5. Achtergronden en voorinformatie
Bij Delta Lloyd Verzekeringen in A’dam
heb ik de eindopdrachten van de eerste
twee fasen afgerond.
De laatste fase met een
onderzoeksopdracht afgerond bij Via Nova
College (VNC) in Utrecht.
6. Doelstelling van de presentatie
Om jullie een idee te geven hoe ik een
bedrijfskundig probleem bij Via Nova
College heb aangepakt.
7. Hoofdpunten van de presentatie
Aanleiding van het onderzoek.
Doelstelling van het onderzoek.
Probleemstelling.
Onderzoeksaanpak.
Onderzoeksresultaten.
Conclusies en aanbevelingen.
Samenvatting.
Persoonlijke reflectie.
8.
9. Aanleiding
Voormalige directeur VNC heeft een ander
perceptie van het begrip werkdruk dan zijn
collega-docenten van leerjaar 3 van het
(VNC). Dat en de huidige teamgrootte
kunnen volgens hem per definitie niet de
oorzaak zijn van een hoger ziekteverzuim.
Vandaar dat hij inzicht wilt krijgen in het
werken in teams van docenten van het 3e
leerjaar van het VNC met betrekking tot de
begrippen werkplezier, de ervaren werkdruk,
verzuim.
10.
11. Doelstelling
Komen met aanbevelingen om het werken
in teams te versterken, het werkplezier te
verhogen, de werkdruk in balans te
houden en het ziekteverzuim te doen
verminderen.
13. Hoofdvraag?
Op welke wijze kunnen wij de
teamstructuur van 3e leerjaar veranderen
teneinde de werkdruk naar normale
proporties te verlagen, het ziekteverzuim
naar 5,0 % terug te brengen en de
werksfeer aanzienlijk te verbeteren?
14.
15. Deelvragen?
Welk invloed heeft de huidige teamstructuur
op de werkdruk, werksfeer en ziekteverzuim?
Hoe ziet de huidige teamstructuur eruit?
Wat is volgens de theorie de relatie tussen
teamstructuur, werkdruk, werkstress,
ziekteverzuim en werkplezier?
Welke andere organisatiefactoren zijn van
belang om de werkdruk te verlagen, de
werksfeer te verbeteren en het ziekteverzuim
te verminderen?
17. Onderzoeksaanpak
Stap
1
• Het doen van literatuur onderzoek naar de begrippen.
Stap
2
• Verkrijgen van een theoretische kader.
Stap 3
• Verzamelen feiten van 3e leerjaar VNC.
Stap 4
• Analyseren en vergelijken van de feiten met het theoretische
kader.
Stap 5
• Trekken van conclusies en het doen van aanbevelingen.
20. Onderzoeksresultaten uit Stap 3
Aantal deelnemers is 17 waarvan 13 de
betreffende vragenlijst hebben ingevuld
en teruggestuurd.
21. 1e enquête: Beleving werkdruk.
Meerderheid ervaart werkdruk van het
aantal aanwezige collega’s op de
werkvloer en van zieke collega’s.
22. 2e enquête: Het achterhalen van de
oorzaken van werkdruk.
Alleen de oorzaken op de volgende vier
gebieden t.w. planning, leidinggeven,
storingen en opleidingen dienen echt
aangepakt worden.
23. 3e enquête: Het vergelijken van de
huidige situatie VNC met het
theoretische model.
Alleen de zaken die niet overeenkomen worden hieronder
opgesomd:
De verhouding tussen het aantal
docenten en het aantal leerlingen is niet
goed.
De samenwerking tussen de beide teams
van leerjaar 3 is niet optimaal.
24. De team kent geen collectief
verantwoordelijkheid.
De teamleden hebben geen
managementtaken.
De activiteiten van de leden vullen elkaar
niet aan.
Geen welzijnswerker in dienst bij VNC.
25. Het verzuim ligt hoger dan het gemiddelde
van de aangesloten scholen bij NUOVO.
Geen interne verzuimbegeleiding aanwezig en
geen aandacht voor mentaal verzuim.
Nooit eerder een diagnose van de
gezondheidssituatie van de medewerkers
gemaakt.
Nooit eerder is er een analyse gemaakt naar
de relatie tussen werk en gezondheid.
Werkdruk is niet eerder op de agenda gezet.
26. Aan timemanagement en assertiviteitstraining
worden tot dusver geen aandacht besteed.
De leden kennen tijdens de schooltijd geen
rustperiode na een periode van drukte.
Conflicten worden wel uitgepraat en als het
niet lukt, wordt er niet een derde persoon
bijgehaald.
Een aantal leden geven aan dat overwerk bij
het onderwijs hoort.
28. Welk invloed heeft de huidige
teamstructuur op de werkdruk, werksfeer
en ziekteverzuim?
De huidige teamstructuur heeft tot gevolg
dat de werkdruk als hoog wordt ervaren,
de werksfeer niet optimaal is en
zowel het korte als lange ziekteverzuim
hoger is dan die van de aangesloten
scholen.
29. Hoe ziet de huidige teamstructuur
eruit?
De verhouding tussen het aantal docenten en
het aantal leerlingen (bezettingsgraad) is
hoog,
De gemiddelde teamgrootte is goed,
Er geen sprake is van een zelfsturende team,
De teamleden geven aan dat het werken in
teams positief kan zijn, maar ook negatief.
30. Wat is volgens de theorie de relatie tussen
teamstructuur, werkdruk, werkstress,
ziekteverzuim en werkplezier?
Doordat de teams niet helemaal de juiste
teamstructuur hebben, zal de werkdruk hoog
blijven en het ziekteverzuim zal daardoor niet
verminderen.
Doordat de werkdruk hoog blijft, levert dat weer
werkstress op. En als de situatie niet verandert,
zal dit leiden tot meer mentaal verzuim, grootste
leverancier van het huidige ziekteverzuim.
Het verhogen van het huidige werkplezier zal
leiden tot verlaging van de werkdruk.
31. Welke andere organisatiefactoren spelen hierbij ook nog
een rol?
Management:
Aandacht voor mentaal verzuim en
Een gedegen interne verzuimbegeleiding invoeren.
Planning:
Het reduceren van hoeveelheid werk, ook tijd plannen
om opgelopen achterstanden weg te werken,
Het tijdig communiceren over veranderingen in de
overall planning,
Eisen stellen aan de kwaliteit van de opgeleverde
producten.
32. Leidinggeven:
Prioteiten stellen, regelen van
vervanging bij afwezigheid,
Verbeteren van de interne
communicatie,
Introduceren van flexibele procedures
i.p.v. vaste procedures.
33. Storingen:
Preventief onderhoud in plaats van
“brandjes blussen”,
Reduceren van uitvalpercentage van het
netwerk,
Hoge servicegraad van systeembeheer.
Opleidingen:
afstemming opleidingsniveau met het
werk, mogelijkheid tot om-/bijscholing.
35. 21 aanbevelingen op het gebied
teamstructuur, mentaal verzuim, interne
verzuimbegeleiding, management,
planning, leidinggeven, storingen en
opleidingen en een
Implementatieplan.
36. Totale kosten implementatieplan bedragen
€29.306,16,- . Daar tegenover staat een
totaal aan baten ter grootte van
€26.446,69,- .
Return of Investment (ROI) is één jaar en
2 maanden. Uitgaande van een schooljaar
van 40 weken is de ROI gelijk aan 1,5
schooljaar.
41. Samenvatting
21 aanbevelingen op het
gebied teamstructuur,
mentaal verzuim, interne
verzuimbegeleiding,
management, planning,
leidinggeven, storingen
en opleidingen
Implementatieplan
43. Persoonlijke reflectie
Persoonlijk vind ik het switchen van Delta Lloyd naar Via
Nova College erg vervelend, omdat het mij veel moeite en
tijd heeft gekost om de informatie van VNC boven water te
krijgen.
Ook heb ik ervaren hoe moeilijk het is om een
bedrijfskundig probleem zo te formuleren dat het direct de
goedkeuring van de opdrachtgever krijgt.
Na het schrijven van deze scriptie ben ik ervan overtuigd
dat ik nog sterker in mijn schoenen zal staan om een
bedrijfskundig probleem op te kunnen lossen.
Mijn doorzettingsvermogen heeft mij gebracht tot het einde
van deze opleiding wat niet altijd even gemakkelijk is
geweest.
Daarom ben ik zo blij dat mijn familie dit heugelijke feit
samen met mij mee mag maken.
Een juiste teamstructuur levert minder ziekteverzuim op.
Door teamvorming is iemand ook minder snel geneigd zich ziek te melden (Peters H. (z.j.). Werken in teams drukt ziekteverzuim. Verkregen maart 2011. http://platform.carmel.nl).
Voorstanders van teamwerk benadrukken de economische voordelen, het vermogen om beter aan veranderde omgevingseisen te voldoen en de vermindering van het ziekteverzuim bij werknemers. (Delarue A., Van Hootegem G., Huys R. (2005)).
Het blijkt dat de teams een hogere productiviteit hadden en een lager ziekteverzuim. (Pool J.,Bloemendaat I., Meulenkmap T. (1999)).
Mentaal verzuim is 2-3 maal groter dan het bekende ziekteverzuim.
Het gros van het ziekteverzuim is een gevolg van onbehandeld Mentaal Verzuim. ((z.j.). Het nederlandse kennis- en interventie voor mentaal verzuim en collectief mentaal verzuim. Verkregen mei 2011. http://www.mentaalverzuim.nl)
Amerikaans onderzoek wijst uit dat de kosten voor afwezigheid wegens ziekte veel lager zijn dan de kosten vanwege mentaal verzuim. (Van der Laan R. (2008)).
Het is al genoeg vastgesteld: de voornaamste reden waarom mensen ontslag nemen, heeft te maken met hun relatie met het management.
In het ergste geval nemen mensen dan ontslag, soms stijgt het ziekteverzuim en in het ergste geval pleegt men “mentaal verzuim”. (Eraly E., Merlevede P. (2006). Mensen en productiviteit. z.pl.: Kluwer).
Werkstress is niet hetzelfde als werkdruk. (Van Veelen W., Nelemans R. (z.j.). Onderzoek de oorzaken van te hoge werkdruk. Verkregen mei 2011. http://www.arbobondgenoten.n) en ((2011). Dienstverlenen in Arbeidsmarktvraagstukken. Verkregen april 2011. http://www.fcb.nl)
Hoge werkdruk levert werkstress op. (Van Veelen W., Nelemans R. (z.j.). Onderzoek de oorzaken van te hoge werkdruk. Verkregen mei 2011. http://www.arbobondgenoten.n).
Er is gebleken dat werkdruk één van de grootste risicofactoren is voor stress en overspannenheid. (Daems A., Kunen J. (2010)).
Werkdruk en werkstress hangen waarschijnlijk ook samen met het door de organisatie gevoerde personeelsbeleid. (Steijn J. (2001)).
Werkstress wordt door deskundigen beschouwd als een gevolg van een hoge werkdruk. ((2008). IWS. werkdruk).
Verhogen van het werkplezier leidt tot verlaging van de werkdruk.
De keerzijde van werkdruk is werkplezier. (ARBO VO (z.j.). Gesprekshandleiding samen in gesprek over plezier in het werk)
Eén van de factoren die het werkplezier bedreigt, is een hoge werkdruk. (Van der Jagt L. (2004)).
Zolang er genoeg plezierige zaken tegenover staan, blijft een balans goed te hanteren. (Kunen J. (2009)).
In dit spanningsveld speelt mentaal verzuim en haar oorzaken een essentiële rol. Langdurig blootstelling aan werkstress kan leiden tot mentaal verzuim.
Werkstress verhoogt de kans op psychische klachten. Burnout is hiervan het meest bekend. Het wordt gekenmerkt door fysieke, emotionele en mentale uitputting als gevolg van langdurige blootstelling aan werkstress. ((2008). IWS. werkdruk).
Een belangrijk onderdeel van de psychische belasting is de werkdruk. Een hoge werkdruk gaat samen met een hoger ziekteverzuim (Otten 1999; De Vroome, Smulders en Van Vuuren 2005; Jehoel-Gijsbers 2007).
