1. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
NEDERLANDSE GEZONDHEIDSZORG
GEBRUIKT DE CLOUD ZODAT WERKNEMERS
PATIËNTEN BETER KUNNEN HELPEN
“Of medewerkers
nou op zoek zijn
naar documenten of
naar collega’s met
een bepaalde exper-
tise die in kritieke
situaties dringend
nodig is, ze vinden
sneller wat ze nodig
hebben… Hierdoor
kunnen we onze
cliënten van betere
en veiligere zorg
voorzien.”
Michiel Kooper
Hoofd Informatie-
management,
Arkin
EMPOWERING ZORGTEAM VOOR BETERE PRODUCTIVITEIT
Na verschillende fusies en overnames is Arkin, afkomstig uit Amsterdam, één van de groot-
ste aanbieders van de geestelijke gezondheidszorg in Nederland geworden. Versnipperde
systemen en processen belemmerden de productiviteit van werknemers. Het vinden van de
juiste documenten en de juiste mensen voor een taak was moeilijk. Om deze problemen aan
te pakken heeft de organisatie gekozen voor Rapid Circle als IT partner, een cloudstrategie
ontwikkeld en Microsoft cloudtechnologieën als standaard ingesteld, inclusief Microsoft Of-
fice 365 en Microsoft SharePoint Online.
Arkin
3500 werknemers
www.arkin.nl
Nederland
Zorg
Bedrijfsprofiel
Op 50 locaties in Amsterdam en 40 in andere Ned-
erlandse gemeenten behandelt Arkin jaarlijks 30.000
patiënten met een psychiatrische stoornis, complexe
psychologische problemen en verslavingsproblemen.

2. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
Verdrietig en naarstig op zoek naar hulp liep de vrouw de geestelijke gezondheidskliniek van
Arkin binnen. Ze sprak de aanwezige verpleger aan en begon snel te praten. De vrouw kwam
uit Roemenië en sprak alleen haar moedertaal. Bijna iedereen van het personeel sprak Ned-
erlands en Engels, en velen spraken ook verschillende andere talen, maar de verpleger kende
niemand die Roemeens sprak.
De verpleger draaide zich naar zijn computer en typte, “Er staat hier een Roemeense vrouw
die erg gestrest is en hulp nodig heeft. Is er iemand die Roemeens spreekt?” op Yammer, het
sociale netwerk van de organisatie. Binnen vijf minuten was de Roemeense patiënt in gesprek
met een consulent, met behulp van een Roemeens sprekende tolk - een administratief
medewerker van een andere afdeling - die de Yammer oproep had gezien.
Yammer werd actief door de verpleger gebruik als onderdeel van een veel bredere organi-
satiestrategie, om zo de cloud te omarmen en om de standaard Microsoft cloudoplossingen
eigen te maken. Maar twee jaar geleden was samenwerking bij Arkin niet zo gemakkelijk.
Een plan om orde te brengen in de chaos
“Ons intranet was een informatiesysteem dat maar één richting op ging,” legt Michiel Kooper
uit, hoofd van het Informatiemanagement van Arkin. “Daarbij hadden we een beter beheer
van documenten nodig. Bij het zoeken naar een actueel kwaliteitszorg document kwam er
wellicht een document naar boven dat vier jaar oud was.” Arkin is tevens onderdeel gewe-
est van verschillende fusies en overnames en is snel gegroeid, nu 90 locaties in en rondom
Amsterdam omvattend. “Het was lastig om onze interne bronnen te vinden als je ze niet
persoonlijk kende. Bijvoorbeeld, het was niet ongewoon om een traumapsychiater van buiten
de organisatie bellen, niet realiserende dat we binnen onze organisatie al een expert hadden.”
Daarnaast wilde Arkin werknemers graag een inzicht geven in hun prestaties, effectiviteit en
de kwaliteit van hun medische dossiers.

3. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
“We hebben een visie ontwikkeld voor het omgaan met informatie en met interactie met en
tussen werknemers door middel van een veilig online portaal. We hadden een IT organisatie
nodig om onze visie te realiseren,” zegt Kooper. Die organisatie was Rapid Circle, gespecial-
iseerd in het maken van instant intranetten en het maken van portalen voor de gezondhe-
idszorg, allemaal op basis van Microsoft Office 365, om de digitale werkplek van de gezondhe-
idszorg beter te kunnen ondersteunen. Als lid van het Microsoft Partner Netwerk werd Rapid
Circle in 2015 uitgeroepen tot Microsoft Partner van het Jaar in de gezondheidszorg. Kooper
stelt dat het kiezen van Rapid Circle na een RFP-proces niet alleen ging om de kosteneffec-
tiviteit en de kennis die door de partner werd gepresenteerd, maar ook om de intellectuele
connectie: het geloof in en het begrijpen van de visie die beide organisaties met elkaar delen.
“De Nederlandse gezondheidszorg ondergaat veel veranderingen,” zegt Harold Punter, eige-
naar van Rapid Circle. “Er bestaat een druk om de kosten zo laag mogelijk te houden en een
kostenbesparingen te realiseren door schaalvergroting voor met name Arkin, die gespecial-
iseerde zorg biedt. Onze taak was het vinden van manieren om de verschillende afdelingen
van Arkin te laten profiteren van andermans kennis, door middel van samenwerken. Dat is
één van de dingen waar wij goed in zijn. En we begrijpen hun doel, dus onze zakelijke relatie is
een ideale match.”
“We hebben een sterk samenwerkingsverband,” stemt Kooper toe. “Rapid Circle zorgde voor
het technische gedeelte, het configureren van ons Microsoft SharePoint Online portaal en
onze andere Office 365 onderdelen. We hebben samen het functionele design en de geb-
ruikersinterface ontwikkeld.” Kooper stelt dat Rapid Circle Arkin ook heeft geholpen bij het
ontwikkelen en implementeren van oplossingen binnen het portaal die klinische governance
ondersteunen – manieren om binnen het gezondheidszorgsysteem van Arkin de zorgkwaliteit
van patiënten systematisch te vergroten.
“Arkin en Rapid
Circle hebben zo’n
relatie waarin er
ruimte is voor het
bediscussiëren van
kritische ideeën en
om dan te zeggen
‘Oké, welke ideeën
zijn we het over eens
en hoe gaan we
deze ideeën
uitvoeren?”
Michiel Kooper
Hoofd Informatie-
management,
Arkin

4. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
De juiste informatie, de juiste mensen, de juiste resultaten
In het bijzonder hebben Arkin en Rapid Circle een oplossing voor het beheren van document-
en geïmplementeerd met behulp van SharePoint Online. “We hebben hele strenge eisen als
het gaat om de kwaliteit van onze content,” zegt Kooper. “Ons portaal voor het beheren van
documenten omvat bijna 1500 documenten die up-to-date zijn, die ons personeel gebruikt
om geestelijke gezondheidzorg te bieden. Het is een belangrijke en veelgebruikte function-
aliteit, en nu hebben we een oplossing die ervoor zorgt dat de baan van onze werknemers
veel makkelijker uitgevoerd kan worden. Bijvoorbeeld, een werknemer kan opmerkingen
plaatsen bij een document en de eigenaar van dat document wordt automatisch op de
hoogte gesteld van de suggesties.”
Verder uitweidend over de voordelen voegt hij eraan toe, “We creëren een omgeving waarin
we projectsites, groepssites en teamsites hebben, waar ons personeel toegang toe heeft en
documenten kan wijzigen en kan delen met elkaar – en dat zonder problemen met verschil-
lende versies van een document.
Met het SharePoint platform op z’n plek zegt Kooper, “We zijn nu in een positie dat wij of Rap-
id Circle meteen functionaliteiten aan het portaal kunnen toevoegen wanneer een afdeling
hierom vraagt.”
Rapid Circle heeft Arkin ook geholpen om de zoekfunctionaliteit sneller en makkelijker te
maken, zodat het personeel gemakkelijk interne experts voor een onderwerp kan vinden. Dit
betreft de Wie is wie, een functie mogelijk gemaakt door SharePoint technologie, door een
verbinding naar de contactenlijst van de werknemers van Arkin. Wie is wie wordt elke maand
duizenden keren geraadpleegd.
Kooper stelt dat Yammer binnen het portaal heeft bewezen onbetaalbaar te zijn. “In het begin
gebruikten werknemers Yammer om wat te kletsen. Maar toen ze eenmaal het nut ervan

5. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
inzagen, begonnen ze Yammer te gebruiken voor serieuzere dingen, zoals het voorbeeld van
de Roemeense patiënt, en om met collega’s links te delen van bronnen met nuttige informatie
voor de gezondheidszorg. Het personeel ziet Yammer echt als een middel om samen te kun-
nen werken.”
Skype for Business Online zal een belangrijk middel voor samenwerking gaan worden en zal
ook kosten gaan besparen. “We hebben verschillende testprogramma’s om Skype for Busi-
ness aan te moedigen,” zegt Kooper. “We hebben meer dan 50 locaties en reizen hiertussen is
tijdrovend en duur.” Hoewel er op dit moment maar een aantal afdelingen gebruik van maken,
vragen er meerdere afdelingen naar”, stelt Kooper. “Als Skype for Business eenmaal een
gevestigde manier van communiceren en samenwerken is, stel ik me zo voor dat het alleen
al wat betreft reizen 25% zal besparen. Daarnaast zullen artsen ook gebruik gaan maken van
Skype for Business, om zo om second opinions te vragen tijdens een behandeling.
Productiviteit die werknemers kunnen begrijpen
De organisatie heeft gepersonaliseerde dashboards gemaakt, om de werknemers van Arkin te
helpen om hun eigen prestaties en die van hun medewerkers te kunnen bekijken. “Door mo-
gelijkheden in het dashboard toe te voegen, gebouwd in SharePoint Online, wordt aan onze
interne specialisten en leidinggevenden getoond wat hun prestatie (en dat van hun team)
daadwerkelijk is,” zegt Kooper. “Ze gebruiken deze informatie om hun mensen effectiever te
laten werken door bewustzijn te creëren inzake de productiviteit in hun dagelijkse werkzaam-
heden en hoe ze deze kunnen verbeteren. Puur door alleen de productiviteit zichtbaar te
maken is de productiviteit verbeterd.”
Kooper stelt dat werknemers nu veel meer vertrouwen hebben in de kwaliteit van de infor-
matie die ze vinden, wanneer ze gebruik maken van het Arkin portaal. “En het is niet alleen de
kwaliteit, het is ook zo dat de informatie makkelijker te vinden is,” voegt hij eraan toe. “Of het
nu gaat om het zoeken naar documenten of collega’s met de juiste kennis die nodig zijn in een
“Door OneDrive for
Business hoeven
medewerkers tijdens
visites bij de cliënt
thuis niet na te
denken over het
uploaden van
bestanden of zich
zorgen te maken
over versiebeheer.”
Michiel Kooper
Hoofd Informatie-
management,
Arkin

6. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
kritieke situatie, werknemers vinden nu veel sneller dat wat ze nodig hebben. Dit scheelt hen
tijd, ze krijgen antwoord en de nodige middelen en verbeteren hun productiviteit – uiteindelijk
zal dit ertoe leiden dat cliënten een betere, veilige zorg ontvangen.
Het IT-personeel van Arkin heeft ook een verbetering in productiviteit ervaren. Door geb-
ruik te maken van Office 365 clouddiensten was Arkin in staat om afstand te doen van de
on-premises Novell omgeving. “We hebben Novell vorig jaar gefaseerd beëindigd, dus al onze
diensten voor e-mails, documenten en print services, inderdaad onze gehele netwerkomgev-
ing, is vervangen.”
Door heel Nederland heen wordt het budget voor IT in de gezondheidszorg opgerekt – een
andere dimensie van meer doen met minder. Arkin is hier niet anders in. Functies van het
personeel zijn gebundeld om kosten te verminderen, maar het medisch personeel diende
ook anders ondersteund te worden. Het helpdesk ondersteuningsteam heeft een systeem
ontwikkeld waar werknemers gebruik van kunnen maken om veel problemen zelf op te kun-
nen lossen. “Dit systeem wordt ook wel het Click, Call, Face Principe genoemd,” zegt Kooper.
“Vergroot het aantal gebruikers dat onderwerpen op het portaal kan aanklikken en laat ze hun
eigen vragen beantwoorden. Dan hoeft maar een beperkt aantal ons te helpen en nog minder
mensen hebben echt face-to-face interactie nodig.” In 2015 heeft de helpdesk de zelfbedien-
ing van de werknemers als onderdeel van het Arkin portaal ontwikkeld en hoewel de aantallen
nog niet bekend zijn, ziet Kooper al tekenen dat de de kosten voor ondersteuning bij de IT
afdeling naar beneden gaan.
Kooper beschrijft ook hoe Microsoft OneDrive for Business werknemers in het veld helpt. Op
sommige plekken verandert Arkin van een in-de-kliniek model naar een mobiel model, waarbij
teams patiënten thuis bezoeken. Mobiele teams zonder een netwerkverbinding hebben
toegang tot documenten en kunnen deze wijzigen door middel van OneDrive for Business, die
automatisch de geüpdate documenten in de cloud synchroniseert. Wanneer dit wordt gecom-
bineerd met een Office 365 lidmaatschap biedt OneDrive een opslagruimte tot 1 terabyte.

7. Rapid Circle B.V. | Kraanspoor 40, 1033 SE | Amsterdam | +31 (0)20 31 43 400
“Met OneDrive for Business hoeven artsen die huisbezoeken doen niet te onthouden hun
documenten te uploaden of zich zorgen te maken over de juiste versie,” zegt hij.
Een basis voor zelfbediening voor patiënten
Kooper stelt dat hij verwacht dat hij met de doorlopende verbeteringen van Microsoft Azure in
staat zal zijn om patiënten een Arkin portaal te bieden, met hun eigen informatie en inter-
actie met artsen. Dat zal een veilige authenticatie, het toekennen van beperkte toegang en
het beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, vereisen. “Rapid Circle zal ons helpen met
het oplossen van deze kwesties,” zegt hij, opmerkend dat Arkin Rapid Circle soms vraagt om
functionaliteiten van het portaal, maar ook dat Rapid Circle soms proactief functionaliteiten
adviseert en dat het soms een combinatie is van beiden.
Punter is het hier mee eens, daaraan toevoegend, “We kijken naar de manier waarop Azure
past in het grotere Arkin plaatje. Dit is duidelijk een belangrijke stap richting het realiseren van
de op de cloud-gebaseerde visie van de organisatie. Het is belangrijk dat wij en Arkin beiden
begrijpen wat de waarde is van de cloud met betrekking tot het verlagen van de kosten en
tegelijkertijd de gezondheidszorg verbeteren.
Kooper concludeert, “Ik zou dit een hoogtepunt willen noemen: Arkin heeft duidelijke ideeën
over samenwerken, informatie delen, interactie tussen werknemers en de functie van infor-
matie in ons vakgebied. Arkin en Rapid Circle hebben een relatie waarbij we kritische ideeën
met elkaar kunnen bespreken en daarna kunnen zeggen, ‘Oké, over welke ideeën zijn we het
eens en welke site gaat er gebouwd worden om ze te introduceren?’”
Rapid Circle Oplossingen
Wilt u meer weten over wat Rapid Circle kan doen? Lees dan meer over onze oplossingen op
onze site: www.rapidcircle.com/nl/solutions. U kunt ook contact opnemen met Wilco Turnhout
via wilco.turnhout@rapidcircle.com of 0031 (0)6 15 22 90 76