Dokumen ini membahas tentang kawalan dalaman sebagai alat pengurusan untuk memastikan objektif organisasi dicapai secara cekap dan berkesan, serta mencakupi polisi, prosedur, dan struktur untuk melindungi aset dan mengelakkan penipuan. Ia menekankan tanggungjawab pengurusan dan juruaudit dalam menilai dan memantau keberkesanan kawalan dalaman serta mendapatkan kepastian yang munasabah bahawa operasi organisasi berjalan dengan baik. Penekanan juga diberikan kepada pentingnya integriti, kompetensi, dan sikap positif dari semua anggota dalam pengimplementasian sistem kawalan dalaman yang berkesan.

1. Kawalan Dalaman Badan Berkanun Oleh: Azmin Husin Jabatan Audit Negara 11 Mac 2005

2. Definisi “ Kawalan dalaman adalah alat pengurusan yang digunakan untuk memberi kepastian yang wajar/munasabah bahawa objektif pengursan boleh dicapai.” “ Kawalan dalaman adalah proses di mana sesebuah organisasi menrurus aktiviti utnuk mencapai misinya dengan cara yang cekap dan berkesan.” Guidelines for Internal Control Standards, INTOSAI

3. Definisi Polisi dan prosedur (kawalan dalaman) yang diwujudkan/diterima pakai oleh pengurusan untuk membantu dalam pencapaian objektif iaitu menentukan operasi dilaksanakan dengan teratur dan berkesan termasuk mematuhi polisi pengurusan Menjaga selamat aset Mengelak dan mengesan penipuan dan kesilapan Ketepatan dan kesempurnaan rekod perakaunan Menyediakan maklumat kewangan yang boleh dipercayai dan tepat pada masanya AI400 Malaysian Approved Standards on Auditing

4. Tanggungjawab Agensi Awam Struktur Organisasi dan Proses-proses Pengurusan Perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan pemantauan merupakan komponen utama dalam kawalan dalaman Komponen tersebut diamalkan dalam urusan operasi harian tanpa disedari ia adalah persekitaran kawalan umum yang membantu mencapai akauntabiliti Pelaporan Luaran Kawalan Etika dan Kod Tata Laku

5. Objektif Kawalan Dalaman Kawalan Dalaman atau kawalan pengurusan membantu untuk memberi kepastian munasabah (reasonable assurance) yang organisasi:- Mematuhi undang-undang, peraturan dan arahan pengurusan; Membantu pelaksanaan operasi secara teratur, ekonomi, cekap dan berkesan dan mencapai hasil yang dirancang; Menjaga selamat sumber organisasi daripada penipuan, pembaziran, salah guna dan salah urus (mismanagement); Menyediakan barabagan dan perkhidmatan yang berkualiti dan bersesuaian dengan misi organisasi; dan Menyedia dan menyelenggara maklumat pengurusan dan kewangan yang boleh dipercayai (reliable) dan mendedahkan maklumat secara saksama melalui pelaporan yang tepat pada masanya.

6. Rangka Bagi Mewujudkan Dan Menyelenggara Kawalan Dalaman Yang Berkesan Peranan dan Tanggungjawab Pengurusan Peranan dan Tanggungjawab Juruaudit Amalan Kawalan Dalaman Menilai keberkesanan kawalan dalaman secara berkala Memantau pelaksanaan amalan kawalan dalaman secara berterusan di seluruh organisasi dan menambah baik sekiranya perlu

7. Peranan dan Tanggungjawab Pengurus Terhadap Kawalan Dalaman Mewujudkan persekitaran kawalan positif dengan cara:- Beretika positif Memberi panduan terhadap tata laku yang baik Berdisiplin Menyediakan kod etika kepada pekerja. Menentukan pekerja memiliki tahap kompeten untuk melaksanakan tugas. Menentukan dengan jelas bidang kuasa dan tanggungjawab pegawai. Mewujudkan aliran pelaporan yang sesuai. Mewujudkan polisi dan prosedur kawalan pengurusan yang berdasarkan kepada analisis risiko. Gunakan latihan, komunikasi pengurusan dan tindakan harian pengurus di setiap peringkat bagi memaklumkan pentingnya kawalan pengurusan. Memantau operasi kawalan melalui penilaian tahunan dan pelaporan kepada pengurusan atasan.

8. Tanggungjawab untuk menyediakan struktur kawalan dalaman yang mencukupi dan berkesan terletak kepada pihak pengurusan. Ketua organisasi hendaklah menentukan struktur kawalan dalaman diwujudkan, disemak semula dan dikemaskini untuk menjadikannya berkesan. Sikap pengurus yang positif dan menyokong adalah penting. Pengurus hendaklah memiliki integriti peribadi dan profesional. Mengekalkan tahap kompeten yang membenarkan mereka memahami kepentingan bagi mewujudkan, melaksaksana dan menyelenggara kawalan dalaman yang berkesan.

9. Pengurusan hendaklah menubuhkan fungsi audit yang bebas sebagai struktur kawalan yang penting dan rangka penilaian kendiri. Bagi menentukan kebebasan, Ketua Unit Audit Dalam hendaklah melapor secara terus kepada Ketua Eksekutif. Pihak Pengurusan juga hendaklah mengambil seseorang yang berpengalaman dan berkelayakan untuk mengetuai Unit ini serta sumber yang mencukupi dan anggota yang kompeten untuk melaksanakan operasi pengauditan. Dalam kes ini. Pengurus hendaklah berkesama dengan juruaudit untuk mengenal pasti risiko dan mewujudkan kawalan dalaman untuk mengurangkannya. Pengurus hendaklah menyerahkan tanggungjawab untuk menilai operasi kawalan dalaman bagi mengenal pasti kelemahan dan mencadangkan tindakan pembetulan.

10. Peranan dan Tanggungjawab Juruaudit Dalam Mengekalkan kebebasan. Menentukan pegawai Audit memiliki kompeten yang profesional Menasihati pengurusan terhadap bidang-bidang berisiko. Menggubal matlamat dan perancangan strategik pengauditan. Melaksanakan pengauditan operasi. Menilai sistem teknologi maklumat. Memberi cadangan menambaihbaik operasi dan mengukuhkan kawalan. Mengambil tindakan susulan untuk menentukan cadangan telah dilaksanakan dengan berkesan. Menyelaras aktiviti pengauditan dengan Juruaudit Luar. Melaksanakan sistem jaminan kualiti pengauditan.

11. Juruaudit Luar Juruaudit Luar juga memainkan peranan dalam pengauditan terhadap kawalan dalaman sesebuah agensi Kerajaan. Juruaudit Luar dilantik oleh sebuah badan bebas iaitu Parlimen. Juruaudit Luar memeriksa dan memberi cadangan penambahbaikan kawalan dalaman agensi Kerajaan. Pihak pengurusan agensi boleh memberi sokongan dengan cara:- Memberi penekanan terhadap nilai pengauditan yang bebas dan objektif. Mengenal pasti bidang untuk menambah baik kualiti prestasi dan bertindak terhadap maklumat yang dikemukakan oleh Audit.

12. Kategori Kawalan Dalaman Kawalan Pengurusan Kawalan Pengurusan boleh dilihat sebagai gabungan semua kawalan. Ianya adalah rangka kerja organisasi - rancangan, polisi, prosedur dan amalan yang diperlukan bagi pekerja untuk mencapai objektif organisasi. Kawalan Pentadbiran Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan dengan proses membuat keputusan yang mengarahkan pekerja untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang dibenarkan ke arah mencapai objektif pengurusan. Kawalan Perakaunan Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan dengan penjagaan keselamatan aset dan ketepatan dan kebolehpercayaan rekod kewangan.

13. Kawalan Perakaunan diwujudkan untuk melengkapkan kepastian yang wajar bahawa:- Urus niaga adalah mengikut kelulusan am atau khusus oleh pengurusan, Urus niaga direkodkan supaya penyediaan penyata kewangan mematuhi prinsip dan standard perakaunan diterima umum Hak menggunakan aset hanya mengikut kelulusan pengurusan Rekod aset dibandingkan dengan aset fizikal dan tindakan diambil terhadap ketidaksamaannya

14. Amalan Kawalan Dalaman Umum Urus niaga direkodkan segera untuk memberi kesesuaian dan nilai kepada pengurusan dalam mengawal operasi dan membuat keputusan. Amalan kawalan dalaman biasanya diwujudkan untuk mematuhi standard kawalan dalaman yang dibentuk oleh pihak berkuasa pusat (badan perundangan). Anggota organisasi diberi latihan dan diuruskan dengan berkesan untuk mencapai objektif serta matlamat.

15. General Standards Reasonable Assurance: Internal control structures are to provide reasonable assurance that the general objectives will be accomplished. Supportive Attitude: Managers and employees are to maintain and demonstrate a positive and supportive attitude toward internal controls at all times. Integrity and Competence: Managers and employees are to have personal and professional integrity and are to maintain a level of competence that allows them to understand the importance of developing, implementing, and maintaining good internal controls and to accomplish the general objectives of internal controls. Control Objectives: Specific control objectives are to be identified or developed for each activity of the organization and are to be appropriate, comprehensive, reasonable, and integrated into the overall organizational objectives. Monitoring Controls: Managers are to continually monitor their operations and take prompt, responsive action on all findings of irregular, uneconomical, inefficient, and ineffective operations.

16. Detailed Standards Documentation: The internal control structure and all transactions and significant events are to be clearly documented, and the documentation is to be readily available for examination. Prompt and Proper Recording of Transactions and Events: Transactions and significant events are to be promptly recorded and properly classified. Authorization and Execution of Transactions and Events: Transactions and significant events are to be authorized and executed only by persons acting within the scope of their authority. Separation of Duties : Key duties and responsibilities in authorizing, processing, recording, and reviewing transactions and events should be separated among individuals.

17. Supervision : Competent supervision is to be provided to ensure that internal control objectives are achieved. Access to and Accountability for Resources and Records: Access to resources and records is to be limited to authorized individuals who are accountable for their custody or use. To ensure accountability, the resources are to be periodically compared with the recorded amounts to determine whether the two agree. The asset's vulnerability should determine the frequency of the comparison.

18. Objektif Khusus Kawalan Dalaman Perakaunan Memastikan urus niaga dilaksanakan dengan cara yang selaras dengan prosedur/tatacara pengesahan dan kelulusan yang ditetapkan oleh pengurusan. Memastikan semua urus niaga direkodkan dengan segera, tepat, ke dalam akaun yang sepatutnya, dan dalam temph perakaunan urus niaga berlaku. Memastikan aset hanya digunakan untuk tujuan pernuiagaan/rasmi sahaja. Memastikan aset yang dicatat dalam rekod kewangan sememangnya wujud. Pemeriksaan fizikal hendaklah dilakukan dari semasa ke semasa.

19. Prosedur-prosedur Kawalan Pelaporan, review dan meluluskan penyesuaian Memeriksa ketepatan kira-kira terhadap rekod Kawalan terhadap persekitaran dan aplikasi sistem ICT Menyelenggara dan menyemak semula akaun kawalan dan imbangan duga Meluluskan dan mengawal dokumen Membandingkan data dalaman dengan sumber maklumat luaran Membandingkan kiraan tunai, sekuriti dan inventori dengan rekod perakaunan Menghadkan akses kepada aset dan rekod Membandingkan dan menganalisis keputusan kewangan dan bajet

20. HAD KEBERKESANAN KAWALAN DALAMAN Walaupun komprehensif dan terperinci struktur kawalan dalaman, namun ia tidak boleh menjamin keberkesanan pentadbiran, rekod yang sempurna dan tepat, menghindar dari penipuan. Kuasa melulus juga boleh disalahgunakan Pengurusan berkuasa untuk override kawalan yang ditetapkan Oleh kerana kebanyakan kawalan dalaman melibatkan manusia maka ianya adalah tertakluk kepada kelemahan pembangunan, silap faham, kecuaian, keletihan dan hilang tumpuan dan sbgnya. Kawalan yang dilaksanakan akan tidak berkesan walaupun anggota didapati kompeten jika sekiranya mereka tidak memahami fungsi mereka dalam proses kawalan. Perubahan organisasi dan sikap pengurusan boleh memberi impak ketara dalam mencapai kawalan yang berkesan. Oleh itu, pengurusan perlu menilai semula dan mengemaskini kawalan secara berterusan, menyampaikan perubahan tersebut kepada setiap anggota dan menunjukkan contoh teladan yang baik dengan mematuhi kawalan yang dilaksanakan.

21. Amalan Kawalan Dalaman Yang Biasa Dilaksanakan Petunjuk prestasi diwujudkan dan dipantau. Tugas dan tanggungjawab utama dibahagi/diasingkan untuk mengurangkan risiko kesilapan dan penipuan. Prestasi sebenar dibandingkan dengan prestasi yang dirancang dan perbezaan dianalisis. Pemprosesan maklumat dikawal contohnya melalui pemeriksaan edit data yang dimasukkan. Kawalan fizikal diwujudkan untuk mengawal selamat semua aset yang menarik.

22. Amalan Kawalan Dalaman Yang Biasa Dilaksanakan Akses kepada rekod dan maklumat dihadkan kepada pegawai yang diberi kuasa sahaja. Akauntabiliti penyimpanan dan penggunaannya dipertanggung-jawabkan dan dipelihara. Urusniaga dan event yang penting diluluskan dan dilaksanakan oleh pegawai yang bertindak dalam bidang kuasanya. Urus niaga dan event penting didokumenkan/rekodkan dan dokumen sentiasa tersedia untuk diperiksa.

23. Hubungan Urus Tadbir (Governance) Dgn. Kawalan Dalaman

24. Framework Tadbir Urus Di Agensi Awam Leadership

25. Framework Tadbir Urus Di Agensi Awam i. Kepimpinan ii. Persekitaran Pengurusan Pelan strategik, objektif, garis panduan, prosedur, peraturan, tanggungjawab, tugas, penilaian prestasi, komunikasi. iii. Pengurusan Risiko iv. Pemantauan Jawatankuasa Audit dan lain-lain Pelaporan v. Kawalan Dalaman & Akauntabiliti vi. Audit

27. Akauntabiliti pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan garis panduan pengurusan kewangan dan pentadbiran tugasan anggota yang sesuai, pembangunan personel yang saksama dan suasana kerja yang sihat dan selamat proses pemilihan sumber dan penilaian yang teratur. memaksimumkan potensi perkhidmatan aset dan meminimumkan kos keseluruhan

28. Akauntabilti Akauntabiliti terbahagi kepada 3 jenis iaitu: Akauntabiliti Program memastikan program yang dilaksanakan mencapai objektif/matlamat yang ditetapkan; Akauntabiliti Pengurusan menentukan penggunaan sumber (tenaga kerja, kewangan, peralatan, teknologi) dibuat dengan cara yang cekap, berkesan dan tiada pembaziran; Akauntabiliti Kewangan memastikan akaun/rekod yang diselenggarakan dengan teratur, boleh dipercayai serta mematuhi peraturan, garis panduan dan undang-undang yang berkaitan.

29. Kawalan Dalaman • kawalan dalaman bersesuaian dengan perancangan korporat atau piagam agensi. • maklumat pengurusan yang mencukupi dan tepat pada masanya. • kawalan meliputi penipuan dan pengurusan risiko. • wujudkan fungsi audit dalaman yang berkesan

30. Rumusan Kawalan dalaman tidak sepatutnya dilihat sebagai sistem berasingan dalam organisasi tetapi ianya hendaklah disifatkan sebagai bahagian penting dalam sesuatu sistem sebagai panduan operasinya . Mewujudkan kawalan dalaman berkesan melibatkan: Penilaian risiko (dalaman dan luaran). Mewujudkan objektif yang jelas dan konsisten dimana ia adalah tujuan/matlamat yang akan dicapai.

31. Maklumat hendaklah direkodkan dan disampaikan dalam bertulis kepada pengurusan dan semua kakitangan dalam organisasi dalam tempoh yang sesuai bagi mereka malekasanakan kawalan dalaman dan tanggungjawab lain. Penilaian kawalan dalaman hendaklah menilai kualiti prestasi sepanjang masa dan memastiakn penemuannya diselesaikan dengan segera.