Comune di Mantova - Presentazione Progetto Si@Patri per Forum PA 2017

1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Documentazione di progetto della soluzione: MANTOVA SI@PATRI
1. Descrizione progetto;
La gestione del patrimonio è un progetto informatico innovativo sotto il profilo tecnologico
ma soprattutto per ciò che riguarda gli aspetti organizzativi e funzionali , utile per
razionalizzare e rendere più efficaci le procedure tecniche ed amministrative del
patrimonio da gestire.
Il progetto realizzato presso il Comune di Mantova consente di gestire in modo
coerente, storicizzato e flessibile il modello rappresentativo del patrimonio
immobiliare con specifica valenza gestionale permettendo , inoltre, di informatizzare i
processi in un’ottica di dematerializzazione.
Il Sistema permette di “coprire” tutti i processi organizzativi e funzionali relativi alla gestione
del Patrimonio Immobiliare andando ad interessare tutti i settori dell’Ente coinvolti ed in
particolare:
a. Direzione Sviluppo del Territorio;
b. Direzione Servizi Sociali (per la componente di gestione immobili ERP)
c. Direzione Lavori Pubblici (per la componente relativa alla gestione tecnica delle
manutenzioni)
d. Direzione Economico Finanziarie e Tributarie;
La progettazione del sistema e la realizzazione dell’infrastruttura a supporto sia a livello di
networking , sicurezza che di gestione della piattaforma è erogato direttamente dal personale
della Società in HOUSE del COMUNE – ASTER che gestisce i Sistemi Informativi dell’Ente in
qualità di CED COMUNALE.
Lo sviluppo della piattaforma su specifiche di ASTER è stato realizzato dalle Società ABACO
SPA
La realizzazione del Progetto per la sua totalità è stato finanziato con fondi propri del Comune
di Mantova.

2. 2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
 Arch. Giulia MORASCHI - Comune di Mantova – Dirigente Settore Urbanistica e
Patrimonio
 Dott. Ing. Andrea Piscopo (Vice Direttore) – ASTER – Agenzia Servizi al Territorio
del Comune di Mantova - Responsabile Innovazione Tecnologica e ICT Comune di
MANTOVA
 Dott. Alfonso BARBIANI – ABACO SPA - Senior Sales Manager
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
Il progetto realizzato presso il Comune di Mantova consentirà di gestire in modo coerente,
storicizzato e flessibile il modello rappresentativo del patrimonio immobiliare con specifica
valenza gestionale permettendo , inoltre, di informatizzare i processi in un’ottica di
dematerializzazione.
4. Descrizione dei destinatari della misura;
Il Sistema permette di “coprire” tutti i processi organizzativi e funzionali relativi alla gestione
del Patrimonio Immobiliare andando ad interessare tutti i settori dell’Ente coinvolti ed in
particolare:
 Direzione Sviluppo del Territorio;
 Direzione Servizi Sociali ( per la componente di gestione immobili ERP)
 Direzione Lavori Pubblici ( per la componente relativa alla gestione tecnica delle
manutenzioni)
 Direzione Economico Finanziarie e Tributarie;
Descrizione della tecnologia adottata;
Il progetto nello specifico prevede l’ implementazione delle seguenti componenti applicative e
funzionali:
 Censimento con Soggetti, Oggetti e Titoli di Possesso e Conduzione con le seguenti
funzioni:
o Censimento/Inventario immobiliare catastale e tecnico coerente;
o Gestione degli “atti” di relazione con i soggetti proprietari e conduttori;

3. o Gestione storicizzata delle variazioni catastali e dei titoli di proprietà o
conduzione;
o Gestione accessi, diritti e report personalizzati.
o
 Cartografia e Documentazione Tecnica:
o Gestione GIS avanzata con individuazione degli immobili sulle mappe
cartografiche e ortofoto;
o Informazioni di due diligence e gestione documentazione flessibile;
o Web services per interscambi con altri sistemi.
 Amministrazione e Gestione Localizzazioni e Concessioni:
o Gestione dei valori, delle rivalutazioni e degli ammortamenti;
o Calcoli e funzioni per elaborazioni ICI;
o Gestione contratti di concessione o locazione:
 Gestione ricalcoli e canoni anche sociali;
 Gestione emissione avvisi /fatture;
 Gestione incassi ed interessi;
 Gestione insoluti;
o Gestione di contratti di locazione passiva;
o Gestione costi fabbricato con ripartizione millesimale agli inquilini;
o Reportistica e analisi di rendimento immobiliare.
 Gestione Manutenzioni
o Modelli dei fabbricati con gestione spazi e visualizzazione 3D del fabbricato;
o Gestione manutenzioni:
 Gestione budget e ricalcoli di spesa;
 Richieste di intervento (per tale funzione verrà abilitato un modulo web
accessibile da INTERNET dove l’utilizzatore finale potrà inserire
richieste di intervento previa autenticazione anche tramite CRS).
 Contratti con i fornitori;

4.  Registrazione interventi ed interfacciamento con web services per
fatture ciclo passivo.
Caratteristiche funzionali dei moduli
I moduli sw che consentono la gestione dell’archivio Asset e Property permettono la
classificazione e l’aggiornamento dell’inventario dei beni immobili gestiti dall’Ente.
Rispettano le disposizioni di legge (relative a Enti pubblici) ma sono altresì estese, in termini
di descrizioni, di relazioni tra i dati e di funzionalità, alla gestione tecnico-amministrativa dei
cespiti e non solo alla loro classificazione.
L’inventario e la conoscenza del patrimonio immobiliare
E’ il modulo base per il censimento, l’inventario e la conoscenza del patrimonio immobiliare.
Un applicativo web e quindi utilizzabile con un qualunque browser internet.
Sfrutta la “filosofia del concetto catastale” di gestione degli immobili perché ne riconosce la
solida semplicità che storicamente lo caratterizza:
Ridotta ai minimi termini la problematica di individuazione e codificazione degli oggetti e
delle relative relazioni, il software concentra la propria attenzione nella storicizzazione delle
variazioni sui tre elementi base.
Consente la gestione anche degli “utilizzatori” ad altro titolo degli immobili (locazioni,
concessioni, ecc.)
Il modulo base si compone delle funzioni di gestione degli utenti con password e diritti di
operatività (modulo Admin).
Consente di tenere le relazioni tra i dati catastali ed i dati di identificazione toponomastica
consentendo quindi sia le ricerche per dato catastale (Comune – Foglio – Particella – Sub) che
per i più conosciuti “Comune - Via – Civico – Interno”.

5. Sulle particelle permette la gestione dell’”uso del suolo” sfruttabile sia in agricoltura che per la
gestione delle aree urbane.
Gestione delle variazioni
La gestione delle variazioni è l’elemento che contraddistingue l’intero sistema informativo.
Tenendo conto della struttura logica, concentra le proprie funzioni sulle variazioni che
possono intervenire sugli oggetti immobiliari, sui soggetti e sui titoli.
Guida quindi gli operatori in queste funzioni con controlli molto puntuali che impediscono la
generazione di incongruenze o di errori ed in questo modo permette una fondata attendibilità
dei dati gestiti.
Sia le variazioni degli oggetti che dei titoli di possesso o di conduzione devono essere datate e
suffragate da un atto.
Il modulo variazioni verrà integrato dal modulo che recepisce in automatico le variazioni
direttamente dai file dell’Agenzia del Territorio :
sulle congruenze. Frazionamenti, accorpamenti, inserimento uiu, ecc. guidati da una
procedura che storicizza i dati precedenti e consente di allegare la documentazione che
certifica la variazione
percentuali di possesso. L’acquisto o la vendita vengono guidati da una procedura che
storicizza i dati precedenti e richiede di allegare la documentazione che certifica il passaggio
di proprietà.
validità del soggetto. I soggetti vengono divisi tra persone fisiche e persone giuridiche. Una
specifica funzione consente di mantenere le relazioni tra diversi soggetti (es. famiglia o
relazione tra persone fisiche che partecipano ad una persona giuridica)
Gestione livelli di accesso
E’ il modulo per amministrare gli utenti/operatori che dovranno accedere ed utilizzare il
sistema ,si divide in due principali organizzazioni:

6.  Gestione Ruoli ed Utenti
 Associazione Utenti ed enti
Con queste due funzioni si riescono a definire i diritti di modifica sulle varie funzioni del
sistema e anche l’accesso ai soli dati di un ente definito.
ATTI e DOCUMENTI web
E’ un motore potente e tecnologicamente avanzato che consentirà una forte personalizzazione
del sistema informativo per la gestione del patrimonio immobiliare.
Rivolto ad operatori esperti o ad amministratori di sistemi informativi, permette di creare
schede personalizzate da associare agli oggetti immobiliari, ai titoli o ai soggetti.
Le funzionalità sono organizzate su tre livelli:
– Documenti - Campi
In sostanza consente di creare un Fascicolo (ad esempio associabile alle unità immobiliari),
definire quali documenti compongono il fascicolo, definire quali informazioni si vuole inserire
su ogni documento.
Per ogni documento consente inoltre di associare file che vengono memorizzati sul server
web.
dei “campi dinamici sui documenti”. E’ quindi possibile creare delle schede documento
associate alle u.i.u., che mostrino i dati gestiti da altri applicativi.
Modulo per la gestione delle locazioni e delle concessioni
Questo modulo si occupa delle procedure di gestione dei ricalcoli e dei movimenti contabili
relativi ai contratti di locazione, del calcolo dei canoni e delle relative entrate. Oltre
all’automazione delle diverse attività si occupa di produrre ed interpretare specifici file di
comunicazione con il sistema informativo dedicato alla contabilità e con le eventuali
procedure informatizzate di riscossione dei canoni.
Gestisce il fabbricato nel caso di ripartizione delle spese condominiali.

7. Sfrutta tutte le informazioni sul contratto di conduzione inserite e controllate dal modulo base
di front office :
 Gestione scheda inquilini con dati, riferimenti bancari, riepilogo posizioni contabili,
ecc.)
 Funzioni di ricalcolo massivo sui canoni di locazione/concessione
 Calcolo canoni con più modalità (libero, reddito, leggi regionali ERP, concordato, ecc.)
 Funzioni di rinnovo dei contratti
 Funzione di elaborazione massiva dei canoni e generazione dei movimenti contabili
agli inquilini
 Funzioni di generazione delle fatture
 Funzioni per la gestione degli incassi e degli insoluti
 Funzioni per collegamenti con sistemi contabili
 Funzioni e tracciati per sistemi bancari
 Funzioni per ripartizione dei costi sui bilanci di fabbricato
 Funzioni per registrazione contratti e imposte F23, registrazioni e pagamenti
telematici (entratel)
 Stampe di scadenziari, movimenti, inquilini, , ecc. ecc.
Modulo COSTI – gestione fatture ciclo passivo
Modulo software dedicato al ciclo passivo consente di legare agli oggetti immobiliare le spese
sostenute ed indicizzate appunto per immobile.
I costi caricati vengono poi gestiti anche da altri moduli in caso di ripartizioni a inquilini o di
relazioni con gli interventi manutentivi.
 Inserimento veloce fatture del ciclo passivo
 Classificazione della spesa in tipologie di costo
 Collegamento immediato del costo con il relativo cespite di pertinenza
 Gestione dei riferimenti agli interventi manutentivi e verifica degli importi
 Ripartizione delle fatture sui bilanci di fabbricato
 Automatismo per proporre l’incremento di valore per costi di manutenzioni
straordinarie
 Inserimenti dei costi delle utenze e delle imposte sugli immobili
 Gestione dei mandati di pagamento e delle relative scadenze
 Funzioni di ricerca parametrizzabili

8. Gestione delle manutenzioni
Altri moduli software si occupano di gestire le attività manutentive ed il ciclo passivo legati
agli immobili.
Un modulo web dedicato consente di registrare segnalazioni o richieste di intervento. Può
essere utilizzato sia come help desk che come modulo di call center. Le richieste registrate
vengono poi viste e processate dai tecnici sfruttando il modulo manutenzioni.
Il modulo manutenzioni permette di scomporre l’immobile in “componenti manutentivi”, di
processare le richieste generando interventi e ordini di lavoro per ditte esterne o squadre
interne, di gestire interventi non da richiesta, di effettuare programmazioni degli interventi, di
gestire i budget e di gestire i preventivi. Mantiene sempre la relazione tra immobile,
intervento e fornitore in modo da consentire facilmente la conoscenza di tutti gli interventi
effettuati su un immobile o da un fornitore, ecc.
I fornitori possono essere abilitati dall’amministratore del sistema ad inserire da internet i
dati dell’intervento (rapporti di esecuzione) tramite un modulo web dedicato.
Modulo Richiesta Manutenzioni web:
 Funzioni di organizzazione e amministrazione degli operatori, delle utenze e delle
relazioni con validazione iniziale dell’operatore di call center o utente esterno;
 Riconoscimento del chiamante (Tramite CRS / CIE ) con compilazione automatica delle
informazioni disponibili;
 Riconoscimento degli immobili per chiamante
 Attribuzione dello “stato di urgenza indicativo”
 Integrazione automatica delle richieste al sistema di manutenzioni per consentire la
successiva “validazione” con la generazione dell’intervento da realizzare e
mantenimento della relazione tra la richiesta e gli interventi che ha generato.
 Visualizzazione dello Status della richiesta e controllo dello stato di avanzamento della
richiesta (vista, assegnata, inizio intervento, eseguita)

9. Modulo MANUTENZIONI – Le funzioni principali
 Definizione dei cespiti per i quali s’intende gestire la manutenzione (possono essere scelti
cespiti di tipo fabbricati, giardini, strade, ecc.).
 Ciascun cespite viene scomposto in “oggetti” manutenibili e per ogni “oggetto” vengono
impostate le caratteristiche di manutenzione.
 I cespiti e/o i singoli componenti da manutenere, possono essere raggruppati ed associati
ad uno specifico incarico/commessa per la manutenzione ordinaria e programmata.
 Gestione dei fornitori e relazione fornitore con intervento
 Invio al fornitore della richiesta di intervento/ ordine di lavoro (mail, fax, ecc).
 Gestione degli interventi che possono essere programmati o su chiamata (il software
distingue le due eventualità),
 Gestione degli interventi “eseguiti” con compilazione dei dati di esecuzione e dei
riferimenti ai rapportini. (possibilità di consentire questa compilazione via internet al
fornitore con uno specifico modulo)
 L’esecuzione degli interventi è composta da singoli “movimenti” utili a dettagliare i costi
dell’intervento.
 I movimenti possono registrare sia il costo orario del personale che i costi dei materiali
utilizzati (acquisibili dagli elenchi prezzo).
 I movimenti possono inoltre essere collegati a dei budget di spesa per verificare
immediatamente le disponibilità
 Accesso all’elenco delle richieste archiviate con il modulo Call Center
 Tutte le informazioni possono essere comprese in stampe riepilogative degli interventi
realizzati per fabbricato o per locale o per componente o per incarico/commessa.
5. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari);
Il progetto è stato realizzato nella sua totalità con fondi propri del Comune di Mantova.
L’importo relativo all’investimento effettuato dal Comune di Mantova è stato di 75.000€
6. Tempi di progetto.
Il Progetto è iniziato nel 2015 ed arriverà alla conclusione entro il 2017.