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Ms wordでの効率的な文書作成
- 1. MSWordでの効率的な文書作成 ー 報告書のケース ー 岡野 道太郎 1
- 2. １．はじめに（自己紹介を兼ねて） • 大学卒業後、雑誌の編集ソフト開発 • 一般に文書は大きく２種類に分かれます – 雑誌は、両方の要素があります 見せる文書 チラシ、プレゼン資料など 読ませる文書 文庫本など フォント・レイアウトの他、作成方法・再利用法等も違う 2
- 3. １．はじめに（自己紹介を兼ねて） • 現在：中小企業診断士として – 報告書作成で聞かれたこと • 目次や図版目次作成に時間が・・・ • 見出しの番号の振り方、フォントを合わせて・・・ • プリンターで出力すると、表示が崩れる・・・ • 中小ソフトハウスに勤務 – 社内コンサルとして、報告書を見ると・・・ • 本当に信じられる？だまそうとして事実を曲解していない？ • 今日は、こんな問題を解決するWordの使い方を ご説明します！ 読ませる文書の 作り方に沿って いない 見せると きの問題 作成法の 問題 3
- 4. 今日の話の内容 • １．はじめに（自己紹介を兼ねて） • ２．文書の作り方の原則ーWord編 • ３．読ませる文書の注意点 • ４．見せる文書の注意点 • ５．効率を上げるための注意点 • ６．まとめなど 4
- 5. ２．文書の作り方の原則ーWord編 • 読ませる文書の原則：フォント等を個別指定しない – 「スタイル」（見出し１など）で指定 – 図表番号はWordの機能を利用 – 目次、図版目次はWordで作らせる • 見せる文書の原則：文字・図の位置を変えない – PDFで出力する（フォント埋め込み） • 効率を上げるための注意：再利用可能箇所の分離 – 事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける 5 信憑性も 増す
- 6. ３．読ませる文書の注意点 • 注意点：フォント等を個別指定しない – 「スタイル」（見出し１など）で指定 • フォントや段落番号を自分で文字として入力しない • スタイル指定しないと、目次作成機能が使えないだけでなく、 分担して編集した場合、確認が必要になる – 図表番号はWordの機能を利用 • 「図表番号の挿入」を使う • 自分で枠を作成したり本文中に「図表１ ●●」と記述してし まうと、図版目次の機能が使えない – 目次、図版目次はWordで作らせる • 文書変更時には、フィールド更新 6
- 7. ３．１ 「スタイル」で指定 • 見出しを指定するときは、スタイルで指定する • 見出しのフォント等を変えたい場合は、「スタ イル」で変える 7 見出し部分を選択して「スタイ ル」（見出し２等）で指定する。 フォントで指定すると、目次を 機械的に作れず大変 変更を選択
- 9. ３．２ 図表番号はWordの機能を利用 • 図をクリックして – 表の場合は新たに文字 が入る四角形を作成し てクリック • 「参考資料」の「図表番 号の挿入」 • 「図１」を「Fig1」に変更 9 •
- 10. ３．３ 目次、図版目次はWordで 目次の作り方 • 「参考資料」の「目次」 図版目次の作り方 • 「参考文献」の「図表目次の 挿入」 • 図表が追加・削除／章の変 更時には「フィールド更新」 10
- 12. ４．見せる文書の注意点 • PDFで出力する（フォン ト埋め込み） – Word文書を他バージョ ンで開くと表示がずれる – そこでPDFで出力する • フォントが埋め込まれ ないことがある – 表示がずれる可能性 – オプションで「ISO 19005- 1に準拠」を指定する 12 なにも しないと オプションで指定 「ISO 19005-1に準拠」 を指定 標準フォントも 埋め込み
- 13. ５．効率を上げるための注意点 • 注意点：再利用可能箇所の分離 • →事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける – 以下のようにすると、同一業界の報告書では、外部要因の再 利用が可能になる • 外部要因、内部要因には事実（調べれば分かること）しか書かない • SWOT分析のところで、外部要因、内部要因の解釈（それが診断先の 会社にどう関係するか）を書く – もし、外部要因に解釈を書いてしまい、それを再利用した場合、 コピー先の報告書にコピー元の会社の話を書いてしまって気 がつかないなどという危険な状態が起こる • 外部要因として書いてあること全てを課題としなくてもよい – しかし、外部要因に書いておかないと、知らないのか・何か意 図がある（だまそうとしている）とみなされる可能性がある – 事実の後に解釈も書くと、そこから課題も書かねばならず・・・ 13
- 14. 付録：Excelの貼り付け • Excelで予め作成しておいたデータをWordに 貼りこみ • 注意点 – Excelを更新したとき、更新されるか（リンク） – 出力イメージは？（ためしに印刷してみる） 14 Excelで必要部分をコピーし、 Wordで貼りこみする方法 （このほかにWordの「挿入」の 「オブジェクト」で貼りこむ方法 もある）
- 15. ６．まとめなど • 読ませる文書の原則：文の位置等を固定しない – 「スタイル」（見出し１など）で指定 – 図表番号はWordの機能を利用 – 目次、図版目次はWordで作らせる • 見せる文書の原則：文字・図の位置を変えない – PDFで出力する（フォント埋め込み） • 効率を上げるための注意：再利用可能箇所の分離 – 事実（業種共通・個別企業）と解釈を分ける 15
- 16. ７．おわりに • 今回触れられなかったこと – 参考文献のまとめ方 • フリーソフト mendeley（https://www.mendeley.com/） – 図の位置の固定 – 政策との関連付け • 政策のキーワードを抜き出しておく • 申請書にキーワードがあるか？ – HTMLの場合 • 読ませる文書がＨＴＭＬ、見せる文書がＣＳＳ指定 – Tableタグでレイアウトしちゃだめです。 16
- 17. 発表後に質問のあったこと １ • PDF作成でオプションに「ISO 19005-1に準拠」 を指定した場合、作成されるＰＤＦにつくもの 17 ここがつく
- 18. 発表後に質問のあったこと ２－１ 図の前に文字を挿入すると • 以下のように図も移動 そうではなく • 図をページの特定の位置 に固定したい場合 18 図が３行目に 固定されている 何もしないと こうしたい