menyusun-proposal-kegiatan.ppt

1. Menyusun Proposal Kegiatan
Oleh:
Ricky Ferdianto

2. Proposal
• Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang
berarti mengusulkan dan Proposal(kata
benda) berarti usulan
• Jadi proposal berarti suatu rencana usulan
akan suatu proyek atau kegiatan

3. Jenis Proposal
• Proposal Proyek :
• Untuk Rencana Proyek
• (biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek)
• Ada mapping kondisi juga
• Ada Rencana Kerjanya juga
• Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu
abang ,proyek penghijauan (pokoke ada kata “proyek” berarti
proposal proyek,^_^)
• Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek
• Proposal Kegiatan :
• Untuk rencana kegiatan
• Tematis
• Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
• Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
• Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh
Puji

4. Isi proposal Kegiatan
• Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
• Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus
dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
• What : Apa jenis kegiatan dan temanya
• Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara
kegiatan
• When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
• Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
• How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk
kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalam
kegiatan( atau bagaimana event tersebut
dikelola,(acara,dana,publikasi)

5. Format Proposal Kegiatan
• Sebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau lebih
tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb:
1.Halaman Sampul /Cover
2.Latar Belakang
3.Tujuan Kegiatan
4.Nama dan Tema Kegiatan
5.Bentuk Kegiatan
6.Peserta
7.Penyelenggara
8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
9.Susunan Acara
10.Susunan Panitia
11.Rencana Anggaran
12.Penutup
13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)

6. Halaman Sampul/Judul/Cover
• Berisi :
• nama/judul kegiatan
• lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
• penyelenggara yang bermaksud
mengadakan kegiatan

7. Latar Belakang
• Secara umum esensi isi latar belakang adalah
kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang
seharusnya.
• Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke
khusus (general to spesific)
• Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup
• Prinsip “ Why”

8. Tujuan Kegiatan
• Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut
direncanakan
• Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
• Atau kalo tujuan lebih dari satu urutkan dari yang
terpenting hingga yang kurang penting
• Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang
dikemukakan sebelumnya.
• Prinsip “Why”

9. Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/ acara Natal
Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Misa Natal bersama anak – anak panti asuhan
3. Pembagian baju – baju dan alat2 tulis kepada anak2 panti asuhan
4. Lomba mewarnai gambar Yesus bersama Anak2
5. Dll
Prinsip” What”

10. Peserta/Sasaran
• Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran
dari kegiatan yang kita rencanakan
• Kelompokkan sasaran ini kedalam
segmen2 yang sesuai dengan bentuk
kegiatan yang kita rencanakan
• Buatlah relevan dengan tema dan bentuk
kegiatan
• Prinsip “ Who ”

11. Penyelenggara
• Berisi keterangan siapa yang menjadi
penyelenggara kegiatan.
• Biasanya penyelenggara ini adalah suatu
kelompok organisasi atau komunitas yang
hendak melaksanakan kegiatan karena alasan
tertentu(mengacu pada latar belakang)
• Pada bagian penyelenggara ini perlu pula
ditampilkan nama dan nomor kontak atau
sekretariat yang dapat dihubungi
• Prinsip” Who”

12. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
• Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan
akan dilaksanakan
• Prinsip where dan When

13. Susunan Panitia
• Isinya susunan panitia yang udah dibentuk
• Tujuannya agar pihak2 yang ditawari untuk
bekerja sama tahu dengan siapa mereka
bekerja sama
• Susunan yang umum : Penanggung Jawab,
Panitia Pengarah ( SC),Panitia Pelaksana(OC)>
Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2
• Prinsip “who”

14. Rencana Anggaran
• Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash
Out), dan jumlah kekurangan dana
• Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana
masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan
• Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja
asal rapi,jelas dan rinci
• Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil
dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark
upnya yang realistis)

15. Penutup
• Isinya kalimat penutup yang menyatakan
harapan dan dukungan kepada semua
pihak agar tertarik untuk terlibat.
• Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana /
Ketua Panitia dan mengetahui
Penanggungjawab kegiatan

16. Penawaran Kerjasama
(sponsorship)
• Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak
sponsor
• Ada format perjanjiannya
• Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung
dan sponsor partisipatif/Mitra
• Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
• Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
• Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi
stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb)
• Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit
• Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor
• sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada
pihak sponsor

17. Catatan
• Penyusunan proposal Kegiatan yang baik
disusun secara bersama –sama melalui curah
gagasan dari seluruh panitia.
• Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar
dalam mengonsep proposal
• Semoga Kepengurusan periode2009 -2010 ini
mampu menyambung langkah periode
sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang
lebih maju
• Terima Kasih dan Selamat Berkarya!