Werkdruk is een hardnekkig probleem in veel zorgorganisaties. En het is een probleem dat zichzelf versterkt: het kan leiden tot personeelsverloop en ziekteverzuim, waardoor de druk nog verder toeneemt.
Vaak wordt administratie als reden voor een hoge werkdruk aangewezen. Maar dat is niet het hele verhaal. Een hoge werkdruk heeft drie grondoorzaken, die u stap voor stap kunt analyseren. Om ze vervolgens met focus én resultaat op te lossen. Lees in deze presentatie hoe u in drie stappen grip krijgt op werkdruk.
Het effect van procesnormalisatie op de bedrijfsperformance.
Uit bestudeerde literatuur komt een spanningsveld naar voren tussen beleid gericht op Effectiviteit & Efficiëntie aan de ene kant en Flexibiliteit & Innovatie aan de andere kant. Eén van deze spanningsvelden is het normaliseren van processen. Zwart / Wit weergegeven komt naar voren dat procesnormalisatie in de regel zorgt voor een effectiever en efficiënter proces, maar dat dit dempend is voor het innoverende en flexibel vermogen van de organisatie. Opvallend hierbij is dat niet alle onderzoekers en managementgoeroes hier hetzelfde over denken en zelfs op deelgebieden een compleet andere mening hebben. De vraag komt vervolgens naar boven in welke mate een onderneming haar bedrijfsprocessen moet normaliseren zodat de nadelen niet de voordelen overheerst. Deze vraag is vervolgens aan de orde gekomen in een literatuuronderzoek waar dit document een weergave van is. Vervolgens is deze vraag ook aan de orde gekomen voor de specifieke situatie van een organisatie. Hierbij is onderzocht wat het optimum is in de mate van procesnormalisatie.
Veel gemeenten kampen met een hoge werkdruk door de ingrijpende veranderingen in het publieke domein. Het lukt de hr-afdeling niet om de werkdruk met ‘algemene’ interventies
terug te dringen, zoals bijvoorbeeld het aanbieden van een cursus timemanagement of mindfulness. Dit blijkt uit onderzoek. Verschillende oorzaken, die ook nog eens met elkaar samenhangen, vragen om een toegesneden aanpak. We beschrijven zes inzichten die bijdragen aan het kiezen van de juiste interventiemix.
Het kan écht: minder werkdruk in het onderwijsP5COM
Een hoog ziekteverzuim, veel burn-outs, en een meerderheid van docenten die de werkdruk onacceptabel hoog vinden. Dat is in het kort de uitdaging waar het onderwijs voor staat. Drie factoren spelen daarin een rol: de werklast, de organisatiegraad en de individuele belastbaarheid. Van die drie is de gebrekkige organisatiegraad in het onderwijs de belangrijkste. Dat hangt samen met onvoldoende samenwerking en teamcohesie, gebrek aan sturing op de werklastverdeling en het elkaar niet durven aanspreken.
Gelukkig kunnen organisaties daar voor een groot deel zelf iets aan doen. Wij helpen u in drie stappen de werkdruk te verlagen. Allereerst schetsen we mét uw medewerkers een helder en objectief beeld van de situatie (en delen we dat). Vervolgens bepalen we de grondoorzaak en ontwikkelen we meteen een aanpak om die weg te nemen. En tot slot monitoren we de werkdruk – en sturen we waar nodig bij. Zo zorgen we voor tijd en ruimte die uw mensen kunnen besteden aan waar het echt om draait: goed onderwijs.
Improvement Academy | Waar moeten zorgorganisaties aan voldoen?Evelien Verkade
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.
Medewerkers en studenten van onze klanten en partners maken gebruik van de Improvement Academy en doen zo kennis op over het werkveld van de zorg en de praktische toepassing in onze totaaloplossing Qsuite. Voor iedere rol in het werkveld zijn er passende opleidingen: van zorgprofessional tot controller, kwaliteitsmanager, personeelsfunctionaris en bestuurder. Allemaal gebaseerd op het Improvement Model dat de burger, mens als klant en de maatschappelijke opdracht als vertrekpunten neemt, Deze slides maken daar onderdeel van uit.
Het effect van procesnormalisatie op de bedrijfsperformance.
Uit bestudeerde literatuur komt een spanningsveld naar voren tussen beleid gericht op Effectiviteit & Efficiëntie aan de ene kant en Flexibiliteit & Innovatie aan de andere kant. Eén van deze spanningsvelden is het normaliseren van processen. Zwart / Wit weergegeven komt naar voren dat procesnormalisatie in de regel zorgt voor een effectiever en efficiënter proces, maar dat dit dempend is voor het innoverende en flexibel vermogen van de organisatie. Opvallend hierbij is dat niet alle onderzoekers en managementgoeroes hier hetzelfde over denken en zelfs op deelgebieden een compleet andere mening hebben. De vraag komt vervolgens naar boven in welke mate een onderneming haar bedrijfsprocessen moet normaliseren zodat de nadelen niet de voordelen overheerst. Deze vraag is vervolgens aan de orde gekomen in een literatuuronderzoek waar dit document een weergave van is. Vervolgens is deze vraag ook aan de orde gekomen voor de specifieke situatie van een organisatie. Hierbij is onderzocht wat het optimum is in de mate van procesnormalisatie.
Veel gemeenten kampen met een hoge werkdruk door de ingrijpende veranderingen in het publieke domein. Het lukt de hr-afdeling niet om de werkdruk met ‘algemene’ interventies
terug te dringen, zoals bijvoorbeeld het aanbieden van een cursus timemanagement of mindfulness. Dit blijkt uit onderzoek. Verschillende oorzaken, die ook nog eens met elkaar samenhangen, vragen om een toegesneden aanpak. We beschrijven zes inzichten die bijdragen aan het kiezen van de juiste interventiemix.
Het kan écht: minder werkdruk in het onderwijsP5COM
Een hoog ziekteverzuim, veel burn-outs, en een meerderheid van docenten die de werkdruk onacceptabel hoog vinden. Dat is in het kort de uitdaging waar het onderwijs voor staat. Drie factoren spelen daarin een rol: de werklast, de organisatiegraad en de individuele belastbaarheid. Van die drie is de gebrekkige organisatiegraad in het onderwijs de belangrijkste. Dat hangt samen met onvoldoende samenwerking en teamcohesie, gebrek aan sturing op de werklastverdeling en het elkaar niet durven aanspreken.
Gelukkig kunnen organisaties daar voor een groot deel zelf iets aan doen. Wij helpen u in drie stappen de werkdruk te verlagen. Allereerst schetsen we mét uw medewerkers een helder en objectief beeld van de situatie (en delen we dat). Vervolgens bepalen we de grondoorzaak en ontwikkelen we meteen een aanpak om die weg te nemen. En tot slot monitoren we de werkdruk – en sturen we waar nodig bij. Zo zorgen we voor tijd en ruimte die uw mensen kunnen besteden aan waar het echt om draait: goed onderwijs.
Improvement Academy | Waar moeten zorgorganisaties aan voldoen?Evelien Verkade
De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.
Medewerkers en studenten van onze klanten en partners maken gebruik van de Improvement Academy en doen zo kennis op over het werkveld van de zorg en de praktische toepassing in onze totaaloplossing Qsuite. Voor iedere rol in het werkveld zijn er passende opleidingen: van zorgprofessional tot controller, kwaliteitsmanager, personeelsfunctionaris en bestuurder. Allemaal gebaseerd op het Improvement Model dat de burger, mens als klant en de maatschappelijke opdracht als vertrekpunten neemt, Deze slides maken daar onderdeel van uit.
Resultaat van opleiden in organisaties Ren-de-ment, Rendement! Jos Arets
Over de problematiek van het rendement van de leren in organisaties. Nog steeds zien we teveel de nadruk op metingen met de focus op leren (Chief Learning Officer) in plaats van de focus op de prestaties van de organisatie (Chief Performance Officer).
Uit onderzoek van GKSV blijkt dat accountability een zeer belangrijk thema is voor Chief Communication Officers. Hoewel zij over de accountability van de communicatiefunctie binnen hun organisatie redelijk tevreden zijn, is er ook werk aan de winkel. Onder meer het aantonen van gerealiseerde impact en het tijdig (tussentijds) bijsturen, zijn belangrijke aandachtspunten. Een sprong voorwaarts vereist nieuwe capabilities en een andere manier van denken en werken.
Dit college geeft een overzicht van verschillende methoden om de interne communicatie in organisaties te meten.
We vinden het allemaal belangrijk, maar toch doen we het niet. En in een tijd van bezuinigingen is accountability voor communicatie zeer belangrijk
Wie ben ik als leider? Hoe inspireer en motiveer ik dagdagelijks mijn medewerkers? Hoe spreek ik hun talenten aan en begeleid ik hen door een veranderingsomgeving? Hoe worden mijn teamleden nog meer team? Vanuit enkele heldere statements en concepten werkt Erik Geboers, lector Leiderschap en Change aan UC Leuven Limburg, samen met jou interactief rond deze vragen.
Als directeur / eigenaar heb je de ambitie om je bedrijf te laten groeien. Helaas is de praktijk weerbarstig. Met gemak kun je omkomen in de waan van de dag en zie je dat alle projecten niet even vlot gerealiseerd worden. De twijfel die ontstaat omdat je personeel niet dat doet wat je eigenlijk van ze verwacht. Je vraagt jezelf af of iedereen wel op een goede plek zit, aangezien jij het gevoel krijgt dat je er alleen voor staat. Voor alle basale vragen, komen je mensen bij je om jouw goedkeuring te vragen.
Wil je als directeur vooruit en realiseer je dat het tijd is voor een andere aanpak, bekijk dan deze presentatie.
Budgetten staan onder druk terwijl de vergrijzing toeneemt, de kosten stijgen en patiënten steeds mondiger en kwaliteitsbewuster worden. Zorginstellingen staan voor de uitdaging om deze veranderingen een plaats te geven in de bedrijfsvoering en tegelijkertijd de kwaliteit van de geleverde zorg te verbeteren en goede medewerkers te vinden en te behouden. In de onlangs uitgebrachte leaflet ‘Rendementsverbetering in de zorg’ kunnen zorginstellingen daar meer over lezen.
Meer weten? Neem dan contact op met de BDO Branchegroep Zorg via telefoonnummer 088- 236 48 03 of via zorg@bdo.nl.
HR analytics & HR reporting = HR Intelligence, een introductieAnalitiQs
HR analytics, wat is het, wat kan ik er mee en hoe kan ik er mee starten? Wat is het verschil tussen analytics en reporting? HR analytics of HR intelligence? Wat zijn de valkuilen? Wat zijn de successen? Dit en andere vragen worden beantwoord in deze presentatie over HR analytics, HR Intelligence, Workforce analytics, People analytics of Talent analytics, hoe je het ook wilt noemen. Veel leesplezier!
Hoe maak je een gedragsverandering blijvend ?
Met verbindend leren koppelt Indra Partners alle schakels uit je bedrijfsketen aan elkaar : medewerkers, teams, managers en klanten. Zij worden actief betrokken in het leer- en veranderingsproces. Het engagement dat daaruit voortvloeit waarborgt blijvend succes.
Onze Connection Method staat garant voor duurzaam resultaat bij
- opleidingen en workshops
- business games
- organisatie veranderingen.
"My company or my team is doing more or less what it should do, but with a certain waste of time, energy and efficiency that leads to frustration and loss of effectiveness.” I hear this so often and yet I'm convinced that you can improve this by pragmatic interventions with a high leverage effect.
It is my firm belief that your employees or customers can become happier and more productive in working or doing business together when they are effectively connected.
Effective Connections generate an increase of efficiency, of quality of collaboration, of productivity, of sales, … by stimulating the interactions between co-workers, between co-workers and management, between your organisation and your clients.
The concept of Effective Connections is based on 3 levers: real communication, a facilitating organisation and a fostering culture and mental framework. All these 3 levers are actionable within a team, between teams, throughout your organisation, with your clients and with other stakeholders.
More Related Content
Similar to Maak werk van werkdruk - Hoe u de grondoorzaken van werkdruk in drie stappen analyseert en met focus en resultaat aanpakt.
Resultaat van opleiden in organisaties Ren-de-ment, Rendement! Jos Arets
Over de problematiek van het rendement van de leren in organisaties. Nog steeds zien we teveel de nadruk op metingen met de focus op leren (Chief Learning Officer) in plaats van de focus op de prestaties van de organisatie (Chief Performance Officer).
Uit onderzoek van GKSV blijkt dat accountability een zeer belangrijk thema is voor Chief Communication Officers. Hoewel zij over de accountability van de communicatiefunctie binnen hun organisatie redelijk tevreden zijn, is er ook werk aan de winkel. Onder meer het aantonen van gerealiseerde impact en het tijdig (tussentijds) bijsturen, zijn belangrijke aandachtspunten. Een sprong voorwaarts vereist nieuwe capabilities en een andere manier van denken en werken.
Dit college geeft een overzicht van verschillende methoden om de interne communicatie in organisaties te meten.
We vinden het allemaal belangrijk, maar toch doen we het niet. En in een tijd van bezuinigingen is accountability voor communicatie zeer belangrijk
Wie ben ik als leider? Hoe inspireer en motiveer ik dagdagelijks mijn medewerkers? Hoe spreek ik hun talenten aan en begeleid ik hen door een veranderingsomgeving? Hoe worden mijn teamleden nog meer team? Vanuit enkele heldere statements en concepten werkt Erik Geboers, lector Leiderschap en Change aan UC Leuven Limburg, samen met jou interactief rond deze vragen.
Als directeur / eigenaar heb je de ambitie om je bedrijf te laten groeien. Helaas is de praktijk weerbarstig. Met gemak kun je omkomen in de waan van de dag en zie je dat alle projecten niet even vlot gerealiseerd worden. De twijfel die ontstaat omdat je personeel niet dat doet wat je eigenlijk van ze verwacht. Je vraagt jezelf af of iedereen wel op een goede plek zit, aangezien jij het gevoel krijgt dat je er alleen voor staat. Voor alle basale vragen, komen je mensen bij je om jouw goedkeuring te vragen.
Wil je als directeur vooruit en realiseer je dat het tijd is voor een andere aanpak, bekijk dan deze presentatie.
Budgetten staan onder druk terwijl de vergrijzing toeneemt, de kosten stijgen en patiënten steeds mondiger en kwaliteitsbewuster worden. Zorginstellingen staan voor de uitdaging om deze veranderingen een plaats te geven in de bedrijfsvoering en tegelijkertijd de kwaliteit van de geleverde zorg te verbeteren en goede medewerkers te vinden en te behouden. In de onlangs uitgebrachte leaflet ‘Rendementsverbetering in de zorg’ kunnen zorginstellingen daar meer over lezen.
Meer weten? Neem dan contact op met de BDO Branchegroep Zorg via telefoonnummer 088- 236 48 03 of via zorg@bdo.nl.
HR analytics & HR reporting = HR Intelligence, een introductieAnalitiQs
HR analytics, wat is het, wat kan ik er mee en hoe kan ik er mee starten? Wat is het verschil tussen analytics en reporting? HR analytics of HR intelligence? Wat zijn de valkuilen? Wat zijn de successen? Dit en andere vragen worden beantwoord in deze presentatie over HR analytics, HR Intelligence, Workforce analytics, People analytics of Talent analytics, hoe je het ook wilt noemen. Veel leesplezier!
Hoe maak je een gedragsverandering blijvend ?
Met verbindend leren koppelt Indra Partners alle schakels uit je bedrijfsketen aan elkaar : medewerkers, teams, managers en klanten. Zij worden actief betrokken in het leer- en veranderingsproces. Het engagement dat daaruit voortvloeit waarborgt blijvend succes.
Onze Connection Method staat garant voor duurzaam resultaat bij
- opleidingen en workshops
- business games
- organisatie veranderingen.
"My company or my team is doing more or less what it should do, but with a certain waste of time, energy and efficiency that leads to frustration and loss of effectiveness.” I hear this so often and yet I'm convinced that you can improve this by pragmatic interventions with a high leverage effect.
It is my firm belief that your employees or customers can become happier and more productive in working or doing business together when they are effectively connected.
Effective Connections generate an increase of efficiency, of quality of collaboration, of productivity, of sales, … by stimulating the interactions between co-workers, between co-workers and management, between your organisation and your clients.
The concept of Effective Connections is based on 3 levers: real communication, a facilitating organisation and a fostering culture and mental framework. All these 3 levers are actionable within a team, between teams, throughout your organisation, with your clients and with other stakeholders.
Similar to Maak werk van werkdruk - Hoe u de grondoorzaken van werkdruk in drie stappen analyseert en met focus en resultaat aanpakt. (20)
Maak werk van werkdruk - Hoe u de grondoorzaken van werkdruk in drie stappen analyseert en met focus en resultaat aanpakt.
1. Maak werk van werkdruk
Hoe u de grondoorzaken van werkdruk in
drie stappen analyseert - en met focus en
resultaat aanpakt.
2. Werknemers in welzijn en de gezondheidszorg
ervaren een bovengemiddeld hoge werkdruk.
Dat tonen onderzoeken van het CBS en TNO al
jaren aan. En grote kans dat u dat ook terugziet
in onderzoeken onder uw medewerkers.
De gevolgen van te hoge werkdruk zijn:
• Medewerkers gaan niet met plezier
naar hun werk.
• Patiënten of cliënten krijgen niet de
kwaliteit die nodig is.
• Het ziekteverzuim en personeelsverloop
stijgen. Werkdruk neemt daardoor
verder toe.
Een te hoge werkdruk beïnvloedt uw mensen en
daardoor de resultaten van de organisatie negatief
3. Vaak wordt de administratie aangewezen
als de veroorzaker van hoge werkdruk.
Actiedagen tegen rompslomp, manifesten
over regelgekte en collectief georganiseerde
schrapsessies richten hun pijlen op de
bureaucratie en het herstellen van vertrouwen.
Terecht?
Jazeker.
Maar het is niet het hele verhaal.
Werkdruk heeft veel meer oorzaken dan
enkel administratie en regeldruk
Bron: NOS.nl
4. Werkdruk wordt veroorzaakt door 3 factoren
Werklast Organisatie-
graad
Individuele
Belastbaarheid
Wat is de hoeveelheid
werk die verzet moet
worden? En aan welke
kwaliteitseisen moet dit
voldoen?
Hoe is het gesteld met
de fysieke en mentale
weerbaarheid van de
individuele medewerker?
Hoe hebben wij met
elkaar het werk
georganiseerd? En draait
onze organisatie als een
geoliede machine?
5. Deze 3 factoren hangen met elkaar samen en
zijn van grote invloed op het resultaat
OrganisatiegraadWerklast
Individuele
belastbaarheid
Duidelijkheid doelenHoeveelheid werk Fysiek welzijn
Systemen & processenKwantitatieve eisen Mentaal welzijn
Roostering & planningKwalitatieve eisen Persoonlijkheid
Caseload verdelingBeschikbare capaciteit Sociale factoren
…… …
Werkdruk
Resultaten
6. Samen met u brengen
we in 3 stappen de
werkdruk in kaart
7. De werklast maken we meetbaar door
antwoord te geven op vragen als:
• Hoeveel personeel hebben we in huis?
• Hoeveel tijd zijn zij beschikbaar om
te werken?
• Is dat voldoende om de geplande
hoeveelheid zorg te bieden,
gegeven onze normen voor
caseloads of arbeidsproductiviteit?
• Zijn die normen wel realistisch?
• Hoe zit dit organisatiebreed,
maar ook ‘micro’ op regionaal
niveau of binnen het zorgteam?
Stap 1: Objectiveren en waarderen van de werklast
8. Uit onze case studies blijkt: ook bij genoeg formatie hoge
werkdruk door onevenwichtige verdeling van de caseload
Caseload te groot
42%
Caseload te klein
39%
Caseload okay
19%
Voorbeeld jeugdzorgorganisatie
Caseload te groot Caseload te klein Caseload okay
9. Staat alles in onze organisatie in dienst van
‘de bedoeling’ in plaats van ‘het moet van
het systeem’? En draait onze organisatie als
een geoliede machine? Voor het definiëren
van ruimte voor verbetering, beantwoorden
we drie vragen:
• Wat kunnen we zelf? (bijvoorbeeld het
afschaffen van zelfbedachte regels)
• Waar hebben we anderen bij nodig?
(bijvoorbeeld ketenpartners)
• Waar komen we gewoonweg niet onderuit?
(bijvoorbeeld wet- en regelgeving)
Stap 2: De organisatiegraad beoordelen en ruimte
voor verbeteringen zichtbaar maken
10. Door alle elementen van de organisatiegraad kritisch
onder de loep te nemen, maken we verbeterpunten helder
Heldere doelen Inzicht in prestaties
Verbetercultuur
Verdeling taken
Regelruimte & autonomie
Cliëntlogistieke processen
Administratieve processen
Cliëntgebonden overleg
Werkplanning
Roostering en rust
Werkoverleg
Opleiding & training
Intervisie & supervisie
Computersystemen
Faciliteiten
Ondersteuning door leiding
Ondersteuning door staf
…
Organisatiegraad
12. Werk in de zorg is vaak emotioneel belastend,
onregelmatig en soms ook fysiek zwaar.
Samen met uw werknemers kunt u kijken
hoe u de individuele belastbaarheid vergroot.
Dit doet u door antwoord te geven op de
volgende vragen:
• Wat kunnen werknemers zelf doen
om zich tegen de zwaarte van hun
werk te wapenen?
• Hoe kunnen ze elkaar hierbij helpen?
Vooral preventief, maar ook wanneer
het eigenlijk al te ver is gegaan.
• En hoe kan de werkgever hier
stevig aan bijdragen?
Stap 3: Analyseren en verbeteren
individuele belastbaarheid
13. Professionals definiëren bijvoorbeeld
soms hun verantwoordelijkheid te ruim.
Dat doen ze met de beste bedoelingen
voor de cliënt en vanuit passie voor het werk.
Maar dit grote verantwoordelijkheidsgevoel
vergroot tegelijkertijd de werkdruk, omdat
professionals werk doen waar ze eigenlijk
geen tijd voor hebben, of waar ze niet goed
voor toegerust zijn.
Uit onze case studies blijkt: individuele belastbaarheid
is meerledig en beïnvloedbaar
Emotionele
kracht
Grenzen
aangeven
Taak-
bekwaamheid
Cohesie &
Samenwerking
Omgaan
met stress
14. In 3 stappen helpen we u de grondoorzaken van werkdruk
te identificeren én met resultaat aan te pakken
Stap 1:
Objectiveren en waarderen
van de werklast
Bijvoorbeeld:
• Eerlijke werkverdeling in de teams met
een objectieve meetlat en met ruimte
voor (tijdelijke) individuele verschillen.
• Hoge acceptatiegraad van
werklastnormen door transparante
informatie.
• Bewuste keuzes voor het toedelen van
neventaken. Rationaliseren van
werkgroepen en projecten en de
efficiëntie ervan vergroten.
Stap 2:
Organisatiegraad beoordelen en
verbeteringen zichtbaar maken
Bijvoorbeeld:
• Geen dubbel werk en onnodige
controles omdat precies duidelijk is
wie in het werkproces waarvoor
verantwoordelijk is.
• 5% minder administratief werk door
alleen te administreren wat wettelijk
verplicht is en de organisatie zelf echt
nodig vindt. Dus meer tijd voor cliënten.
• Rust in de hoofden door kortcyclisch
inzicht in prestaties op medewerker-
en teamniveau.
Stap 3:
Analyseren en verbeteren
individuele belastbaarheid
Bijvoorbeeld:
• Structureel aandacht voor belasting bij
supervisie en intervisie. Reflectie op
weerbaarheid in buddyparen en in het
teamoverleg.
• Omgaan met agressie is een
terugkerend onderdeel van het
trainingscurriculum.
• Bewuste waardering vanuit de
organisatie voor het thuisfront van de
medewerkers.
Korte termijn: toename medewerkertevredenheid (al tijdens het proces)
Lange termijn: medewerkers meer verbonden, minder verzuim, minder verloop
15. Bent u klaar om de
eerste stap te zetten?
Neem dan contact
op met Paul Arakelian.
16. Paul Arakelian
M A N A G I N G P A R T N E R ( O P R I C H T E R )
‘Ik bespreek graag
de mogelijkheden
van bijvoorbeeld een
organisatiescan met u.'
p.arakelian@p5com.eu
+31 6 203 92 151