Il documento discute il progetto di una segreteria on-line per un ateneo, evidenziando la necessità di un servizio centralizzato che integri le facoltà e migliori l'interazione con gli studenti. Vengono suggeriti vari miglioramenti, inclusa l'automazione nella registrazione degli esami e la personalizzazione del profilo accademico. Inoltre, si sottolinea l'importanza di un sistema di accesso sicuro per i docenti e la possibilità di apprendere da esperienze di segreterie on-line di altre università.

1. Il servizio della segreteria on-line è un servizio che non riguarda solamente la nostra facoltà, ma in
generale l’ateneo. È una funzione più ampia rispetto alle possibilità interne delle facoltà. E poi
niente, insomma… Aspetta che mi prima mi iscrivo da…visto che è da 3 anni che non mi iscrivo,
l’ultima volta mi sono iscritto alla pergamena!
Inizio
1) Come pensate di costruire la segreteria on-line?
- Che io sappia a tutt’oggi era possibile compilare la domanda (d’iscrizione), quella
che era cartacea, tramite dei form predisposti on-line da un centro multimediale e
quindi fornire vari dati dello studente che andata al database generale degli studenti,
che avveniva in maniera centralizzata. Quindi doveva essere possibile iscriversi on-
line. Una volta che ci si è iscritti on-line è possibile avere una carriera, diciamo,
descritta all’interno di questo percorso dove vengono elencate tutte le attività che si
intende compiere nel suo corso di studi. Quindi c’è la possibilità di iscrizione e di
visualizzazione del proprio curriculum ed eventualmente verifica dei dati.
2) Quali sono le carenze?
- Beh allora… Le carenze…. Mmm… Le carenze, dal punto di vista dello studente…
Potrebbero integrar e diversificare meglio dei servizi per…
Siccome, per esempio, potrebbe diversificare dei servizi per lo studente, uno specchio
per la possibilità/opzioni di scelta di vari corsi per fornire già, che so, un primo quadro,
cioè un quadro generale. Bisognerebbe capire se la segreteria deve essere utilizzata
soltanto per fare raccolta dati, quindi una segreteria di tipo “bacheca”, oppure una
segreteria con dei servizi, una sorta di front desk, in modo interattivo con l’utente. E
quindi anche un utente inesperto che si sta avvicinando e che non conosce i siti delle
facoltà e gli spazi per questi servizi, dare una tematica iniziale sulle possibilità. Poi una
parte un po’ più tecnica, aggiungere eventualmente delle diramazioni multimediali che
possono servire per iscriversi a specifiche cose e ai vari servizi che l’ateneo mette a
disposizione. Sempre grazie a un servizio di segreteria centralizzata che riguarda
l’ateneo. Quindi andare più sullo specifico.
Sono idee minime che vengono da me, da una persona che comunque vede e interagisce
con…
3) Problemi in particolare?
- Non te lo saprei dire perché nello specifico è tutto centralizzato, quindi insomma…
non è una cosa che interseca le facoltà. Sarebbe un’idea integrare magari meglio…
teoricamente centra sul servizio della segreteria on-line.
4) State lavorando per migliorare il servizio della segreteria on-line, nuove idee?
- Mmm… possiamo fare una cosa? Tu per segreteria on-line stai sicuramente parlando
della parte centralizzata, non come i servizi intesi come una segreteria on-line ….
V: - Noi ci occupiamo della gestione del profili curriculare degli studenti, cioè…
R: - L’idea era questa: 3utenti della segreteria on-line: lo studente, per le iscrizioni ma
soprattutto per la gestione del profilo curriculare, del piano di studi insomma, il docente,
ora come ora non sappiamo in che modo può interagire sulla segretria on-line non ha
modo se non tramite moodle, e poi in ultimo, la funzione tecnico amministrativa che è
quello che conosciamo già, che è una bacheca, come stavi dicendo tu. L’elemento
innovativo sarebbe trovare delle opzioni in più, con cui possa interagire lo studente…
V: - O magari stavamo pensando per cambiare il piano di studi di farlo da Moodle e fare
tutto direttamente su internet.
R: - Ma soprattutto… noi abbiamo avuto questa proposta: i docenti. Che vogliono
seguire determinati studenti, che vogliono fare delle proposte mirate magari per uno
stage, un seminario, un laboratorio, una vacanza studio, qualsiasi cosa, facciamo
esempi… Queste opportunità con la segreteria on-line non ci sono, e sono cose che

2. secondo noi entrano nel sito della facoltà. Però ci è stato chiesto di vedere se ci sono
delle iniziative in questo senso o delle idee
- Quello che riguarda la segreteria on-line come il fatto di accedere alla segreteria non
riguarda per ora le facoltà, o per lo meno non riguarda la nostra. Noi.. Questo te lo
sto dicendo perché è un dato di fatto, non perché non abbiamo idee… La segreteria
on-line oggi non ha nulla a che fare con scipol, a che fare con uniss, che ha aperto un
servizio di segreteria on-line per le iscrizioni. È una cosa semplice, e da poco, ma
che comunque ha cambiato… Il portale uniss è gestito da un gruppo di lavoro di
interfacoltà, che comprende tutto l’ateneo. Le facoltà interne, ora non abbiamo
nessuna gestione on-line, ha tutto uniss. Il self-studenti è di uniss. Io infatti non vi
posso aiutare perché il self-studenti è di uniss, e tutti i problemi sono loro. Della
facoltà c’è solo moodle, per l’interno. Questo è per rispondere alle problematiche
come il fatto che da errore quando entri, problemi di acceso…
Per quanto riguarda la segreteria on-line come eventualmente gestione di scienze
politiche, quella è proprio una segreteria di scienze politiche. C’è in progetto di dare
qualche opzione in più agli studenti, ma quello è un progetto della facoltà, che vogliamo
dare noi. Tipo quello che mi hai accennato tu cambio del piano di studi o conoscere
meglio da una griglia di esami di poter fare una comparazione per una sostituzione senza
dover…cioè automatizzare i passaggi. Questi sono passaggi che a livello di facoltà
possiamo fare perché noi conosciamo bene il nostro piano di studio, le possibilità…
Noi non gestiamo il self studenti, quindi non posso dirti come è gestito, diciamo però
che all’interno della facoltà ci possono essere e ci sono comunque progetti per una
migliore gestione, ad esempio del profilo e delle carriere però questo lo si può fare se c’è
un data base centralizzato di ateneo e poi se questo progetto va in porto tutte le facoltà…
Prendiamo ad esempio un modulo che converte il mio piano di studi da un vecchio
ordinamento ad un nuovo ordinamento, ho specificato gli esami che ho dato e voglio
sapere nel nuovo ordinamento quanti e quali esami mi mancano. Ora, questo è quello
che fa la commissione didattica, quindi sarebbe interessante studiare le possibilità per
fare una cosa del genere. Quindi ci sono due livelli: uno macro per quanto riguarda di
uniss, e un livello micro, che per noi può essere moodle. Macro è la segreteria on-line
che però non fa che raccogliere indistintamente le iscrizioni di tutti gli atenei. Il fatto di
uniss, è interessante capire come poter collegare uniss alla facoltà.
Per vedere quello che stiamo progettando noi, uno era sulla commissione didattica, cioè
capire se ci sono sistemi per automatizzare il circuito, perché non è mai una sezione
matematica, però è vero che ci sono dei passaggi, ma ci sono esami della stessa materia
che sono scambiabili, stessa nicchia di appartenenza. Altre cose possono i servizi
collegate alle carriere degli studenti, strumenti di comunicazione in base alle esperienze
che si hanno all’interno della facoltà, quindi come dicevi tu se c’è la possibilità di
informare e di ricevere in base all’informazione una serie… una conferma di avvenuta
ad esempio convalida. Se uno studente ha avuto un’esperienza all’estero o esperienze
erasmus ecc creare una segreteria che ha un corpo didattico che integrato può inviare
determinate offerte e determinate idee anche e personalizzarle rispetto al tipo di profilo
curriculare che lo studente ha.
Le due cose, e queste sarebbero grandissime da...sviluppare, che sono idee, non progetti
potrebbero essere:
- la fase di interconnessione con i servizi di ateneo, che riguarda un po’ tutti, ed è più
difficile e grande da fare, bisogna progettare degli strumenti che siano… poi dipende
tutto dalla facoltà perché non tutti condivideranno delle cose…

3. bisognerebbe migliorare l’interazione on-line, anche magari con strumenti che
permettano, con un certo limite di precisione, di far modificare in maniera autonoma
dello studente certe parti della sua carriera.
Ad esempio, collegando tutti i servizi al profilo autonomo dello studente, che viene
aggiornato in base alle esperienze che fa, interessi… se pensate ad almalaurea, il
curriculum lo si compila una volta che ci si laurea. Secondo me questo è carente, perché
ci sono molte persone con un mini curriculum avviato che ancora non sono laureati.
Eppure non hanno la possibilità di farsi conoscere, far conoscere chesanno fare certe
cose, perché non c’è un punto specifico dove possono scoprirlo. Cioè lo scopro dopo o
appena prima della laurea. Questa è una carenza, che può essere legata al profilo dello
studente che sta… quindi questa è l’idea generale che…
5) Volevamo sapere… Per la registrazione degli esami: è il professore che comunica alla
segreteria e poi la segreteria lo mette in un data base…
- Si allora… Adesso funziona così. Praticamente i docenti terminano gli esami e poi
comunicano alla segreteria centrale o a quella della facoltà i risultati.
V: Ma col computer?
- Qua si diversifica dall’utente, nel senso che ci sono docenti che usano i computer,
quindi fanno una lista con una mail su word, che va alla segreteria, che comunque è
pronta a recepire l’invio di materiale on-line. Altri docenti consegnano una lista
scritta, che viene tradotta tramite segreteria oppure per telefono, insomma i casi
sono tutti contemplati. Una volta che invece il …. è comunicato, prima l’avete
conosciuta tutti c’era la bacheca, uno guardava l’avviso, se tu eri di olbia, venivi da
olbia per vedere l’affisso. Adesso ovviamente abbiamo possibilità più spinte
diciamo. Adesso vengono pubblicate le news con i risultati degli esami. L’altra idee,
che è quella progettuale, anche se va strutturata meglio, è quello che concerne la
didattica, e nello spazio decicato all’insegnamento mettere i risultati degli esami che
è la cosa più ovvia.
R: Una sorta di archivio?
- Si ci sono due modi: c’è la possibilità di pubblicare i risultati degli esami nell’
insegnamento per tutti gli iscritti a quel corso. Quindi entro nel corso per vedere. Questo
succede già adesso perché vengono già pubblicati in piattaforma. Questo per lo meno per
gli iscritti. Gli iscritti sono la parte più..
Una cosa interessante sarebbe sviluppare, comunque vedere gli strumenti già attivi, la
possibilità di personalizzare il proprio profilo ottenendo i voti dei vari esami sostenuti.
A livello di facoltà io faccio un esame e la sera o l’indomani comunico i voti. La
comunicazione avviene subito. La parte che dici tu, il ritardo nell’aggiornare il profilo
della carriera studenti, riguarda l’ateneo.
Per quello che so il docente ha dei registri con i voti di tutti gli esami, e poi consegna il
registro compilato alla segreteria centrale. La segreteria centrale prende atto, fa quello
che deve fare, e poi trasferisce questi dati a chi si occupa della parte compilativi on-line
che è responsabile di aggiornare la carriera studenti. Ora non so quale sia
ovviamente…perché sono esterno, il lasso di tempo che passa dalla consegna dei registri
e l’inserimento del dato on-line. Loro fanno collegare il database che è legato al self-
studenti alle registrazioni che hanno loro dei servizi informatici. Da fuori penso che se
passa molto tempo è per la consegna dei registri alla segreteria. Anche io molte volte ho
sentito: “ma perché la mia carriera non è aggiornata? Ho dato l’esame a luglio e siamo
già a ottobre e ancora non c’è”… evidentemente c’è qualcosa che ritarda.
R: Così come non si spiega il fatto che a volte le registrazioni vengano perse. Cioè se
avviene tutto in questo modo, e il professore che compila…

4. - Sicuramente la parte certa è che il professore compila un registro. E quello non
scappa. Può scappare il registro! Può scappare più che altro lo statino. Non
dovrebbero mancare ma insomma tutto è fattibile.
R: Non sarebbe meglio che il professore registri in contemporanea oltre in modo
cartaceo ma anche via elettronica…
- Il progetto di oggi, voci di corridoio, se ne occupa il ced. La possibilità di questo
modo di registrare…il problema è che ci sono dei problemi anche tecnici,
concettuali, che la registrazione del dato deve essere fatto in maniera sicura, cioè non
è possibile che ci sia un accesso on-line perchè il dato è sensibile. Bisognerebbe
creare quindi una possibilità di accesso sicuro per i docenti che da un certo punto…
ci sono alcune disposizioni del ced vi parleranno di siti con accessi sicuri ecc…se voi
perdete la password non è che ve la ridanno così, ci sono tutta una serie di passaggi.
Ma, detto questo, è una questione solo di privacy… comunque sono dei temi
progettuali che insomma si possono fare…
6) la segreteria on-line dovrebbe svolgere solo aspetti amministrativi o può integrare la fisica?
- può integrarlo. Moodle è un applicativo per fare alcune cose e non è… non si può
configurarlo per tutto. Comunque anche su moodle ci sono delle parti di
interazione… questa è la panoramica.
7) conosci altre segreterie on-line da dove poter prendere spunto? Di un'altra
università…
- no, però bisognerebbe più che altro, più che modelli diciamo, sicuramente di saranno,
se pensate al politecnico di Torino funziona già da una decina d’anni il bagde e quindi tu
non hai altro che una tessera dove registri gli esami, dove, al momento della
compilazione dell’esame viene registrato sulla tessera, e tu in qualsiasi punto di accesso
dove ci sono … inserisci e… ma sono delle tecniche che son sperimentate da tempo…
bisognerebbe sfruttare di più le capacità di interazione sul web e la possibilità di
inserimento dati… vi conviene fare un benchmark…