Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

1. Hướng Dẫn Sử Dụng Phần
I. Giới Thiệu Phần Mềm:
1.Phần mềm quản lý bán hàng là sản phẩm của công ty TNHH Truyền Thông FFV là phẩn mềm chuyên
nghiệp dùng cho việc quản lý các của hàng, siêu thị, cửa hàng quần áo, hiệu thuốc, nhà sách, cửa hàng ga,
nước, các công ty xuất nhập khẩu, các công ty thương mại và dịch vụ. ...
2. Các chức năng chính : như quản lý khu vực, nhóm khách hàng, khách hàng, nhà phân phối, nhập hàng,
xuất hàng, tồn kho, quản lý công nợ….
3.Với ưu điểm gọn nhẹ, sao lưu phục hồi dữ liệu dễ dàng, giao diện trực quan dễ sử dụng Phần Mềm
Quản Lý Bán Hàng của công ty TNHH Truyền Thông FFV sẽ là lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp
vừa và nhỏ bởi tính năng ưu việt, giá cả phải chăng và sự hỗ trợ tận tình của công ty.
Quy trình sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

2. II. Hướng Dẫn Sử Dụng
1.Đăng nhập
1.1- Nhấn chuột vào biểu tượng phần mềm Quản Lý Bán Hàng trên Desktop : tại khung đăng nhập
điền user name và pass word vào hai ô trống.
1.1- Đây là giao hiện khung Hệ Thống của chương trình:

3. - Tại đây có thể thay Đổi mật khẩu tài khoản.
- Xem Thông tin tài khoản và Sao lưu dữ liệu.
- Đăng xuất để đăng nhập với tài khoản khác.
- Theo giõi doanh thu .
2. Danh Mục: quản lý thông tin người dùng.
(1) Khu Vực: quản lý khách hàng, nhà phân phối
(2)Nhóm Khách Hàng : quản lý nhóm khách hàng
(3)Khách Hàng: Thêm, thay đổi thông tin khách hàng
(4)Nhà Phân Phối : Thêm, xóa, sửa các nhà phân phối
(5)Kho Hàng: Quản Lý Kho Hàng
(6)Đơn Vị Tính: Thêm các đơn vị tính như : kg, cái, chiếc, bó …
(7)Nhóm Hàng: Thêm nhóm hàng mới như : đặc sản, hoa, quần áo, điện lạnh …
(8)Hàng Hóa : Thêm hàng hóa số lượng bao nhiêu, đơn giá là mấy …
(9)Tỉ Giá: Đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang tiền việt.
(10)Nhân viên : quản lý số lượng nhân viên trong công ty
(11)Tài khoản: thêm xóa tài khoản cho các bộ phận, nhân viên.
*Ví dụ thêm khu vực: (như hình bên dưới)
1. Vào Danh mục (1)
2. Nhấp vào Khu vực (2)
3. Nhấp vào Thêm (3)

4. Sẽ xuất hiện bảng thêm khu vực như sau:
(1) : Nếu chọn Lấy Mã Tự Động thì bên Mã Khu Vực sẽ sinh mã khu vục có thứ tự liền kề với mã đã
tạo từ trước, tức là nếu đã có mã khu vực KV01 thì nếu lấy mã tự động thì mã khu vực tiếp theo
sẽ là KV02. Còn nếu mỗi khu vực đã có ký hiệu riêng thì có thể tự ghi ko cần nhấp vô (1) lấy mã
khu vực.
(2) : Dùng để tự điền Mã Khu Vực khi không sử dụng chức năng lấy Mã Khu Vực tự động (1)
(3) : Điền tên khu vực.
(4) : Nhấn Thêm nếu đồng ý với những thiết lập ở phần 1, 2, 3
- Kết quả:

5. *Lưu Ý:
1.Các phần khác ngoài Khu Vực như: Nhóm Khách Hàng, Khách Hàng, Nhà Phân Phối, Kho Hàng, Đơn
Vị Tính, Nhóm Hàng, Tỷ Giá … nên cập nhật một lần để tránh trường hợp sau này khi nhập các mặt hàng
vào sẽ phải nhập từng phần này sẽ mất thời gian và bị chồng chéo công việc.
2.Việc nhập các mục khách như : Nhóm Khách Hàng, Khách Hàng, Nhà Phân Phối, Kho Hàng, Đơn Vị
Tính, Nhóm Hàng, Tỷ Giá … cũng giống y hệt việc nhập Khu vực, chỉ cần chú ý để không điền thiếu
thông tin cho đúng và đủ như phần Đơn Vị Tính nên thêm đầy đủ : kg, gram, cành, bông, lít, …
Phần (10): Quản Lý Nhân Viên
(10)Nhân viên : quản lý số lượng nhân viên trong công ty
Khi nhấp vào đây phần mềm có thể kiểm tra được trong công ty hiện có bao nhân viên, ngày vào làm,
cũng như chức vụ của nhân viên đó. Có thể thêm nhân viên mới và xóa tên nhân viên đã nghỉ việc.
10.1: Thêm một nhân viên mới vào phần mềm:
- Từ bảng nhân viên chọn Thêm

6. Sẽ xuất hiện bảng dưới đây:
1- Có thể nhấp vào đây để lấy mã nhân viên tự động. Phần mềm sẽ lấy mã thứ tự từ thấp lên cao
2- Nếu công ty có cách ghi mã nhân viên riêng thì tự ghi vào phần (2) do đó không chọn (1)
3- Ghi tên nhân viên vào
4- Điền số điện thoại
5- Điền địa chỉ
6- Điền ngày vào làm
7- Chức vụ của nhân viên
Phần (11): Quản Lý Tài Khoản Quản Trị

7. (chú ý những ô tròn bên trên là nơi khi phân quyền cho các tài khoản thì tài khoản đó sẽ chỉ có thể chỉnh
sửa trong khu vực đã được chọn)
Chọn phần Tài Khoản (11) sau đó chọn Thêm :
Sẽ xuất hiện bảng thêm tài khoản quản trị:

8. 1- Lấy mã người quản trị tự động (1)
2- Nếu không muốn lấy mã tự động thì điền mã người quản trị vô đây (2)
3- Điền tên đăng nhập
4- Điền pass word đăng nhập
5- Điền tên hiển thị cho tài khoản
6- Lựa chọn này sẽ phân quyền cho tài khoản được quản trị tại khu vục nào như : (6) chỉ được quản
trị khu vực Hệ Thống và Danh Mục (xem thêm ) hình đầu tiên (Phần 11).
7- Nhấn thêm là hoàn tất việc tạo tài khoản
III. Chức Năng: Quản lý các nghiệp vụ Nhập Hàng, Bán Hàng, Thu
Tiền, Kiểm Tra Hàng Tồn,…
III.1: Sử Dụng Chức Năng Nhập Hàng.
- Vào Menu Chức Năng (1) Chọn chức năng Nhập Hàng (2) :
- Khi muốn nhập thêm một đơn hàng mới : Chọn Thêm (3) sẽ xuất hiện bảng thêm sản phẩm
(Nhập Hàng) như dưới đây:

9. - Trong bảng thêm hàng mới vào kho này chọn:
- (1) Thêm nhà phân phối vào.
- (2) Thêm kho
- (3) Nhập mã phiếu nhập hàng
- (4) Thêm tên người lập phiếu
- (5) Điền ngày lập phiếu
- (6) Chọn hình thức thanh toán (chuyển khoản, trả tiền mặt)
- (7) Mục Thanh Toán chọn Trả Ngay nếu đã hoàn thành việc trả tiền và nhận hàng Nếu chưa trả
thì chọn là Công Nợ
- (8) Điền ngày hoàn thành việc trả nợ
- (9) Nếu có thêm điều khoản gì thì ghi vào đây
- (10) Chi tiết phiếu lập hàng khi chọn tới đây sẽ xuất hiện 1 bảng ta sẽ điền đầy đủ thông tin cho
mặt hàng mới.
Đây là bảng điền chi tiết mặt hàng nhập kho.
- (12) Chọn mặt hàng nhập kho ở đây là Điện Thoại Iphone và Máy In
- (13) Sẽ trình bày sau cùng.
Sau khi chọn xong mặt hàng nhập kho sẽ xuất hiện bảng như sau : hãy Điền số lượng từng loại hàng nhập
cho chính xác.

10. - (13) Chức năng in mã vạch: Ví dụ chọn Iphone với giá 5.000.000/cái -> chọn chức năng In mã
vạch (13) sẽ xuất hiện bảng in trên đó có mã vạch lag giá của sản phẩm được mã hóa (yêu cầu
máy tính có kết nối máy in).
+ Ví dụ ở đây là in điện thoại Iphone có giá 5 triệu đồng:
Lưu Ý:Sử dụng chức năng Ghí Chú: Khi lập phiếu mà có ghì nghi ngờ không chắc chắn hoặc muốn đánh
dấu cho hàng mới nhập về thì có thể ghi thêm vào phần ghi chú (9) thì sau khi nhập hàng sẽ dễ quản lý
hơn như hình dưới:

11. III.2: Sử Dụng Chức Năng Bán Hàng.
- Vào Menu Chức Năng (1) Chọn chức năng Bán Hàng (2) :
- Chọn Thêm (3) để thêm sản phẩm bán ra. Đây là bảng chi tiết sản phẩm bán ra.
- (1) Thêm Khách Hàng
- (2) Điền Kho Hàng
- (3) Ghi Mã Bán Hàng
- (4) Điền Thông Tin Người Lập Phiếu
- (5) Điền Ngày Lập Phiếu
- (6) Điền Hình Thức Thanh Toán (Chuyển Khoản, Trả Trực Tiếp)

12. - (7) Thanh Toán (Trả Ngay Hoặc Nợ)
- (8) Ghi Thời Gian Trả Nếu Có
- (9) Cần Ghi Thêm Gì Thì Ghi Và Đây
- (10) Chức Năng Thêm Hàng Bằng Mã Vạch (Quan Trọng):
+ Yêu cầu máy tính có kết nối với máy quét mã vạch
+ Đưa chuột vào ô Thêm Hàng Bằng Mã Vạch
+ Đưa mã vạch vào máy quét : phần mềm sẽ tự lưu số lượng là 1 và lấy đơn giá trên mã vạch
cũng như tên mặt hàng vào trong chi tiết phiếu bán hàng.
Kết Quả : Nhập 1 lần thì số lượng sẽ là 1 (Iphone) nếu cho máy quét quét mã vạch 2 lần thì số lượng là 2

13. - (11) Chức Năng Thêm Hàng Bằng Tay (không làm tự động như (10)) : nhấp vô dấu (+) chi tiết
phiếu bán hàng
Chọn mặt hàng bán ra ví dụ : Máy In Và Hoa Cúc : Điền số lượng hàng bán ra ví dụ 1 máy in và 3 bó
hoa cúc.

14. - (12): Chọn Thêm để thêm phiếu bán hàng
III.3: Kiểm Tra Hàng Tồn Kho
- Là hàng nhập vào nhưng chưa bán đi còn ở lại trong kho
- Chức năng này sử dụng rất đơn giản chỉ cần nhấp vào Menu Hàn Tồn là có thể kiểm tra
- Có thể kiểm tra được số lượng còn trong kho là bao nhieu
- Hàng hóa tồn đang ở kho nào: kho1, kho 2, kho 3….
III.4: Công Nợ Phải Thu
Trường hợp khách hàng mua thiếu như trong hình sau được ghi trong phần Bán Hàng

15. Thì nhấp vào Phần công nợ phải thu sẽ thấy
Đây là danh sách những người nợ công ty mình và số tiền họ nợ là bao nhiêu.
III.5: Công Nợ Phải Chi
Trường hợp công ty mình nhập hàng mà chưa trả tiền bên nhà phân phối. Như trong hình trong phần
Nhập Hàng mà là Công Nợ thì sẽ như sau:

16. Nếu khi nhập hàng mà nợ qua phần Công Nợ Phải Chi sẽ thấy: (10 bó hoa cúc trị giá 120.000)
III.6: Phiếu Thu (trong phần quản lý công nợ)
Nếu người mua hàng trong Phần III.4 trả tiền thì sẽ lập phiếu thu.
Chọn Thêm (2):

17. - (1) Điền mã phiếu thu
- (2) Điền ngày thu tiền
- (3) Điền khách hàng
- (4) Điền tên người lập phiếu
- (5) Điền số tiền khách trả
- (6) Điền lý do khách trả
- (7) Chọn Thêm để hoàn thành thao tác lập phiếu thu
III.7: Phiếu Chi (trong phần quản lý công nợ)
- Nếu công ty trả tiền nợ khi nhập hàng về thì sẽ lập phiếu chi.

18. - Nhấp chọn Phiếu Chi (1) sau đó chọn Thêm (2):
- (1) Nhập mã phiếu chi
- (2) Nhập ngày chi
- (3) Nhập nhà phân phối
- (4) Nhập thông tin người lập phiếu
- (5) Nhập số tiền chi trả
- (6) Nhập lý do trả tiền
- (7) Chon Thêm để hoàn tất việc lập phiếu
III.8: Doanh thu
Kiểm tra doanh số bán hàng + nợ nần
III.9: Lợi Nhuận
Kiểm tra lợi nhuận trong tháng, năm
III.10: Biểu Đồ Tổng Hợp
Xem doanh thu và lợi nhuận theo dạng biểu độ

19. Mục Lục
I. Giới Thiệu Phần Mềm...................................Trang..................................1
II. Hướng Dẫn Sử Dụng................................................................................2
II.1.Đăng nhập...............................................................................................2
II.2.Danh Mục: quản lý thông tin .................................................................3
III. Chức Năng Quản lý nghiệp vụ................................................................8
III.1: Sử Dụng Chức Năng Nhập Hàng.........................................................8
III.2: Sử Dụng Chức Năng Bán Hàng............................................................8
III.3: Kiểm Tra Hàng Tồn Kho.....................................................................11
III.4: Công Nợ Phải Thu................................................................................15
III.5: Công Nợ Phải Chi.................................................................................16
III.6: Phiếu Thu .............................................................................................17
III.7: Phiếu Chi ..............................................................................................17
III.8: Doanh thu.............................................................................................19
III.9: Lợi Nhuận............................................................................................19
III.10: Biểu Đồ Tổng Hợp............................................................................19