Een presentatie voor de Best Prince User Group over de stappen die we gezet hebben om Prince2 te borgen als projectmanagement methodiek in de afgelopen jaren

1. INVOEREN PRINCE 2 BIJ
BEELD EN GELUID
Geert Wissink. 11 oktober 2012, BPUG Seminar
1

2. 2

3. AGENDA
1. ACHTERGROND
2. ORGANISATIE
3. PROJECTEN & PROGRAMMA’S
4. TAILORING PRINCE 2
5. LESSONS LEARNED & ISSUES

4. 1. ACHTERGROND
30

5. DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST
Text
Subsidie FES 2007 - 2014: 154 miljoen euro
90 miljoen euro Beeld en Geluid

6. MASSA DIGITISATION & PRESERVATION
9 EU aanbestedingen
90.000 uur DIGIBETA
17.000 uur FILM
200.000 uur AUDIO
1,2 miljoen FOTO’S
Platforms voor onderwijs, creatieve industrie, publiek
Restaureren, conserveren, digitaliseren, ontsluiten

7. DRIVER: BEELDEN VOOR DE TOEKOMST
Text

8. 2. ORGANISATIE
30
8

9. ORGANOGRAM BEELD EN GELUID

10. AANPAK
200 FTE
+80 FTE DOOR BVDT
75 PRINCE 2
4 MSP
Text
75 P2 PRACTIONER
2 P3O
VERDER
MoP
MoR

11. PROJECTBUREAU
5 junior/medior projectleiders
5 senior projectleiders
2 programma-managers
1 manager
1 secretaris
Daarnaast verspreid bij units nog 3-tal projectleiders
11

12. ROL PROJECTBUREAU
Fungeert als PMO
Hierarchische aansturing projectleiders
Centre of Excellence: templates, uitleg Prince 2 (intranet,
workshops en gesprekken)
Adviesrol voor MT
Project Assurance
Progress
Financial Support
12

13. GROEIPAD
2010 - Reorganisatie, start projectbureau als afdeling
2011 - Project intake procedure opgestart
2012 - Afronding Prince 2 Implementatie
2012 - PMO inrichten (P3O)
2012 - 2013 Implementatie Programmamanagement
(MSP)
2013 - Portfoliomanagement (MoP)
13

14. 3. PROJECTEN & PROGRAMMA’s
30
14

15. SOORTEN PROJECTEN
Beelden voor de Toekomst Corporate
Digitalisering VHS Tentoonstellingen
Digitalisering DigiBeta Public website
Digitalisering Gesneden Sponsorships
Platen Samenwerkingen
Digitalisering Film IT Projects
Digitalisering Foto
Preservation Film R&D
Preservation Foto Europeana
Educational Access NWO Catch
European research
15

16. PROGRAMMA’s
Emerging programme - Gebruiker Centraal
Change programme - Media Management
Change programme - Program X (Asset Management)
Zijn afgeleiden van strategisch meerjarenplan of geven
daar invulling aan.
Doel: 80% projecten onder programma hangen
16

17. PROJECTLEIDERS
- Projectleiders doen 3-5 projecten simultaan
- Aanstelling binnen projectbureau, generalisten en
specialisten. Werken vaak vooral met 1 Business Unit
samen
- Peer review
- Carriere pad van junior-medior-senior projectleider tot
programmamanager
17

18. 4. TAILORING PRINCE 2
30

19. DOCUMENTATIE & PROCES
Voorbereiding: Project Mandaat
Initiatie: Project Brief / Project Initiatie Documentatie
Uitvoering: Maandelijkse statusrapportages / Highlight
Rapportage / Change Plans
Afsluiting: Lessons Learned, End Project Report
Proces
Mergen van stuurgroepen (6-wekelijks, meerdere projecten)
19

20. PROJECT MANDAAT
Afstemming van Project Mandaten in MT
Geschreven door opdrachtgever
Inhoud is verkorte Project Brief
-> 2013
Portfolio advies van PMO
20

21. STATUSRAPPORTAGE
21

22. 5. LESSONS LEARNED & ISSUES
30

23. RISKS & ISSUES
ISSUES
1. Stuurgroepleden goed informeren over rol, nog vaak
onduidelijk
2. Status en registers nu nog excel based, veel handwerk
Text
VRAAG: wie weet een robuust,eenvoudig PPM systeem?
RISKS
1. Vanaf 2015 veel minder subsidie voor projecten -> dus
ook voor PMO. Business case PMO wordt belangrijker
2. COO (trekker projectmatig werken) vertrekt, werken aan
sterkere inbedding in organisatie
23

24. LESSONS LEARNED
1. Beginnen bij de basis werkt: opleiden van projectleiders,
management en projectmedewerkers.
2. Begin klein: wij leggen nu veel aandacht op
productbeschrijvingen. Begrotingsformat wordt aangeleverd
door Financiele Zaken.
3. PMO rollen nu nog vooral bij mij en secretaris, breder
beleggen
4. Business case denken (en baten management) bij
opdrachtgevers heeft aandacht nodig
24

25. TOT SLOT: QUOTE
“Sinds het projectbureau PRINCE 2 heeft uitgerold over de
projecten is mijn agenda een stuk leger”
Hans Westerhof, adjunct-directeur Beeld en Geluid (Senior
Executive in veel projecten)
25

26. FIN!
30

27. PHOTO CREDITS
SOURCE
Collection Netherlands Institute for Source and Vision
LICENSE
Creative Commons Attribution - Share Alike
30