Executive Assistants o Chief Communication Officers? Comunicare bene per lavorare meglio

1. MACSE Italia
MANAGER ASSISTANT
Carriera Sviluppo Evoluzione
www.macseitalia.it

2. Executive Assistants
o
Chief Communication Officers?
Comunicare bene per lavorare meglio
Team Leader: Mariachiara Novati
Alessandra Bellani, Giovanna Bucci, Maria Elena Leone

3. MACSE Italia
Indice
1. La posizione dell’Assistente nell’organigramma
2. Trovarsi vicino a chi ha potere
3. Gli standard di un’Assistente
4. Gestire gli archivi
5. Controllare le esecuzioni per conto del capo
6. Ciò che il proprio capo assolutamente non vuole
7. Gestire le comunicazioni del capo
8. Gestire iI rapporto con le prime linee ed i colleghi
9. Responsabilità e giustificazioni
10. Sviluppare la propria efficienza
3

4. MACSE Italia
4
1. La posizione dell’assistente
nell’organigramma

5. MACSE Italia
L’assistente nell’organigramma
5
Direzione
Affari legali Ricerca &
Sviluppo
Acquisti Produzione Vendite
Voi siete qui

6. MACSE Italia
L’assistente nell’organigramma
La Manager Assistant ha l’onere e l’onore di osservare da vicino i processi
decisionali. Per eccellere nel ruolo occorre:
 Discrezione
Un’assistente discreta e capace di gestire informazioni sensibili guadagna
sul campo la stima di manager e collaboratori.
 Approccio collaborativo
La priorità spetta alle esigenze del capo ma, se possibile, è bene alleggerire il team
da attività collaterali per renderlo più concentrato… e più grato!
 Valore aggiunto
Un’assistente è insostituibile quando è creatrice di valore. Ecco perché è
importante mettersi in gioco ed agire per cambiare, migliorando noi stesse e
l’ambiente di lavoro.
6

7. MACSE Italia
L’assistente nell’organigramma
Essere assistente in Italia
Cosa fare per migliorare:
 Vincere pregiudizi obsoleti e sessisti
 Investire in percorsi formativi ad
hoc
 Diffondere una nuova cultura
professionale
Essere assistente all’estero
Gli aspetti vincenti:
 Il network
 L’abilità di valorizzare la professione
 La capacità di intuire l’evoluzione
del ruolo
7

8. MACSE Italia
8
2. Trovarsi vicino a chi ha potere

9. MACSE Italia
Trovarsi vicino a chi ha potere
9

10. MACSE Italia
L’ascolto attivo
 Mettersi nei panni dell’altro
quale è il suo punto di vista?
 Sospendere i giudizi di valore
ha ragione, ha torto
 Ascoltare con attenzione
il silenzio aiuta a capire
 Verificare la comprensione dei contenuti
parafrasando e ripetendo con parole
proprie ciò che si è appena ascoltato
10

11. MACSE Italia
Benessere sistemico
1. Esercizio
…per rilassare
corpo e mente
2. Alimentazione
…per portarti
fino alla fine
della giornata
3. Riposo
…per mantenere il
proprio equilibrio
emotivo
11

12. MACSE Italia
3. Gli standard di un’Assistente
12

13. MACSE Italia
Standard di un’Assistente
Limiti di azione e
condivisione obiettivi
Attitudini e
competenze
Attese e
aspettative
Gli standard di un’Assistente rispecchiano
modelli personali ed aziendali volti a
garantire un omogeneo livello di qualità
tecnico-professionale, ovvero:
 Metodi e procedure
 Regole
 Condotta e comunicazione (scritta
ed orale)
da adottare con il proprio Manager e nella
propria realtà aziendale.
13

14. MACSE Italia
Quali standard?
Attitudini personali
«soft skills»
Competenze professionali
«hard skills»
 Curiosità e ricerca di informazioni
 Ascolto attivo
 Intelligenza emotiva
 Discrezione
 Flessibilità
 Proattività
 Organizzazione e precisione
 Computer Skills / Technology Expert
 Time management / Project
Management
 Accountability
 Comunicazione (verbale e scritta)
 Capacità / abilità specifiche
dell’ambito professionale / settore
di appartenenza
14

15. MACSE Italia
Quali standard?
Livello di prestazione Limiti
 Definire livello quali-quantitativo
 Rispettare le aspettative
 Essere costanti
 Aggiornarsi
 Stabilire / individuare i confini
delle proprie azioni e dei propri
compiti
 Definire / condividere le attività
da svolgere per conto del
Manager
15

16. MACSE Italia
Continuous Roles of indispensability
16

17. MACSE Italia
4. Gestire gli Archivi
17

18. MACSE Italia
Gestione dell’archivio
18
L’archiviazione è un ottimo indice di qualità e
professionalità dell’Assistente.
È un’opportunità!
 per sviluppare un sistema riconosciuto e condiviso
 per organizzare al meglio il nostro lavoro
 per facilitare e ridurre le inefficienze
 per creare un canale informativo con il capo, i
colleghi e la struttura aziendale che sia costante, il
più possibile aggiornato e strutturato

19. MACSE Italia
Archivio digitale vs. analogico
19
Archivio elettronico (c.d. digitale)
Gestione in sede
Gestione in co-sourcing
Gestione in outsourcing
Servizi di cloud
Archivio cartaceo (c.d. analogico)
Gestione in sede
Gestione in co-sourcing
Gestione in outsourcing

20. MACSE Italia
5. Controllare le esecuzioni
per conto del Capo
20

21. MACSE Italia
Controllare le esecuzioni per conto del capo
Impariamo a comunicare bene per vincere le resistenze dei colleghi.
21

22. MACSE Italia
Controllare le esecuzioni per conto del capo
Come fare per essere efficaci?
 Adottare un comportamento
autorevole lasciando da parte
atteggiamenti autoritari.
 Focalizzare l’attenzione su ciò che
dobbiamo/vogliamo ottenere, e
non su ciò che dobbiamo/vogliamo
dire.
 Valutare la relazione: simmetria o
asimmetria?
Attenzione! Ricordarsi che:
 I limiti non vanno MAI oltrepassati.
 L’autonomia si guadagna con fatica
e si perde in un istante.
 Le peculiarità dell’ambiente di
lavoro suggeriscono il giusto
approccio.
22

23. MACSE Italia
Controllare le esecuzioni per conto del capo
Cosa fare per vincere lo stress?
 Adottare un approccio proattivo
Indispensabile per governare qualunque incombenza.
 Elaborare una strategia ed un piano d’azione dettagliato
Identificare gli obbiettivi da raggiungere e definire con cura ogni step eviterà
dimenticanze e leggerezze.
 Individuare le priorità
Spesso ciò che sembra molto importante non è in realtà prioritario per il
capo. Cambiare prospettiva per adottare il suo punto di vista.
23

24. MACSE Italia
6. Ciò che il capo
non vuole assolutamente
24

25. MACSE Italia
Ciò che il capo non vuole assolutamente
Gossip Errore Bugia Problema
25

26. Il tempo è una risorsa limitata… e costosa! La buona pratica?
Riconoscere le priorità per evitare perdite di tempo. Ecco come fare:
MACSE Italia
Ciò che il capo non vuole assolutamente
Urgente ed
importante?
Eseguire subito!
Importante ma
non urgente?
Pianificare!
Urgente ma
non
importante?
Si può delegare!
Non urgente e
non
importante?
Perdita di tempo!
26

27. MACSE Italia
Ciò che il capo non vuole assolutamente
Il problema si
comunica insieme
ad una soluzione.
Ciò che non merita
l’attenzione del
capo si affronta in
autonomia.
Le comunicazioni
devono essere
chiare, concise,
precise.
Le domande si
fanno al momento
opportuno.
Rispettare sempre
le priorità
assegnate.
27

28. MACSE Italia
28
7. Gestire le comunicazioni del Capo

29. MACSE Italia
Gestire le comunicazioni del Capo
29
 Definire il registro da utilizzare e verificare la
simmetria relazionale
 Chiarire con il Manager quali/quante informazioni
possiamo fornire
 Agire con discrezione e riservatezza
 Riportare con trasparenza il feed-back al Manager

30. MACSE Italia
30
8. Gestire il rapporto con le Prime Linee
e con i Colleghi

31. MACSE Italia
Gestire i rapporti con le prime linee
e con i colleghi
31
 Essere facilitatrici
Dobbiamo incoraggiare la creazione di in
ambiente positivo, nonché l’equilibrio
all’interno del team.
 Intercettare le situazioni critiche
In queste circostanze dobbiamo agire da
mediatrici e agevolare la soluzione di conflitti
e dissapori.
 Adottare un atteggiamento empatico
Essere in grado di «mettersi nei panni
dell'altro».

32. MACSE Italia
9. Responsabilità e giustificazioni
32

33. MACSE Italia
Responsabilità e giustificazioni
33
«Chi non lavora non sbaglia»

34. MACSE Italia
Tips
34
Ho sbagliato…
e ora?
Come
comunicarlo?
Problem
Solving
 Assumersi sempre le proprie responsabilità
 Essere oneste e trasparenti
 Comunicazione chiara e calma
 Cercare di rimediare o limitare l’errore commesso
 Aiutare e supportare colleghe/i in difficoltà

35. MACSE Italia
35
10. Sviluppare la propria efficienza

36. MACSE Italia
Sviluppare la propria efficienza
36

37. FormazioneInformazione
On the job (mentoring)
Associazioni di categoria
Piattaforme e-learning
Blog
Forum
Riviste
Investimento
Tempo
Risorse
MACSE Italia
Sviluppare la propria efficienza
37

38.  AA. VV., Efficienza ed efficacia: significato e differenze, www.mypersonaltrainer.it, 23
aprile 2015
 AA. VV., Il rapporto tra capo ed assistente, www.macseitalia.it, sezione
Documenti/Articoli e riviste
 AA. VV., Livelli della comunicazione aziendale interna, www.macseitalia.it, sezione
Documenti/Articoli e riviste
 Boscagli Irina, L’arte di saper ascoltare (ascolto attivo), www.psicologi-italia.it, sezione
Comunicazione
 Burge Joan, Interpersonal skills give you the edge, Executive Secretary Magazine,
sezione Communication, 25 maggio 2015
 Change Formazione, La comunicazione efficace in azienda, Change S.p.A. Firenze, 30
ottobre 2001
 Delikan Garth, Actions speak louder than words, Executive Secretary Magazine,
sezione Communication, 25 marzo 2012
 Dickerson Doug, The power of listening, Executive Secretary Magazine, sezione
Communication, 25 gennaio 2013
38
MACSE Italia
Bibliografia

39.  Duncan Melba, Management, Leadership and Innovation: The Indispensable Role of
Executive Support, Executive Secretary Magazine, sezione Leadership / Management,
26 settembre 2012.
 Egan Marsha, Face the fear of feedback, Executive Secretary Magazine, sezione
Communication, 23 luglio 2013
 Fidler Adam, Why you should talk to your boss, Executive Secretary Magazine,
sezione Communication, 25 gennaio 2012
 Friedman Ron, How to spend the first ten minutes of your workday, sezione video,
www.businessinsider.com, 19 febbraio 2015
 Hosking Robert, A diplomatic approach to office politics, Executive Secretary
Magazine, sezione Communication, 25 novembre 2012
 Marr Bernard, 7 things you should never say to your boss, www.businessinsider.com,
5 febbario 2015
 Niblick Jay, Executive Assistants or Chief Communication Officers?, Executive
Secretary Magazine, sezione Communication, 25 settembre 2013.
39
MACSE Italia
Bibliografia

40. Per informazioni: info@macseitalia.it
40