Insiderflöden – arbetsprocesser runt beställningar från när och fjärran , Anna Gretha Johansson, Umeå universitetsbibliotek, konferens KB 2013-04-15

1. Enkelt-effektivt-engagerat!
Stockholm 130415
anna-gretha.johansson@ub.umu.se
Insiderflöden –
arbetsprocesser runt beställningar
från när och fjärran

2. Bakgrund till KB-ansökan
• Lånecentralerna hanterade stora
mängder beställningar
• SAGA-systemet (KIB) med
teknikstöd fanns redan inom
delar av universitets-och
högskolebiblioteksvärlden
• Umeå UB - en förstudie 2010
angående hantering/ hämtning
av media med hjälp av
handdatorer bl a
2

3. Deltagare i projektet
• Umeå universitetsbibliotek
(samordning, projektledning)
• Informations- och
lånecentralerna i samverkan, ILS
– Malmö, Stockholm och
Umeå
• Internationella biblioteket IB
• Sveriges depåbibliotek
3

4. • Ansökan
– Kartläggning av fjärrlåne-
och medieströmmar –
en kvalitetssäkring
• Fick 349 000 Skr för 2012
• + egeninsats för ILS
• Tidsåtgång ca 7 månader för
projektledaren ½-tid
Till KB – avd för nationell
samverkan
4

5. Syfte
• Syftet är att ta fram en modell
för kartläggning av arbetsflöden
och låneströmmar inom området
fjärrlån- och medieförsörjning.
Utgångspunkten skall vara ur ett
användarperspektiv och
modellen skall vara tillämpbar för
både små och stora bibliotek.
5

6. ILS Malmö och ILS Stockholm
• Holmquist, Jan
Centraler i ett nytt
bibliotekslandskap (Dnr 109-
KB 1263-2011)…
beslut om nedläggning av ILS
Malmö och ILS Stockholm 2013
6

7. Styrgruppsbeslut
• ”Region Skånes
fjärrlånehämtningar via Malmö
stadsbibliotek”
• ”Länsbiblioteket Stockholm /
Arbetsprocesser från beställning
till fjärrutlån”
• ”Umeå/Umeåregionen /
Reservationshantering av
innestående media”
• IB kartlade sina egna fjärrlån
7

8. Arbetsmetoder inom varje
deltagande organisation
• Bilda arbetsgrupper om 3-5
personer
• Utse en kontaktperson inom
gruppen (ska ha kontakt
med/rapportera till projektledare
och styrgruppsrepresentant)
• Seminarium med projektledaren,
gå igenom ansökan och KBs
beslut + diskutera arbetssätt
inom gruppen
8

9. Arbetsmetoder inom varje
deltagande organisation (forts)
• Börja skissa på
arbetsprocesserna (som text)
• Börja skissa desamma på en
ritning
• Diskutera/rita i gruppen tills alla
är överens om hur
arbetsprocesserna ser ut idag
• Skicka den till projektledaren för
en första bedömning/analys
9

10. 120413
120426
Malin Gillberg
Margareta Nyström
Lena AK Persson
Agneta Alm Kellander
10

11. 11

12. Internationella biblioteket 120329
Svante Henkel
Mats Ekman
Junko Söderman
Anna Berg
12

13. Internationella Biblioteket / Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån
120410 (förslag) rev 120605 + 120703
BOOK IT
PLOCKlappar
2ggr/dag
LIBRIS
Varje em
E-POST
Varje em
TELEFON
Ca 9-16
löpande
BREV/FAX
Varje em
Finns
plockas
Ställs på
utlåningshyllan
Lånas ut och
skickas till länets
bibl enl
sändningslista
Lånas ut
dagligen till
övriga Sverige
Gula plastlådor/
Sv Bibl.transp
*Med B-post <2kg
*Med Företags-
paket i övrigt
Finns på
hämtbibl
Återlämnas så
reservationen
slår till
Finns inte/
0 hylla,
0bestånd mm
I deposition
Som enstaka
Lån (6v
lånetid)
*skicka krav
*gör reservation
Meddela
fjärrbiblioteket
Finns inte/
utlånad
Remittera i LIBRIS
Internremiss SSB
INLÅN via utlandet
Letas igen av ny
personal
hittas Hittas inte
Belägga
fortlöpande
ILC
1 telenr
Öppna biblioteket
2 telenr- 1nr/plan
Skriver
beställningen på
särskilld blankett
Till språkansvarig
E-post
Varje em
Reservera
Inköpsförslag
till IB
Åter till beställaren pga ej
inköp; slutsåld; nej till
utlandslån, vill ej betala utl;
neg svar från utl. mm
13

14. T ex Länsbiblioteket Stockholm
120330
Britt Löfdahl
Lena Dalqvist
Annika Lissenko
Marie-Louise Sturk
Leena Wathén
Efter första mötet
med projektledaren 14

15. Länsbiblioteket Stockholm 2012 april
Efter några
träffar
15

16. Slutgiltig version
16

17. Anders Olsson
Ulrika Sjölin
Åsa Grubbström
Birgit Lindgren
17

18. 18

19. Litteraturstudie angående
arbetsflödesprocesser
Projektledaren har gått igenom följande:
• Web of Science
• Academic Search Elite
• JSTORE
• Library, Information Science & Technology
Abstracts
• Nordiskt BDI-index
• DIVA
• Artikelsök
• BBL, DIK-forum,
• Ikoner, Google
19

20. Frågor?
Kartläggning av fjärrlåne- och
medieströmmar
– en kvalitetssäkring
http://www.kb.se/bibliotek/Projektbidrag2/avs
lutade/Avslutade-projekt-2013/#Kartläggning
Projektrapport
Dnr: 51-KB 954-2011
Beslutsnr: Natsam 2012:03
20