Giacomo Barbieri - Modulo 5 - Valorizzare lo studio con la tecnologia

Modulo 5
Valorizzare
lo Studio con la Tecnologia
Giacomo Barbieri
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Agenda
• Cultura dell’innovazione
• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa offre il mercato?
• Saper spiegare le proprie esigenze
• L’importanza della software selection
• Le tendenze: software as a service (saas), device specializzati
• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità, affidabilità,
sicurezza, riservatezza
• Thin o Fat? È ora di virtualizzare? È ora di andare “nella
nuvola”?
• Tempo di fermo tollerabile?
• Il TCO Total Cost of Ownership
• Ergonomia del posto di lavoro
• Valutare i benefici: il piano investimenti IT tra benefici attesi ed
effettivi

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La PEC obbligatoria dal 29/11/2011

ulteriore adempimento o enorme
opportunità per ridurre i costi e
velocizzare le comunicazioni?



Premessa
• Cultura dell’innovazione: le novità sono utili
solo quando migliorano i risultati e la
soddisfazione di tutto lo staff -> empowering,
richieste, formazione, controllo
• A cosa mi serve? Di cosa ho bisogno? Cosa
offre il mercato? La ricerca delle tecnologie
abilitanti
• Saper spiegare le proprie esigenze
• Siamo in grado di controllare la tecnologia che
introduciamo o rischiamo di esserne ostaggio?
• L’importanza della software selection



Conclusioni 1/3
- Sviluppa un piano strategico IT ed assegna un budget per la tecnologia del
tuo Studio

- L’implementazione e la formazione sono la chiave per l’uso efficace delle
tecnologie

- Assicurati che il processo di selezione del sistema sia seguito, ma non
influenzato troppo dai fornitori

- Internet sta trasformando il modo in cui gli Studi interagiscono con i clienti

- I siti web degli Studi sono elementi fondamentali per i servizi al cliente e per il
posizionamento degli Studi nella selezione di professionisti e collaboratori

- Gli Studi devono assicurarsi di avere a disposizione un adeguato supporto
tecnico per mantenere i sistemi efficienti e affidabili

- Utilizza hardware e applicazioni diffusi sul mercato, così da poter avere
più sicurezza del risultato atteso dal tuo sistema e dagli applicativi



Conclusioni 2/3
- Il software gestionale, il software di contabilità, il word
processor e il software di foglio di calcolo elettronico sono i
quattro elementi che più impattano in negativo sulla produttività della
maggioranza degli Studi. E’ necessario implementare le piattaforme hardware
che garantiscano la maggiore efficienza e la maggiore affidabilità di queste
applicazioni

- Per il futuro, i software di gestione documentale e di knowledge
management hanno il maggiore potenziale di miglioramento in termini di
efficienza e di servizi al cliente

- Stanno emergendo soluzioni alternative ( Hosted/Cloud computing) che
potenzialmente possono consentire ai piccoli e medi Studi di operare con
investimenti ridotti in infrastrutture tecnologiche e costi di gestione del
sistema
- Per prevenire gravi danni, è fondamentale dedicare adeguata attenzione (ed
adeguate risorse) alla gestione dei rischi.



Conclusioni 3/3

La tecnologia è una componente fondamentale per il successo di qualsiasi Studio
nel mondo di oggi. E’ importante che i professionisti si mantengano
aggiornati sulle soluzioni disponibili e sui benefici che le nuove tecnologie
possono portare.

Allo stesso modo, è importante dedicare risorse adeguate per assicurarsi
che qualsiasi soluzione scelta venga implementata e mantenuta nel tempo.
Perché questo approccio porti i suoi frutti, gli Studi devono assicurarsi che le
persone comprendano e utilizzino al meglio le funzionalità
del software, e che tutti i membri dello Studio siano formati per poter sfruttare
l’atteso guadagno di produttività portato da ogni soluzione implementata.



Alcuni obiettivi concreti alla portata di
tutti
1) Condividere la rubrica telefonica (con
sé stessi sui vari dispositivi e con i
colleghi)
2) Condividere l’agenda
3) Condividere i modelli, le checklist e
l’archivio documenti
4) Raccogliere dati gestionali
(timesheet, kpi sulle pratiche)



Esempio: gli Obiettivi IT 2011
• aumentare la produttività con una migliore ergonomia del posto di
lavoro
– monitor grande e tastiera comoda (e pulita!)
– migliorare l’integrazione con iPhone, iPad ed i passaggi dentro/fuori Studio
• favorire l’archiviazione ottica
– scanner personali per i prof.
– doppio monitor per i prof. che fanno un uso intensivo
• utilizzare le docking station per i notebook
• minimizzare il numero di device da installare, configurare, mantenere
– lasciare i notebook vuoti e usare le vm quando possibile
– limitare le personalizzazioni
• minimizzare il rischio perdita/sottrazione di dati posto il maggiore uso
dei dispositivi mobili e degli accessi remoti
– verifica policy di configurazione (password, vpn, autoreset, geolocalizzazione)
– verifica servizi di rete esposti, configurazione firewall
– lasciare i notebook più vuoti possibile e usare vm



Esempio: i Vincoli IT 2011
• Licenza Windows 7 in VM costa circa 70euro/anno
• Licenza Office Full in VM costa circa 100euro/anno
• Forse minimo di 5 posti di lavoro VM
• Office OEM non è duplicabile per lo stesso utente
• Necessità di apprendere Office 2010, Win7
• I filmati in RDP non sono fruibili
• Il doppio monitor in RDP non è fruibile
• USB redirection in RDP nativo non funziona (scanner,
smartcard) – OK con ThinPRAIM
• Integrazione ipad, iphone e windows ancora da migliorare
(foto)
• AS/400 su Win7 funziona solo con Prassi Extended
• Costo troppo elevato dell’infrastruttura VIEW per nostro
numero di utenti



Client Tipo
PROFESSIONISTA
• connessioni di rete
• stampanti
• dymo
• scanner
• smartcard
• usb

• Trendmicro
• 7zip
• Dike
• pdf reader

• office 2010
• ie9 / firefox
• as/400 (su win7 solo Prassi
Extended)
• xbook + profis + ago
• fedra entratel + vari sogei
• dropbox

• itunes



Le aree strategiche di innovazione

• Gestione documentale
• Gestione workflow
• Gestione relazioni (CRM)
• Gestione del tempo: pianificare
e consuntivare



La scelta di hardware e software

• Lean Thinking: fa leva sul risparmio
• L’uso selettivo della tecnologia è una delle
chiavi per il successo di un’organizzazione
• La ricerca delle tecnologie abilitanti
• Il Total Cost of Ownership (TCO)



Massimizzare le
potenzialità dell’hardware
e del software in uso



La ricognizione

1. Quello che mi serve funziona al 100%?
2. Quello che ho funziona al 100%?
3. Quello che esiste oggi potrebbe dare un
miglioramento alla mia organizzazione?
4. Sono pronto ad avvantaggiarmi di quello
che esisterà?
esisterà

3 ottobre 2007
Corso “Evoluzione degli studi Riproduzione vietata - Tutti i diritti riservati
© ACEF professionali - settimo anno - INNOVAZIONE 15

Tecnologie nuove ed emergenti
• Le tendenze: software as a service (saas),
device specializzati, unified communication
• I requisiti: flessibilità, reattività, scalabilità,
affidabilità, sicurezza, riservatezza
• Thin o Fat?
• È ora di virtualizzare?
• È ora di andare “nella nuvola”?
• È ora di cambiare gestionale?



Predisporsi all’ufficio
senza carta



Ergonomia del posto di lavoro

• Notebook o Desktop?
• …quale notebook?
• Win, Linux o Mac?
• Tanti dispositivi diversi, ma
per lavorare meglio sugli
stessi dati!



La business continuity e le strategie
di disaster recovery

•Che tempo di fermo
possiamo permetterci?
•Come lo otteniamo?
•Abbiamo provato?



Analizzare l’importanza dei
sistemi di gestione della
conoscenza



Stabilire i criteri di
archiviazione e
classificazione delle
informazioni
Es. linee guida per l’archiviazione



La tecnologia per una
efficiente gestione
documentale



Predisporre una strategia
di e-business



Il ruolo dell’ufficio virtuale e il lavoro
da remoto

• coinvolgere il cliente nel
processo di erogazione del
servizio
• “fare rete” con altri colleghi



Grazie dell’attenzione
Giacomo Barbieri
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
051 231125

Twitter: http://twitter.com/dott_barbieri
Linkedin: Giacomo Barbieri

LinkedIN: Gruppo Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili

Via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna
www.barbierieassociati.it


11° Meeting Nazionale Evoluzione
dei Servizi Professionali della Consulenza

Per ulteriori approfondimenti, materiale
e per proseguire il dibattito online
vi rimandiamo ai siti:

www.guidaifac.it
www.economiaefinanza.org

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