* Họp báo là con dao 2 lưỡi, có thể giúp DN giải quyết hiệu quả cuộc khủng hoảng truyền thông nếu được hoạch định kỹ lưỡng bài bản, hoặc có thể làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi không được hoạch định một cách chiến lược. * Do đó, trước khi quyết định có TỔ CHỨC HỌP BÁO hay không, bạn nên trả lời hết các câu hỏi theo bảng dưới đây nhé

2. - 1 -
Hướng dẫn
hoạch định chiến lược
TỔ CHỨC HỌP BÁO
Lời nhắn nhủ
o Họp báo là con dao 2 lưỡi, có thể giúp DN giải quyết hiệu quả cuộc khủng hoảng
truyền thông nếu được hoạch định kỹ lưỡng bài bản, hoặc có thể làm cho vấn đề
trở nên tồi tệ hơn khi không được hoạch định một cách chiến lược.
o Do đó, trước khi quyết định có TỔ CHỨC HỌP BÁO hay không, bạn nên trả lời hết
các câu hỏi theo bảng dưới đây nhé
Ngày
CHI TIẾT
• Công ty (DN)
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Website
• Email
• NGƯỜI PHÁT NGÔN – CHỨC VỤ
• NGƯỜI CHỦ TRÌ DỰ ÁN – CHỨC VỤ
- Nguyễn Văn A – TGĐ – 0989098xxx (24/7 Phone Call)
- Nguyễn Văn B – GĐ PR – 0989098xxy (24/7 Phone Call)
TÊN MÃ HOÁ CỦA DỰ ÁN Vd. “dự án S.B.D” (dự án sữa bọ đen), “dự án N.G” (nổ gas), “dự
án H.H” (dự án Hiền Hoà)…
 để bảo mật & thuận lợi trong việc trao đổi giữa các thành
viên Ban Xử lý khủng hoảng truyền thông
Hạng mục MÔ TẢ
• Mô tả tình huống khủng hoảng
truyền thông
• Xác định nguồn tin gốc
• Sự leo thang của tin xấu
• Sự vào cuộc của Gov, Media
• Mô tả thiệt hại tổng quan
- Thời gian, địa điểm, câu chuyện diễn biến
- Nguồn tin đầu tiên phát tán về câu chuyện tiêu cực từ cá
nhân, tổ chức nào? Có uy tín không? Làm thế nào để liên hệ
nhằm “gói gém” vụ việc?
- Sự leo thang của thông tin xấu: ở báo online/diễn đàn/MXH
nào? Tốc độ gia tăng bài viết/post/topic/bình luận tiêu cực
Lê Trần Bảo Phương

3. - 2 -
tăng, giảm ntn?
- Sự vào cuộc của Cơ quan chức năng, Báo chí chính thống: có
hay chưa?
- Thiệt hại tổng quan: về doanh số bán/ngày/tuần/tháng so
sánh với trung bình 2 tháng trước khủng hoảng xảy ra.
• Xác định các bên liên quan
trực tiếp
• Quan điểm của các bên liên
quan
- Xác định các bên liên quan trong khủng hoảng. vd. DN, Nạn
nhân, Chính quyền, Báo chí, Khán giả/Công chúng
- Quan điểm của các bên liên quan trực tiếp là gì?
- Quan điểm của các bên liên quan gián tiếp là gì?
- Họ đang chỉ trích điều gì? thắc mắc điều gì?
• Xác định nhu cầu của các bên
liên quan
- Họ đang cần điều gì?
• Xác định vấn đề ĐÚNG SAI - Xét về lý / luật pháp: ai đúng, ai sai? Đúng sai ntn?
- Xét về tình / cách đối nhân xử thế: ai đúng, ai sai? Đúng sai
ntn?
- Nên như thế nào là TỐT ĐẸP, PHÙ HỢP cho các bên theo tiêu
chí dĩ hoà vi quý.
• Xác định các vấn đề cần giải
quyết làm nền tảng để truyền
thông ở giai đoạn Cấp cứu &
Chữa trị?
- Vấn đề 1
- Vấn đề 2
- Vấn đề 3
• Các vấn đề có thể được giải
quyết bởi TỔ CHỨC HỌP BÁO
là gì?
• Vậy có nên tổ chức họp báo
hay không?
- Vấn đề 1
- Vấn đề 2
- Vấn đề 3
- Họp báo không giải quyết được vấn đề nào cả!
- Có, nên tổ chức họp báo, vì có thể giải thích/làm rõ/minh
oan/xin lỗi… để giải quyết Vấn đề 1/2/3
- Không nên tổ chức họp báo, vì chưa đủ CHÍN, chưa có những
kết quả khắc phục sự cố thiết thực/chưa có bằng chứng/chưa
có lý lẽ vững chắc để /làm rõ/minh oan/xin lỗi…
- Không nên tổ chức họp báo, vì mọi việc đang chìm xuồng/bị
lãng quên dần, không nên “chuyện bé xé ra to”

4. - 3 -
LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢC - Chiến lược ứng phó khủng hoảng truyền thông được lựa
chọn là gì? (tham khảo, 7 chiến lược, Chương 7 Quyền Năng
Bí Ẩn)
NỘI DUNG CẦN CHUẨN BỊ
- Lý lẽ để giải thích/biện minh/minh oan là gì?
- Nội dung xin lỗi ở các khía cạnh nào?
- Nội dung về các hành động khắc phục để báo cáo công
chúng là gì? Ngắn hạn, dài hạn?
- Nội dung hoà giải giữa DN - Nạn nhân/giữa Các bên liên
quan trực tiếp trong vụ việc.
• Các câu hỏi & soạn sẵn nội
dung trả lời để giải đáp các vấn
đề cốt lõi của vụ việc
• Các câu hỏi sẽ không trả lời là
gì?
- Soạn sẵn Thông cáo báo chí để trả lời/giải đáp hết những
thông tin mà DN cần chia sẻ ra cộng đồng về vụ việc.
- Phát Thông cáo báo chí cho những người tham dự Họp báo
• Tính pháp lý của Cty ABC
• Tính pháp lý của SPDV
• Bằng chứng
- Chuẩn bị sẵn các giấy tờ, pháp pháp lý về DN, SP liên quan vụ
việc
- Chuẩn bị bằng chứng có lợi cho vụ việc như Fact sheet /
Reports / Filming (có được do chủ động Làm việc với Nạn
nhân & Chính quyền, Sơ Cứu - mục 3.2.1 Guidebook Quản trị
Rủi Ro Khủng Hoảng)
QUYẾT ĐỊNH TỔ CHỨC HỌP BÁO
CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỌP BÁO
- Thời gian:
- Địa điểm:
- Tính chất: Urgent/Fast/Normal
- Host:
- Thành phần tham dự: Gov/Luật sư/DN/Người làm
chứng/Nạn nhân/Cơ quan báo chí
- Công tác thư mời
- Công tác check in sự kiện (right people / strictly security)
- Diễn biến/kịch bản buổi họp báo (Event flow)
- Kịch bản truyền thông sau họp báo (Media Plan)
 sao cho giải quyết được các Vấn đề 1/2/3
- Tổ chức giám sát, theo dõi tin tức & ứng phó cần thiết

5. - 4 -
• Kết quả mong muốn đạt được
sau họp báo
- Giải quyết được Vấn đề 1/2/3
- Số lượng tin tích cực về vụ việc (positive news): 50
- Số lượng bài viết tích cực về vụ việc (editorials, advertorials,
TV programs): 30
- Số lượng Infuencers ủng hộ: 0 → 30
- Số lượng Người đối lập/Opponents giảm xuống: 50 →02
- Số lượng đơn kiện được rút tăng lên: 5 → 24
- Doanh số bán hàng hồi phục/ dần hồi phục/ tăng lên x%
(trong vòng 1 tháng):
CHIẾN LƯỢC HẬU HỌP BÁO
Bên ngoài DN:
- Chiến lược SALE PROMOTION (khuyến mãi và khuyến mại)
triển khai sau Họp báo để kích thích mua hàng trở lại là gì?
- Chiến lược CSR để cải thiện hình ảnh, uy tín DN trên thị
trường là gì?
Bên trong DN:
- Hoạt động rà soát, audit, cải thiện, nâng cấp, đổi mới nội
quy… là gì?
- Hoạt động đào tạo nội bộ ngăn ngừa khủng hoảng tương tự
là gì?

6. - 5 -
Cảm ơn bạn Trần Thị Trúc Linh đã hỗ trợ vẽ gấp sơ đồ này