Bicocca Genius è un sistema informatico progettato per migliorare l'efficienza della segreteria studenti, riducendo le code e fornendo informazioni chiare attraverso un sistema di FAQ. Gli scenari d'uso mostrano come gli studenti possano risolvere problemi e ottenere informazioni in modo rapido, evitando sportelli sbagliati e code inutili. Il sistema include anche tecnologia Bluetooth per comunicare con gli utenti in attesa e prevede integrazioni future per gestire nuovi servizi.

1. Benvenuto
su
Bicocca
Genius
E’ inutile aspettare
se sai cosa fare!
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

2. Approccio al design
Dominio applicativo Presence
Comunità di riferimento Studenti Bicocca
o potenziali iscritti
Movimento Utilizzare in piedi
in posizione fissa e
intermedio
Spazialità Indoor
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

3. Bisogni e Obiettivi
Bicocca Genius è un sistema informatico complementare alla segreteria studenti in U
21.
È stato creato con i seguenti obiettivi:
• evitare allo studente code inutili
• evitare che lo studente si rechi allo sportello sbagliato
• dare la possibilità al personale di gestire problematiche complesse fornendo un
sistema di faq.
• orientare chi è esterno
• identificare lo sportello adatto ai propri bisogni
È possibile valutare l’utilità del servizio faq esprimendo un parere positivo o negativo
che verrà visualizzato dagli altri utenti e che sarà da feedback per la segreteria.
È possibile lasciare il tuo contributo aiutando a riformulare le faq giudicate
negativamente.
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

4. Scenari d’uso 1/3
Luca è un ragazzo di 22 anni laureando in Scienze Tecniche e
Psicologiche all’Università Milano Bicocca.
Alla sessione di giugno Luca ha completato tutti gli esami.
Guardando sul Sifa si accorge che non sono stati caricarti tutti gli
esami sostenuti. In Segreteria Studenti gli chiedono di compilare
un modulo in cui se ne richiede il caricamento.
A luglio riceve una mail dall’ufficio tasse della segreteria in cui lo avvisano che manca la
fotocopia del bollettino di pagamento di una vecchia tassa universitaria.
Luca arriva in Segreteria e accede alla sua pagina personale: scopre così che gli esami
sono stati correttamente caricati( fino al giorno prima sul sifa non comparivano), si
appunta le scadenze per la consegna della domanda di laurea e ritira il bigliettino per lo
sportello tasse.
Luca ha così evitato una lunga fila allo sportello 12 e in una volta sola ha risolto più
problematiche.
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

5. Scenari d’uso 2/3
Francesca è una ragazza di Novara di 19 anni che si vuole iscrivere
a Economia in Bicocca.
Si reca in Segreteria per avere informazioni sulla consegna del
certificato di conoscenza della lingua inglese. Quando accede a
Bicocca Genius per ritirare il bigliettino per lo sportello “Lingue e
Informatica” utilizza l’opzione “Voglio più informazioni sullo
sportello”. Scopre così che il piano di studi è competenza della
Segreteria Didattica: nella stessa schermata trova l’indirizzo e gli
orari .
Grazie a Genius evita una coda inutile, non sarebbe arrivata in
tempo in segreteria didattica e sarebbe dovuta tornare
nuovamente a Milano da Novara.
Inoltre grazie al servizio di Faq alleggerisce la fila e il lavoro degli
sportelli che hanno così la possibilità di dedicarsi a problematiche
più complesse
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

6. Scenari d’uso 3/3
Carlotta è una studentessa del terzo anno di
Psicologia della Comunicazione dell’Università
Milano Bicocca.
Durante la laurea triennale si è recata spesso
in segreteria per i problemi più svariati e spesso le è accaduto di aspettare molte
ore o di sbagliare sportello.
Per questo motivo è felicissima del nuovo sistema Bicocca Genius.
Poiché conosce abbastanza bene le problematiche e le risposte quando le è
capitata l’opportunità ha deciso di contribuire a migliorare il servizio fornendo
commenti alle faq.
“Qualcuno deve pur iniziare” ha pensato Carlotta!
Infine un giorno grazie ai commenti degli studenti è riuscita a risolvere un
problema senza perdere tempo allo sportello.
Poiché sulla porta della segreteria è appeso un cartello che ricorda di accendere il
bluetooth Carlotta lo attiva entrando. Mentre è in fila seduta in sala d’attesa
riceve un messaggio sonoro dalla segreteria che le ricorda gli orari di chiusura
estivi.
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

7. Interviste 1/2
Rispetto al servizio di Faq abbiamo contattato lo sportello 12, come
esempio, e abbiamo chiesto loro quale fossero le domande più frequenti
che gli studenti rivolgono al personale.
La Segreteria ci ha risposto che hanno già sviluppato delle Faq che sono in
possesso della Capo Area, la Dottoressa Vardanega dalla quale bisogna
chiedere autorizzazione per accedere alle informazioni.
La Dottoressa non ha mai risposto alle mail.
In ogni modo se si dovesse realizzare il prototipo è bene sapere che le faq
sono già state sviluppate e pronte all’uso.
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

8. Interviste 2/2
Abbiamo intervistato 14 Studenti dell’Università Bicocca, in particolare tra quelli che
accedono allo sportello 12 e 13 e abbiamo chiesto loro di indicarci i maggiori problemi
riscontrati in Segreteria Studenti.
Le risposte hanno evidenziato queste problematiche:
• code
• non sapere a che sportello rivolgersi
• lentezza
• Informazioni poco chiare
• mancanza di simpatia
• allegerimento procedure burocratiche
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

9. Esempi di Interviste
Sostanzialmente concordo con tutto quello che
•LA CODA!!! hanno detto gli altri:
Non è possibile perdere milioni di ore per una dichiarazione - la coda è assurda, ci sono certi periodi dell'anno
dei redditi.
in cui si deve mettere in conto di perdere un'intera
•LA FLESSIBILITA'!!!
Le procedure burocratiche che sottendono a qualsiasi mattinata...
richiesta/dichiarazione volontaria/obbligatoria sono qualcosa - la maleducazione del personale...alcuni sono
di *studiato appositamente*… veramente irritanti...
Al di là di questo, è impressionante la miriade di sportelli - l'incompetenza: io e alcuni miei colleghi abbiamo
differenti, tali per cui, una volta scelto quello che ti pare avuto dei problemi con un esame quest'anno (per
avere attinenza con ciò che devi fare, sei sicuro che avrai
la registrazione)
sbagliato coda. Troppo tardi.
•LA SIMPATIA!!! ci hanno rimbalzato un sacco di volte tra una
Quelle volte in cui sono stato costretto ad avere a che fare segreteria e l'altra prima di capirci qualcosa;
con il personale, non sempre ho avuto delle belle esperienze.
Ma questa passi, perchè non sempre hai una buona giornata
alle spalle.
-la coda, allucinante a qualsiasi ora
- l'incompetenza delle segretarie che ti spediscono da un punto all'altro degli edifici
- la lentezza
- informazione poco chiare e fuorvianti...
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

10. Tecnologia
Genius è integrato e gestito in unico sistema formato da uno schermo LCD,
un’emettitrice di biglietti numerati e un POS dove poter verificare le credenziali
dell’utente una volta passato il badge.
Il software dovrà essere sviluppato ex-novo, provvedendo a costruire una struttura
flessibile per poter prevedere integrazioni future (nuovi corsi, nuovi servizi, …) senza
intaccare lo scheletro e l’operatività del sistema.
La comunicazione con gli utenti in attesa avverrà tramite tecnologia Bluetooth, che
consentirà di trasmettere all’utente specifici messaggi audio di informazione.
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

11. Pianificazione
Abbiamo previsto l’installazione di almeno due schermi lcd
touch screen da 24” con risoluzione 1366X 768 da posizionare
lateralmente alla macchinetta che emette i bigliettini.
Inoltre è necessaria una nuova emettitrice di biglietti poiché è
necessario che sia collegata con il software di Bicocca Genius.
La segreteria è coperta da tecnologia Bluetooth
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

12. Protocollo di interazione
Sistema SIFA / DB università (Ethernet o Wifi)
SISTEMA CENTRALE
POS
EMETTITRICE
6
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini

13. Test utente
Abbiamo effettuato i Test su 4 utenti. Vedi allegato in word.
I test sono di tipo task e scenario e sono volti a testare le due modalità iscritto e
non iscritto.
Abbiamo chiesto agli utenti di utilizzare la tecnica del Thinking Aloud.
Risultati test utente
• Problemi relativi ai collegamenti fra le pagine
• Problemi relativi alle denominazioni degli sportelli
Debora Gerini, Simone Giansante, Donatella Tansini