BGD - Borsa di Giunta Digitale (Regione Sardegna). Descrizione del progetto

1. Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA
Documentazione di progetto della soluzione:
BGD - Borsa di Giunta Digitale – Regione Autonoma Sardegna
1. Descrizione progetto
Il progetto Borsa di Giunta Digitale, avviato a seguito della deliberazione della Giunta regionale
n. 25/16 del 1/07/2010, ha realizzato una nuova piattaforma informatica per la gestione
dell’intero processo di deliberazione della Giunta, che coinvolge tutta l’Amministrazione
regionale.
Il workflow procedimentale implementato nel sistema prevede che le proposte siano create,
attraverso un’applicazione web, dalle Direzioni generali o dagli Uffici di gabinetto utilizzando
strumenti di editing integrati e modelli (template) coerenti con le linee guida in materia di
identità visiva RAS. Tutti gli utenti registrati si possono collegare al sistema e, attraverso la
propria scrivania virtuale, in funzione del ruolo assegnato, possono partecipare alla creazione
delle proposte di delibera condividendo il lavoro con altri utenti, nel proprio ufficio o con altre
strutture. Sono presenti specifiche funzionalità, destinate agli operatori della Segreteria di
Giunta, utili per la pianificazione e gestione delle sedute e per l’approvazione/pubblicazione
delle delibere.
Per consentire anche agli Assessori e al Presidente di partecipare al processo deliberativo è in
corso di sviluppo una app per sistemi IOS/Android e sono stati forniti dei dispositivi tablet con
cui accedere al sistema, anche durante la discussione in aula.
1.1 Flusso procedurale e beneficiari del sistema
Il sistema informativo Giunta Digitale automatizza l’intero workflow di redazione e
pubblicazione delle delibere della Giunta Regionale attraverso i due principali macro processi:
• Gestione redazionale della delibere;
• Gestione delle sedute di Giunta.
Il primo macro processo coinvolge tutti i principali attori del sistema presenti all’interno delle
varie direzioni generali e uffici di gabinetto, ognuno con i propri ruoli e privilegi, mentre il
secondo, a livello operativo, riguarda esclusivamente l’attore Segreteria e Giunta Regionale.

2. Il macro processo redazionale delle delibere gestisce il ciclo di vita completo della delibera:
dalla creazione di una proposta di delibera da parte di un assessorato fino alla sua
consultazione nel portale da parte di un cittadino.
Si divide nei seguenti sotto processi:
• Creazione, condivisione e modifica della proposta di delibera
• Richiesta e conferimento pareri
• Trasmissione delle proposte di delibera alla Segreteria di Giunta
• Istruttoria e iscrizione all'Ordine del Giorno
• Discussione e deliberazione in aula
• Pubblicazione, firma digitale e archiviazione
Il secondo macro processo gestisce, invece, il completo ciclo di vita della seduta di giunta: dalla
pianificazione della seduta con la creazione dell’ordine del giorno alla chiusura del report di
seduta. Si divide nei seguenti sotto processi:
• Creazione e modifica ordine del giorno
• Chiusura ordine del giorno e convocazione seduta
• Discussione e approvazione delle delibere in aula
• Creazione e modifica report di seduta
• Chiusura report di seduta
2. Gruppo di lavoro
Nel gruppo di lavoro del progetto possono essere ricompresi:
• La struttura di governo della stazione appaltante, composta dal RUP del progetto e
dal Direttore di esecuzione del contratto. Alla struttura di governo sono affidati i compiti
di Direzione lavori e controllo/verifica delle attività svolte dalla società aggiudicataria.
• La struttura beneficiaria del progetto, rappresentata dal Servizio elettorale e supporti
informatici e, in particolare, dalla struttura “Segreteria della Giunta”. La struttura
committente, partecipa attivamente nella definizione dei requisiti della piattaforma,
nell’individuazione dei malfunzionamenti e nell’accettazione dei deliverables rilasciati.
• Dal team di lavoro della società aggiudicataria dell’appalto composto di 13
professionisti suddivisi in gruppi di lavoro: analisi di processo, sviluppo, UX e UI design,
formazione, gestione sistemi, assistenza e manutenzione. Al team di lavoro spetta il
compito di realizzare il sistema secondo le specifiche del Capitolato di gara e sulla base
dei requisiti di dettaglio individuati in collaborazione con la struttura committente.

3. In maniera destrutturata possono essere considerati come parte del Gruppo di lavoro anche
alcune Direzioni generali e Uffici di Gabinetto, che sono stati coinvolti nel processo di raccolta
dei requisiti e di definizione delle specifiche di funzionamento del sistema.
3. Descrizione degli obiettivi e dei bisogni che si intende soddisfare
Gli obiettivi che il progetto intende raggiungere sono riassunti come segue:
• Piena automazione e dematerializzazione del processo di creazione delle delibere di
Giunta con conseguente riduzione dei tempi di predisposizione dell’Ordine del Giorno e
discussione delle proposte di delibera;
• Utilizzo delle tecnologie informatiche per la firma digitale delle delibere e degli allegati
da parte del Presidente, degli Assessori e dei Direttori Generali;
• Eliminazione o significativa riduzione della carta (obiettivo atteso almeno il 90%);
• Pubblicazione, diffusione e facile reperibilità delle informazioni sull’attività
dell’esecutivo attraverso il portale istituzionale.
Tra i beneficiari dell’iniziativa si citano i seguenti:
1. Cittadini, che possono consultare sul portale le delibere pubblicate
2. Uffici di Gabinetto e Direzioni generali, che beneficiano dello strumento per la redazione
delle delibere
3. Segreteria di giunta, che utilizza le funzioni disponibili per il controllo e il monitoraggio
delle delibere trasmesse
4. Giunta regionale, per la discussione e l’approvazione in aula delle delibere
5. Descrizione della tecnologia adottata
Dal punto di vista applicativo il sistema è composto da due web application raggiungibili agli
url sotto specificati:
• https://giuntadigitale.regione.sardegna.it/ - Back office dell’applicazione con accesso
riservato (SSL)
• http://delibere.regione.sardegna.it/ - Portale pubblico di ricerca e consultazione delle
delibere
La figura che segue riassume l’architettura del sistema basata sulla soluzione WCMS (Web
Content Management System) open source Entando.

4. Come mostrato in figura, l’applicazione è basata su di un’architettura a livelli e implementa il
pattern di sviluppo MVC (Model View Controller).
L’architettura del sistema è basata su di uno strato di servizi REST che introduce un livello
standardizzato di disaccoppiamento tra i "client" - intesi in senso lato come agenti software che
accedono alle risorse dell'area privata del sistema "Borsa di Giunta Digitale" - e la business logic
in cui tali risorse vengono create, manipolate e gestite. La standardizzazione deriva non
dall'adozione di uno specifico standard, come ad esempio SOAP, ma dal fatto che il paradigma
REST (che in sé non è uno standard né una tecnologia ma un insieme di vincoli, linee guida e
best practice) si basa sull'utilizzo di standard di fatto del web, quali il protocollo HTTP e
l'utilizzo di URI per identificare univocamente le risorse. Di conseguenza i servizi REST
risultano fruibili da una vastissima rosa di client, a prescindere dalla tecnologia con cui sono
realizzati: da ciò derivano ovvii vantaggi rispetto alle possibilità di evoluzione e manutenzione
del sistema.
Lo strato di servizi REST espone in modo sicuro (ovvero sotto controllo di token di
autenticazione) tutte le funzionalità del "manager del processo di deliberazione".
Nell’architettura del sistema si evidenziano i seguenti componenti:
 Presentation layer multicanale, attraverso cui gli "Operatori RAS" fruiscono le
funzionalità del sistema "Borsa di Giunta Digitale" per mezzo di una UI concepita
secondo i principi del “responsive design”. Il presentation layer multicanale è realizzato
utilizzando il framework "AngularJS"
 Manager del processo di deliberazione. Il manager del processo di deliberazione è il
sottosistema che realizza il workflow di deliberazione e quindi le funzionalità di gestione
del ciclo di vita delle delibere e delle sedute di Giunta.

5.  Document manager, che fornisce le funzionalità di base per la gestione dei documenti
che vengono generati all'interno del sistema, e quindi in particolare proposte di delibera,
pareri e appunti. Il document manager permette l’accesso concorrente su uno stesso
documento, ma consente la scrittura ad un solo utente alla volta segnalando se, in un
dato momento, il documento è modificabile o no.
 Broker delle notifiche, dedicato a consegnare le notifiche generate dal sistema ai
destinatari, sia all'interno del sistema stesso che all'esterno (ad es. via email), ed è basato
sul noto design pattern "Publish & Subscribe"
 Categorizzazione e ricerca, per la ricerca consente e classificazione delle informazioni
gestite dal sistema "Borsa di Giunta Digitale” attraverso un potente motore di ricerca ed
indicizzazione in tempo reale e "full text". Il motore di ricerca è "Apache Lucene".
 Integrazione dei sistemi esterni, alcune attività del workflow di deliberazione
richiedono che il sistema “Borsa di Giunta Digitale” interagisca con altri sistemi:
o Per la protocollazione e archiviazione sostitutiva delle delibere;
o Per la firma digitale remota delle delibere e dei pareri
o Per la pubblicazione delle delibere sul BURAS digitale della Regione;
 Componenti infrastrutturali e interfaccia di amministrazione, dedicati alla gestione
degli utenti che possono accedere al sistema "Borsa di Giunta Digitale" e delle
autorizzazioni ad effettuare specifiche operazioni su specifiche risorse. Log di sistema e
gestione notifiche
 Data access layer, Lo strato di persistenza è completamente disaccoppiato dal resto del
sistema "Borsa di Giunta Digitale" attraverso un data access layer (DAL) basato sulla
Java Persistence API (JPA) e su Hibernate.
6. Indicazione dei valori economici in gioco e dei risparmi attesi
Il primo impianto del sistema Borsa di Giunta Digitale è stato realizzato con fondi della
programmazione europea POR FESR 2007-2013. Il primo contratto, del valore complessivo di
€ 240.000, ha consentito la realizzazione del primo impianto del sistema BGD.
A far data dal 01/03/2017 è operativo un nuovo contratto, finanziato con fondi Regionali, per
l’evoluzione del sistema con altre nuove e importanti funzionalità. Il valore del secondo
contratto è pari a € 157.800, di cui €. 38.400 per due anni di canoni di Assistenza e
Manutenzione del sistema ormai già a in produzione.

6. La figura che segue riassume gli investimenti sinora sostenuti per il progetto.
Allo scopo di evidenziare i risparmi e i benefici attesi dall’informatizzazione del processo
appena descritto, nella seguente tabella si riportano i valori stimati di consumo di carta,
precedenti all’introduzione del sistema BGD.
Nell’arco di un anno si possono stimare circa 60 sedute di Giunta durante il quale sono,
mediamente, approvate 50 delibere. Si calcolano, quindi, circa 504.000 fogli di carta all’anno
per l’intero ciclo di vita di deliberazione. Considerando un costo a risma da 500 fogli pari a circa
5 €, a cui i devono aggiungere i costi di stampa (toner, ammortamento stampanti, assistenza
ecc.) si può ipotizzare un costo per foglio stampato di circa 3 centesimi di euro che, moltiplicato
per di fogli totali, genera un risparmio di circa 15.000 € annui solo per la carta.

7. 7. Tempi di progetto.
Il primo contratto è stato stipulato è stato stipulato il 26/11/2014 e si è concluso il
15/12/2015. Attualmente è attivo un nuovo contratto, che decorre dal primo marzo 2017, che
comprende sia attività evolutive sia attività di manutenzione e assistenza.
Di seguito si riporta un semplice cronoprogramma delle attività, relative ai nuovi sviluppi
previsti dal nuovo contratto, che da evidenza del termine di completamento delle attività in 48
settimane che corrispondo ad un anno circa.