Il documento fornisce una panoramica su Alfresco, una piattaforma di gestione dei contenuti che offre soluzioni ECM a costi inferiori rispetto ai sistemi tradizionali. Alfresco si distingue per la sua facilità d'uso, supporto per standard aperti e un'ampia adozione da parte di numerosi clienti. Inoltre, il testo evidenzia le funzionalità chiave di Alfresco come gestione dei documenti, controllo delle versioni e archiviazione, insieme alle opportunità di prova della piattaforma.

1. Alfresco, in un ora
Ottobre 2010

2. Agenda
Il contesto: cenni al mondo ECM
Servizi di Content Management
Applicativi Client
Integrazioni
Confronto tra Edizioni
Come proseguire da qui?

3. ECM Tradizionale
Alti costi Complessità Adozione Limita
3

4. Sfide dal mercato ECM
● Cloud Computing, Mobile,
Banda Larga e Internet
● Cambiamenti demografici
● Nuovo standard
● Adozione Open Source
nelle aziende
● Spinta verso la Riduzione
dei Costi
● La crisi finanziaria 
4

5. Alfresco è...
Costi piùCost
Lower Bassi Più Semplice
Easier to Use Adopted Faster
Adottabile
Rapidamente
5

6. I Numeri di un Successo
● Più di 1200 Clienti
● Più di 150,000 utenti
della comunità open
● Superati i 2 milioni di
download
● Stimati 74000 Siti Global Support
● Oltre 1,000,000 di utenti
attivi
6

7. Evitare i Costi Nascosti
● Open Standard
o Piattaforma Java EE
o Standard pubblici come
CMIS, JSR-168, Web
Services e REST.
o CMIS 1.0 ready!
o Gira su molti hardware
sistemi operativi e
database diversi
o Nasce con l’idea di
evitare il “vendor lock-in”
7

8. Casi di successo - 1

9. Casi di successo - 2

10. Piattaforma ECM Completa
Document Web Content
Management Management
Collaboration Email
Archive
Electronic Records Image
Management Management
Digital Asset
Workflow Management

11. Due Aspetti
eMail
Web Browser Kofax
FTP
Network Drive MS Office
Accesso Client WebDAV
Google Docs IBM Lotus
Security
Rules / Actions
Version
Metadata
Servizi “Content” Search
Lifecycle
Workflow Renditions
11

12. Proprietà e Contenuti di un
Documento
● Gestire ogni contenuto
(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …)
● Metadati – informazioni sul
contenuto Proprietà
o Nome, Titolo, Creatore,
Quando Creato, Dove, …
Documento
● Si può Estendere
o Codice cliente, numero fattura,
protocollo, …
● Supporto per tipi custom
● Supporto agli Aspetti
12

13. Alfresco: Modello Dati Flessibile
Tipo = Report Tipo = Contratto Tipo = Email Tipo = Caso
Attributi del Tipo... Attributi del Tipo... Attributi del Tipo... Attributi del Tipo...
Oggetto Data inizio Oggetto Formato
Data Report Valore Mittente
Area di Business Destinatario
Aspect = Cliente
Attributi dell’Aspect...
Nome Cliente
Numero Cliente
Contatti
Stato
13

14. Controllo delle Versioni
● Non si traccia il nome!
o Alfresco –v1.ppt
o Alfresco – v1.2.ppt
o 2010-05 Alfresco.ppt Proprietà
● Si collegano le versioni
● Ripristino delle versioni Versioni Documento
precedenti
● Tracciabilità totale (chi
ha fatto cosa e quando)
14

15. Controllo degli Accessi
● Blocco del file editato
o Stop alla sovrapposizione
● Ruoli degli Utenti Blocco Proprietà
● Sicurezza
o Controllo chi accede Versione Documento Ruoli
o Controllo che ruolo ha
Sicurezza
15

16. Ruoli
16

17. Controllo degli Accessi
Patti Jennifer
Risley Watmore
VP of HR CEO
17

18. Archiviazione dei Contenuti
● Conservazione del
contenuto in uno
‘Spazio’
Blocco Cartella Proprietà
● Navigabile via:
o Cartelle
Versione Documento Ruoli
o Tag
o Categorie
o Filtri (es. ‘favoriti’) Sicurezza
18

19. Trasformazioni e Commenti
● Creare file correlati
● Trasformare in formati
differenti Blocco Cartella Proprietà
o es. HTML, PDF, JPG
● Consenti agli utenti di
Versione Documento Ruoli
commentare i contenuti
● Commenti gestititi come
oggetti separati Sicurezza Renditions Commenti
19

20. Altri Servizi
20

21. Regole e Azioni
● Le Regole sono
Regole
applicate ad uno Azioni
‘Spazio’
● Rendono uno spazio
“intelligente” (smart)
● Sono innescate da
eventi
o Inbound – Contenuto arriva in
uno spazio
o Outbound – Contenuto lascia uno
spazio (spostato, eliminato)
o Update – contenuto modificato
21

22. Regole e Azioni
● Le Regole sono filtrate
Esempio:
in base a:
o Tutti gli elementi Bozze
o Specifico tipo MIME
o Tipo del Contento Approvati
o Categoria
● Possibile avere eventi Pubblicati
multipli
● Possibile definire un
ordinamento tra eventi
22

23. Workflow
● I documenti hanno un
Regole
ciclo di vita (DLC) Azioni
o Sono creati
o Sono revisionati
o Sono approvati Workflow
o Sono pubblicati
o ...e sono ancora
revisionati, quindi tutto
ricomincia dall’inizio
23

24. Workflow e Business Process
Management (BPM)
● Basato su Jboss jBPM Crea
incorporato Scrive
● Capacità BPM
Complete Revisiona
Commenta
o Diramazioni, fusioni e
condizioni logiche
Pubblica
o Scripting
Legge
● Gestione Ciclo di Vita
o Ruoli, Revisori, Sicurezza,
Cartelle, Commenti, Workflow,
Stati, Audit
24

25. Ricerca
● Cercare con la sintassi e
Regole
gli operatori di Google Azioni
● Esempi:
o Tipo– type:document
o Proprietà– modified:today
Workflow Ricerca
o Data– created:“2009-01-01”
o Testo– text:“alfresco faq”
● Posso combinare i criteri:
o AND, OR, NOT
25

26. Esempio – name: plan

27. Esempio– modifier: phampton
Trova qualsiasi
oggetto: Blog post,
Documenti, Cartelle,
Forum post, pagine
Wiki, etc.

28. Esempio– name: plan AND
modifier: phampton

29. Storage Policies
● Ovvero “Information
Regole
Lifecycle Azioni
Management” (ILM)
● Conservazione dinamica
basata su regole
Workflow Ricerca
business
● Definisce regole
business
Storage
● Riduzione costi senza Policies
impatti sulle prestazioni
29

30. Storage Policies
● Esempi
SSD
o Per tipo: grossi file video su dischi Policy
veloci e costosi. Documenti Office
Rules $$$
su dischi più lenti ed economici
o Per dipartimento, per età, per tipo
d’utilizzo, ecc…
FC
Policy
Rules Drives
● Applicare specifico Aspect ai $$
contenuti per marcarli
● Utilizza Regole e Azioni per SATA
guidare il meccanismo Drive
$
SSD = Solid State Drives
FC = Fibre Channel
30

31. Accedere ai Contenuti Da...
Web
Shared Drive Email
SharePoint / Office
SMTP Listener

32. Il più diffuso ECM
● Il disco di rete condiviso!?!
● Perché?
o Facile da usare
o Nessun training
Problemi...
o Bassi costi
● Difficile trovare i file
● Nessun contesto
● Nessun controllo di
versione
● Sicurezza inadeguata
32

33. Disco di Rete Condiviso
● CIFS / FTP / WebDAV
o Root URL: <machine o Tutte le Regole sono attive
name>AAlfresco o I permessi verificati
o Esattamente come un disco o Gestione versioni del
condiviso contenuto (se attivo)
o Si monta come disco
o Trascinamento file dentro
Alfresco
o Editare i contenuti con altri
programmi
o I folder condivisi possono
essere ‘spazi smart’
33

34. Gestione Documenti
34

35. Dettagli Documento
35

36. Project / Team Collaboration
● Cruscotto (dashboard)
personalizzabile
● Ciascun progetto include:
o Document Library
o Calendario
o WIKI
o Blog
o Forum di discussione
o Link a URL esterne
o Data lists
● Ablitato IMAP
36

37. Gestione dei Record
● Prima soluzione RM…
o Open source certificata DoD
o Compatibile CMIS 1.0
● Progettata per essere facile
o Regole di auto-completamento dei
metadati
● Compilare record da…
o Web (dal sito RM o altri Share)
Supporto
base
per
soluzioni
o Email – Supporto IMAP
di
Conservazione
Sos3tu3va
o CIFS – Disco Rete Condiviso

38. Records Management
38

39. La Piattaforma Web
Web Application
CMIS, REST
Alfresco Web Delivery
Runtime Repository
Deployment
Alfresco Web Alfresco Web Alfresco Web
Producer Editor Preview
Alfresco Editorial
Repository
Work Packages, Renditions

40. Alfresco Web Editor
Alfresco Web Editor Framework
Editazione
Editare dalla sul posto
lista

41. Modificare i Contenuti

42. Integrazione IMAP
● Server IMAP virtualizzato
● Naviga e accedi ai contenuti
o Aprire Alfresco dal client email
o Navigare spazi e siti Share come
fossero cartelle virtuali
o Vedere I metadati, Link ai contenuti
● “Drag & Drop” per archiviare mail
● Gestione allegati configurabile
● Funziona con tutti i normali client
IMAP, nessun plug-in necessario
42

43. Completa Gestione Contenuti
Document Collaboration Web Content Records Email
Management Management Management Archive
1 Repository
costruito su 1
moderna tecnologia
43

44. “Content Services” per...
Any CMIS Client
MS Office
Shared Drive
WEB SharePoint
SAP
Email
IBM Lotus WebDAV
Drupal Google Docs
Joomla FTP
Kofax
44

45. Confrontiamo le Edizioni
Alfresco Enterprise Alfresco Community
● Completo Controllo ● Controllo automatico su
Qualità manuale / aut. un solo stack software
o Supporto per piattaforme o Supporto limitato solo a
commerciali sistemi free
● Clustering applicativo
● Monitoraggio JMX
● Gestione sotto-sistemi
● Necessario riavviare il
● Storage Policies server
45

46. Confrontiamo I Servizi
Abbonamento Enterprise Community
● Supporto tecnico 24x7 ● Sperimentale e senza alcun
o SLA concordate supporto
o Portale di supporto
o Nessuna SLA
● Manutenzione Correttiva
o Comunità / Wiki
o Upgrade, Updates, Hot Fixes
and Back porting ● Nessuna Manutenzione
o Arrangiarsi da soli!
● Manutenzione Evolutiva
● Installare nuove versioni
● Consulenza specializzata
● Nessuna garanzia tecnica o
● Scudo legale
legale
46

47. Come proseguire?
● Provando Alfresco direttamente...
● “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”)
o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
● Scaricare la trial a 30 giorni
o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
● YouTube
o http://www.youtube.com/alfresco101
47

48. Molti libri su Amazon

49. Riassumendo
● Alfresco è open standard, ad una frazione del costo
delle soluzioni tradizionali
● Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM
completa ed autonoma, altamente integrabile
● Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei
contenuti
● Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui
servizi sono utilizzabili da qualunque client
● Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli!
49

50. Domande?
● Forum di discussione Italiano
http://forums.alfresco.com/it/
● Per ulteriori informazioni scrivetemi:
maurizio.turatti@alfresco.com
Grazie!

51. 51