Digital 2B - Linux Day 2008

2. Outline
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

3. Chi sono
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

4. Chi sono
● 27 Luglio 2005 – Laurea
● 18 Aprile 2006
Salve,
siamo Salvatore Baglieri e Davide Bonomo [...]
Vorremmo partecipare al concorso
per poter, magari, aprire la nostra azienda.

5. Chi sono
● Nella storia dell'informatica tutto è mutato (cfr.
legge di Moore) ad eccezione della necessità di
archiviare correttamente le informazioni.
● Gestire in maniera efficiente le informazioni
significa adottare degli strumenti software
costruiti su misura che permettano, da un
lato, di cancellare i tempi di ricerca e, dall'altro,
di eseguire elaborazioni sui documenti stessi
per ottimizzare il lavoro.

6. Chi sono
● Gestione elettronica dei documenti
– rivoluzione in evoluzione;
– cambiamento irreversibile che vede coinvolti
● i processi aziendali,
● le relazioni industriali tecniche ed economiche
● La Digital 2B si occupa di archiviazione,
digitalizzazione e gestione dei documenti.
● Con l'archiviazione elettronica dei documenti
siamo in grado di conservare fino a 25.000
fogli in un DVD.

7. Archiviazione
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati open-source
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

8. Archiviazione
● Organizzazione della memoria, di un singolo
individuo, di un organismo, di una struttura, di
un Ente, di uno Stato, di un popolo
● Uno dei valori fondamentali dell'archiviazione è
quello di conservare ed organizzare documenti.
– Conservazione documenti;
– Reperimento documenti;
– Consultazione documenti;
– Organizzazione documenti.

9. Archivio
● Complesso organizzato di documenti
● Criterio di archiviazione
– Uno (gestione cartacea)
– Infiniti (gestione elettronica)
● Limiti del criterio di archiviazione

10. Metadati
● Meta (dal greco) = oltre
● Datum (dal latino) = informazione
● L'informazione che descrive un insieme di dati

11. Metadati: Funzione
● Ricerca
– individuare l'esistenza di un documento
● Localizzazione
– rintracciare una particolare occorrenza del
documento;
● Selezione
– Analizzare, valutare e filtrare una serie di
documenti;

12. Metadati: Funzione
● Interoperabilità semantica
– permettere la ricerca in ambiti disciplinari
diversi grazie a una serie di equivalenze fra
descrittori;
● Gestione risorse
– gestire le raccolte di documenti grazie
all’intermediazione di banche dati e cataloghi;
● Disponibilità
– ottenere informazioni sull’effettiva disponibilità
del documento.

13. Metadati: Esempio
● Fattura
– Ragione sociale [1]
– Indirizzo [1]
– Articoli [1...n]
– Sconti [1...n]
– Percentuali I.V.A. [1...n]
– Spese di Trasporto [0...1]
– Modalità di pagamento [1...n]

14. Metadati: Esempio

15. Digitalizzazione
● Scanner
● Spool di stampa (stampante virtuale)

16. E i metadati?
● L'acquisizione automatica dei metadati di un
documento digitale dipende dal formato con cui
questo si presenta.
● La scelta del formato di un file è cruciale perché
un eventuale transizione potrebbe richiedere
parecchio spreco di tempo e denaro.

17. Formati proprietari
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

18. Formato
● Ciò che permette a un'applicazione
d'interpretare i dati bruti contenuti in un file.
● Un formato, in altre parole, è la modalità di
rappresentazione di questi dati.
● Molto spesso, i formati di file sono indicati
tramite la loro estensione del nome del file: le
tre suffisso lettera con la quale il nome del file
finisce.
● Esempi: HTM, JPG, PNG, GIF, TIF, BMP, TXT,
RTF, DOC....

19. Formati proprietari
● Qualsiasi software le cui specifiche tecniche
non siano di pubblico dominio o comunque
non disponibili gratuitamente.
● Protetti dalle leggi sul copyright e sulla
proprietà intellettuale in modo da rendere
economicamente vantaggioso, per il loro
sviluppatore, commercializzare le proprie
creazioni.

20. .doc
● Nasce nel 1990
● Word for DOS
● Word for Windows 1 e 2; Word 4 e 5 per Mac
● Word 6 e Word 95; Word 6 per Mac
● Word 97, 2000, 2002, 2003 e 2007; Word 98,
2001, X, e 2004 per Mac
● Muore nel 2003
– Sostituito dal formato .docx

21. .xls
● Microsoft Excel (pacchetto MS Office)
● Foglio di calcolo
● Il 22 settembre 2007 si è scoperto che Excel
mostrava in modo errato i risultati di alcune
operazioni.
http://blogs.msdn.com/excel/archive/2007/09/25/calculation-issue-update.aspx

22. .ppt
● Microsoft PowerPoint (pacchetto MS Office)
● Microsoft Corporation ha comprato la
Forethought Inc e il relativo software
Powerpoint per 14 milioni di dollari il 31 luglio
1987.
● Nel 1990 la prima versione per Windows venne
pubblicata per Windows 3.0; sin da quella data
PowerPoint verrà sempre incluso nella suite
Microsoft Office (eccetto per la versione base).

23. .ppt
● Le presentazioni create con PowerPoint in
formato .ppt non sono avviabili
automaticamente cliccando semplicemente
sull'icona del file (cfr. il formato .pps)
● Le presentazioni vengono visualizzate
differentemente a seconda della versione di
PowerPoint con cui sono aperte.

24. Formati aperti
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

25. Formati aperti
● Un formato di file è aperto se il modo di
presentazione dei suoi dati è trasparente e / o
la sua specifica è pubblicamente disponibile.
● Formati aperti sono normalmente standard
fissati da autorità pubbliche o da istituzioni
internazionali il cui scopo è quello di stabilire
norme per l'interoperabilità del software.

26. Formati aperti
● OpenDocument
– formato aperto per file di documento per il
salvataggio e lo scambio di documenti per la
produttività di ufficio come documenti di testo
(come memo, rapporti e libri), foglio di
calcolo, diagrammi, e presentazioni
– Ministero della Difesa di Singapore
– Ministero delle Finanze francese ed il suo
Ministero dell'Economia, Finanza e Industria
– Ministero della Salute brasiliano

27. Formati aperti
● OpenDocument
– Città di Monaco in Germania,
– Consiglio Municipale di Bristol (UK)
– Città di Vienna in Austria
– Raccomandato dall'UE

28. Formati aperti

29. NO ai formati proprietari
● Correre il rischio che il destinatario potrebbe
non essere in grado di accedere ai dati
– Un formato proprietario richiede l'uso di un
software specifico imprescindibili per aver
accesso al contenuto dei file.
● Correre il rischio di trasmissione di informazioni
riservate
– Un formato proprietario codifica le
informazioni che non è visibile al pubblico.

30. NO ai formati proprietari
● Contribuire alla diffusione di virus
– Sfruttano la vulnerabilità delle applicazioni
specifiche o violazioni della sicurezza di
specifici sistemi operativi per eseguire codice
dannoso.
● Rinforzare i monopoli di fatto nel campo della
comunicazione elettronica
– "Utilizzare il software X o non sarà in grado di
leggere questo file".

31. SI ai formati aperti
● La concessione di accessibilità e di perennità
dei dati: sia lei e gli utenti dei vostri dati saranno
sempre in grado di leggere e di accedervi.
● Concessione di una completa trasparenza per il
contenuto dei file.
● Limitare la propagazione di virus: adozione di
formati aperti aiuta a ridurre drasticamente il
rischio di contaminazione.
● Promuovere la diversità e l'interoperabilità nel
settore della comunicazione elettronica.

32. Gestione documentale
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

33. Gestione documentale
● Scansione documento (o da spool)
● Acquisizione automatica metadati
● Inserimento in archivio
● Consente
● Operazioni massive sui documenti
● Ricerca per diversi ordini di archiviazione
● ACL (Access Control List)
● Workflow automatico

34. Going paperless
Firma digitale
Algoritmi
Prot. informatico
Gestione documentale
Applicazioni per aziende
Going paperless
Open-Source

35. Going paperless
● Cambiamento dei processi
● Firma digitale: tecnologia della crittografia a chiavi
asimmetriche

36. Going paperless
Processo matematico che permette di
criptare una rappresentazione univoca del
file, detta impronta, in modo da poter
verificare l'autenticità e l'integrità di un
documento garantendo la connessione
univoca al firmatario

37. Going paperless
Firma autografa Firma digitale
Mediante algoritmo di
Creazione Manuale
creazione
Come allegato: il
Sul documento: la
documento firmato è
firma è parte
Apposizione costituito dalla coppia
integrante del
(documento, firma)
documento
Confronto con una Mediante algoritmo di
Verifica firma Autenticata: verifica pubblicamente
metodo insicuro noto: metodo sicuro
Documento
Distinguibile Indistinguibile
copia
Validità
Illimitata Illimitata
temporale
Automazione
Non possibile Possibile
dei processi

38. Going paperless
Algoritmo a chiavi asimmetriche che
permette di criptare l’impronta con una
chiave privata. (cfr. Linux Day 2007)
Operazione computazionalmente semplice,
ma l’operazione inversa, ricavare la chiave
privata, è impossibile a meno di non
aspettare 10 MILIARDI di anni (utilizzando
una rete di 1 MILIONE di workstations!).

39. Conclusioni
Chi sono
Archiviazione
Formati proprietari
Formati opensource
Gestione documentale
Going paperless
Conclusioni

40. Conclusioni
● Open Source
– garantisce l'utilizzo gratuito del software
– sposta i costi solo ed unicamente al progetto
– nessun costo di licenza
● “i processi documentali valgono il 2% del Pil e
che sono ancora troppi i fogli di carta che si
stampano ogni anno negli uffici (110 miliardi), di
cui la metà viene cestinata nel giro di trenta
minuti” (Pierluigi Ridolfi)

41. Conclusioni
● Richiesta certificato al comune?
– Fila
– Consegna pratica
– Ufficio protocollo
– … 10 giorni …
– Fila
– Richiesta pratica

42. Conclusioni
● Richiesta certificato al comune?
– Invio email a richiestacertificati@comune.it
– Ricezione email con certificato

43. FAQ
● E se si rompe l'hard disk?
– MTBF di un disco SAS
● Più di 1,5 milioni di ore (171 anni)
● 146 GB = fino ad 700.000 docs
– RAID
● OpenOffice è troppo difficile da utilizzare, è
troppo diverso da Word....

44. Microsoft Word

45. OpenOffice Writer

46. Microsoft Excel

47. OpenOffice Calc

48. Microsoft PowerPoint

49. OpenOffice Impress

50. Grazie
● Per info:
– info@digital2b.com
– www.digital2b.com