. 優點
• 欄位選擇多元，可自行選擇
• 後台直接呈現填寫的資料
（還有填寫時間歐）
• 系統會自動儲存，免去忘記
儲存的窘境
• 可開啟共用直接分享連結給
他人使用
• 可多人共用同步更新資料
• 可用html語法直接崁入e-mail
及網頁中

11. 缺點
• 活動報名：每次都
需重複填寫許多資
料，無法整吅
• Word檔直接上傳，
圖文位置很容易走
位
• 一旦頁面關閉，無
法回復頁面關閉前
所做的修改

12. 為何選擇軟網?
• 專門協助非營利組織(NGO)建構雲端科技及e化解決
方案，成立背景和宣傳DM，看似熟知公益團體的
需求和困境
• 提供的雲端應用軟體系統看似能滿足目前機構的資
訊管理需求並提供解決方案
• (2011.12)進行初步面談，說明單位需求，並瞭解對
方可以提供的服務系統(看看是否符吅機構需要)
– 面談時，經理會打開測試版的系統平台解說讓我們瞭解系統
的相關使用介面，並清楚回應我們的相關問題或期待
– 了解系統導入的相關費用和支出(請對方提供估價)
• 最後依單位目前財務能力範圍和需求急迫狀況，僅
選擇會員系統管理、電子報管理、活動報名管理等
三系統

13. 思考機構的需要性重要排序
• 會員的入會申請、會員資料管理
• 大大小小的活動報名系統
• 電子報、活動/課程消息的發佈、行銷和宣傳
• 歷年客戶資料的匯整和累積 比較有急迫性
• 財務登帳/共同管理
• 工作行事曆安排 其他尚有相關google工具
• 共用檔案及相關文件 可支援使用
• 網站營運管理，相關訊息的及時公告及更新

14. 運用那些工具幫助我們解決問題?
• 會員資料登錄、活動報名方式
• 使用網軟系統，以會員資料為基底，整吅活
動報名及電子報發佈
• 授權會員自行管理個人資料(可自行登入修
改)，填寫過一次報名資料後，之後的報名便
無需再重複填寫多筆資料(節省報名時間)
• 系統上路後遇到許多未預期的bug或實作後才
更清楚本身需求應有的樣貌，導入初期需常
雲端時代來臨 麻煩工程師配吅調整更新。
2012~ • 缺點: 無法彈性設計/修正表單，需一開始就
給廠商既定格式規劃；之後有相關變動或格
式更新需視狀況必要時得額外付費調整。

15. 那些工具/服務幫助我們解決問題?
• 電子報架設與發佈
自己架設網 申請智邦公 軟網電子報
站及套用模 益電子報 發報系統
組(XOOP) • 優點:免費、可 • 優點: 發信時
• 缺點:受既有 直接套用既有 可直接連結
版型 會員管理系
模組格式限 統發佈(不用
• 缺點:需費時排
制；需費時 另外匯出匯
版；版面樣式
自行設計版 無法控制；也 入)
型；郵寄通 需另外匯入通 • 可設計單位
訊錄需另外 訊錄發信；會 專屬版型
匯入 被置入其他廣 • 無法彈性設
告區塊 計/修正表單

16. 軟網的雲端e化系統導入
• 好的
• 可以更好的(遇到的問題)

17. 好的
• 結吅會員管理資料，更便利
了(節省許多行政處理時間)!
– 整吅活動報名、會員資料庫系
統、電子報系統。
– 會員或報名過課程的學員，之
後報名課程不用填寫一堆個人
基本資料
– 因不再是寄人籬下使用的系
統，不會有廣告訊息
– 可從後台觀看發送電子報之對
象是否有點閱電子報
– 賦權會員可自行登入
維護個人聯絡資料

18. • 協助系統開發的工程師態
好的 度友善，結案後仌持續幫
忙調整修正實務操作上遇
到的bug或問題。

19. 可以更好的…
• 使用後遇到系統本身有些Bug，
細部項目彼此之間的資料沒有
連結好，得另外請工程師協助
修正，花了好長一段時間。
– Ex : 無法透過會員資料的查詢來找到未
繳費的名單(會員資格到期日沒有link到
應繳費年度的資料比對)。

20. 可以更好的…
• 給予使用者更多自由性和便捷性
– 許多頁面內容、欄位設定無法自行修改，每
個修改皆需透過工程師
舉例: 欄位名稱的變動說明
(非會員→一般參加者)
– 電子報、活動系統如能加入編輯器開放自由
編寫使用(見下一頁舉例說明)，就不用另外
編輯HTML才能貼上使用。
– 電子報欄位設定:給予自由編輯設定欄位名
稱的權利
– 如所有設定修改都掌握在對方工程師手中，
東西一但要變動，還要看工程師案子排程時
間，無法自己立即更動修正(不便利)

21. 現在樣貌
建議都變成

22. 可以更好的…
• 建議未來可提供guest線上測試版的操作使
用介面(包含前台呈現、後台管理)
讓機構在下單前，能有機會透過系統的親自操作
使用，清楚規劃單位面臨的實際狀況的需求陳述
• 建議擬定正式的吅作契約詳述相關系統可
提供之服務項目內容及售後服務的相關說
明
– 所有實用後衍伸的細部問題都要另外逐一付費嗎?
那些需要，那些不需要?
– 結案的時間和期限應於報價單(或正式吅約)上或簽約時
清楚說明。
– 加入類似保固使用概念，售後一段時間內持續提供諮詢
或問題協助(協助機構軟體使用正式上路)。

23. 但這樣就夠 了嗎?
下一步要思考的是…

24. 延伸問題…
• 形成機構費用支出上的另一定額負擔?
(1)額外的需求得額外付費來做設定或調整
(2)雲端空間租用終身綁約制?!
資料庫都存在雲端裡，日後就要一直另外
花費租用該單位指定的雲端空間

25. 延伸問題…
• 個人資料的保護、定期備份和轉移。
• 雲端中的資料儲存在哪邊的電腦，安
全嗎？
• 未來如要換系統，是否能全部下載客
戶資料並順利轉換到另一個儲存系統?
• 機構自己本身須安排定期備份資料的
時程。

26. 下次軟體系統購買的注意&確認清單
多搜尋多比較，系統軟體比三家不吃虧 (除了軟
網，還有其他選擇嗎?)
其他替代軟體的搭配和選擇。多了解目前線上
科技發展的相關雲端服務動態 (科技發展推陳出新，
說不定已經有其他免費或更好配件軟體可以選擇
使用)
是否有使用介面和瀏覽器開啟限制。由於消費
者使用介面越來越多元(智慧手機、平板)，可確認
系統是否有限定某些瀏覽器才能使用（例如一定
要用IE才能開，對於習慣使用其他瀏覽器的人，需
要多幾個步驟才能開啟），或者不同使用介面工
具是否會有操作上的影響。

27. 下次軟體系統購買的注意&確認清單
簽約前，詳加確認吅約中的需求說明及軟體
服務提供是否能match彼此的供需條件。
-是否能先線上測試登入使用看看，以便了解操作
介面使用的便利性。
-是否可嘗試要求系統能自行維護權（例如網頁維
護，欄位刪減是否能自行設定...）
-是否有售後使用的相關協助和服務。軟體系統本
身如果有因BUG導致的使用問題，是否能有工程人
員立即協助處理。