FORWARDER-Working Instructions for departments (eng-vnm) (s)

WORKING
INSTRUCTIONS FOR
DEPARTMENTS
July 7th
, 2012-Danny Diep To
QUI ĐỊNH CHI TIẾT
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
THỰC TẾ CỦA
CÁC BỘ PHẬN
Tô Diệp, diepto.pro@gmail.com
Every staff has to strictly follow up this
Working Instruction to ensure that no mistake
will be given to the concerning parties: carrier;
partner; customer…
If any its step skipped will be the reason to
apply discipline for your negligent, omissive
and/or wilful actions. In case of doubt, please
contact your Manager for immediate further
instruction.
Mỗi nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt
Hướng dẫn công việc này để đảm bảo không
có lỗi nào sẽ được tạo ra cho các bên liên
quan: người vận chuyển; đối tác; khách hàng..
Nếu bất cứ bước nào đó bị bỏ qua sẽ là lý do
để áp dụng kỷ luật đối với các hành động cẩu
thả, bỏ sót và / hoặc cố ý của bạn. Trong
trường hợp nghi ngờ, xin vui lòng liên hệ với
quản lý của bạn để được hướng dẫn thêm
ngay lập tức.
I. AIR FREIGHT DEPT.
1. Air Export.
-Obtain the shipping details or Detailed
Packing List from Shipper.
-Contact or negotiate with Airlines staff to get
the best rate & transit time. (If required).
-Send mail to Shipper a SLI (Shipper’s Letter
of Instruction).
-Fulfil all cargo details into Shipper’s Letter of
Instruction and send it to Airlines for
confirmation of air space. Get the labels from
Airlines.
-Notify Shipper the information including:
Flight detail; Time to bring cargo to the Cargo
Terminal. Request them to inform us: Person
to contact at Airport; How to identify &
communicate with him and truck no.
-Write down the details on the label of Airlines
& FORWARDER. Prepare other special
handling label such as: Fragile; Stacking limit;
Perishable; Dangerous goods…
-Fulfil the details into Weighing Note issued
by TCS.
-Liaise Shipper at the Cargo Terminal.
-Guide Shipper to contact Customs Formality
Team or Customs Inspection Team to inspect
cargo.
I.- AIR FREIGHT DEPT
1. Air Xuất :
- Lấy thông tin từ người gửi hàng.
- Liên hệ với Airlines để có được giá tốt nhất.
(Nếu được yêu cầu)
- Mail cho người gửi hàng tờ Shipper’s Letter
of Instruction (mẫu này do Forwarder phát
hành).
- Làm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác
(mẫu này do Airlines phát hành) gửi cho
Airlines. Lấy các nhãn của Airlines để chuẩn
bị viết.
- Thông báo với người gửi hàng về chi tiết
chuyến bay, thời gian đem hàng ra TCS (Trạm
Hàng hóa Quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất). Yêu
cầu người gửi hàng thông báo số xe, người liên
hệ trực tiếp và cách nhận diện họ.
- Điền các chi tiết vào nhãn của Airlines và của
Forwarder. Chuẩn bị các nhãn ký mã hiệu đặc
biệt khác như hàng dễ vỡ, giới hạn xếp chồng,
hàng mau hỏng, hàng nguy hiểm hoặc những
nhãn cần thiết khác.
- Điền các chi tiết cần thiết vào Tờ Cân Hàng
(Shipper’s Instruction for Despatch) mẫu do
TCS phát hành.
- Đón người gửi hàng tại Trạm Hàng hóa Quốc
tế sân bay Tân Sơn Nhất.
- Hướng dẫn người gửi hàng liện hệ với Đội
Hải quan Thủ tục sân bay để làm thủ tục Hải

-Stick all Airlines & FORWARDER labels to
all cartons.
-Meet TCS staff to weigh entirely or
representatively the cargo. If it is volume
cargo, determine dimensions (LxWxH) of all
various kinds of carton and calculate & double
check the (Volume Weight/ Chargeable
Weight) with TCS staff.
-Liaise with TCS staff to be pointed out
Aircraft pallet for loading and notify worker to
stow cargo onto.
-Contact Airlines staff to prepare issuing
MAWB.
-Basing on the shipping details, Terminal
Handling staff will issue HAWB, prepare Pre-
alert; Cargo Manifest, Statistic, Freight
Invoice; Credit Note for Destination Agent or
Shipper (If Freight Prepaid).
-Mail copy of HAWB to Shipper for checking
& request to confirm the details stated on it.
-Put all documents into an envelop
accompanying to the flight:
+FORWARDER’s documents:
1 original set HAWB for Consignee; 1 Pre-
alert; 1 Cargo Manifest; 1 Freight Invoice; 1
Credit Note (If any).
+Shipper’s documents:
1 Packing List; 1 Commercial Invoice; and
other documents (if any) including: 1 Export
License; 1 Inspection Certificate; 1 C/O; 1
Phytosanytary/ Animalsanytary Certificate; 1
Health Certificate; 1 Fumigation Certificate.
-Collect freight charge from Shipper (If freight
prepaid in Vietnam); Release 1 original
HAWB for Shipper to them; Pay Shipper’s
commission to them (If any).
-Make the second copies by photo copying for
archive purpose.
-Settle freight charge to Airlines (If freight
prepaid in Vietnam) or Notify freight details to
quan và thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu của
người gửi hàng.
- Dán các nhãn của Airlines và của Forwarder
và các nhãn ký mã hiệu lên các thùng carton,
kiện hàng.
- Liên hệ nhân viên TCS ở bộ phận cân hàng
để cân toàn bộ lô hàng hoặc đại diện 1 số thùng
rồi qui ra số trọng lượng cả bì của toàn lô. Nếu
là hàng nhẹ, xác định thể tích của toàn bộ lô
hàng và tính ra trọng lượng chịu cước (Volume
Weight/ Chargeable Weight).
- Liên hệ nhân viên của TCS để nhận mâm (Air
Pallet/ Cont) xếp hàng và yêu cầu nhân viên
bốc xếp xếp hàng lên mâm.
- Liên hệ nhân viên bộ phận chứng từ của
Airlines để chuẩn bị làm Không vận đơn chủ
(MAWB).
- Căn cứ vào các số liệu về trọng lượng, phát
hành Không vận đơn thứ cấp (HAWB), chuẩn
bị Air Freight Pre-Alert, Cargo Manifest,
Statistic, chuẩn bị các công việc ghi nợ
(Billing) cho đại lý tại sân bay nơi đến hoặc
người gửi hàng (nếu cước Prepaid).
-Mail copy của HAWB tới người gửi hàng để
kiểm tra và yêu cầu họ xác nhận sự chính xác.
- Chuẩn bị 1 bì thư để gửi kèm theo chuyến bay
bao gồm :
* Các chứng từ của FWDR:
1 tệp HAWB phần dành cho người nhận hàng
(Original for consignee), 1 Air Freight Pre-
Alert, 1 Cargo Manifest, 1 Invoice ghi nợ đại
lý nơi đến, 1 Credit Note (nếu có).
* Các chứng từ của người gửi hàng:
1 Packing List; 1 Commercial Invoice; and
other documents (if any) including: 1 Export
License; 1 Inspection Certificate; 1 C/O; 1
Phytosanytary/ Animalsanytary Certificate; 1
Health Certificate; 1 Fumigation Certificate.
- Thu tiền cước từ người gửi hàng (nếu cước
Prepaid tại Việt nam), giao HAWB cho người
gửi hàng loại bản gốc dành cho người gửi hàng
(Original for shipper), giao tiền hoa hồng
(Commission) cho người gửi hàng (nếu có).
- Copy các chứng từ cần thiết cho mục đích lưu
trữ.
- Sau khi làm hàng xong, thanh toán cước cho
Airlines hoặc thông báo chi tiết cước cho

Freight Settlement Center of Principal in third
country for making payment.
-Mail Pre-alert and/or HAWB & MAWB to
receiving station to follow up.
-Complete the file for archive.
-Correspond all matters concerning to
operations.
-Support Sales & Marketing Dept to find cargo
resource or provide information for sending
Sales Lead.
-Assist or undertake Customs clearance for air
import/ export cargo in case Logistics
Executive is absence or has so many things to
do.
2. Air Import
-Receive information from overseas
forwarding station by Mail/E-mail.
-Call to Consignee and notify them about that
shipment with full details.
-Prepare all necessary document for an air
import shipment such as: FORWARDER
Recommendation Letter; Authorization
Letter, Notice of Arrival; Freight Invoice (If
Freight Collect).
-Contact TCS staff and submit FORWARDER
Recommendation Letter in exchange of all
documents accompanied to the flight sent by
forwarding station or mail box at TCS
(MAWB, HAWB, Invoice, Packing List,
C/O…).
-Make the second copies of FORWARDER
documents for archive purpose.
-Request Consignee to submit their
Identification Card; Recommendation Letter or
Bank’s Authorization Letter; Collect freight
charge (If Freight Collect) and then release all
documents to Consignee who has to sign upon
receipt.
-Make the second copies of Consignee’s
document for archive purpose.
operations.
Sales Lead.
Trung tâm thanh toán cước của VP chính ở
nước thứ 3 để thanh toán cước.
- Mail Air Freight Pre-Alert và HAWB &
MAWB tới đại lý tại nơi đến để theo dõi.
- Hoàn tất hồ sơ để lưu trữ.
- Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến
Operations.
- Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm
kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales
Lead.
- Hỗ trợ hoặc đảm trách công việc làm thủ tục
Hải quan cho những lô hàng air xuất/ nhập khi
bộ phận Customs clearance vắng mặt hoặc bận
công tác khác.
2. Air Nhập :
- Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở
nước ngoài bằng Mail/ E-mail.
- Liên hệ trước bằng điện thoại với người nhận
hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi
tiết đầy đủ.
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng
gồm có : Giấy giới thiệu của Forwarder, , Giấy
ủy quyền, Giấy báo nhận hàng, Hóa đơn thu
cước (nếu cước collect).
- Liên hệ với nhân viên TCS và xuất trình Giấy
giới thiệu để nhận chứng từ (bì thư) gửi kèm
theo chuyến bay do đại lý tại nơi đi gửi hoặc
nhận từ thùng thư thuê của TCS gồm (MAWB,
HAWB, Invoice, Packing List, C/O…).
- Photo copy toàn bộ các chứng từ trên cho
mục đích lưu trữ.
- Yêu cầu người nhận hàng xuất trình Giấy
Chứng minh Nhân dân, Giấy giới thiệu hoặc
Giấy ủy quyền của Ngân hàng, thu cước vận
chuyển từ người nhận hàng (nếu cước collect)
và giao toàn bộ hồ sơ cho người nhận hàng và
yêu cầu họ ký nhận.
- Photocopy các chứng từ cần thiết.
Operations.
Lead.

-Assist or under take Customs clearance for air
import/ export cargo in case Logistics
Executive is absence or has so many things to
do.
II. SEA FREIGHT DEPT
1. Sea Export
-Receive Booking information from Shipper.
-Mail Cargo List, Sailing Schedule to Shipper,
request them to fulfil all details and then return
to us.
-Liaise Shipping lines to negotiate the freight
rate (If needed), Book the slot of Vessel,
Receive “Empty Container D/O” and/or
Booking Note/ Shipping Note.
-Mail “Empty Container D/O” (FCL) or
Shipping Note (LCL) to Shipper.
-Contact Shipper to get the short shipping
details such as: Container/ Seal numbers;
Check the accuracy of Shipping details.
-Basing on the above Shipping details, prepare
HBL & MBL.
-Mail draft of HBL to Shipper for checking &
re-confirmation. Mail MBL to Shipping lines
to issue MBL (Surrendered/ Sea waybill”.
-Check MBL mailed from shipping lines.
Always request Shipping lines to Mail us:
“Transhipment Advice” and “Telex Release”/
Release Notice when vessel arrived in
Singapore/Port Klang.
-When Shipper confirmed that HBL’s contents
were OK, Print out a full set of original HBL
and release to them.
-Prepare other necessary documents such as:
Shipping Advice; Invoice/ Credit Note. If
freight Prepaid, make Freight Invoice to collect
from Shipper.
-Mail Shipping Advice; HBL & MBL to
Receiving Station.
-Put the documents into 1 envelop sending to
Receiving Station by Airmail: copy of
Shipping Advice; HBL & MBL, Invoice/
Credit Note.
-Hỗ trợ hoặc đảm nhận làm thủ tục Hải quan
cho hàng air xuất/ nhập trong trường hợp BP
Logistics vắng mặt hoặc quá bận việc.
II.- SEA FREIGHT DEPT
1. Sea Xuất :
- Nhận thông tin book hàng từ người gửi hàng.
- Mail Cargo List, Lịch tàu cho người gửi hàng,
yêu cầu họ điền đầy đủ các chi tiết và mail trở
lại.
- Liên hệ với Shipping lines để thương lượng
giá cả (nếu được yêu cầu) và book chỗ, yêu cầu
họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng, Booking
Note/ Shipping Note.
- Mail Lệnh giao vỏ rỗng và Shipping Note
(nếu yêu cầu) cho người gửi hàng.
- Liên hệ với người gửi hàng xin số container,
số seal và kiểm tra lại các chi tiết hàng có thay
đổi hay không?
- Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp
Vận đơn nhà (HBL), Vận đơn chủ (MBL).
- Mail bản nháp HBL cho người gửi hàng để
kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho
Shipping lines để phát hành MBL
Surrendered/ Sea waybill.
- Khi nhận được mail của MBL từ Shipping
lines, phải kiểm tra trên đó các chi tiết cần
thiết. Luôn yêu cầu Shipping lines mail cho
mình Transshipment Advice và Telex release/
Surrender Notice khi container đến Singapore/
Port Klang.
- Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng
rằng Vận đơn nhà đã chính xác, phát hành bản
gốc của Vận đơn này và chuẩn bị giao cho
người gửi hàng.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có:
Shipping Advice, Hóa đơn ghi nợ/ ghi có
(Invoicing/ Crediting). Nếu cước trả trước, làm
Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng.
- Mail Shipping Advice, MBL & HBL cho đại
lý ở nơi đến.
- Hoặc chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi
đến bằng Airmail: copy của MBL & HBL, Hóa
đơn ghi nợ/ghi có.

-Make the second copies of documents for
archive purpose.
operations.
Sales Lead.
2. Sea Import
-Receive Shipping Advice from Forwarding
Station by Mail.
-Liaise initially Consignee by phone, Notify
them the details of shipment.
-Prepare the necessary documents such as:
Notice of Arrival; Letter of Authorization; or
D/O; Freight Invoice (If Freight Collect).
-Contact Shipping lines to get the correct
information and/or supplement the Real
Consignee on Cargo Manifest;
-If MBL surrendered at origin, submit
“FORWARDER Recommendation Letter” to
Shipping Line in exchange of D/O; Cargo
Manifest; Transshipment MBL.
-Request Consignee to submit: 1 original HBL;
Identification Card; Recommendation Letter or
Bank’s Guarantee Letter (If To Order of Bank);
Collect freight charge from Consignee (If
Freight Collect).
archive purpose.
-Release all shipping documents to Consignee.
operations.
Sales Lead.
3. Sea & Air Export
-Obtain the shipping details or Detailed
Packing List from Shipper.
-Contact or negotiate with Shipping lines to get
the best rate & transit time. (If required).
Operations.
Lead.
2. Sea Nhập :
- Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở
nước ngoài bằng mail.
- Liên hệ trước bằng điện thọai với người nhận
hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi
tiết đầy đủ.
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng
gồm có : Giấy báo nhận hàng, Giấy ủy quyền
(do Forwarder phát hành) hoặc Lệnh giao hàng
(D/O) , Hóa đơn thu cước (nếu cước collect).
- Liên hệ với Shipping lines để nắm tình hình
về lô hàng và gửi HBL để bổ sung vào Cargo
Manifest.
- Liên hệ với Shipping lines và nếu MBL của
lô hàng đã được đại lý nơi đi “Surrendered”
cho Shipping lines thì xuất trình Giấy giới
thiệu của Forwarder để nhận hồ sơ nhận hàng:
D/O; Cargo Manifest; Transshipment MBL.
- Yêu cầu người nhận hàng xuất trình bản gốc
HBL, Giấy Chứng minh Nhân dân, Giấy giới
thiệu hoặc Giấy bảo lãnh/ ký hậu của Ngân
hàng (Bank Guarantee/ Endorsement), thu
cước vận chuyển từ người nhận hàng (nếu
cước Collect).
-Giao toàn bộ hồ sơ cho Người nhận hàng.
Operations.
Lead.
3. Sea-Air Xuất :
- Nhận thông tin từ người gửi hàng.
- Thương lượng giá với Hãng tàu để có giá và
lịch tàu tốt nhất (Nếu yêu cầu).

-Send by Mail to Shipper: Sailing Schedule,
SLI (Shipper’s Letter of Instruction).
-Book the slot of Vessel, Receive “Empty
Container D/O” and/or Booking Note/
Shipping Note from them.
-Mail “Empty Container D/O” (FCL) or
Shipping Note (LCL) to Shipper for stuffing.
-Supply Forwarder’s label (Sea & Air or Air
freight) to Shipper to stick on the cartons.
-Contact Shipper to get the short shipping
details such as: Container/ Seal numbers;
Check the accuracy of Shipping details.
-Request customer to provide 1 Packing List, 1
Commercial Invoice ang other documents (if
any) including 1 Export License, 1 Inspection
Certificate, 1 Certificate of Origin, 1
Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary
Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation
Certificate to send them to Agent at
Transmodal Point bằng mail or Airmail.
-Basing on the above Shipping details, prepare
CTD & MBL.
-Mail draft of CTD to Shipper for checking &
re-confirmation. Mail MBL to Shipping lines
to issue MBL with note on its face: “First
priority for Sea – Air cargo” and request
Shipping line to show clearly Mother vessel
sailing from Singapore/ Port Klang.
-Check MBL Mailed from shipping lines the
details: our Agent name, To order of our
Agent, Port of discharge. Always request
Shipping lines to Mail us: “Transhipment
Advice” and “Telex Release” when vessel
arrived in Singapore.
-When Shipper confirmed that CTD’s contents
were OK, Print out a full set of CTD and
release to them.
-Prepare other necessary documents such as:
Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Freight
Invoice (Invoice/Credit Note). If freight
Prepaid, make Freight Invoice to collect from
Shipper before release CTD.
- Mail cho người gửi hàng Lịch tàu, tờ
Shipper’s Letter of Instruction (mẫu này do
Forwarder phát hành).
- Liên hệ với Shipping lines và book chỗ, yêu
cầu họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng (FCL)
hoặc Lệnh đóng hàng (LCL), Booking Note/
Shipping Note.
- Mail Lệnh giao vỏ rỗng/Lệnh đóng hàng và
Shipping Note cho người gửi hàng.
-Cấp nhãn HAWB hoặc là nhãn Sea-Air của
Forwarder để dán lên các kiện hàng trước khi
xếp vào Container.
- Liên hệ với người gửi hàng xin số container,
số seal và kiểm tra lại tính chính xác các chi
tiết hàng.
-Yêu cầu khách hàng cung cấp 1 Packing List,
1 Commercial Invoice và các chứng từ khác
(nếu có) gồm 1 Export License, 1 Inspection
Certificate, 1 Certificate of Origin, 1
Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary
Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation
Certificate để gửi cho đại lý tại điểm chuyển
tải (Transmodal Point) bằng mail hoặc là
Airmail.
- Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp
Chứng từ Vận tải Hỗn hợp (Combined
Transport Document: CTD ), MBL.
- Mail bản nháp CTD cho người gửi hàng để
kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho
Shipping lines để phát hành MBL
Surrendered. Cũng ghi chú thêm trên đó “Hàng
ưu tiên để vận chuyển Sea-Air” và yêu cầu
Shipping lines ghi rõ tên tàu mẹ (Mother
Vessel) đi từ Singapore/ Port Klang.
- Khi nhận được mail của MBL từ Shipping
lines, phải kiểm tra các chi tiết: tên đại lý, cảng
dỡ hàng tại điểm chuyển tải. Luôn yêu cầu
Shipping lines mail cho mình Transshipment
Advice và Telex release khi container đến
Singapore/ Port Klang.
- Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng
rằng CTD đã đúng, phát hành bản gốc của
CTD này và chuẩn bị giao cho người gửi hàng.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có
: Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Hóa đơn
(Invoice/Credit Note). Nếu cước trả trước, làm
Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng trước
khi giao CTD.

-Send the following documents to Agent at
transit point by Airmail and/ or by Mail:
+FORWARDER’s documents:
1 CTD for Consignee; 1 Pre-alert; 1 MBL; 1
Cargo Manifest; 1 Packing list; 1 Commercial
Invoice; 1 Export Licence; 1 Freight Invoice; 1
Credit Note.
+Shipper’s documents:
1 Packing List; 1 Commercial Invoice; 1
Export License; 1 C/O; and the optional
documents: 1 Certificate of Quantity/ Quality;
1 Botany sanytary/ Animal sanytary
Certificate; 1 Health Certificate.
archive purpose.
operations.
Sales Lead.
III.- SALES & CUSTOMER SERVICE
DEPT
1. Sales & Marketing :
- To meet and satisfy the existing customers.
- Pay adequate attention to the potentially large
customers, trying to win customers by the way
can . If necessary, one can apply for special
preferential regime for them.
- Providing information on customer base and
their needs for Customer Service.
- It describes the overall mission field service
operations of the Company FWDR with
customers , delivering the offer price for the
specific requirements of customers
-Regularly contact and take care of customers
under their responsibilty. There should be
evaluated and bilateral discussions with
customers about what remains to be overcome
and the advantages needed to promote the
company's services .
- Must be done for Monthly Sales targets set
for each Salesman.
- Mail cho đại lý tại điểm chuyển tải bằng mail
hoặc Airmail:
+ Chứng từ của FORWARDER:
1 CTD for Consignee; 1 Pre-alert; 1 MBL; 1
Cargo Manifest; 1 Packing list; 1 Commercial
Invoice; 1 Export Licence; 1 Freight Invoice;
1 Credit Note.
+ Chứng từ của Người gửi hàng
1 Packing List; 1 Commercial Invoice; 1
Export License; 1 C/O; and the optional
documents: 1 Certificate of Quantity/ Quality;
1 Botany sanytary/ Animal sanytary
Certificate; 1 Health Certificate.
Operations.
Lead.
III.- SALES & CUSTOMER SERVICE
DEPT
1. Sales & Marketing :
- Đáp ứng tốt và làm hài lòng các khách hàng
hiện có.
- Quan tâm đúng mức tới những khách hàng có
tiềm năng lớn, cố gắng giành được những
khách hàng này bằng những cách có thể. Nếu
cần thiết, có thể xin 1 chế độ đặc biệt ưu đãi
cho họ.
- Cung cấp những dữ kiện cơ sở về khách hàng
và những nhu cầu của họ cho Customer
Service.
- Có nhiệm vụ giới thiệu toàn bộ lãnh vực hoạt
động dịch vụ của Công ty FWDR với khách
hàng, thực hiện việc chào giá đối với những
yêu cầu cụ thể của khách hàng.
- Thường xuyên liên hệ và quan tâm tới những
khách hàng mà mình phụ trách. Nên có những
đánh giá và thảo luận song phương với khách
hàng về những gì còn tồn tại cần khắc phục và
những ưu điểm cần phát huy đối với dịch vụ
của Công ty.
- Phải thực hiện cho được mục tiêu Sales đã đề
ra hàng tháng cho từng Salesman.

- Prepare and implement the plans to visit
clients, in the meetings so please try to get "
Reccomendation Letter" or " Order Routing ".
After each visit , to write and submit the " Sales
Report" for the Sales department heads, if there
is sufficient information must be sent " Sales
Lead " go to the Agents in the Network system
.
- Provide and exchange the latest information
from the client to the Customer Service
department to track and manage .
- In order to improve the general understanding
of Forwarding knowledge and to do sales under
the effective way, the salesman will spend 1
day in 1 week (max 2 weeks ) not go iut for
sales and stay at the sales office to learn ,
practice and be additional guidance on every
business process sea / air of export / import ,
customer service ...
- Salesman will also have to do on behalf of
other Operations Dept (excluding Admin +
Accounting) when someone is absent in that
department .
2.Customer Service :
- Provide information to support Salesman
meet the requirements of customers in the
process of Sales .
- To be responsible for the construction ,
standardized forms for training Salesman and
Sales .
- Establish and update the database of
customers .
- Records management of pricing, customer
information, schedules, flight schedules,
quotation for customers and Agents in the
Network system .
- Drafting and answering mail sent from the
agents in the Network system regarding the
issues of price , cargo procedures , information
and other contents not related to Operation ..
- Prepare the good information for Sales
Support such as information carriers , airlines ,
sailing schedule, flight schedules , client gifts ,
and other information ...
- Control the Sales Lead In and meet the
requirements in that Sales Lead.
- Chuẩn bị và phải thực hiện tốt kế hoạch thăm
khách hàng, trong những cuộc tiếp xúc như
vậy cố gắng xin “Reccomendation Letter”
hoặc “Routing Order”. Sau mỗi cuộc viếng
thăm, phải viết và nộp lại “Sales report” cho
trưởng bộ phận Sales, nếu có được đầy đủ
thông tin thì phải gửi “Sales Lead” đi cho các
đại lý trong hệ thống Network.
- Cung cấp và trao đổi thông tin mới nhất từ
khách hàng cho bộ phận Customer Service để
theo dõi và quản lý.
- Nhằm nâng cao hiểu biết tổng quát về nghiệp
vụ Forwarding và để sales 1 cách có hiệu quả,
salesman sẽ được dành 1 ngày trong 1 tuần (tối
đa 2 tuần) không đi sales ở tại văn phòng để
tìm hiểu, thực tập và được hướng dẫn thêm các
qui trình nghiệp vụ về hàng sea/air của xuất/
nhập, customer service...
- Salesman cũng sẽ phải làm thay cho các bộ
phận nghiệp vụ khác (trừ Admin+ Accounting)
khi có người vắng mặt ở bộ phận đó.
2.Customer Service :
- Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho Salesman
đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng
trong quá trình đi Sales.
- Có trách nhiệm xây dựng, tiêu chuẩn hóa các
biểu mẫu dùng cho Sales và huấn luyện các
Salesman.
- Thiết lập và cặp nhật hóa các cơ sở dữ liệu về
khách hàng.
- Quản lý hồ sơ về giá cả, thông tin khách hàng,
lịch tàu, lịch bay, quotation cho khách hàng và
các đại lý trong hệ thống Network.
- Soạn thảo và trả lời các mail được gửi đến từ
các đại lý trong hệ thống Network về vấn đề
giá, thủ tục làm hàng, thông tin và các nội dung
khác không liên quan đến Operation..
- Chuẩn bị tốt các thông tin hỗ trợ cho Sales
như: thông tin về hãng tàu, hãng hàng không,
lịch tàu, lịch bay, quà tặng khách hàng, các
thông tin khác...
- Kiểm soát các Sales Lead In và đáp ứng các
yêu cầu trong Sales Lead đó.

- Record and collect data to settle the customer
complaints .
- Guiding and advising clients with issues
relating to procedures for sending / receiving
goods .
- Manage the Sales Lead Out , Sales Report .
-Maintain tariff system applicable to customers
(Customer Tariff), promptly notify the
Operation Salesman + Operations Dept if any
changes in freight rates .
- Study the market , the competitors and notify
the agents in the Network system .
- Establish and maintain good relationships
with carriers, airlines to have the best price for
the company .
- In the absence of Salesman in charge for one
region or one particular client, must answer
and satisfy all the requirements of that
customer .
3. Customs clearance & local service.
-Customs clearance should be understood
including: declaration, applying for
permission, inspection, paying tax/ duty,
amendment of Cargo Manifest (for import
cargo) and other paperwork concerning to
Customs procedure.
-Local service should be understood including:
+ Rent of means of transport (truck,
airplane, feeder, train..) and other
handling facilities (crane, forklift) to
move the cargo to the place appointed
by customer.
+ On behalf of cargo owner to arrange
Insurance Policy or invite Insurance
company coming to warehouse for
inspection in case loss/ damage of
cargo until completely compensated.
+ On behalf of cargo owner to arrange
the services such as: cultural
inspection, fumigation, cargo survey,
applying for permission from Minitry
of Trade and other services…
-Handle Customs clearance for import/ export
sea & air cargo.
-Establish service tariff (Customs clearance &
Local service) and send to Customers Service
Dept for quotation purpose.
- Ghi nhận, thu thập dữ kiện để giải quyết các
khiếu nại của khách hàng.
- Hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng các vấn
đề liên quan đến thủ tục gửi/ nhận hàng hóa.
- Quản lý theo dõi hệ thống Sales Lead Out,
Sales Report.
- Duy trì hệ thống biểu giá áp dụng cho khách
hàng (Customer Tariff), thông báo kịp thời cho
Salesman + Operation những thay đổi về giá
cước.
- Tìm hiểu thị trường, các đối thủ cạnh tranh
và báo cho các đại lý trong hệ thống Network.
- Thiết lập và duy trì 1 mối quan hệ tốt đẹp với
hãng tàu, hãng hàng không để tranh thủ có
đuợc giá tốt nhất cho Công ty.
- Trong trường hợp vắng Salesman phụ trách 1
vùng hoặc 1 khách hàng cụ thể nào đó, phải trả
lời và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng đó.
3. Customs Clearance & Local Service
- Customs Clearance được hiểu là bao gồm
những công việc: Khai báo Hải quan, Xin giấy
phép Hải quan, Kiểm hóa, đóng thuế XNK,
chỉnh sửa Cargo Manifest (Hàng nhập) và các
công việc khác liên quan tới Hải quan.
-Dịch vụ nội địa được hiểu là bao gồm những
công việc:
+ Thuê mướn các phương tiện vận tải
(xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phương tiện
xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để chuyển
hàng đến 1 địa điểm khách hàng yêu cầu.
+ Thay mặt chủ hàng mua bảo hiểm
hàng hóa hoặc yêu cầu Cty/ Đại lý bảo hiểm
đến giám định hàng hóa nhập khẩu bị mất hoặc
hư hỏng cho đến khi giải quyết xong sự vụ.
+ Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ
như: kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, hun
trùng, giám định hàng, xin giấy phép Bộ
thương mại và các loại hình dịch vụ khác...
- Thực hiện tốt dịch vụ Hải quan đối với những
lô hàng Air/sea của xuất/nhập.
- Lập bảng chiết tính chi phí để làm hàng
(Customs clearance & Local service) và báo

-Accelerate the cargo owner to supply quickly
& sufficiently the necessary documents for
Customs clearance: Authorization Letter,
MAWB, HAWB, MBL, HBL, Commercial
Invoice, Packing List, C/O, Export (Import)
License, D/O, Insurance Policy, Certificate of
Quality/ Quantity…
-Submit documents to Customs Dept, arrange
cargo inspection, pay tax/ duty, warehouse/
CFS charges, trucking charge to perform Door
to Door service.
-Step by step to handle from A to Z the special
cargo, over size – over weight cargo, project
cargo, dangerous cargo…
-Correspond all matters concerning to Customs
clearance, procedure, Local service…
Sales Lead.
IV.- ADMIN & ACCOUNTING DEPT
- Management of HR records, promote the
signing of a labor contract.
- Perform registration, reporting to the
authorities.
- Manage and allocate the form of Company :
HBL, HAWB, Invoice, Credit Notes and other
forms .
- Perform the installation of communication
equipment, procurement of equipment and
stationery serve.
- Monitoring of warranty equipment .
- Payment of postage , electricity, water ...
- Manage mail, mail, telex received/ sent,
stamped Received/mailed, apply on each photo
Binder, distribute this document to the
responsible person.
- Profiling asset management of the company
to avoid losses .
- Answer the phone conversation a truly gentle
, polite and forwarded to the responsible person
immediately. When he is away or busy (phone
, work, meetings... ), must take note the
Message and transfer to them as soon as
possible.
cho bộ phận Customer Service để chào giá với
khách hàng.
- Yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ nhanh
chóng các chứng từ cần thiết để làm Hải quan:
Giấy Ủy quyền, Authorization Letter, MAWB,
HAWB, MBL, HBL, Commercial Invoice,
Packing List, C/O, Export (Import) License,
D/O, Insurance Policy, Certificate of Quality/
Quantity…
- Đăng ký tờ khai Hải quan, kiểm hóa và hoàn
tất đóng thuế XNK phi mậu dịch, trả tất cả các
chi phí như lưu kho, bãi, cước vận chuyển bằng
xe tải để nhận hàng từ kho và giao đến nhà kho
khách hàng.
- Từng bước xử lý tốt từ A-Z những lô hàng
đặc biệt, quá tải quá khổ, hàng Project, hàng
nguy hiểm…
-Trả lời các vấn đề liên quan đến thủ tục Hải
quan, dịch vụ nội địa…
Lead.
IV.- ADMIN & ACCOUNTING DEPT
- Quản lý hồ sơ nhân sự, thúc đẩy việc ký kết
HĐLĐ.
- Thực hiện đăng ký, báo cáo với các cơ quan
chức năng.
- Quản lý và cấp phát các biểu mẫu của Cty:
HBL, HAWB, Invoice, Credit note và các biểu
mẫu khác.
- Thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị thông
tin, mua sắm trang thiết bị và văn phòng phẩm
phục vụ công tác.
- Theo dõi thời hạn bảo hành các thiết bị.
- Thanh toán cước phí bưu điện, điện, nước...
- Quản lý mail, mail, telex nhận/ gửi đi, đóng
dấu Received/Mailed, photo đóng vào từng
Binder, phân phát các văn bản này đến người
có trách nhiệm.
- Lập hồ sơ quản lý tài sản của Cty để tránh
thất thoát.
- Trả lời các cuộc điện đàm một cách thật nhẹ
nhàng, lịch sự và chuyển tới người có trách
nhiệm ngay lập tức. Khi người đó đi vắng hoặc
đang bận (điện thoại, công việc, hội họp...) cần
ghi lại Message để chuyển lại cho họ sớm nhất
có thể.

- Monitor the presence / absence of staff in the
office. Staff work when you go out for
corporate or personal business must inform
Admin and head of his department .
- Responsible for Airmail Outgoing for
Operations Dept and other Depts of the office.
-Perform the issue & release Invoice, Credit
Note, transfers, withdrawals upon request from
the Operations department , General Manager
or request to issue invoices to customers .
- Report on monthly activities, income and
expenditure balance sheet profit and loss
statemen .
- Subscribe to payble/ receivable debts and
make the debt list for collection.
- Manage the Cash, Fund . All payments must
be signed by the General Manager, especially
the revenues from private customers/ other
sources can be obtained before a report later .
- Advise the General Manager in spending
problem, buy and sell transactions related to
finance.
- Understand and report to General Manager
the cash balance/ debt in the accounts where
required .
- Inform Operations Dept about exchange rate
for revenue / expenditure so that the most
profitable at the time of payment .
- Answer mail for matters relating to finance .
=The end=
- Theo dõi sự hiện diện/ vắng mặt của các nhân
viên trong văn phòng. Nhân viên khi đi ra
ngoài công tác/ việc riêng phải báo cho bộ
phận Admin và Trưởng bộ phận của mình.
- Đảm trách công việc gửi thư đi cho bộ phận
Operations và các bộ phận khác của văn
phòng.
-Thực hiện công việc phát hành Invoice, Credit
Note, chuyển tiền, rút tiền khi có yêu cầu từ bộ
phận Operations, General Manager hoặc yêu
cầu cấp phát hóa đơn đỏ cho khách hàng.
- Báo cáo tình hình hoạt động hàng tháng, lập
bảng cân đối thu chi, lời lỗ.
- Theo dõi thu hồi công nợ, lên danh sách các
khoản nợ cần phải đòi.
- Quản lý quỹ tiền mặt. Mọi khoản chi đều phải
được General Manager ký duyệt, riêng các
khoản thu từ khách hàng/ các nguồn khác có
thể thu trước báo cáo sau.
- Tư vấn cho General Manager trong vấn đề
chi tiêu, mua bán và các giao dịch liên quan
đến tài chính.
- Nắm và báo cáo cho General Manager lượng
tiền mặt, số dư/ nợ trong tài khoản khi được
yêu cầu.
- Thông báo cho Operation về tỷ giá để thu/ chi
sao cho có lợi nhất tại thời điểm thanh toán.
- Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến tài
chính.
=Hết=

FORWARDER-Working Instructions for departments (eng-vnm) (s)

More Related Content

What's hot

Similar to FORWARDER-Working Instructions for departments (eng-vnm) (s)

More from Danny Diep To

Recently uploaded

FORWARDER-Working Instructions for departments (eng-vnm) (s)