Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-HR

SUGARCRM VN
HR CRM USER GUIDE
Hướng dẫn sử dụng phần mềm CRM

CTY TNHH PHẦN MÊM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VIỆT NAM
A: Lầu 1, Tòa nhà Vietnam Business Centre, 57-59 Hồ Tùng Mậu, P.Bến
Nghé, Quận 1, TP HCM
T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
W: www.onlinecrm.vn – www.sugarcrm.com.vn – www.vtiger.com.vn
1 | P a g e
MỤC LỤC
1 ĐĂNG NHẬP .................................................................................................................... 2
1.1 Màn hình giao diện ............................................................................................... 2
1.2 Ý nghĩa phân hệ ..................................................................................................... 3
2 QUẢN LÝ CANDIDATE ................................................................................................. 3
2.1 Tạo mới Candidate ................................................................................................ 3
2.2 Xem Danh sách Candidate ................................................................................ 5
2.3 Tìm kiếm Candidate ............................................................................................. 7
2.3.1 Tìm kiếm cơ bản ................................................................................................... 8
2.3.2 Tìm kiếm nâng cao ................................................................................................ 9
2.3.3 Tìm kiếm cục bộ .................................................................................................. 10
3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR .................................................................................... 10
3.1 Quy trình tổng quan ........................................................................................... 10
3.2 Khách hàng (Accounts) ..................................................................................... 11
3.2.1 Nhập thông tin khách hàng ................................................................................. 11
3.2.2 Xem Danh sách khách hàng ................................................................................ 13
3.2.3 Tạo tương tác với khách hàng ............................................................................. 15
3.2.4 Tìm kiếm khách hàng .......................................................................................... 19
3.3 Vacancy ................................................................................................................... 19
3.3.1 Tạo thông tin Vacancy ........................................................................................ 19
3.3.2 Xem Danh sách Vacancy .................................................................................... 20
3.3.3 Tìm kiếm Vacancy .............................................................................................. 20
3.3.4 Tạo hoạt động ...................................................................................................... 20
3.4 Mapping Va –Ca ........................................................................................................ 20
3.4.1 Cách tính điểm matching .................................................................................... 20
3.4.2 Mapping .............................................................................................................. 23
3.5 Billing ......................................................................................................................... 33
4 REPORT .......................................................................................................................... 34

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
2 | P a g e
1 ĐĂNG NHẬP
1.1 Màn hình giao diện

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
3 | P a g e
1.2 Ý nghĩa phân hệ
STT
Từ ngữ, khái niệm
Định nghĩa/ Diễn giải/Ghi chú
1
Accounts (KH chính thức)
Là những KH đã có ít nhất 1 lần sử dụng DV-SP của cty
2
Contracts (Người liên hệ)
Là thông tin hợp đồng giữa KH-cty, HĐ này là HĐ nguyên tắc.
3
Vancancy (Đầu mối công việc) Là những đầu mối việc làm bao gồm: + Job title = Sales Manager + Industry = Retail/ Wholesales,Trading - Distribution
4
Candidate
Là những thông tin ứng viên, bao gồm chuyên môn, kinh nghiệm, kĩ năng….
5
Billing
Là hóa đơn thu sau khi có một Candidate success giữa KH - HR
6
Báo cáo (Reports)
Là báo cáo lại doanh số về cuộc hẹn, candidate, vancacy….theo yêu cầu của quản lý
2 QUẢN LÝ CANDIDATE
2.1 Tạo mới Candidate
Bước 1: Vào Menu Chọn Candidates  Create Candidates

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
4 | P a g e
Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate
Khi tạo một record ứng viên mới thì cần kiểm tra việc ứng viên trùng dựa vào các field:
- Full Name
- Email
- Mobile phone
Nếu báo trùng

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
5 | P a g e
Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No duplicated record was found.”
Bước 3: Kiểm tra lại thông tin rồi chọn Save
2.2 Xem Danh sách Candidate

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
6 | P a g e
Tại Profile ta có thể thêm bớt hoặc chỉnh sửa thông tin ứng viên

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
7 | P a g e
2.3 Tìm kiếm Candidate

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
8 | P a g e
Tìm kiếm cơ bản

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
9 | P a g e
Tìm kiếm nâng cao
Tìm kiếm nâng cao kết hop nhiều thông tin tìm kiếm khác nhau, cho kết quả tìm kiếm chính xác.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
10 | P a g e
Tìm kiếm cục bộ
3 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HR
3.1 Quy trình tổng quan

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
11 | P a g e
3.2 Khách hàng (Accounts) Nhập thông tin khách hàng
Bước 1: Chọn Account -> Create Account
Bước 2:Nhập thông tin & kiểm tra trùng Candidate
Khi tạo một record khách hàng mới thì cần kiểm tra KH trùng dựa vào các field:
- Company Name
- Phone

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
12 | P a g e
Lưu ý:
Các ô có dấu (*) là bắt buộc.
Nếu tìm thấy record trùng thì hệ thống sẽ thông báo:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
13 | P a g e
Nếu hệ thống ko tìm thấy record trùng thì sẽ show ra thông báo: “This account is new. No duplicated record was found.”
Xem Danh sách khách hàng

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
14 | P a g e

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
15 | P a g e
Tạo tương tác với khách hàng
Trong Prolie khách hàng
Lưu ý:
Đối với khách hàng cũ, ta vào chọn tìm kiếm -> Profile khách hàng -> History để xem những tương tác với khách hàng.
 Tạo cuộc gọi

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
16 | P a g e
 Tạo cuộc hẹn

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
17 | P a g e
 Compose Mail: Tương tự tạo cuộc gọi
 Create Task: tương tự tạo cuộc hẹn
 History
- Create Note or Attachment
Trường hợp muốn ghi chú hoặc đính kèm file cho công ty này thì sử dụng chức năng Create Note or Attachment.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
18 | P a g e
- Archive Mail :Lưu những mail trao đổi với khách hàng

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
19 | P a g e
Tìm kiếm khách hàng
(Tương tự như Tìm kiếm Candidate)
3.3 Vacancy Tạo thông tin Vacancy

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
20 | P a g e
Xem Danh sách Vacancy
Tương tự phần Candidate 2.2 Tìm kiếm Vacancy
Tương tự phần Candidate 2.3 Tạo hoạt động
Tương tự phần Account
3.4 Mapping Va –Ca
Mapping là chức năng tự động lọc những ứng viên tiềm năng thỏa các tiêu chí yêu cầu của công việc để đưa vào danh sách ứng viên tiềm năng của một công việc.
Chức năng này được thực hiện tự động. Để chức năng chạy được như ý thì yêu cầu người dùng nhập liệu thông tin đầy đủ và chính xác không chỉ cho Vacancy mà còn cả Candidate. Cách tính điểm matching
Bước 1: Vào đầu mối công việc (Vacancy)

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
21 | P a g e
Bước 2: Trong profile Vacancy chọn Mapping Candidate
Bước 3: Tính điểm Lấy tất cả nhưng ứng viên thuộc về lĩnh vực của Vacancy tiến hành tính điểm ( cách tính điểm như file Excel đính kèm theo Email ) sau quá trình tính điểm màn hình hiển thị ra 10 ứng viên có điểm cao nhất trong panel Matching (xem hình dưới).

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
22 | P a g e
Cách Tính điểm :
Field candidate
Giá trị
Điều kiện
Field vacancy
Giá trị
Điểm cộng
Desired Function
Giá trị “developer” có tồn tại trong field bên candidate
Job title
developer
0
Career Objectives
developer
Job title
developer
15
Professional Summary
developer
Job title
developer
15
Job Function
Software/Hardware
Mỗi giá trị trùng + 5 điểm (nếu job function và company industry cùng trùng 1 giá trị thì chỉ được +5 )
Selected industry
IT – Software
5
Company Industry
Mỗi giá trị khớp + 5 điểm
Selected industry
IT – Software
0
Desired W.Location
HCMC
Khớp (trùng)
Working place
HCMC
15
Language Level
Fair
Nếu cao hơn hoặc bằng
Min English level
Average
10
Current Salary
300 USD
Trong khoảng
Salary from -> Salary to
100->1000 USD
10
Desired Salary
350 USD
Trong khoảng
Salary from -> Salary to
100->1000 USD
10

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
23 | P a g e
Total year of Exp
0
Lớn hơn hoặc bằng
Min Year of experiences
2
0
Education Level
Diploma
Nếu cao hơn hoặc bằng
Min Education
Intermediate
10
Mapping
Sau khi tính điểm matching ứng viên cho Vacancy ta có danh sách sau:
Bước 1: Chọn Add to Shortlist
Mô tả: ID Đối tượng Mô tả chi tiết 1 CaID Mã số Vacancy 2 Full name Họ tên đầy đủ của ứng viên

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
24 | P a g e
3
Pro Sum trên một dòng được hover
Khi mouse hover lên ô này thì show 1 cái tool tip list ra thông tin kinh nghiệm của từng công ty bao gồm:
Total years + Job Title + Company name theo đúng format trong hình mô tả:
Lưu ý:
Pro sum sẽ được tính tự động giá trị bằng công thức sau:
Total years + Job Title + Company name
Total Years = Employment History > (Work To – Work From)
Job title = Employment > Job title
Company Name = Employment > Company name
4
Yr of Exp
Số năm kinh nghiệm của ứng viên
5
Status
Tình trạng ứng viên
1. New
2. Interviewed by L&A
3. Locked
4. Retired
5. Blacklist
User không thể assign một candidate với status = “New” vào một vacancy
7
Icon Matching %
Mặc định danh sách này được sort theo column Matching %
Số điểm của matching % được tính toán từ 0 đến 100 dựa vào việc so sánh các fields của một vacancy và CV của một ứng viên
8
Action link
Các hoạt động
Add to shortlist
User click vào đây thì hệ thống làm các việc sau:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
25 | P a g e
+ Show ra 1 cái popup hỏi user có muốn schedule một cái meeting/call với người này ko hay chỉ muốn add vào trong Shortlist?
By default thì các field sau đều có giá trị mặc định:
+ Subject = “Interview with candidate”
+ Duration = 1h00
+ Type = Meeting (gồm 2 loại: Meeting | Call)
+ Reminder = checked với value = “15 minutes prior”
+ Status = “Planned”
+ Assign to = “user hiện tại”
User chỉ cần điền thông tin Date va thời gian meeting/call mà thôi.
Field Description là optional. Các field còn lại là required.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
26 | P a g e
Với việc hỗ trợ các field với giá trị mặc định như trên thì việc schedule 1 meeting/call trong hệ thống cho một candidate chỉ mất 1 phút là tối đa.
Sử dụng lại module Meeting của Sugar, sắp xếp lại các field trên popup + thêm 1 field mới là Type.
Sau đó, thêm candidate này vào trong danh sách ShortList của vacancy, cho dù user có click “Save” hay “Skip it”
Action Link: Remove
User click vào thì remove candidate này ra khỏi Danh sách Matching Candidates, refresh page, không cần show popup để hỏi xác nhận việc Remove này.
Action Link: View Details
User click vào thì show trang view details CV của UV trong tab mới.
Bước 2: Đổi Status Ứng viên
Sau khi đã add ứng viên vào trong Shortlist của một vacancy rồi thì sẽ chuyển trạng thái Recruitment status của ứng viên đó tương ứng cho vacancy đó là “Added to shortlist”, giá trị này sẽ được thấy một cách đồng bộ khi view Shortlist trong một Vacancy details:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
27 | P a g e
ID Đối tượng Mô tả chi tiết
1
Action link: Search more candidates
Link Search more Candidate: tìm kiếm những ứng viên khác
2
Action link: View Details
User click vào thì show trang view details CV của UV trong tab mới.
3
Action link: Dùng để đổi status của Recruitment status
Khi user click vào đây thì show ra một cái popup để user có thể cập nhật Recruitment status:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
28 | P a g e
4
Action link: View Recuirment History
Khi user click vào đây thì show một cái popup xem được tất cả recruitment history của ứng viên này cho vị trí này:
5
Action link: View Activity History
Khi user click vào đây thì show một cái popup xem được tất cả Activity history của ứng viên này cho vị trí này, bao gồm cả các sự kiện đã xảy ra, hoặc sắp xảy ra – các task name sắp xảy ra thì có màu xanh (=event subject) và chứa link để user có thể click vào và system sẽ mở ra nội dung task đó (td:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
29 | P a g e
lịch meeting/call sắp tới):
Click “Go to full report for this vacancy”: Sẽ mở trang report list ra tất cả các Events liên quan đến vị trí tuyển dụng này trong một tab mới.
Report này sẽ được mô tả chi tiết trong Module report sau.
Export CV to Word (VN)
Export CV to Word (EN)
Khi nhấp vào link này, sẽ xuất ra cho User một file CV word bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt (tùy chọn) như sau:

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
30 | P a g e
Bước 3: Đổi trạng thái ứng viên thành công thành “Success”
Khi Click chọn “CV sent to client”, màn hình sẽ hiện ra popup hỏi tạo cuộc hẹn, nhập thông tin rồi chuyển trạng thái thành “held”, rồi chọn Save.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
31 | P a g e
.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
32 | P a g e
Nhấp chọn đổi trạng thái lần thứ 2
Hiện ra Popup và nhập thông tin

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
33 | P a g e
3.5 Billing
Sau khi chọn Success và nhập thông tin trên,Phần mềm tự xuất ra 1 phiếu thu tiền với đầu mối công việc tương ứng.

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
34 | P a g e
4 REPORT
More -> Report

T: (+84-8) 3 511 7737 – F: : (+84-8) 3 511 7737
35 | P a g e
Lưu ý: Trên đây là toàn bộ thông tin hỗ trợ gói HR-CRM cơ bản nhất, nếu quý khách có nhu cầu triển khai, sẽ được Customize sao cho phù hợp với yêu cầu. Nếu Trong quá trình sử dụng có gặp khó khăn, quý khách vui lòng liên hệ hotline (0913) 617 452 để được hỗ trợ 24/7.
Hường Bùi - Online CRM

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-HR

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-HR

Similar to Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-HR (20)

More from OnlineCRM - Phần mềm CRM chuyên sâu theo ngành

More from OnlineCRM - Phần mềm CRM chuyên sâu theo ngành (20)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm SugarCRM-HR