Dokumen tersebut membahas latar belakang pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) penulis di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah. Ia menerapkan sistem informasi kearsipan surat dinamis untuk mempermudah proses pengarsipan surat yang semula dilakukan secara manual."

1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Melihat semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi pada saat ini, Universitas Negeri Semarang sebagai lembaga
akademis yang berorientasi pada ilmu pengetahuan dan pendidikan,
menetapkan kurikulum yang fleksibel dan mampu mengakomodasi
perkembangan yang ada. Salah satunya dengan memberikan mata kuliah
Praktek Kerja Lapangan (PKL) kepada mahasiswa. Dengan kerja praktek
inilah, mahasiswa dituntut untuk dapat mengerti dan memahami pekerjaan
di lapangan. Seluruh mahasiswa tidak hanya dituntut untuk memiliki ilmu
pengetahuan di bidang prodinya semata, namun yang lebih penting adalah
mahasiswa memiliki ketrampilan dan kemampuan untuk menerapkan ilmu
yang telah diajarkan dan dimilikinya. Karena tidak menutup kemungkinan
bahwa teori yang diterimanya dari bangku kuliah berbeda dengan masalah
yang dihadapi di lapangan nantinya.
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi tempat
pelaksanaan kerja praktek menyediakan wadah untuk menerapkan ilmu
yang didapat saat kuliah pada dunia kerja, salah satunya pada bagian Umum
dan Kepegawaian yang mengurusi segala hal mengenai kepegawaian,arsip
dinas dan persuratan. Dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat
keluar pada Subbagian umum dan kepegawaian, disini dalam pemrosesan
surat masuk dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi
1

2. masih secara manual, yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini
mengakibatkan surat, baik yang masuk maupun yang keluar terkesan
bersifat tidak dinamis dan sering terlambat di proses.
Komputerisasi di Indonesia pada saat ini maju pesat seiring dengan
berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi serta telah banyak kita
temukan didalam dunia pendidikan, bisnis, maupun pemasaran. Di instansi
pemerintah pun banyak menggunakan sistem komputerisasi dalam pengolahan
data untuk menghasilkan informasi yang akurat dan cepat. Komputerisasi
merupakan penerapan dari teknologi komputer yang didukung oleh
kecanggihan software dan hardware serta sistem operasional yang handal.
Begitu pentingnya peran pengarsipan dalam menangani surat masuk
dan surat keluar tersebut dan makin berkembangnya teknologi komputer,
maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama
dengan sistem pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam
pemrosesannya yaitu dengan menggunakan sistem komputer, yang
diharapkan dapat lebih mempermudah dalam pengolahan data dan
mendapatkan informasi yang cepat sehingga kerja lebih efisien.
Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis mencoba untuk
menerapkan sistem pengarsipan dengan bantuan aplikasi Visual Basic 6
dan MySQL dan membuat laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang
berjudul “Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah menggunakan Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query
Browser”.
2

3. 1.2 Tempat dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Kerja praktek dilaksanakan pada tanggal 25 Juli – 09 September 2013
bertempat di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah Jl. Pemuda No.132
Semarang, Jawa Tengah.
Tujuan dilaksanakannya Kerja Praktek ini adalah :
a. Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai
masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori
yang diperoleh di bangku kuliah.
b. Meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu
perusahaan.
1.3 Perumusan dan Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah terdeskripsikan, penulis
terinspirasi untuk menerapkan teknologi komputasi ke dalam kegiatan kerja
praktek di lapangan, dalam proses perekapan surat masuk dan surat keluar
masih dalam bentuk pembukuan.
Sehingga ruang lingkup dari laporan kerja praktek ini yaitu:
1. Bagaimana pembuatan aplikasi dan peran Sistem Informasi Kearsipan
Surat Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah menggunakan
Visual Basiv 6.0 dan MySQL Query Browser ?
3

4. 1.4 Metodologi
Metode yang dipakai dalam pembahasan laporan kerja praktek ini
adalah :
1. Perancangan Sistem
Menentukan sistem yang akan digunakan.
2. Instalasi Software pada Komputer
Dari hasil perancangan dilakukan realisasi yaitu instalasi pada komputer
dengan Software Microsoft Visual Basic 6 yang digunakan untuk mendesain
program,
MySQL
Query
Browser
sebagai
software
penyimpanan
databasenya dan VB MySQL Direct sebagai aplikasi penghubung kedua
software tersebut.
3. Pengujian Program
Pengujian program, untuk penanganan jika terhadap debugging pada syntax
program.
4. Analisa dan Kesimpulan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui gambaran isi laporan praktik kerja lapangan ini,
maka penulis membuat sistematika laporan praktik kerja lapangan. Secara
garis besar sistematika penulisan laporan ini dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
1.
Bagian awal yang terdiri dari halaman judul, halaman pengesahan, kata
pengantar, dan daftar isi.
4

5. 2.
Bagian Utama Laporan PKL
BAB I
: PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang, tempat
dan tujuan praktek kerja lapangan, perumusan dan
batasan masalah, metodelogi dan sistematika
penulisan.
BAB II
: ISI
Pada bab ini dijelaskan tentang sejarah organisasi
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, Teori
Penunjang yang meliputi: Program, Data, Sistem
Basis Data, SQL, Kearsipan, Fungsi Surat,
Pengurusan Surat Masuk, Proses Surat Masuk dan
Proses Surat Keluar, kemudian dijelaskan juga
Proses Penginstalan Software, Desain aplikasi.
BAB III
: PENUTUP
Pada bab ini akan disajikan simpulan dan saran.
3.
Bagian akhir yang terdiri dari daftar pustaka dan daftar lampiran
5

6. BAB II
ISI
2.1. KANTOR DINAS PENDIDIKAN JAWA TENGAH
2.1.1 Sejarah Organisasi Dinas Pendidikan Jawa Tengah
Selama beberapa waktu Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah telah mengalami beberapa perubahan baik dalam susunan
organisasi maupun lokasi kantor. Sebelum tahun 1982 hanya ada satu
instansi pemerintah di tingkat provinsi yang mengurus sistem
pendidikan di Jawa Tengah, yaitu Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan Jawa Tengah yang berkantor di Jl. Ki Mangunsarkoro,
Semarang Selatan. Kemudian terdapat satu instansi lagi yang juga
mengurus pendidikan di Jawa Tengah yaitu Kantor Wilayah
Pendidikan dan Kebudayaan (Kanwil P dan K) Jawa Tengah yang
berkantor di Jl.Pemuda 134 Semarang. Pada tahun 2001 terdapat
kebijakan pemerintah yang menggabungkan kedua instansi ini menjadi
1 instansi dengan nama Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa
Tengah. Instansi ini berkantor di Jl. Pemuda 134 Semarang. Karena
terjadi penggabungan dua instansi kantor di Jl. Pemuda 134 ini tidak
mencukupi untuk menampung pegawai yang ada, Dinas P dan K juga
menggunakan kantor eks Departemen Penerangan di Jl. Pemuda 136
Semarang. Pada tahun 2003 juga terdapat perubahan susunan
organisasi dengan terbitnya PP no. 8 tahun 2003 yang merombak dan
menyederhanakan susunan organisasi dinas.
6

7. Setelah berbagai perubahan tersebut pada tahun 2008 terjadi
pemisahan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Jawa Tengah
menjadi Dinas Pendidikan Jawa Tengah dan Dinas Kebudayaan
dan Pariwisata Jawa Tengah. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 136 Semarang sedangkan
Dinas Pendidikan Jawa Tengah berkantor di Jl. Pemuda 134 hingga
sekarang ( Profil Pendidikan Jawa Tengah, 2010: 4 ).
2.1.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan Jawa Tengah
VISI
"Pendidikan Cerdas,Berkualitas Tahun 2013”
MISI
•
Mewujudkan pemerataan memperoleh pendidikan.
•
Meningkatkan mutu pendidikan yang relevan dengan
kebutuhan masyarakat.
•
Meningkatkan pengelolaan pendidikan secara profesional
efektif dan efisien yang berkelanjutan.
2.1.3 Gambaran Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah yang menjadi
tempat pelaksanaan PKL terdiri dari beberapa Bagian dan
Subbagian dimana di Bagian dan Subbagian inilah yang nantinya
menjadi penempatan praktek kerja lapangan sesuai dengan prodi
atau proposal yang diajukan oleh mahasiswa. Salah satu Bagian
7

8. yang menjadi penempatan praktek kerja lapangan penulis adalah di
bagian tata usaha Subbagian umum dan kepegawaian.
Subbagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab
atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip gaji dan surat
perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di dinas
pendidikan mulai dari proses surat masuk maupun proses surat
keluar. Di Subbagian Umum dan Kepegawaian penulis belajar
bagaimana urut-urutan atau proses pembuatan dan pengelolaan
arsip-arsip di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah, namun
dalam prosesnya masih menggunakan cara penulisan manual
contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat keluar. Pada
proses surat masuk dan surat keluar identitas surat mulai dari asal
surat, nomor surat, dan isi surat ditulis manual pada kertas form
surat masuk atau surat keluar kemudian di rekap kedalam buku.
Jadi apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus
mencari
secara
manual
di
buku
rekapan
yang
pastinya
membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga dengan adanya
Sistem Informasi Kearsipan Surat Dinamis Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah Menggunakan Visual Basic 6.0 Dan
MySQL akan membuat proses pengarsipan surat masuk maupun
surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu lebih efisien dari segi
waktu dan kinerja pegawai.
8

9. 2.2
TEORI PENUNJANG
2.2.1
Program
Untuk mendukung berbagai aplikasi basis data diperlukan
perangkat lunak berupa program komputer. Aplikasi memerlukan Sistem
Manajemen Database (SMBD) dan sistem operasi. Selain itu banyak
aplikasi memerlukan satu atau lebih program aplikasi. Program aplikasi
dikembangkan oleh pemrogram atau pemakai, sedangkan SMBD dan
sistem operasi disediakan oleh vendor. Program aplikasi dikelompokkan
menjadi dua, yaitu : Program aplikasi yang dibuat dengan menggunakan
bahasa pemrograman baku seperti Pascal, Visual Basic, Visual Dephi,
Visual FoxPro dan lain-lain. Program tersebut mengakses SMBD melalui
pemanggilan sub-routine. Program aplikasi yang berisi program yang
ditulis dengan menggunakan bahasa yang dimiliki oleh produk SMBD,
misalnya
dengan
bahasa
query/update
yang
interaktif.
Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang lebih kompleks digunakan
pengembangan lebih lanjut dari bahasa tersebut (dengan instruksi yang
lebih panjang). SMBD menyediakan fasilitas untuk menyimpan urutan
perintah query/update tersebut. Untuk membuat program aplikasi
diperlukan SDM yang dapat menulis program dengan bahasa
pemrograman yang dipilih ( http://artikel2.com: Maret )
2.2.2
Data
Data untuk aplikasi basis data adalah basis data itu sendiri. Basis
data berisi: data sumber, meta data, kamus data, dan overhead data. Data
sumber adalah fakta yang disimpan didalam basis data, misalnya: nama,
9

10. jenis kelamin, tanggal lahir, dan alamat. Kamus data memperjelas
struktur dari basis data. Meta data adalah data tentang struktur basis data
Aplikasi Basis Data 14 yang disimpan di dalam kamus data. Overhead
data digunakan untuk list, index, dan struktur data yang lain yang
menyajikan relationship dari record. Aplikasi yang berbeda umumnya
melakukan proses yang berbeda, akan tetapi bersama-sama menggunakan
bagian basis data secara overlapping. Struktur dari keseluruhan basis data
disebut dengan schema atau conceptual view. Bagian dari struktur basis
data yang diproses oleh suatu aplikasi disebut dengan sub schema atau
application view. Sub schema disebut juga dengan logical view. Program
aplikasi hanya menaruh perhatian pada data di dalam view yang terkait.
Dengan demikian keuntungannya adalah data dapat dilindungi dari akses
pihak-pihak yang tidak berwenang, dan kerugiannya adalah timbulnya
konflik
diantara
program
atau
pemakai
yang
bersama-sama
menggunakan overlapping schema. Potensi konflik diantara view
application harus diidentifikasi dan dicegah ( eprints.undip.ac.id: 12)
2.2.3
Sistem Basis Data
Menurut Sutanta (2004: 10) Suatu basis data dapat dibuat dan
dipelihara dengan cara manual atau dengan menggunakan komputer.
Suatu basis data yang berbasis komputer dibuat dan dipelihara oleh
sekumpulan program aplikasi yang ditulis secara khusus untuk
menyelesaikan masalah tertentu, atau dengan menggunakan suatu Sistem
Manajemen Basis Data.
10

11. SMBD merupakan suatu perangkat lunak yang terdiri atas
sekumpulan program untuk mengelola dan memelihara data di dalam
suatu
struktur
yang
digunakan
oleh
banyak
aplikasi,
bebas
(independence) terhadap media penyimpanan dan metoda akses. Sistem
tersebut menyusun elemen data di dalam struktur yang telah didefinisikan
sebelumnya dan menyimpan relasi diantara elemen data yang berbeda di
dalam basis data.
2.2.4
SQL
Menurut I. Pohan (2002: 6) Structural Query Languange (SQL)
adalah sebagai bahasa query yang tidak hanya terbatas digunakan untuk
query ke dalam basis data, tetapi dapat digunakan untuk mendefinisikan
struktur data, memodifikasi data, dan menspesifikasikan security
constraint. Atau dengan kata lain bahwa SQL, memiliki kemampuan
untuk Data Manipulation Language (DML) dan Data Definition
Language (DDL). Versi SQL yang digunakan pada modul ini, dan
sekaligus yang banyak digunakan di pasar dunia adalah versi SQL 1999.
2.2.5
Kearsipan
Record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang
menyebutkan sebagai warkat, pada pokoknya yang dimaksud record
atau warkat yang dikemukakan dalam buku yang berjudul Manajemen
Kearsipan adalah sebagai berikut :
Menurut Zulkifli (1990: 45) record adalah setiap catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun
11

12. peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu)
pula.
Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam
pengertian record ataupun warkat itu misalnya: surat-surat, photophoto, faktur, kwitansi, pembukuan daftar gaji, daftar harga, kartu
penduduk, bagan informasi dan lain sebagainya.
Sedangkan kata arsip berasal dari bahasa Yunani yang berarti
permulaan yaitu “Arche” kemudian kata tersebut berkembang menjadi
kata “Archia” yang berarti catatan dalam bahasa Inggris istilah ini
disebut “Archieve”.
Berdasarkan Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang
ketentuan Pokok Kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa
yang dimaksud dengan arsip adalah :
•
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga
dan badan-badan pemerintah dalam bentuk apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
•
Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau
perorangan baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain dari pengertian
di atas yang dimaksud dengan kearsipan dalam buku Manajemen
Kearsipan menurut Zulkifli (1990: 8) adalah arsip adalah
“sekumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
12

13. mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
diketemukan kembali”.
Seberapa
besar
frekwensi
pengeluaran
warkat
untuk
kepentingan kegiatan organisasi yang bersangkutan adalah
menunjukkan aktif tidaknya suatu warkat. Warkat yang dalam
jangka waktu tertentu misalnya satu tahun mempunyai frekwensi
pengeluaran sebanyak sepuluh kali sebagai bahan informasi, maka
dapat dikatakan warkat tersebut masih aktif, sebaliknya bila suatu
warkat yang disimpan dalam waktu tertentu misalnya tiga tahun
sama sekali tidak dikeluarkan untuk dipakai sebagai bahan
informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan, meskipun
tetap mempunyai dokumenter, maka warkat tersebut digolongkan
arsip inaktif. Jadi berdasarkan frekwensi pengeluaran dari tempat
penyimpanan untuk digunakan sebagian bahan informasi dalam
kegiatan yang sedang dilaksanakan, dapat dibedakan :
1. Arsip aktif (active file).
2. Arsip inaktif (inactive file).
Dalam buku Manajemen Kearsipan menurut Zulkifli (1990:
23) Sistem penataan arsip atau archieve filling disebut juga dengan
filling system. Filling adalah proses pengaturan dan penyimpanan
bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut
dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali
diperlukan.
13

14. Jenis-jenis arsip secara umum :
Arsip dibagi menjadi dua bagian :
•
Arsip dinamis, yaitu semua arsip yang masih berada di
berbagai kantor baik pemerintah maupun swasta.
•
Arsip statis, yaitu arsip yang disimpan di arsip nasional
yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.
Ada beberapa arsip ditinjau dari pandangan hukum dan
undang-undang yaitu :
•
Arsip otentik, yaitu arsip yan diatasnya terdapat tanda
tangan asli (bukan fotokopi) sebagia tanda keabsahan dari
arsip yang bersangkutan.
•
Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak
terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Fungsi arsip dibagi menjadi tiga, diantaranya :
•
Sebagai surat yang dijadikan sebagai dokumen.
•
Mempermudah suatu lembaga atau badan pemerintah
dalam melaksanakan suatu kegiatan.
•
Sebagai syarat yang diperlukan jika suatu waktu kita
mengkaji kembali hal-hal yang lalu.
2.2.6
Fungsi Surat
Menurut Soedjito (2004: 34) Surat memiliki kelebihan
dibandingkan dengan komunikasi lisan yang cepat, surat
memiliki bukti otentik berupa tulisan dan tanda tangan yang
tidak dimiliki oleh komunikasi lisan. Surat-surat yang dibuat
14

15. oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga
berfungsi sebagai :
a. Alat bukti tertulis.
b. Alat pengikat.
c. Bukti historis.
d. Wakil organisasi.
e. Pedoman.
Surat sebagai alat bukti tertulis dipergunakan bila terjadi
perselisihan antara kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang
mengadakan hubungan korespondensi sebagia alat pengikat,
dipergunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan
atau telah lama. Sedangkan sebagai bukti historis bila
dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahui keadaan
atau aktivitas suatu organisasi atau kantor yang bersangkutan
selain itu, surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan
misalnya surat instruksi.
2.2.7
Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang
diterma dari instnasi lain atau dari perorangan, baik yang
diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan
menggunakan buku ekspedisi. Ada lima langkah dalam
pengurusan dan pengendalian surat masuk, yaitu :
15

16. 1. Penerimaan.
2. Penyortiran
surat,
surat
yang
diterima
dapat
digolongkan menjadi dua macam, yaitu :
•
Surat pribadi.
•
Surat dinas.
3. Pembukaan surat adalah aktivitas membuka dan
mengeluarkan surat dari dalam sampulnya atau
amplopnya untuk dilakukan proses lebih lanjut.
4. Pencatatan surat.
5. Pengarahan surat, terbagi menjadi tiga, yaitu :
•
Pengarahan surat masuk penting.
•
Pengarahan surat masuk biasa.
•
Pengarahan surat masuk rahasia.
( http://penanganansuratmasuk.blogspot.com: Februari )
2.2.8
Proses Surat Masuk di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah
Surat masuk yang diterima di bagian Kearsipan dicatat pada
buku agenda untuk diberi nomor surat, tujuan surat, perihal,
kemudian surat diberi lembaran disposisi. Lembaran disposisi
ini digunakan sebagai tempat ketua memberikan tanggapan
pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi
lembaran disposisi disampaikan kepada Subbagian Program
Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk diketahui isi,
16

17. dan dilakukan pengecekan surat. Selanjutnya Subbagian
Program Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah memberi
tanggapan apakah surat tersebut perlu dibalas atau tidak. Jika
surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi
akan dikembalikan ke bagian kearsipan untuk diarsipkan, dan
jika surat tersebut membutuhkan balasan, maka Subbagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah akan membuat surat balasan dan membuat laporan
surat yang kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas
Pendidikan Provinsi Jawa Tengah untuk ditandatangani.
Setelah ditandatangani, surat balasan diserahkan ke bagian
kearsipan untuk diarsipkan dan kemudian dikirimkan ke
instansi yang bersangkutan.
2.2.9
Proses Surat Keluar di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa
Tengah
Surat keluar atau surat balasan merupakan jawaban dari surat
masuk ataupun informasi yang perlu disampaikan kepada pihak
lain, baik berupa laporan-laporan maupun informasi lainnya. Cara
penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat
keluar tidak diberi lembaran disposisi. Sebelum surat keluar/surat
balasan dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat
dalam buku ekspedisi yang bersangkutan untuk diarsipkan.
17

18. 2.3
PROSES PENGINSTALAN SOFWARE
Sebelum masuk kedalam bab pembuatan aplikasi penulis akan
mendeskripsikan proses penginstalan tiga software dasar yang akan
digunakan yaitu :
1. Microsoft Visual Basic 6.0
Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah
dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat
dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar
membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya
Microsoft Visual Basic, yang dibangun dari ide untuk membuat
bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya
(simple scripting language) untuk graphic user interface yang
dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat
mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang
memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam
menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar
pembuatan dalam visual basic adalah form, dimana pengguna dapat
mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang
sangat mudah.
Ledakan
pemakaian
Visual
Basic
ditandai
dengan
kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi
lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen ActiveX
18

19. Control. Dengan komponen ini memungkinkan penguna untuk
memanggil dan menggunakan semua model data yang ada di
dalam sistem operasi windows. Hal ini juga ditunjang dengan
teknik pemrograman di dalam Visual Basic yang mengadopsi dua
macam jenis pemrograman yaitu Pemrograman Visual dan Object
Oriented Programming (OOP).
Visual Basic 6 sebetulnya perkembangan dari versi
sebelumnya dengan beberapa penambahan komponen yang sedang
tren saat ini, seperti kemampuan pemrograman internet dengan
Dynamic HyperText Mark Language (DHTML), dan beberapa
penambahan fitur database dan multimedia yang semakin baik.
Sampai saat buku ini ditulis bisa dikatakan bahwa Visual Basic 6.0
masih merupakan pilih pertama di dalam membuat program
aplikasi yang ada di pasar perangkat lunak nasional. Hal ini
disebabkan oleh kemudahan dalam melakukan proses development
dari aplikasi yang dibuat.
Untuk lebih jelasnya tentang interface Visual Basic 6 bisa
dilihat di Gambar 2.1
19

20. Gambar 2.1 Interface Visual Basic 6
Pembuatan program aplikasi menggunakan Visual Basic
dilakukan dengan membuat tampilan aplikasi pada form, kemudian
diberi script program di dalam komponen-komponen yang
diperlukan. Form disusun oleh komponen-komponen yang berada
di [Toolbox], dan setiap komponen yang dipakai harus diatur
propertinya lewat jendela [Property].
Menu pada dasarnya adalah operasional standar di dalam
sistem operasi windows, seperti membuat form baru, membuat
project baru, membuka project dan menyimpan project. Di
samping itu terdapat fasilitas-fasilitas pemakaian visual basic pada
20

21. menu. Untuk lebih jelasnya Visual Basic menyediakan bantuan
yang sangat lengkap dan detail dalam Microsoft Developer
Network (MSDN).
Toolbox berisi komponen-komponen yang bisa digunakan
oleh suatu project aktif, artinya isi komponen dalam toolbox sangat
tergantung pada jenis project yang dibangun. Komponen standar
dalam toolbox dapat dilihat dalam panel kanan program Visual
Basic ( Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic
6.0, 2008: 7 )
2. MySQL Query Browser
MySQL adalah suatu program aplikasi dibidang database,
dan program ini bersifat gratis jadi tidak perlu lisensi untuk
memakainya. Berbeda dengan Microsoft SQL milik Microsoft
yang dalam proses penginstalan software ini semua sudah tersedia
dalam satu paket sehingga user akan lebih mudah untuk
mempelajarinya. Kelebihan dari MySQL
ini
adalah program
dapat diperoleh secara gratis di internet. Tetapi dalam pengelolaan
querynya harus memiliki sarana yaitu MySQL Tools yang juga
digratiskan.
MySQL Query Browser adalah sebuah perangkat lunak
sistem manajemen basis data (SMBD) SQL multithread dan multiuser yang memudahkan kita untuk membuat suatu SMBD dengan
21

22. mengkoneksikanya ke perangkat lunak lainya yang memakai
database.
Untuk lebih jelasnya tentang tampilan dari MySQL Query
Browser bisa dilihat di Gambar 2.2
Gambar 2.2 MySQL Query Browser
3. VB MySQL Direct
Software ini digunakan sebagai katalisator atau software
penghubung antara Visual Basic 6 dan MySQL Query Browser.
Aplikasi ini berukuran kecil sehingga proses instalasinya pun
sangat mudah. Prosesnya hanya perlu mengikuti alur instalasinya
seperti umumnya proses instalasi aplikasi-aplikasi lain. Cari VB
MySQL Direct_Setup.exe pada folder VB MySQL Direct dan klik
dua kali pada aplikasi tersebut.
22

23. 2.4
DESAIN APLIKASI
2.4.1
Desain Tabel
2.4.1.1 Tabel Surat Masuk
Tabel 2.1 menjelaskan tentang desain Tabel Surat Masuk
yang nantinya akan dibuat melalui MySQL Query Browser
untuk menciptakan database.
Tabel 2.1 Desain Tabel Surat Masuk
Field
No
Type
INT
Size
No_surat
VARCHAR
20
Tanggal_surat
DATE
Asal surat
VARCHAR
Tanggal masuk
DATE
Tanggal keluar
DATE
Ditujukan
VARCHAR
50
Isi surat
VARCHAR
250
Isi disposisi
VARCHAR
250
Ditujukan
VARCHAR
Keterangan
PK
50
20
2.4.1.2 Tabel Surat Keluar
Tabel 2.2 menjelaskan tentang desain Tabel Surat Keluar
yang nantinya akan dibuat melalui MySQL Query Browser
untuk menciptakan database.
23

24. Tabel 2.2 Desain Tabel Surat Keluar
Field
No
INT
No_surat
VARCHAR
Tanggal_surat
DATE
Tanggal keluar
DATE
Ditujukan
VARCHAR
50
Isi surat
VARCHAR
250
Catatan
2.4.2
Type
Size
VARCHAR
Keterangan
250
PK
20
Desain Form Aplikasi pada Visual Basic 6
Adapun form yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi ini
adalah 4 buah yaitu antara lain menu login, menu input surat masuk,
menu input surat keluar, menu lihat rekap. Berikut akan dijelaskan
secara rinci mengenai pembuatan kelima form tersebut.
Sebelumnya pastikan ke-7 referensi berikut tercentang
24
Gambar 2.3 References di Visual Basic 6.0

25. 2.4.2.1 Menu login
1
2
4
3
5
7
6
Gambar 2.4 Menu Login
Tabel 2.3 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu
Login yang terlihat pada Gambar 2.4 dan fungsi dari masing-masing
komponen tersebut.
Tabel 2.3 Tabel Komponen Menu Login
No
Komponen
Nama
Fungsi/kegunaan
1.
Image
Image1
Menampilkan logo Dinas Pendidikan
2.
Label
Label1
Menampilkan judul program
Label2
Membuat label Username
3.
Label
Label3
Membuat label Password
4.
Textbox
Username
Tempat input Username
5.
Textbox
Password
Tempat input Password ( “pklluky”)
6.
Frame
Frame1
Membuat tampilan menjadi labih rapi
7.
CommandButton
Ok
Untuk melanjutkan proses ke menu
selanjutnya
25

26. 1
2.4.2.2 Menu Input Surat Masuk
5
2
3
6
4
7
9
10
11
8
12
Gambar 2.5 Menu Input Surat Masuk
Tabel 2.4 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu Input
Surat Masuk yang terlihat pada Gambar 2.5 dan fungsi dari masing-masing
komponen tersebut.
Tabel 2.4 Tabel Komponen Menu Input Surat Masuk
No
komponen
Nama
Fungsi/kegunaan
1.
Label
Label8
Menampilkan/membuat judul
program
2.
Frame
Input Data
Membuat rapi desain
3.
DTPicker
Masuk
Menampilkan kalender
26

27. 4.
DTPicker
Tanggal
Menampilkan kalender
Label(no) = txtno,
Label(Nomor surat)
txtns,
=
Label(Asal Surat)
=txtas,
5.
TextBox
Label(Ditujukan) =
txttuju,
Tempat untuk menginputkan data
untuk diproses
Label(Isi Surat) =
txtsurat,
Label(Isi Disposisi)
=txtdis,
6.
MSFlexGrid
MSFlexGrid1
Menampilkan data surat pada
database dalam bentuk tabel
7.
CommandButton
Save
Sebagai tempat pemberian
syntax utama
8.
CommandButton
Cancel
Sebagai tempat pemberian
syntax utama
9.
CommandButton
Edit
Sebagai tempat pemberian
syntax utama
10
.
CommandButton
Delete
Mengambil file dari direktori
PC
11
.
CommandButton
Search
Sebagai tempat pemberian
syntax utama
12
.
CommandButton
Priview
Sebagai tempat pemberian
syntax utama
2.4.2.3 Proses Penggunaan Menu Surat Masuk
1. Menginput Data
Proses penginputan data surat masuk dilakukan pada kolom-kolom yang
tersedia dan ditulis sesuai dengan identitas surat kemudian setelah semua
kolom sudah terisi maka simpan dengan mengklik tombol Save. Untuk lebih
jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.6
27

28. Gambar 2.6 Cara Menginput Surat Masuk
2. Mencari Data
Proses pencarian data surat masuk yang telah disimpan yaitu dengan
menuliskan nomor surat pada kolom bagian kanan bawah kemudian mengklik
tombol Search. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.7
28

29. Gambar 2.7 Cara Mencari Data Surat Masuk
3. Mengedit Data
Proses mengedit data surat masuk yang sudah tersimpan yaitu mencari
terlebih dahulu surat yang akan diedit dengan menggunakan tombol search.
Setelah data surat sudah tampil pada menu input surah kemudian perbaiki
bagian surat yang salah atau yang ingin diperbaharui lalu klik tombol edit.
Maka pada database akan tampil data surat yang sudah diperbaharui. Untuk
lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.8
29

30. Gambar 2.8 Cara Mengedit Data Surat Masuk
4. Menghapus Data
Proses menghapus data surat masuk yang sudah tersimpan yaitu terlebih
dahulu menampilkan data surat masuk yang akan dihapus dengan
menggunakan tombol search. Setelah data telah tampil pada menu input
langsung saja klik tombol delete maka akan muncul pilihan apakah data
benar-benar akan dihapus atau tidak, pilih yes jika data akan dihapus.
Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.9 dan Gambar 2.10
30

31. Gambar 2.9 Cara Menghapus Data Surat Masuk
Gambar 2.10 Data Surat Masuk Terhapus dari Database
31

32. 2.4.2.4 Input Surat Keluar
4
3
1
2
5
6
8
7
9
10
11
12
Gambar 2.11 Menu Input Surat Keluar
Tabel 2.5 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu Input
Surat Keluar yang terlihat pada Gambar 2.11 dan fungsi dari masing-masing
komponen tersebut.
Tabel 2.5. Tabel Komponen Menu Input Surat Keluar
No
komponen
Nama
Fungsi/kegunaan
1.
Label
Label8
Menampilkan/membuat judul program
2.
Frame
Input Data
Membuat rapi desain
3.
DTPicker
Masuk
Menampilkan kalender
4.
DTPicker
Tanggal
Menampilkan kalender
32

33. Label(no) = txtno2,
Label(Nomor surat)
txtns2,
5.
TextBox
Label(Ditujukan) =
txttuju2,
=
Tempat untuk menginputkan data
untuk diproses
Label(Isi Surat) =
txtsurat2,
Label(catatan)
txtcatat,
=
6.
MSFlexGrid
MSFlexGrid2
Menampilkan data surat pada
database dalam bentuk table
7.
CommandButton
Save
Sebagai tempat pemberian syntax
utama
8.
CommandButton
Cancel
Sebagai tempat pemberian syntax
utama
9.
CommandButton
Edit
Sebagai tempat pemberian syntax
utama
10
.
CommandButton
Delete
11
.
CommandButton
Search
Sebagai tempat pemberian syntax
utama
12
.
CommandButton
Priview
Sebagai tempat pemberian syntax
utama
Mengambil file dari direktori PC
2.4.2.5 Proses Penggunaan Menu Surat Keluar
1. Menginput Data
Proses penginputan data surat keluar dilakukan pada kolom-kolom yang
tersedia dan ditulis sesuai dengan identitas surat kemudian setelah semua
kolom sudah terisi maka simpan dengan mengklik tombol Save. Untuk lebih
jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.12
33

34. Gambar 2.12 Cara Menginput Surat Keluar
2. Mencari Data
Proses pencarian data surat keluar yang telah disimpan yaitu dengan
menuliskan nomor surat pada kolom bagian kanan bawah kemudian mengklik
tombol Search. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.13
34

35. Gambar 2.13 Cara Mencari Data Surat Keluar
3. Mengedit Data
Proses mengedit data surat keluar yang sudah tersimpan yaitu mencari
terlebih dahulu surat yang akan diedit dengan menggunakan tombol search.
Setelah data surat sudah tampil pada menu input surat kemudian perbaiki
bagian surat yang salah atau ingin diperbaharui lalu klik tombol edit. Maka
pada database akan tampil data surat yang sudah diperbaharui. Untuk lebih
jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.14
35

36. Gambar 2.14 Cara Mengedit Data Surat Keluar
4. Menghapus Data
Proses menghapus data surat keluar yang sudah tersimpan yaitu terlebih
dahulu menampilkan data surat masuk yang akan dihapus dengan
menggunakan tombol search. Setelah data telah tampil pada menu input
langsung saja klik tombol delete maka akan muncul pilihan apakah data
benar-benar akan dihapus atau tidak, pilih yes jika data akan dihapus.
Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di Gambar 2.14 dan Gambar 2.15
36

37. Gambar 2.14 Cara Menghapus Data Surat Keluar
Gambar 2.15 Data Surat Keluar Terhapus dari Database
37

38. 2.4.2.6 Menu Rekapan Surat
2
3
Gambar 2.16 Menu Rekap Data
Tabel 2.6 menjelaskan tentang komponen-komponen penyusun Menu
Rekap Data yang terlihat pada Gambar 2.16 dan fungsi dari masing-masing
komponen tersebut.
Tabel 2.6. Tabel Komponen Rekap data
No.
Komponen
Nama
Fungsi/kegunaan
1.
Label
Label8
Menampilkan/membuat judul
program
2.
Combox
Jenis_surat
Memilih data dari jenis
surat masuk atau surat
keluar
3.
MSFlexGrid
MSFlexGrid1
Menampilkan data surat
pada database dalam bentuk
table
38

39. 2.4.2.7 Proses Penggunaan Menu Rekapan Surat
1. Menampilkan Rekapan Surat Masuk
Untuk menampilkan hasil rekapan surat masuk yaitu dengan cara memilih
surat masuk pada tombol jenis surat kemudian klik surat masuk,maka
hasil rekapan surat masuk akan ditampilkan. Untuk lebih jelasnya bisa
dilihat di Gambar 2.17
Gambar 2.17 Proses Rekapan Surat Masuk
2. Menampilkan Rekapan Surat Keluar
Untuk menampilkan hasil rekapan surat keluar yaitu dengan cara memilih
surat keluar pada tombol jenis surat kemudian klik surat keluar,maka hasil
rekapan surat keluar akan ditampilkan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di
Gambar 2.18
39

40. Gambar 2.18 Proses Rekapan Surat keluar
Dengan diaplikasikannya Sistem Kerarsipan Surat Dinamis Dinas
Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dengan Menggunakan Visual Basic 6.0
dan MySQL diharapkan diperoleh manfaat sbb:
1.
Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat dibandingkan
dengan sistem manual
2. Penyimpanan data-datanya akan lebih hemat dan aman serta dapat
digunakan berkali-kali dan dapat diperbaharui isinya.
40

41. BAB III
PENUTUP
A. Simpulan
Dengan adanya Sistem yang penulis rancang dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses pembuatan Sistem Informasi Kearsipan Surat
Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah dilakukan
dengan dengan cara mendesain form aplikasi menggunakan
Microsoft Visul basic 6.0
dimana form tersebut berisi
fungsi bahasa visual basic yang berhubungan dengan
MySQL Query Browser sebagai tempat penyimpan data.
Untuk menghubungkan Microsoft Visual Basic dengan
MySQL Query Browser dibutuhkan software VB MySQL
direct yang berfungsi sebagai katalisator, software
ini
dapat digunakan dengan cara menginstalnya terlebih
dahulu. Sehingga Sistem Informasi Kearsipan Surat
Dinamis Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah ini dapat
digunakan sebagaimana mestinya dan dapat meningkatkan
kinerja pegawai dalam hal persuratan di Dinas Pendidikan
Provinsi Jawa Tengah.
41

42. B. Saran
1. Peningkatan kualitas komputer dengan menambah memory
akan meningkatkan kecepatan dan kemudahan dalam
melakukan implementasi rancangan.
2. “Back Up” data sangat diperlukan untuk menghindari
kehilangan data karena kerusakan media penyimpanan yang
dapat timbul.
3. Untuk penulis berikutnya diharapkan membuat projek yang
berbeda
dan
mencari
suatu
terobosan
mempermudah proses kerja dilapangan.
42
baru
guna

43. DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. “Profil Pendidikan Jawa Tengah Tahun 2010”. Semarang.
Frieyadi. 2010. “Mudah Belajar Pemrograman Database Mysql Dengan
Microsoft Visual Basic 6.0”. Yogyakarta : Andi.
Hadi Abubakar, Drs. 1991.“Pola Kearsipan Sistem Kartu Kendali”. Jakarta:
Djambatan.
Saukah, A. 2008. “Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic
6.0”. Yogyakarta : Madcoms.
Soedjito. 2004. “Sistem Manajemen Basis Data”.Jakarta : Maxikom.
Zulkifli Amsyah, Drs. 1990. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta: PT. Gramedia.
http://artikel2.com, Maret 2013
43

44. http://penanganansuratmasuk.com, September 2013
44