Alfresco in un ora 2010

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Che cosa è Alfresco Document Management? A cosa serve? Come lo integro nei miei processi aziendali? Lo scopo del webinar è presentare le più importanti caratteristiche ma anche alcune delle nuove funzionalità di Alfresco, in un ottica pratica di utilizzo all’interno di una realtà aziendale pubblica o privata.

Il webinar è diretto verso coloro i quali desiderano approfondire rapidamente e capire di cosa si tratta senza perderci troppo tempo. Una panoramica condensata ma completa di Alfresco Document Management, Web Content Management, e la collaborazione con Alfresco Share. In un'ora.

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Alfresco in un ora 2010

  1. 1. Alfresco, in un ora Ottobre 2010
  2. 2. Agenda Il contesto: cenni al mondo ECM Servizi di Content Management Applicativi Client Integrazioni Confronto tra Edizioni Come proseguire da qui?
  3. 3. ECM Tradizionale 3 Alti costi Adozione LimitaComplessità
  4. 4. Sfide dal mercato ECM ●  Cloud Computing, Mobile, Banda Larga e Internet ●  Cambiamenti demografici ●  Nuovo standard ●  Adozione Open Source nelle aziende ●  Spinta verso la Riduzione dei Costi ●  La crisi finanziaria  4
  5. 5. Alfresco è... 5 Lower Cost Easier to Use Adopted FasterCosti più Bassi Più Semplice Adottabile Rapidamente
  6. 6. I Numeri di un Successo ●  Più di 1200 Clienti ●  Più di 150,000 utenti della comunità open ●  Superati i 2 milioni di download ●  Stimati 74000 Siti ●  Oltre 1,000,000 di utenti attivi 6 Global Support
  7. 7. Evitare i Costi Nascosti ●  Open Standard o  Piattaforma Java EE o  Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST. o  CMIS 1.0 ready! o  Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi o  Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in” 7
  8. 8. Casi di successo - 1
  9. 9. Casi di successo - 2
  10. 10. Document Management Collaboration Electronic Records Management Workflow Web Content Management Email Archive Image Management Digital Asset Management Piattaforma ECM Completa
  11. 11. Due Aspetti 11 Servizi “Content” Accesso Client Version Security Search Metadata Lifecycle Workflow Renditions Web Browser Network Drive FTP WebDAV MS Office Kofax Rules / Actions IBM LotusGoogle Docs eMail
  12. 12. Proprietà e Contenuti di un Documento ●  Gestire ogni contenuto (.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …) ●  Metadati – informazioni sul contenuto o  Nome, Titolo, Creatore, Quando Creato, Dove, … ●  Si può Estendere o  Codice cliente, numero fattura, protocollo, … ●  Supporto per tipi custom ●  Supporto agli Aspetti 12 Documento Proprietà
  13. 13. Alfresco: Modello Dati Flessibile 13 Tipo = Report Attributi del Tipo... Oggetto Data Report Area di Business Tipo = Contratto Attributi del Tipo... Data inizio Valore Tipo = Email Attributi del Tipo... Oggetto Mittente Destinatario Tipo = Caso Attributi del Tipo... Formato Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect... Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato
  14. 14. Proprietà Controllo delle Versioni ●  Non si traccia il nome! o  Alfresco –v1.ppt o  Alfresco – v1.2.ppt o  2010-05 Alfresco.ppt ●  Si collegano le versioni ●  Ripristino delle versioni precedenti ●  Tracciabilità totale (chi ha fatto cosa e quando) 14 DocumentoVersioni
  15. 15. Controllo degli Accessi ●  Blocco del file editato o  Stop alla sovrapposizione ●  Ruoli degli Utenti ●  Sicurezza o  Controllo chi accede o  Controllo che ruolo ha 15 DocumentoVersione Sicurezza Blocco Proprietà Ruoli
  16. 16. Ruoli 16
  17. 17. Controllo degli Accessi 17 Patti Risley VP of HR Jennifer Watmore CEO
  18. 18. Archiviazione dei Contenuti ●  Conservazione del contenuto in uno ‘Spazio’ ●  Navigabile via: o  Cartelle o  Tag o  Categorie o  Filtri (es. ‘favoriti’) 18 Documento Cartella Versione Sicurezza Blocco Proprietà Ruoli
  19. 19. Trasformazioni e Commenti ●  Creare file correlati ●  Trasformare in formati differenti o  es. HTML, PDF, JPG ●  Consenti agli utenti di commentare i contenuti ●  Commenti gestititi come oggetti separati 19 Commenti Documento Renditions Cartella Versione Sicurezza Blocco Proprietà Ruoli
  20. 20. Altri Servizi 20
  21. 21. Regole e Azioni ●  Le Regole sono applicate ad uno ‘Spazio’ ●  Rendono uno spazio “intelligente” (smart) ●  Sono innescate da eventi o  Inbound – Contenuto arriva in uno spazio o  Outbound – Contenuto lascia uno spazio (spostato, eliminato) o  Update – contenuto modificato 21 Regole Azioni
  22. 22. Regole e Azioni ●  Le Regole sono filtrate in base a: o  Tutti gli elementi o  Specifico tipo MIME o  Tipo del Contento o  Categoria ●  Possibile avere eventi multipli ●  Possibile definire un ordinamento tra eventi 22 Bozze Approvati Pubblicati Esempio:
  23. 23. Workflow ●  I documenti hanno un ciclo di vita (DLC) o  Sono creati o  Sono revisionati o  Sono approvati o  Sono pubblicati o  ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio 23 Regole Azioni Workflow
  24. 24. Workflow e Business Process Management (BPM) ●  Basato su Jboss jBPM incorporato ●  Capacità BPM Complete o  Diramazioni, fusioni e condizioni logiche o  Scripting ●  Gestione Ciclo di Vita o  Ruoli, Revisori, Sicurezza, Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit 24 Crea Scrive Revisiona Commenta Pubblica Legge
  25. 25. Ricerca ●  Cercare con la sintassi e gli operatori di Google ●  Esempi: o  Tipo– type:document o  Proprietà– modified:today o  Data– created:“2009-01-01” o  Testo– text:“alfresco faq” ●  Posso combinare i criteri: o  AND, OR, NOT 25 Regole Azioni Workflow Ricerca
  26. 26. Esempio – name: plan
  27. 27. Esempio– modifier: phampton Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.
  28. 28. Esempio– name: plan AND modifier: phampton
  29. 29. Storage Policies ●  Ovvero “Information Lifecycle Management” (ILM) ●  Conservazione dinamica basata su regole business ●  Definisce regole business ●  Riduzione costi senza impatti sulle prestazioni 29 Regole Azioni Workflow Ricerca Storage Policies
  30. 30. Storage Policies ●  Esempi o  Per tipo: grossi file video su dischi veloci e costosi. Documenti Office su dischi più lenti ed economici o  Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc… ●  Applicare specifico Aspect ai contenuti per marcarli ●  Utilizza Regole e Azioni per guidare il meccanismo 30 SSD $$$ FC Drives $$ SATA Drive $ SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel Policy Rules Policy Rules
  31. 31. SMTP Listener Shared Drive Web Email SharePoint / Office Accedere ai Contenuti Da...
  32. 32. Il più diffuso ECM ●  Il disco di rete condiviso!?! ●  Perché? o  Facile da usare o  Nessun training o  Bassi costi 32 ●  Difficile trovare i file ●  Nessun contesto ●  Nessun controllo di versione ●  Sicurezza inadeguata Problemi...
  33. 33. Disco di Rete Condiviso ●  CIFS / FTP / WebDAV o  Root URL: <machine name>AAlfresco o  Esattamente come un disco condiviso o  Si monta come disco o  Trascinamento file dentro Alfresco o  Editare i contenuti con altri programmi o  I folder condivisi possono essere ‘spazi smart’ o  Tutte le Regole sono attive o  I permessi verificati o  Gestione versioni del contenuto (se attivo) 33
  34. 34. Gestione Documenti 34
  35. 35. Dettagli Documento 35
  36. 36. Project / Team Collaboration ●  Cruscotto (dashboard) personalizzabile ●  Ciascun progetto include: o  Document Library o  Calendario o  WIKI o  Blog o  Forum di discussione o  Link a URL esterne o  Data lists ●  Ablitato IMAP 36
  37. 37. Gestione dei Record ●  Prima soluzione RM… o  Open source certificata DoD o  Compatibile CMIS 1.0 ●  Progettata per essere facile o  Regole di auto-completamento dei metadati ●  Compilare record da… o  Web (dal sito RM o altri Share) o  Email – Supporto IMAP o  CIFS – Disco Rete Condiviso Supporto  base  per  soluzioni   di  Conservazione  Sos3tu3va  
  38. 38. Records Management 38
  39. 39. La Piattaforma Web Alfresco Web Producer Alfresco Web Editor Alfresco Web Preview Alfresco Editorial Repository Deployment Work Packages, Renditions Alfresco Web Delivery Runtime Repository CMIS, REST Web Application
  40. 40. Alfresco Web Editor Editazione sul posto Alfresco Web Editor Framework Editare dalla lista
  41. 41. Modificare i Contenuti
  42. 42. Integrazione IMAP ●  Server IMAP virtualizzato ●  Naviga e accedi ai contenuti o  Aprire Alfresco dal client email o  Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali o  Vedere I metadati, Link ai contenuti ●  “Drag & Drop” per archiviare mail ●  Gestione allegati configurabile ●  Funziona con tutti i normali client IMAP, nessun plug-in necessario 42
  43. 43. Completa Gestione Contenuti 43 Document Management 1 Repository costruito su 1 moderna tecnologia Records Management Collaboration Web Content Management Email Archive
  44. 44. “Content Services” per... 44 Shared Drive WEB SAP MS Office SharePoint Email Google Docs IBM Lotus Drupal Kofax Any CMIS Client FTP WebDAV Joomla
  45. 45. ●  Controllo automatico su un solo stack software o  Supporto limitato solo a sistemi free ●  Necessario riavviare il server Alfresco Community Confrontiamo le Edizioni ●  Completo Controllo Qualità manuale / aut. o  Supporto per piattaforme commerciali ●  Clustering applicativo ●  Monitoraggio JMX ●  Gestione sotto-sistemi ●  Storage Policies Alfresco Enterprise 45
  46. 46. ●  Sperimentale e senza alcun supporto o  Nessuna SLA o  Comunità / Wiki ●  Nessuna Manutenzione o  Arrangiarsi da soli! ●  Installare nuove versioni ●  Nessuna garanzia tecnica o legale Community Confrontiamo I Servizi 46 ●  Supporto tecnico 24x7 o  SLA concordate o  Portale di supporto ●  Manutenzione Correttiva o  Upgrade, Updates, Hot Fixes and Back porting ●  Manutenzione Evolutiva ●  Consulenza specializzata ●  Scudo legale Abbonamento Enterprise
  47. 47. Come proseguire? ●  Provando Alfresco direttamente... ●  “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o  http://bit.ly/EntTrial o  http://bit.ly/RM-Trial ●  Scaricare la trial a 30 giorni o  http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/ ●  YouTube o  http://www.youtube.com/alfresco101 47
  48. 48. Molti libri su Amazon
  49. 49. Riassumendo ●  Alfresco è open standard, ad una frazione del costo delle soluzioni tradizionali ●  Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM completa ed autonoma, altamente integrabile ●  Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei contenuti ●  Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui servizi sono utilizzabili da qualunque client ●  Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli! 49
  50. 50. Domande? ●  Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/ ●  Per ulteriori informazioni scrivetemi: maurizio.turatti@alfresco.com Grazie!
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