Geert Van Reyn, “Huis-, tuin- en keukentips bij kleinschalige digitaliseringsprojecten”

1. BUDGETVRIENDELIJK
DIGITALISEREN
Stappenplan en tips

2. 2 DELEN :
I. Digitaliseringsprojecten Studiecentrum “Capuchins in the Low Countries”
(Faculteit Theologie- en Religiewetenschappen, KU Leuven)
II. Stappenplan budgetvriendelijk digitaliseren

3. Deel I :
Kapucijnenproject - digitalisatie

4. • Deel van hun grote bibliotheek
• Archief
Studie- en Documentatiecentrum “Capuchins in the Low Countries”
Schenking van Vlaamse kapucijnenprovincie

5. www.capuchins-in-the-low-countries.org

7. Studies over de kapucijnen (vb. spotprenten)

8. • Meer bekendheid en zichtbaarheid
• Meerwaarde voor onderzoeker
• Preservatie fragiele stukken
Waarom digitaliseren?

9. A. Proefproject : oude kapucijnentheses
58 theses (verspreid in Leuven, Sint-Truiden, ‘s-Hertogenbosch)
Deze van Leuven ingescand, andere ter plaatse gefotografeerd

10. o Bijsnijden + rechtzetten
o Bewerken
o Objecten hernoemen (in bulk)
Software boekscanner :
Excell-Lijst met labels (paginering, naamgeving, etc.)

11. Voor verzekerde opslag en preservatie + het permanent
beschikbaar houden van digitale objecten ….
Zoek- en bladerinterface

13. Triskaidekafobie

14. Repertorium oude kapucijnentheses

15. B. Tweede, groter project : 40tal diverse werken
 Met hulp van vrijwilligers op boekscanner Zeutschel
 Beschikbaar gemaakt via
 Archiefstukken
 oude drukken, waaronder :
 atlassen
 rijk geïllustreerde werken
 Moderne (naslag)werken, o.m. Hildebrand

16. Enkele detailresultaten :

19. HILDEBRANDs 10-delig monumentaal werk
 Volledig ingescand op grijswaarde 300 dpi
 OCR toegepast (Abbyy FineReader 11)
 resultaat : opzoekbare PDF, geupload op site

20.  5719 pagina’s  150 MB
 OCR op PDF : 1/3 opslagruimte
Kostprijs ABBYY FineReader 12…. 129 €
ABBYY FineReader 11

21. En toen …
“Let the beast go!”

22. Gedigitaliseerd
door Digilab
C. “Top 100” van oude werken geschreven
door kapucijnen uit de Nederlanden

23. Mysterieuze(?) fotograaf in actie

24. Naamgeving digitale foto’s met Digicorder (ontwikkeld door Diederik Lanoye)

25. o Digitalisering van honderden archiefstukken door FamilySearch (lopend)
o Digitalisering van tijdschrift Bibliographia Francescana (lopend)
o Digitalisering 100tal koperplaatjes (lopend)
o Digitalisering 1000tal illustraties kapucijnen Nederlanden (voorzien voor 2015-6)
o Opstellen virtuele tentoonstelling JOANNES EVANGELISTA van ‘s-Hertogenbosch (2016)
D. Nog andere projecten op stapel of lopend :

26. Digitalisering tijdschrift Bibliographia franciscana
Lossnijden boekbanden op snijmachine

27. Scannen op de kopieer/scantoestellen met automatische invoer

28. Digicorder

30. INTERMEZZO…

36. DEEL II :
Budgetvriendelijke digitalisering

37. Wat met kleinere bibliotheken, archieven?

39. Stappenplan budgetvriendelijke digitalisatie

40.  Wat?
 Hoe digitaliseren?
 Hoe resultaten presenteren?

41. Wat?
o Alles wat je zelf om één of andere reden interessant vindt
o Alles wat je collectie uniek, speciaal maakt
o Enkel non-copyright materiaal of waarvoor je toelating hebt gekregen
o Wat nog niet reeds (gratis) beschikbaar is op internet
Maar … enkele beperkingen
o Oude drukken
o (eigen) archiefmateriaal
o gravures, fotomateriaal
o Plaatselijk tijdschrift, eigen publicaties
o Waar (plaatselijke) namen in voorkomen  genealogie
Komt in het bijzonder in aanmerking :

42. Kies eerst een afgelijnd PROEFPROJECT!
Afhankelijk van waar je uiteindelijke focus ligt, maar ook op zichzelf staand
Plaatselijk tijdschrift /blaadje
Plaatselijke publicaties
Archiefmateriaal
Fotomateriaal
Oude drukken
Partituren
Kunstobjecten
Themanummer, de index, eerste nummer(s)
(Plaatselijke) auteur
Bepaald type stukken, verslagen, gebeurtenis….
Bepaald (jubileum)jaar, locatie, evenement
Auteur, genre (toneelstukken), …

43. HOE digitaliseren?
Digitaal fototoestel Flatbedscanner (A4)
• Voor alle vormen en formaten • Kleine, dunne documenten
• Niet beschadigend voor oude
drukken
Niet aan te raden voor fragiele
documenten
• Vervorming van documenten Constante, hoge kwaliteit
• Licht en scherpte moeilijk
constant te houden
goede controle over enkele factoren
(licht, …)
Goed voor intensief gebruik • zeer tijdrovend… 21 sec. per scan
Fotograferen of inscannen?

44. Ja, maar enkel voor bepaalde objecten, zoals foto’s, losse bladen
en documenten die mogen platgedrukt worden.
So you think you can scan

45. Supercalifragilisticexpialidocious

46. Minimumbenodigdheden eigen Digilab
Digitale camera
Statief
Afstandsbediening sluiter
Halter of ander gewicht
Lichtbron / bureaulamp
Glas

47. (Te) simpele opstelling

48. Aan te raden opstelling van ons “Digilab”
(mits afstandsbediening)

49. Nu overdrijf je…

50. En wie gaat die honderden foto’s trekken???

51. Resultaat : reeks onbewerkte digitale foto’s
kwaliteitsvolle digitale objecten met passende naamgeving
Bewerkingen nodig : snijden, … nieuwe naamgeving
Irfanview
nu ook in draagbare versie!

53. … en wie gaat die honderden foto’s zo bewerken???

54. Bewaar deze objecten (in jpeg) in een goed uitgekiende
mappenstructuur op een (externe) harddisk = “onze Lias”

55. Pas op deze objecten OCR-programma (vb.
ABBYYFineReader) toe, of gebruik PDF Creator of andere,
gelijkaardige programma’s om meerdere bestanden om te
zetten in één PDF-bestand.
Resultaat : een (eventueel opzoekbaar) PDF-document (z/w of kleur)

56. HOE presenteren?
 Gratis webadres/(sub)domeinnaam (indien nog beschikbaar: ____ .wordpress.com
 (Vrij) eenvoudig creëren van mooie website (templates, …)
 3 GB opslagruimte (!) = ca. 220 boeken in PDF

57. Of…
 Gratis webadres/(sub)domeinnaam (indien nog beschikbaar: ____ .weebly.com)
 (Vrij) eenvoudig creëren van mooie website (templates, …)
 Ongelimiteerd aantal pagina’s

58. 10-STAPPENPLAN BUDGETVRIENDELIJKE DIGITALISATIE
1. Bepaal het potentieel digitaliseerbaar materiaal van je collectie
2. Selecteer eerst een proefproject
3. Stel vooraf een heel duidelijke indeling (mappen)structuur en naamgeving (labeling) op
4. Knutsel een eigen “Digilab” in elkaar voor je digitale camera
5. Ga enthousiast op zoek naar gemotiveerde vrijwilligers, en fotograferen maar!
6. Bewerk de ruwe opnames met een (gratis) softwareprogramma (Irfanview, …)
7. Geef de opnames de juiste naam (in bulk  Irfanview)
8. Sla deze bestanden ook op op een externe harde schijf (back-up)
9. Zet de objecten om in een (opzoekbare) PDF (ABBYY FineReader, PDF Creator, ….)
10.Creëer een eigen website (in Wordpress of Weebly, of …) en upload je PDFs op de site
Tracht steeds (kleine) verbeteringen aan te brengen aan je werkwijze, consulteer
hiervoor vrienden, collega’s, ga op zoek op het internet, ...