Recommended
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (11)
Similar to Koulutuksen ohjausjärjestelmä ja tietosuoja
Similar to Koulutuksen ohjausjärjestelmä ja tietosuoja (20)
Koulutuksen ohjausjärjestelmä ja tietosuoja
- 2. • Mikä erottaa sivistysjärjestöt muista järjestöistä? – Toimivat laillistettujen oppilaitosten (opintokeskukset) ylläpitäjinä • Mikä erottaa opintokeskukset muista vapaan sivistystyön oppilaitoksista? – ovat järjestöllisiä, ovat valtakunnallisia • Miten vapaan sivistystyön oppilaitokset eroavat muista valtionrahoitusta saavista oppilaitoksista? -ei viranomaisten vahvistamaa opetussuunnitelmaa
- 3. OK-opintokeskuksen tehtävä • OK-opintokeskuksen tehtävänä on yhteistyössä jäsenjärjestöjensä kanssa erityisesti aikuiskasvatuksen ja kulttuuritoiminnan kautta rohkaista aktiivikansalaisuutta, lisätä ihmisten hyvinvointia, elämänlaatua ja yhteisöllisyyttä
- 4. Koulutuksen ohjausjärjestelmän osat • Käyttäjähallinta ja Asiakasrekisteri (kaikki käyttäjäryhmät ja organisaatiot) • Koulutuksen kokonaissuunnitelmat (jäsenjärjestöt) • Koulutuksen vuosisuunnitelmat (jäsenjärjestöt) • Toteutettavan koulutuksen ehdotukset (myös piirit ja yhdistykset) • Resurssien jako jäsenjärjestöille (OK-opintokeskus) • Resurssien jako (jäsenjärjestöt)
- 5. • Koulutuksen suunnittelu ja toteutus (pisteytetty koulutus, koulutusmallit, muu koulutus) • Koulutuskalenteri ja ilmoittautuminen • Osallistujapalautteen keruu • Koulutusten raportointi ja koulutuksen tuen maksaminen
- 6. • Opintorekisteri (osallistujat, keskusjärjestöt, OK-opintokeskus, opetushallinnon viranomaiset Opinpolku) • Taloushallinto ja raportointi (OK- opintokeskus, jäsenjärjestöt)
- 8. A) OK-opintokeskus järjestää ja toteuttaa koulutuksen •Koulutuksesta kiinnostuneet ilmoittautuvat opintokeskuksen ylläpitämään tietojärjestelmään. •OK-opintokeskus on rekisterinpitäjä ja huolehtii yksin rekisterinpitäjän velvollisuuksista.
- 9. B) OK-opintokeskus järjestää ja jäsenjärjestö (tai siihen kuuluva yhdistys) toteuttaa koulutuksen • Osallistujat ilmoittautuvat suoraan opintokeskuksen ylläpitämään tietojärjestelmään, • tai jäsenjärjestö kerää ilmoittautumiset ja osallistujien tiedot muulla tavalla ja tallentaa ne myöhemmin tietojärjestelmään • (tai toimittaa tiedot opintokeskukselle muulla tavalla).
- 10. • Tässä tilanteessa opintokeskus ja koulutuksen toteuttaja ovat molemmat henkilötietolain mukaisia rekisterinpitäjiä.
- 11. • Lain mukaan molemmat osapuolet ovat yhteisvastuussa lakiin perustuvien velvollisuuksien täyttämisestä, mutta he voivat keskenään sopia osapuolten välisestä työnjaosta.
- 12. • Esimerkiksi OK-opintokeskuksen hallinnoidessa tietojärjestelmiä on sen helpompi vastata rekisterin käytännön tietoturvatoimenpiteistä. • Ja toteuttajan tehtävänä on asianmukainen osallistujan informoinnin varmistaminen, mikäli koulutuksesta tiedottaminen on sen vastuulla. Henkilötietolain velvoitteet koskevat kumpaakin osapuolta. •
- 13. • Jotta lakiin perustuvat velvoitteet tulevat asianmukaisesti huomioiduiksi, tulisi OK- opintokeskuksen auttaa järjestöjä henkilötietolain mukaisten velvoitteiden käytännön toteuttamisessa.
- 14. • OK-opintokeskus voi esimerkiksi suunnitella informointilomakkeen tekstin ja ohjeistaa järjestön liittämään tekstin aina koulutusilmoitusten tai ilmoittautumislomakkeen yhteyteen, jolloin koulutuksen toteuttaja informoi osallistujia asianmukaisella tavalla.
- 15. • Uusi tietosuoja-asetus edellyttää, että jaetusta rekisterinpitäjyydestä määritellään vastuut osapuolten kesken, mutta varsinaista sopimusta siitä ei tarvitse laatia. • Velvollisuuksien kirjaaminen kuitenkin kannattaa, jotta molemmat osapuolet tietävät ne.
- 16. • B-kohdassa kuvattu tilanne voi syntyä silloin, kun opintokeskus ohjaa ja tukee taloudellisesti koulutuksen toteuttamista. Se voi syntyä myös silloin, kun opintokeskus ohjaa, mutta ei tue taloudellisesti koulutuksen toteuttamista. • Olennaista on, että siinä vaiheessa, kun koulutuksen osallistuja ilmoittautuu, hän saa tietää, kenen rekisteriin hänen henkilötietonsa kerätään ja kuinka niitä käytetään.
- 17. C) Jäsenjärjestö toteuttaa koulutuksen täysin itsenäisesti ja hallinnoi sen OK- opintokeskuksen ylläpitämässä tietojärjestelmässä •Koulutuksesta kiinnostuneet ilmoittautuvat suoraan opintokeskuksen ylläpitämään tietojärjestelmään, tai jäsenjärjestö kerää ilmoittautumiset ja osallistujien tiedot ja tallentaa ne tietojärjestelmään.
- 18. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen • Tällöin järjestö käytännössä ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn OK- opintokeskukselle (eli järjestö käytännössä siirtää tietojenkäsittelytehtävät OK- opintokeskukselle). • Tässä tilanteessa järjestö on rekisterinpitäjä ja sen on huolehdittava kaikista lakiin perustuvista rekisterinpitäjän velvollisuuksista.
- 19. Ulkoistamissopimuksen perusteella • Opintokeskuksen tulee, tietojen käsittelijänä, muun muassa noudattaa yleistä huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa (HTL 5 §) henkilötietoja käsitellessään. • Opintokeskuksella ei ole itsenäistä oikeutta käsitellä tietoja omiin sen omia tarkoituksia (esim. tilastoja) varten, vaan kaikesta tietojen käsittelystä tulee sopia rekisterinpitäjän eli järjestön kanssa etukäteen.
- 20. Kirjallinen sopimus ulkoistamisesta Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamisesta on syytä laatia kirjallinen sopimus, johon kirjataan molempien osapuolten vastuut ja velvoitteet ainakin henkilötietojen käsittelyn näkökulmasta. Saatavilla on tilanteeseen sopivia sopimusmalleja.
- 21. Sopimukset yhdistysten kanssa • OK-opintokeskus laatii kaikkien yhdistysten kanssa sopimukset, joissa määritellään mm. yhdistyksen tilinumero ja jotka kunkin yhdistyksen puheenjohtaja allekirjoittaa.
- 22. • Näin varmistetaan, että taloudellinen tuki ohjautuu vain yhdistyksen viralliselle pankkitilille