Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 12)

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ

Chương 12
Khoản Khác
Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội
dung sau:
 Tự định nghĩa các khoản khác để từng nhân viên sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lương
của nhân viên.

 Tự định nghĩa các khoản khác để từng phòng ban sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lương
của phòng ban mình.

 Tự định nghĩa các khoản khác để từng chi nhánh sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lương
của riêng từng chi nhánh.

 Tự định nghĩa các khoản khác để sử dụng chung cho toàn tổng công ty khai báo số liệu phục vụ cho dữ
liệu tính lương công ty.

 Download form báo cáo số liệu khoản khác mẫu từ eTimeGold.

 Chỉnh sửa và upload form báo cáo số liệu khoản khác phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế
form mẫu mặc định trên eTimeGold.

 Xử lý trường hợp người dùng nhập 01 lần số liệu khoản khác và áp dụng cho nhiều nhân viên trong danh
sách được chọn.

 Xử lý trường hợp thay đổi số liệu khoản khác cho 01 số ít nhân viên trong danh sách đã được người dùng
mặc định số liệu.

 Xử lý trường hợp tạm ứng lương hàng tháng bằng nghiệp vụ khoản khác.

 Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ khoản khác để nâng tầm quản lý.

 Xem và quản lý lịch sử các khoản khác đã xét duyệt.

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1


Mức độ cần thiết của việc quản lý dữ liệu lƣơng theo
khoản khác?
Trong quá trình quản lý lương, không tránh khỏi những khoản tiền mặt phát sinh thay đổi hàng tháng.
eTimeGold gọi khái niệm này là Khoản Khác.
Những khoản này có thể phát sinh rải rác ở các quy trình, các bộ phận (chi nhánh) khác nhau.
Tập hợp các khoản này đến phòng tiền lương và bộ phận tiền lương phải nhập liệu lại để tính toán số liệu lương.
Khoản khác sẽ hỗ trợ người dùng phân tán nhập liệu đến các bộ phận (chi nhánh), khi đó mỗi bộ phận (chi
nhánh) sẽ tự khai báo khoản phát sinh hàng tháng của mình, phòng tiền lương sẽ căn cứ vào các khoản duyệt của
các bộ phận (chi nhánh) để tính toán số liệu lương mà không cần phải nhập liệu lại.
Khoản khác giúp người dùng chủ động khai báo và quản trị các khoản tương ứng với từng phòng ban. Phân cấp
nhập liệu đến từng user, từng nhân viên.
Xét duyệt khoản khác theo trách nhiệm quản lý. Bộ phận (chi nhánh) không nhìn thấy, không khai báo và không
xét duyệt được những khoản không thuộc trách nhiệm quản lý của mình, vì thế số liệu khoản khác cũng được
bảo mật giữa các bộ phận (chi nhánh) khác nhau.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể thiết lập những khoản khác dùng chung cho toàn tổng công ty.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN
I. Khởi tạo một khoản khác
Một số nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin khoản khác.

Xóa dòng dữ liệu thông tin khoản khác.

Dùng để chỉnh sửa một thông tin khoản khác đã khởi tạo trước đó.

Làm mới lưới dữ liệu thông tin khoản khác đã khai báo.

Xuất báo cáo đối tượng nhân viên hiệu lực theo khoản khác.

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành
1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Khoản Khác].

GHI CHÚ:
Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Khoản Khác] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu
cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

2. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho người dùng nhập liệu.
a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Bu” .

 Bắt buộc nhập liệu.
 Không cho phép nhập trùng.
 Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đặc biệt.
(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Bù lương tháng trước”.
c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.
d. Cột [Hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold.
e. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “thêm (bớt) lương do thực lãnh tháng trước có sai sót”.

f. Chọn nút [Lƣu trữ]. Màn hình hiển thị dạng lưới danh sách các khoản khác đã khởi tạo.

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo
khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 2.
Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.



II. Chỉnh sửa thông tin khoản khác đã khởi tạo
Do quy định thay đổi hoặc do thao tác nhập liệu của người dùng chưa chính xác nên trong quá trình sử dụng,
người dùng có nhu cầu chỉnh sửa thông tin của khoản khác đã khởi tạo.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi tạo khoản khác].
2. Chọn dòng có cột [Mô tả] là “Bù lương tháng trước” trên lưới dữ liệu đang hiển thị.
3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu điều chỉnh.
4. Đặt trỏ ở cột [Mô tả], sửa “Bù lương tháng trước” thành “Bù lương tháng trước (kỳ trước)”.
5. Click nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa.

III. Hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo
Xóa thông tin khoản khác trong trường hợp khoản khác đó không còn sử dụng theo quy định mới hoặc người
dùng muốn xóa lưới khoản khác.

GHI CHÚ:
Chỉ có những khoản khác chưa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực hiển thị trong danh sách khoản
khác khi lookup lúc khai báo nghiệp vụ.

Có 02 cách hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo
Cách 1: Xóa mất khỏi danh sách khoản khác đã khai báo
2. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Bu” trên lưới dữ liệu đang hiển thị.
3. Click nút [Xóa], click nút [OK].

GHI CHÚ:
Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp khai báo sai thông tin khoản khác, không muốn lưu trữ
trong danh sách khởi tạo.

Cách 2: Đánh dấu hủy bỏ khoản khác đã khai báo
2. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Bu” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. Click nút [Chỉnh sửa], màn
hình hiển thị dạng cột dữ liệu.
3. Click chuột check vào cột [Hết hạn].

GHI CHÚ:
Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực khoản khác từ thời điểm khai báo
hủy nhưng vẫn giữ lại dòng thông tin khoản khác đã khai báo.

4. Click nút [Lƣu Trữ].



IV. Nhập liệu khoản khác & Hiệu lực
Quản lý khoản khác bằng cách nhập liệu trực tiếp, dòng dữ liệu được nhập trực tiếp sẽ có hiệu lực tính lương.
Một số nút chức năng trên giao diện:

Nút Mô tả

Lưu trữ thông tin đã khai báo

Dùng để nhập liệu mới thông tin khoản khác

Xóa dòng dữ liệu thông tin khoản khác

Danh sách các khoản khác đã nhập

Xuất báo cáo danh sách nhân viên có khoản khác

(Vùng Khoản Khác)

Hiển thị danh sách tên các khoản khác

Xóa khoản khác đã chọn

Cập nhật giá trị khoản khác

Làm mới danh sách khoản khác đã chọn khai báo

( Vùng Danh Sách Nhân Viên)

Hiển thị danh sách

Xóa nhân viên trong danh sách đang hiệu lực khoản khác

Cập nhật giá trị khoản khác tương ứng với nhân viên

Làm mới danh sách nhân viên chọn hiệu lực trong khoản khác



1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khoản Khác].

GHI CHÚ:
Nếu chưa có chức năng [Khoản khác] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng
nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

2. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột để bắt đầu khai báo.

a. Cột [Mã chứng từ]: nhập “QĐKL/156/DNSC”
b. Cột [Tháng/ năm]: sử dụng mặc định của eTimeGold.
c. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Kỳ lƣơng], màn hình hiển thị danh sách kỳ lương, click
chọn dòng dữ liệu chứa [Tên Nhóm] là “Kết lương phân xưởng 1”, click nút [Thực hiện].

 Xem tài liệu chương 13 để biết cách khởi tạo kỳ lương.

d. Cột [Tên kỳ lƣơng]: bỏ qua, không nhập liệu.

 Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield).

e. Cột [Ghi chú].

 Có thể bỏ trống.

f. Click nút [Cập nhật].
3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/156/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ
kết lương phân xưởng 1.

Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau
1. Click nút [Danh Sách]
2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã chứng từ] = QĐKL/156/DNSC.
3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới.

GHI CHÚ:
Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu.



4. Ở vùng [Khoản Khác], Click nút [Chọn khoản khác], màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.
5. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Bu”, click nút [Thực hiện].
6. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “50000”.
7. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “bù lương cho nv có mã ac là 3 và 7”.
8. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để xác nhận lưu trữ.
9. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form danh sách nhân
viên.
10. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3 và 7, click nút [Thực hiện].

KINH NGHIỆM SỬ DỤNG:
Có thể khai báo nhiều khoản khác trong cùng 01 chứng từ
Khi quyết toán lương cuối tháng, có khoản khấu trừ tạm ứng. Nghiệp vụ khoản khác là chức năng
thích hợp để người sử dụng đưa số liệu tạm ứng vào kỳ lương cuối tháng.



V. Thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ
định
Hình minh họa khai báo nhân viên có mã AC =3 và mã AC=7 được hưởng khoản bù lương tháng trước là
50.000 trong kỳ Kết lương phân xưởng 1 của tháng 01/2012.

Nội dung thực hành: thay đổi giá trị khoản bù lương tháng trước cho 1 nhân viên có mã AC=3 từ 50.000 thành
61.000.


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có tên khoản khác Bù lương tháng trước.



4. Ở mục [Danh Sách Nhân Viên], tiến hành điều chỉnh giá trị.
a. Click chọn dòng dữ liệu có Mã AC=3.
b. Đặt trỏ chuột ở cột [Giá Trị] tương ứng với dòng dữ liệu có Mã AC=3, nhập “61000”.
c. Đặt trỏ ở cột [Ghi Chú] tương ứng với dòng dữ liệu có Mã AC=3, nhập “thay đổi giá trị cho
nhân viên mã ac=3”.



VI. Ý nghĩa giá trị và giá trị tính trong khoản khác
Vùng [Khoản khác]
Đây là giá trị do người dùng khai báo. Giá trị này sẽ áp dụng chung cho danh sách nhân viên khai báo trong lưới
nhân viên bên dưới.

Vùng [Danh Sách Nhân Viên]
Cột [Giá Trị]: sử dụng để thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ định.

GHI CHÚ:
Cột [Giá Trị] = 0: [Giá Trị Tính] lấy mặc định theo số liệu của cột [Giá Trị] đã nhập ở vùng [Khoản
Khác].
Cột [Giá Trị] > 0: [Giá Trị Tính] lấy theo số liệu của cột [Giá Trị] này.
Cột [Giá Trị Tính]: đây là số liệu khoản khác chính thức đưa vào tính toán cho nhân viên.



VII. Chỉnh sửa nhập liệu khoản khác
Chỉnh sửa giá trị của khoản khác


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có tên khoản khác “Bù lương tháng trước”.
a. Đặt trỏ chuột ở cột [Giá trị], sửa “50000” thành “60000”.
b. Click nút [Cập Nhật].
4. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click nút [Cập Nhật].



Thêm khoản khác trong cùng mã chứng từ


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], click nút [Chọn Khoản Khác] màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.
Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”, click nút [Thực hiện].
a. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “100000”.
b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “thêm khoản khác (ct: QĐKL/156/DNSC) ”.
c. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để xác nhận lưu trữ.
d. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.
viên. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3 và 10, click nút [Thực hiện].



Thêm nhân viên trong cùng khoản khác


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.
viên. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 9, click nút [Thực hiện].



VIII. Xóa nhập liệu khoản khác
Xóa nhân viên trong cùng khoản khác


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.
4. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3, click nút [Xóa], click
nút [OK].



Xóa một khoản khác


GHI CHÚ:

3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”. Click nút [Xóa] ], click nút
[OK].

Xóa một chứng từ khoản khác đã nhập liệu


GHI CHÚ:

3. Click nút [Xóa] ], click nút [OK].



B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO
I. Đối tƣợng hiệu lực khoản khác
Đối tượng hiệu lực khoản khác sẽ xử lý trường hợp một khoản khác được định nghĩa dùng chung cho toàn tổng
công ty, cho chi nhánh hay cho phòng ban, ….
Với đối tượng khoản khác người dùng phân tán nhập liệu mà vẫn giữ tính bảo mật cho các chứng từ khoản khác.

Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực khoản khác
Phƣơng thức 1: Khoản khác hiệu lực tất cả
Đây là loại hiệu lực mặc định khi người sử dụng khởi tạo khoản khác.
Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu khoản khác đang khai báo được áp dụng chung cho toàn tổng công ty.

Phƣơng thức 2: Khoản khác hiệu lực theo tài khoản ngƣời dùng
Đối tượng hiệu lực theo user đăng nhập eTimeGold. Khi đó, chỉ những user được chỉ định mới được phép sử
dụng các khoản khác đã khởi tạo.


GHI CHÚ:

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Ct”.
b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Công tác phí đột xuất”.
c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: click chọn “Tài khoản người dùng”.

e. Cột [Ghi chú]: để trống.
3. Chọn nút [Lƣu trữ]. Màn hình hiển thị dạng lưới danh sách các khoản khác đã khởi tạo.



4. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Ct” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. Click chọn tab [Tài Khoản
Ngƣời Dùng] để chỉ định danh sách người dùng có hiệu lực đối với khoản khác đã khởi tạo.
a. Click nút [Tạo mới].
b. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Ngƣời Dùng], màn hình hiển thị form [Chọn ngƣời
dùng…]. Click chọn [SoanThao.], click nút [Thực hiện].

 Xem tài liệu chương 2 để hiểu các khởi tạo tài khoản người dùng.

c. Click nút [Lƣu trữ].

KINH NGHIỆM SỬ DỤNG:
Cấp tài khoản người dùng (user) cho từng phòng ban, phân bổ đối tượng hiệu lực khoản khác
theo user để mỗi phòng ban tự thực hiện quản lý những khoản phát sinh thuộc về phòng ban
của mình.

Phƣơng thức 3: Khoản khác hiệu lực theo nhân viên
Đối tượng hiệu lực theo mã NV đăng nhập eTimeGold. Khi đó, chỉ những nhân viên được chỉ định mới được
phép sử dụng các khoản khác đã khởi tạo.


GHI CHÚ:



a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Phi” .
b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Phí làm việc phòng hóa chất đột xuất” .
c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: click chọn “Nhân viên”.

e. Cột [Ghi chú]: để trống.
3. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Màn hình hiển thị dạng lưới danh sách các khoản khác
đã khởi tạo.
4. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Phi” trên lưới dữ liệu đang hiển thị. Click chọn tab [Nhân Viên] để
chỉ định danh sách NV có hiệu lực đối với khoản khác đã khởi tạo.
a. Click nút [Tạo mới] .
b. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên].
c. Click chọn nhân viên có Mã AC = 10, click nút [Thực hiện] .

 Xem tài liệu chương 4 để hiểu cách khởi tạo thông tin hồ sơ nhân viên và quyền login
theo mã NV.

d. Click nút [Lƣu trữ] .



II. Mã văn bản tự động và khoản khác
Mỗi một chứng từ khoản khác được quản lý theo mã văn bản.
Mã văn bản được sử dụng để quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và truy vết dữ liệu Khoản Khác.

Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã văn bản cho khoản khác
Cách 1: Tự nhập mã văn bản
Mặc định phần mềm sẽ để người dùng tự cấp phát mã văn bản khi soạn thảo khoản khác.

Cách 2: Phát sinh mã văn bản tự động
2. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Mã tự động], màn hình hiển thị form [Chọn mã tự động …].
3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên mã tự động] là “Mã quyết định”, click nút [Thực hiện].

 Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách định nghĩa mã văn bản.

4. Click nút [Lƣu trữ].

Đối với một khoản khác dùng mã văn bản tự động, khi soạn thảo người dùng sẽ nhìn thấy chữ “...AutoCode...” ở
cột mã chứng từ. Khi đó eTimeGold sẽ tự động lock nhập liệu của người dùng ở cột [Mã chứng từ].



III. Mẫu báo cáo số liệu khoản khác
Mẫu báo cáo khoản khác là chi tiết về số liệu khoản khác đã được xét duyệt, người dùng có thể điều tra số liệu
căn cứ trên báo cáo này.

Sử dụng mẫu báo cáo của hệ thống
2. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Chọn Template], màn hình hiển thị form danh sách template, Click
chọn dòng dữ liệu có cột [Tên File] là “Rpt_KhoanKhac.repx”, click nút [Thực hiện].

Download mẫu báo cáo khoản khác
2. Click vào nút [Download Template].
3. Chọn Save File và chọn nơi lưu trữ file Rpt_KhoanKhac.repx

Upload mẫu báo cáo khoản khác
2. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:Template.

 Thư mục C:Template là thư mục lưu trữ template do người dùng chỉ định.
 Có thể bố trí nơi lưu trữ khác (vd: D:eTimeGoldMauBieu)

3. Click chọn file template cKK03.repx, click nút Open.

Xem mẫu báo cáo khoản khác
2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload.



IV. Quy trình chứng từ Khoản khác & Hiệu lực
Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ cho khoản khác.
1. Đăng nhập vào eTimeGold, tìm chọn và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

GHI CHÚ:
Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.
.
2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user.
Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

GHI CHÚ:
Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình
chứng từ xem tại chương 2.

3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác.

GHI CHÚ:
Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2.
Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24.

User [SoanThao.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Soạn thảo.



User [ChuyenTiep.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Chuyển tiếp.

User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Xét duyệt.

Quy trình chứng từ cho khoản khác
Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành soạn thảo chứng từ.
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao.].
2. Mở chức năng [Soạn Khoản Khác].
3. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột để bắt đầu khai báo.
a. Cột [Mã chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.
b. Cột [Tháng/ năm]: sử dụng mặc định của eTimeGold.
c. Click chuột vào biểu tượng ở cột [Kỳ lƣơng], màn hình hiển thị danh sách kỳ lương.
d. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Nhóm] là Kết lương phân xưởng 1, click nút [Thực hiện].

 Xem tài liệu chương 13 để biết cách khởi tạo kỳ lương.



e. Cột [Tên kỳ lƣơng]: bỏ qua, không nhập liệu.

 Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield).

f. Cột [Ghi chú], nhập “Soạn thảo chứng từ khoản khác”.

 Có thể bỏ trống.

g. Click nút [Cập nhật], click nút [OK].

 Chứng từ tự động phát sinh mã chứng từ QĐKL/157/DNSC.



5. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1.
6. Ở vùng [Khoản Khác], Click nút [Chọn khoản khác], màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.
7. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Bu”, click nút [Thực hiện].
8. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “50000”.
9. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “bù lương cho nv có mã ac là 6 và 10”.
11. Ở vùng [Danh Sách Nhân Viên], Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form danh sách nhân
viên.
12. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 6 và 10, click nút [Thực hiện].
13. Click nút [Nộp], click nút [OK] để chuyển chứng từ lên cấp quản lý cao hơn.



Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành chuyển tiếp chứng từ
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [ChuyenTiep.].
2. Mở chức năng [Chuyển Khoản Khác] đang có nhấp nháy chữ “New”.

GHI CHÚ:
Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



4. Đặt trỏ vào cột [Ghi Chú], nhập “Chứng từ hợp lệ, chuyển xét duyệt”.

5. Click nút [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để chuyển chứng từ lên cấp trên xét duyệt .



Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành xét duyệt chứng từ
1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy.].
2. Mở chức năng [Xét Duyệt Khoản Khác] đang có nhấp nháy chữ “New”.

GHI CHÚ:
Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý.



4. Đặt trỏ vào cột [Ghi Chú], nhập “Hợp Lệ. Duyệt đưa vào tính lương”.

5. Click nút [Duyệt], click nút [OK] để duyệt chứng từ.



V. Phân tán nhập liệu
Áp dụng quy trình chứng từ ngoài việc đảm bảo tính bảo mật của số liệu khoản khác, người dùng còn có thể
phân chia nhập liệu đến từng nhân viên, bộ phận (chi nhánh).
Từng nhân viên hoặc bộ phận (chi nhánh) sẽ chịu trách nhiệm đề xuất những khoản khác đã phát sinh có liên
quan đến trách nhiệm của nhân viên, bộ phận (chi nhánh).
Những khoản khác này sẽ đi đúng theo quy trình chứng từ để đưa vào tính lương.

VI. Xem và quản lý lịch sử chứng từ khoản khác
Trong quá trình quản lý khoản khác theo quy trình chứng từ, nhu cầu sử dụng cần có:
1. Cấp soạn thảo muốn theo dõi tình trạng chứng từ của mình đã nộp (đang ở cấp nào, tình trạng xét duyệt ra
sao, …?).
2. Cấp quản trị muốn tìm kiếm những thông tin khoản khác đã được xét duyệt, làm căn cứ tham khảo cho
việc xét duyệt khoản khác tiếp theo hoặc hỗ trợ cấp quản lý ra quyết định.

Xem lịch sử chứng từ khoản khác
1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác
User [SoanThao.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Xem lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao.].



3. Mở chức năng [Xem Lịch Sử Khoản Khác]. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào
tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1. User sẽ xem lịch sử chứng từ thông qua các ghi chú trong
đường đi của chứng từ.



Quản lý lịch sử chứng từ khoản khác
User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Quản lý lịch sử.

3. Mở chức năng [Quản Lý Lịch Sử Khoản Khác]. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC,
vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1, xem thông tin lịch sử khoản khác trong phần [ghi chú].



Trả lại chứng từ khoản khác khi đã đƣợc duyệt
User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Quản lý lịch sử.

3. Mở chức năng [Quản Lý Lịch Sử Khoản Khác].



Nút chức năng trên giao diện:

Nút Mô tả

Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt

4. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1.
Click nút [Trả Lại] và click [OK].

 Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.


Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 12)

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (10)

Viewers also liked

Viewers also liked (19)

Similar to Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 12)

Similar to Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 12) (20)

Tài liệu vận hành phần mềm nhân sự ONLINE (chương 12)