1. HVAD ER ETT ARLA? ETT ARLA ER DET
PROJEKT, DER GØR ARLA FOODS STÆR-
KERE OG RUSTER OS TIL UDFORDRINGER-
NE PÅ FREMTIDENS FØDEVAREMARKEDER.
PROJEKTET GÅR UD PÅ AT GØRE DE
MÅDER, VI ARBEJDER PÅ, MERE ENKLE,
MERE EFFEKTIVE OG BEDRE INTEGRERET
MED HINANDEN.
Under arbejdet høster vi de gode erfaringer fra hele
Arla Foods, og det samlede erfaringsgrundlag dan-
ner udgangspunkt for det store projektarbejde, der
under ét kaldes for Ett Arla. Målet er at bygge et
stærkere Arla Foods.
Vi arbejder på at forbedre mange rutiner i hele den
internationale organisations arbejde, og undervejs
vil mange medarbejdere i Arla Foods mærke større
eller mindre ændringer i de daglige arbejdsrutiner.
Ambitionen er, at ændringerne bliver til forbedringer
og forenklinger, der gør det daglige arbejde lettere
og frigør tid og energi til spændende opgaver.
Vi arbejder på at gøre dit job bedre
Ett Arla er et projekt, der i det store perspektiv gør
Arla Foods mere effektivt og konkurrencedygtigt.
Men store forandringer starter nødvendigvis i det
små, og vejen til resultater går gennem den enkelte
medarbejders accept og forståelse af de nye ar-
bejdsrutiner.
Hovedparten af os vil mærke forandringer. Især de,
der primært arbejder ved en computer, vil få nye
måder at arbejde på. En stor del af Ett Arlas arbej-
de går nemlig ud på at lægge de flere hundrede
nuværende IT-systemer sammen til nogle få og
enkle systemer, der er brugervenlige og effektive.
Alle berørte medarbejdere vil blive introduceret til
og uddannet i de nye rutiner. Efterhånden som det
bliver klart, hvor ændringerne finder sted, vil de
involverede blive informeret om både uddannelse
og tidsplaner.
Hvem er Ett Arla folkene?
Ett Arla består af mere end 300 medarbejdere, der
dels er interne Arla medarbejdere, dels eksterne
konsulenter fra IT- og konsulentfirmaer. Ett Arlas
medarbejdere kommer fra Danmark, England,
Tyskland og Sverige. Den internationale og tværkul-
turelle sammensætning afspejler Ett Arlas formål:
At samle de mange forskellige Arla’er til en samlet
organisation.
Hvor længe kører projektet?
Ett Arla projektet kører frem til 2005. Undervejs
sættes nye rutiner og systemer i gang, og de med-
arbejdere, som har været med til at skabe foran-
dringerne, vender tilbage til driftsstederne, efter-
hånden som deres opgaver i Ett Arla løses. Til den
tid vil vi sammen have skabt et nyt og bedre Arla
Foods, der er en endnu mere attraktiv partner for
kunderne og en endnu bedre arbejdsplads, end vi
er i dag.
Med venlig hilsen
Åke Modig
Ett Arla ruster os til
fremtidens udfordringer
Åke Modig
Viceadm. direktør
Koncernledelsen
AF221743_ettARLA_bro_DK.qxd 05-08-03 15:53 Side 3

2. Det nye Arla rummer
flere muligheder
ETT ARLA PROJEKTET ER IKKE ET IT PRO-
JEKT, MEN ET FORRETNINGSPROJEKT, DER
UNDERSTØTTES AF IT. DET MEDFØRER
FORANDRINGER I ORGANISATIONEN I
FORM AF ÆNDREDE RUTINER, SPÆNDEN-
DE UDFORDRINGER OG I VISSE TILFÆLDE
OGSÅ VED, AT VI TILDELES NYE JOB-
ROLLER. PROJEKTET SKABER DERMED
OGSÅ BEHOV FOR ORGANISATORISKE
TILPASNINGER OG UDDANNELSE AF DE
MEDARBEJDERE, DER FÅR NYE RUTINER.
Ingvar Olsson er Ett Arla ansvarlig i Division
Medlemmer. Han står i spidsen for det første Ett
Arla projekt i organisationen – et fælles afregnings-
system for mælkeproducenterne i Danmark og
Sverige.
Hård proces, men anstrengelserne værd
"Det er en lang og hård proces at få det fælles
afregningssystem på benene. Processen tager lang
tid, og der er mange overraskelser og lærepenge at
betale undervejs. Om et par år vil vi imidlertid være
kommet så langt, at vi kan se, at det er det hele
værd. Det fælles afregningssystem vil være effek-
tivt, og det gør det muligt at realisere synergi-
effekterne fra fusionen," fortæller Ingvar Olsson.
Nye roller, nye kompetencer
"Med det nye system ændrer vi den måde, vi arbej-
der på. De nye arbejdsgange og nye jobroller
kræver to ting: For det første kræver de, at vi forstår
og accepterer de nye måder at gøre tingene på. For
det andet kræver de praktiske færdigheder i forhold
til at udføre de nye rutiner. Derfor er der planlagt
uddannelse og grundige introduktioner til alle, der
får nye arbejdsgange eller nye roller i forhold til kol-
legerne," påpeger Ingvar Olsson.
Alle får den nødvendige træning
"Det er ikke kun vigtigt at forstå og acceptere de nye
rutiner – de praktiske færdigheder i for eksempel syste-
mets indkøbs-, salgs-, finans- og kvalitetsfunktioner
er afgørende. Derfor vil medarbejderne både blive
uddannet inden for specifikke områder og i syste-
mets funktioner som helhed. Indholdet af trænin-
gen vil variere fra medarbejder til medarbejder – alt
efter arbejdsopgave. Den typiske uddannelsestid er
3-4 dage. Hovedparten af træningen vil omhandle
de nye arbejdsmåder kombineret med praktiske
øvelser i systemet. Træningen vil så vidt muligt
foregå lokalt og i hold med ca. 8 deltagere. For de
enheder, som er med i første bølge oktober 2003,
vil træningen foregå medio august og i september.
De involverede vil modtage præcis information, når
forandringerne nærmer sig.
Når de nye systemer er i drift, er der flere forskelli-
ge muligheder for at få hjælp til at udføre det dagli-
ge arbejde. Det materiale, der udleveres på kurser-
ne kan selvfølgelig bruges, men der er også hjælp
on-line og i form af superbrugere, der kan rådgive,"
fortæller Ingvar Olsson.
Vær åben og del din erfaring
"Efterhånden som vi gør de første erfaringer med
de nye systemer, arbejdsgange og metoder, møder
vi ting, der ikke umiddelbart synes logiske eller hen-
sigtsmæssige. Derfor er det vigtigt, at vi alle er
åbne og direkte omkring de første erfaringer med
de nye rutiner," siger Ingvar Olsson. "Det er vigtigt,
at vi søger svar på spørgsmålene, og at vi får sagt,
hvad vi mener om tingene på en konstruktiv måde.
Deler vi erfaringerne, kommer vi hurtigere forbi de
opstartsvanskeligheder og den tvivl, der naturligt
opstår omkring forandringerne."
Spørg din leder
"Er der spørgsmål eller kommentarer til Ett Arla pro-
jektet og de ting, det fører med sig, skal man bede
sin leder om at forklare det for sig. Der findes ikke
dumme spørgsmål, og det er til hver en tid i lede-
rens interesse, at hver medarbejder forstår og
accepterer sin rolle i den nye dagligdag," slutter
Ingvar Olsson.
Ingvar Olsson
Økonomidirektør
Arla Foods Medlemmer
AF221743_ettARLA_bro_DK.qxd 05-08-03 15:53 Side 5

3. "HVER DAG FLYTTER ARLAS MEDARBEJ-
DERE RUNDT MED CA. 16.000 PALLER
PRODUKTER. KRAV TIL SPORBARHED
GØR, AT ALLE PRODUKTERS BEVÆGELSER
I DAG REGISTRERES OMHYGGELIGT.
OPDAGER EN TYSK FORBRUGER, AT DER
ER EN FEJL I EN OST, SKAL OPLYSNINGER
OM PRODUKTION OG LOGISTIK KUNNE
HENTES FREM, SÅ RESTEN AF PARTIET
KAN IDENTIFICERES OG FINDES. I DAG
KAN DET GODT LADE SIG GØRE, MEN DET
KRÆVER, AT VI FÅR FAT I OP TIL 60 FOR-
SKELLIGE DOKUMENTER, OG DERMED ER
DET EKSTREMT DYRT OG TIDSKRÆVENDE
AT GENNEMFØRE EN SPORING.
Når vi med Ett Arla har skiftet systemerne ud, kan
vi spore tingene omgående, mere detaljeret og med
langt færre omkostninger for organisationen. Vi vil
kunne nøjes med at kassere de enkelte fejlbehæf-
tede partier." Ordene er Preben Dalls. Preben Dall
har ansvaret for "Production Cheese & Spread". Et
projekt, der bl.a. skal sætte oste- og smørmejerier-
ne i stand til at spore produkterne præcist. Til gavn
for effektiviteten i den daglige drift – men også til
gavn for fødevaresikkerheden generelt.
Tid til at gøre tingene bedre
"Nu indfører vi et system, der gør det let at registre-
re og dokumentere hændelser i produkternes liv.
Sammen med indførelsen af et nyt administrations-
system gør vi det muligt for mejerierne at dokumen-
tere produktionen meget præcist. Systemet er imid-
lertid ikke nok. Skal vi høste fordelene, må de
enkelte medarbejdere også være i stand til at
bruge systemerne effektivt. Derfor uddannes alle
medarbejdere i det nye system. Det handler blandt
andet om at lære det nye system, som er baseret
på stregkoder og scanning, at kende.
Det bliver altså muligt at scanne oplysninger ind i
stedet for at skrive dem ned. Det er både hurtigt og
effektivt, og det minimerer fejlkilderne. Med de
mængder af produkter, vi håndterer hver dag, bety-
der selv små procentvise gevinster meget. En ned-
gang på 5% i fejlhåndtering betyder, at vi sparer
80 timer om dagen. Så får vi tid til at gøre tingene
bedre i stedet for," påpeger Preben Dall.
Hvor er osten?
Preben Dall
IT-koordinator
Arla Foods Produktion Økonomi / IT
AF221743_ettARLA_bro_DK.qxd 05-08-03 15:53 Side 7

4. Bamber
Bridge er
klar til
forandring
På Bamber Bridge-mejeriet i England er medarbej-
derne klar til at iværksætte de forandringer og ind-
føre de arbejdsgange, som mejeriet har udviklet i
samarbejde med Ett Arla.
Ian Singleton fra Bamber Bridge har stået for kom-
munikationen mellem Ett Arla og organisationen på
Bamber Bridge. Han har bl.a. arbejdet på at forbe-
rede hver enkelt medarbejder på de nye systemer
og de nye jobroller.
"Den mentale forberedelse er mindst ligeså vigtig som
den forberedelse, der foregår i produktionssystemerne.
Derfor har vi hørt alle involverede medarbejderes
mening, og det har medført, at medarbejderne har
engageret sig stærkt i projektet," siger Ian Singleton.
Hver enkelt medarbejder skal være med
Ian Singleton har gjort meget ud af at informere
medarbejdere på alle niveauer om de ændringer,
Ett Arlas arbejde vil medføre. "Jeg har etableret
ugentlige møder med ledelsen, en fast rubrik i
vores interne nyhedsbrev – og ikke mindst er med-
arbejdernes positive og negative forventninger ble-
vet diskuteret under uformelle former," påpeger Ian
Singleton.
Ikke svært at motivere
Ian Singleton har erfaret, at det ikke er svært at
motivere Arla medarbejdere, når det gælder foran-
dringsprocesser. "Årsagen hertil er dels, at medar-
bejderne er vant til dynamik og forandringer, dels
at medarbejderne faktisk har efterspurgt mange af
forbedringerne gennem længere tid. Derfor har vi på
Bamber Bridge oplevet, at også medarbejdere, der
ikke direkte har været involveret, har vist interesse i
at sætte sig ind i de nye systemer," slutter Ian
Singleton.
Ian Singleton
Site Planning Manager
Bamber Bridge Factory
AF221743_ettARLA_bro_DK.qxd 05-08-03 15:53 Side 9

5. PULVER- OG PROTEINFABRIKKERNES
PROJEKT I ETT ARLA KOMMER TIL AT
INVOLVERE MERE END 500 MEDARBEJ-
DERE, NÅR DET ER GENNEMFØRT. EN AF
DEM ER CHRISTINE B. LARSEN FRA
DANMARK PROTEIN I NR. VIUM.
NORMALT ARBEJDER HUN SOM LABORANT
PÅ LABORATORIET. GENNEM DE SIDSTE
SEKS MÅNEDER HAR HUN IMIDLERTID VÆRET
EN AF DE OVER 40 MEDARBEJDERE FRA
PULVER- & PROTEINFABRIKKERNE, DER
ARBEJDER PÅ AT UDVIKLE DET FÆLLES
SYSTEM, SOM FABRIKKERNE SKAL BENYTTE
FREMOVER.
Ansvaret følger med
"Jeg har to funktioner," siger Christine B. Larsen.
"Dels repræsenterer jeg min fabriks specifikke
ønsker til systemet, men jeg er i lige så høj grad
mine kollegers repræsentant. Det er mit og min pro-
jektgruppes ansvar at sørge for, at de ønsker, mine
kolleger har, tages med i betragtning, når vi sidder
her hos Ett Arla og planlægger."
"En af de ting, der har overrasket mig, er, at selv
om fabrikkerne er vidt forskellige, har det vist sig,
at 90% af de ønsker, som fabrikkernes repræsen-
tanter har præsenteret, ligner hinanden så meget,
at der åbenlyst er behov for et fælles system. Det
har gjort arbejdet meget lettere og mere effektivt,"
bemærker Christine B. Larsen.
Fabrikkerne styrer processen
Udviklingen af det nye system er i høj grad et resul-
tat af fabrikkernes egne anstrengelser. Samlet arbej-
der over 60 personer på projektet. Heraf er 2/3 af
projektmedarbejderne repræsentanter fra fabrik-
kerne. De resterende projektmedarbejdere er
konsulenter, ITC-folk og projektledere.
Når fabrikkernes projekter skal sættes i værk de
enkelte steder, vender de ’udlånte’ medarbejdere
tilbage til deres arbejdspladser og får nye roller i
forhold til den videre udvikling og løbende forbed-
ring.
Rart at komme tilbage
"Det bliver dejligt at komme tilbage og komme i
gang med det nye system. Jeg håber, det bliver en
succes, og at jeg har været med til at skabe noget,
der gør det bedre at være på arbejde for mine kol-
leger", slutter Christine B. Larsen.
Pulver- og protein-
fabrikkerne har selv
taget ansvaret
Christine B. Larsen
Laborant
Danmark Protein i Nr. Vium
AF221743_ettARLA_bro_DK.qxd 05-08-03 15:53 Side 11