5. SURAT MASUK
a. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima
melalui tahapan:
1. diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta
didistribusikan ke unit pengelola;
2. unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan
klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan
3. surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
a. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan
disampaikan kepada yang berhak.
b. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme
dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat
struktural terendah yang berwenang.
6. SURAT KELUAR
a. surat keluar diparaf secara berjenjang
dan terkoordinasi sesuai tugas dan
kewenangannya dan diagendakan
b. surat keluar yang telah
ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang diberi nomor, tanggal dan
stempel oleh unit tata usaha
c. surat keluar wajib segera dikirim; dan
d. surat keluar diarsipkan pada unit
tata usaha.
9. › penyediaan surat berlambang negara berwarna
kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak
di atas kertas 80 gram;
› ukuran kertas yang digunakan untuk surat-
menyurat adalah Folio/F4 (215 x 330 mm);
› ukuran kertas yang digunakan untuk makalah,
piper dan laporan adalah A4 (210 x 297 mm)
› ukuran kertas yang digunakan untuk pidato
adalah A5 (165 x 215 mm)..
› Huruf bookman old style 12 dengan spasi 1
atau 1,5 sesuai kebutuhan
PENGGUNAAN KERTAS DAN HURUF
11. Naskah Dinas Surat
› instruksi;
› b. surat edaran;
› c. surat biasa;
› d. surat keterangan;
› e. surat perintah;
› f. surat izin;
› g. surat perjanjian;
› h. surat perintah tugas;
› i. surat perintah perjalanan dinas;
› j. surat kuasa;
› k. surat undangan;
› l. surat keterangan melaksanakan tugas;
› m. surat panggilan;
› n. nota dinas;
› o. nota pengajuan konsep naskah dinas;
• p. lembar disposisi;
• q. telaahan staf;
• r. pengumuman;
• s. laporan;
• t. rekomendasi;
• u. surat pengantar;
• v. telegram;
• 10
• w. lembaran daerah;
• x. berita daerah;
• y. berita acara;
• z. notulen;
• aa. memo;
• ab. daftar hadir;
• ac. piagam;
• ad. sertifikat;
12. › Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan
wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada
pejabat setingkat dibawahnya.
› Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan
wewenang
› Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat
sementara yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif
berhalangan sementara.
› Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara
untuk jabatan Wali Nagari.
PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN
ATAS NAMA, PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN
DAN PENJABAT
13. PARAF
• Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu
diparaf.
• Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum
sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap
lembar.
• Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan
vertikal.
• Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk
pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi
dan pengetikan naskah dinas.
• Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf
naskah dinas berwarna biru tua
14. PENULISAN NAMA
• Penulisan nama Wali Nagari pada naskah dinas:
a. dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak
menggunakan gelar; dan
b. dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar.
• Penulisan nama pejabat selain Wali Nagari menggunakan
gelar, nomor induk pegawai dan pangkat
• Wali Nagari menandatangani Naskah dinas Produk Hukum dan
Naskah Dinas Surat
16. KLASIFIKASI DESA
1. Klasifikasi merupakan pengelompokan arsip-arsip yang
tercipta berdasarkan fungsi dan kegiatan yang
dipergunakan untuk memudahkan penemuan kembali arsip
2. Klasifikasi Arsip adalah penggolongan naskah dinas
berdasarkan masalah yang dimuat didalamnya dan
merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan
penemuan kembali arsip.
3. Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau
masalah dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai alat
untuk mengenali masalah yang dikandung arsip.
4. Administrasi Desa adalah keseluruhan proses kegiatan
pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan
pemerintahan desa pada buku administrasi desa, yang
terdiri dari : administrasi umum, administrasi penduduk,
administrasi keuangan, administrasi pembangunan,
administrasi Badan Pemusyawaratan Desa, dan
administrasi lainnya.
17. KLASIFIKASI DESA
Klasifikasi pemerintah desa disusun berdasarkan masalah yang
mencerminkan fungsi dan kegiatan pemerintahan, pembangunan,
pembinaan masyarakat dan lain-lain dengan diberi kode angka
menggunakan kode tiga angka dasar.
Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip
perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub
masalah dan sub sub masalah.
Kode angka 100 s.d. 600 merupakan kode tugas-tugas substantif (tugas
pokok pemerintah desa), sedangkan kodeangka 000, 700, 800 dan 900
merupakan kode tugas-tugas fasilitatif (penunjang).
Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami pokok
masalah, sub masalah dan sub sub masalah.
18. KLASIFIKASI DASAR
000 UMUM
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANAN / KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
19. KLASIFIKASI RINCIAN SINGKAT
000 UMUM
• 010 URUSAN DALAM
020 PERALATAN
030 KEKAYAAN DAERAH
040 PERPUSTAKAAN / DOKUMEN/
KEARSIPAN/ SANDI
050 PERENCANAAN
060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
070 PENELITIAN
080 KONPERENSI
090 PERJALANAN DINAS
100 PEMERINTAHAN
110 PEMERINTAHAN PUSAT
120 PEMDA TK.I
130 PEMDA TK.II
140 PEMERINTAH DESA
150 DPR-MPR
160 DPRD TK.I
170 DPRD TK.II
180 HUKUM
190 HUBUNGAN LUAR NEGERI
200 POLITIK
210 KEPARTAIAN
220 ORGANISASI KEMASYARAKATAN
230 ORGANISASI PROFESI & FUNGSIONAL
240 ORGANISASI PEMUDA
250 ORGANISASI BURUH, TANI, NELAYAN
260 ORGANISASI WANITA
270 PEMILIHAN UMUM
280 -
290 –
300 KEAMANAN / KETERTIBAN
310 PERTAHANAN
320 KEMILITERAN
330 KEAMANAN
340 PERTAHANAN SIPIL
350 KEJAHATAN
360 BENCANA
370 KECELAKAAN
380 -
390 –
20. KLASIFIKASI RINCIAN SINGKAT
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
410 PEMBANGUNAN DESA
420 PENDIDIKAN
430 KEBUDAYAAN
440 KESEHATAN
450 AGAMA
460 SOSIAL
470 KEPENDUDUKAN
480 MEDIA MASSA
490 –
500 PEREKONOMIAN
510 PERDAGANGAN
520 PERTANIAN
530 PERINDUSTRIAN
540 PERTAMBANGAN KESAMUDRAAN
550 PERHUBUNGAN
560 TENAGA KERJA
570 PERMODALAN
580 PERBANKAN / MONETER
590 AGRARIA
600 PEKERJAAN UMUM & KETENAGAAN
610 PENGAIRAN
620 JALAN
630 JEMBATAN
640 BANGUNAN
650 TATA RUANG KOTA
660 TATA LINGKUNGAN
670 KETENAGAAN
680 PERALATAN
690 AIR MINUM
700 PENGAWASAN
710 BIDANG PEMERINTAHAN
720 BIDANG POLITIK
730 BIDANG KEAMANAN / KETERTIBAN
740 BIDANG KESRA
750 BIDANG PEREKONOMIAN
760 BIDANG PEKERJAAN UMUM
770 -
780 BIDANG KEPEGAWAIAN
790 BIDANG KEUANGAN
