1. Нужен документооборот на
SharePoint? Попробуйте
Docsvision SharePoint Edition!
Сергей Курьянов,
Docsvision
05.12.13

2. Групповая работа и
СЭД
www.docsvision.com
Слайд: 2

3. Что у Вас есть сейчас?
• Только файловый сервер и e-mail для оперативной работы
с документами
• Есть портал для оперативной работы в рабочих
группах, СЭД нет
• Есть СЭД для работы с официальными
документами, портала нет
• Есть СЭД на портале, но с ней есть проблемы
www.docsvision.com
Слайд: 3

4. Управление контентом на предприятии
Корпоративное управление
Официальные документы
www.docsvision.com
Оперативное управление
Рабочие документы
Слайд: 4

5. Как у Вас распределяются
пользователи?
• Большинство работает с оперативными документами
• Большинство работает с официальными документами
• 50/50
www.docsvision.com
Слайд: 5

6. От СЭД и E-mail к порталу
Корпоративное управление
Оперативное управление
Регистрация
Официальные документы
www.docsvision.com
Повышение
эффективности
оперативного
управления
Рабочие документы
Слайд: 6

7. От файл-сервера и E-mail к порталу
Корпоративное управление
Оперативное управление
Рабочие документы
www.docsvision.com
Слайд: 7

8. Каким путем пришла к СЭД на портале
Ваша организация?
• Сначала портал для поддержки рабочих групп, потом СЭД
для официальных документов
• У нас уже есть СЭД, теперь мы хотим поддержать работу в
рабочих группах для пользователей, которые будут
работать через портал
• Нам не нужен портал, просто мы считаем что СЭД на
портале обойдется дешевле
• Нам не нужна СЭД для официальных документов, нужна
поддержка оперативной работы на портале
www.docsvision.com
Слайд: 8

9. От портала к СЭД на портале
СЭД на
портале
Портал
Управление официальными
документами
www.docsvision.com
Слайд: 9

10. От портала к СЭД на
портале
www.docsvision.com
Слайд: 10

11. Параметры проекта
• Неофициальные
документы
 Простые сценарии – 80%
 Участники – 80%
 Готовая функциональность
портала
• Официальные
документы
 Сложные сценарии – 20%
 Участники – 20%
 Функциональность нужно
реализовывать
Решение простое – внедрим как есть, потом доработаем!
Так кажется, а что на самом деле?
20% функциональности связано с 80% затрат и рисков
www.docsvision.com
Слайд: 11

12. Что такое управление официальными
документами?
• Потоковый ввод и
регистрация
• Рассмотрение, резолюция, де
рево резолюций
• Контроль исполнительской
дисциплины по документам
• Ведение номенклатуры дел
• Списание в архив и
управление архивом
бумажных документов
• Электронные регламенты
 Административные
 Бизнес-процессы
www.docsvision.com
• Интегрированный потоковый
ввод и распознавание
• Бизнес-логика
резолюции, пользовательский
интерфейс дерева в карточке
документа
• Динамический контроль при
изменениях дерева
резолюции
• Ведение номенклатуры
дел, номераторы
• Приложение «Управление
архивом»
• Workflow и интеграция EAI Слайд: 12

13. В чем тут сложности с порталом?
• Статистика AIIM* по рынку расширений к
SharePoint (2013):
 Workflow и управления процессами (42% использует или
планирует использовать)
 Управление архивом (41%)
 Управление записями и фискальными документами (36%)
 Интегрированные средства захвата и сканирования документов
(30%)
• Все это те самые 20% необходимых сценариев!
• Мощность рынка расширений доказывает
функциональную недостаточность SharePoint как
СЭД
www.docsvision.com
* AIIM - The Global Community of Information Professionals
Слайд: 13

14. Дешево и красиво?
Рекомендации по
планированию внедрения
SharePoint как ECM
(Info-Tech Research Group)
www.docsvision.com
Слайд: 14

15. Balance the benefits against the cost
SharePoint is far more expensive than you might think.
Hardware
$
SQL Server
Windows Server
SharePoint Server
VS.
Search Options
Security Tools
Third-Party Tools
Training
Microsoft Office
Staff
Consider every use case for SharePoint. Certain use cases might force dramatic increases in hardware and software
costs. Records Management, for example, will likely require a separate SharePoint farm with different operational
requirements. SharePoint for public websites will require licensing a different – and expensive – version of
SharePoint!

16. SharePoint licensing depends on your intended use case
Answer the questions in Info-Tech’s decision model to determine your SharePoint
licensing costs*.
Do we have the infrastructure?
1
Windows Server 2008,
SQL Server 2008, or SharePoint
Server 2012.
All SharePoint deployments require Windows
Server and some version of SQL Server. Only small
stand-alone deployments can make use of SQL
Server Express. SP1 for SharePoint is required for
SQL Server 2012.
SQL Server 2012 (Standard)
$898/server
$208/CAL
Windows Server 2008
(Standard)
$898/server
$30/CAL
Do we have basic collaboration needs?
2
Microsoft SharePoint Foundation.
Do we have internal social or ECM
needs?
3
Microsoft SharePoint Server
(Standard).
Do we need advanced search,
InfoPath forms, or BI?
4
Microsoft SharePoint
Server (Enterprise).
SharePoint Foundation is the basic version that
offers limited capability and is free with Windows
Server licensing.
SharePoint Foundation
FREE! (With Windows
Server)
SharePoint Server Standard provides improved
search and enables users to create personal pages
and IT to better manage meta-data and overall
SharePoint Server (Standard)
system administration. The result is a more stable $4,828.00/server
and usable SharePoint environment. See
$93.00/CAL
Microsoft’s edition comparisons.
Advanced SharePoint applications require the
SharePoint Server
Enterprise version of the product. See Microsoft’s
(Enterprise)
edition comparisons. Full PivotPoint capability will
$88.00/CAL
also require SQL Server Enterprise.
* Assumes Open licensing without Software Assurance. For complete estimates, use the Microsoft Licensing Advisor.

17. External SharePoint applications and search complicate
the costs
Do we have external users?
SharePoint Server 2010 for
Internet Sites (Standard).
5
Do we have multiple domains or
require advanced search?
Microsoft SharePoint
Server 2010 for Internet
Sites (Enterprise).
6
Do we need more search?
7
Microsoft Search Server 2010.
Do we need a lot more
search?
8
FAST Search Server
2010 for SharePoint.
Deploying public SharePoint sites to anonymous
users requires different licensing. SharePoint
Server 2010 for Internet Sites also requires
dedicated infrastructure.*
The Enterprise edition enables administrators to
manage multiple domains and bundles FAST
Search for external applications.
SharePoint Foundation offers a limited search
function that only crawls local SharePoint sites.
Microsoft Search Server 2010 and SharePoint
Server can crawl a variety of different content
types. For more information on search, see Slide
37.
FAST Search Server provides extreme scalability. It
also enables administrators to tune searching
capability. It is a key enabler for search-enabled
applications.
SharePoint Server
2010 for Internet Sites
$11,557.00/server
SharePoint Server
2010 for Internet Sites
(Enterprise)
$40,564.00/server
Microsoft Search
Server 2010
$15,642.00/server
FAST Search Server
2010 for SharePoint
$21,671.00/server
* No additional licensing is required for internal users who author external content. Internal users of a SharePoint system that faces
externally must be licensed with conventional SharePoint licenses and CALs. External Connector Licenses for both Windows Server
and SQL Server are also likely required.

18. You’re not done yet. Consider security and productivity
applications
Productivity Applications:
a
b
c
SharePoint Designer 2010
A client tool for creating content, managing lists
and libraries, creating basic workflows, etc. Both
32-bit and 64-bit versions are available.
SharePoint Designer
2010
FREE
Project Server 2010
Project Server enables broad collaboration and
requires SharePoint Enterprise CALs. Use by an
external audience requires SharePoint for Internet
Suites.
Project Sever 2010
$4,828/server
$316/CAL
Office Web Apps
Web-enabled versions of the Office productivity
applications can be deployed to SharePoint
Foundation and SharePoint Server.
Office Web Apps
Valid office licenses +
device licenses as
required
Security Applications:
d
Forefront UAG Server
ECM makes security particularly important.
Enterprises may need a specialized gateway device.
Forefront UAG 2010
$6,431/server
$15/CAL
Most SharePoint deployments depend on a variety of different third-party tools to facilitate administration and to
enable different use cases. Info-Tech’s solution set Extend SharePoint to Overcome Key Challenges specifically
addresses issues related to workflow, administration, social computing, and mobile support.

19. But wait, there’s more! Training for end users and
administrators
Administrators must be trained to be effective; incorporate Microsoft training into your
staff development program.
Certification
MCITP: SharePoint Administrator
2010
1
Exam 70-668
PRO: Microsoft SharePoint 2010, Administrator
2
Exam 70-573
Certification
TS: Microsoft SharePoint 2010, Application Development
MCPD: SharePoint Developer 2010
3
Exam 70-667
TS: Microsoft SharePoint 2010, Configuring
Certification
MCITP: SharePoint Administrator
2010
4
Exam 70-576
PRO: Designing and Developing Microsoft
SharePoint 2010 Applications
Certification
MCPD: SharePoint Developer 2010
5
Exam 77-886
SharePoint 2010
Certification
MOS: SharePoint 2010
TS: Microsoft Project Server 2010, Configuring
Certification
MCTS: Microsoft Project Server
2010, Configuration
6
Exam 70-177

20. And still more! SharePoint administrators aren’t cheap
It depends who you ask, but SharePoint administrators are about $72,000/year
unencumbered.
The Robert Half Technology Salary Guide 2011 provides salaries for a range of relevant
roles:
• Applications Development Manager
$88,500 to $125,250
• Project Manager
$76,250 to $113,000
• Systems Analyst
$65,500 to $93,500
• Applications Architect
$92,250 to $124,750
• Business Systems Analyst $64,500 to $93,750
Robert Half Technology also puts a salary premium on core SharePoint skills:
• ASP Development
+4%
• SharePoint Skills
+11%
• C# Development
+8%
• .NET Development
+7%
Payscale provides a more specific number for a SharePoint Administrator with 5 years of
experience:
$71,201
Other providers give slightly different ranges:
• SimplyHired
$72,000 (with a premium on BizTalk)
• Glassdoor
$33/hour (ranging $29-38)

21. Как должна выглядеть
идеальная СЭД на
SharePoint?
www.docsvision.com
Слайд: 21

22. Идеальная СЭД на SharePoint
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)
www.docsvision.com
Слайд: 22

23. Рассмотрим все альтернативы
• Доработка SharePoint путем программирования
 Заказные или полузаказные разработки мелких производителей
 Продукты крупных производителей
• Интеграция с расширениями от сторонних
производителей
 Nintex и т.п.
• Интеграция с классической СЭД (ECM)
www.docsvision.com
Слайд: 23

24. Доработки и «продукты на базе»
SharePoint
• Заказные и полузаказные разработки
 Дорого, если нужно реализовать те самые 20% необходимых функций
 Привязывают к конкретной версии SharePoint, которые достаточно часто
обновляются и как правило не дают полной совместимости
 Привязывают к разработчику
 У мелкого разработчика может просто не хватить сил, даже если вы готовы
платить
 Не дают необходимой гибкости в управлении основными бизнес-процессами
• Продукты на базе
 Это уже не SharePoint, это новая система
 Привязка к циклу обновления «коробки»
 Недостаточный спрос, чтобы стимулировать производителя развивать и
обновлять свой продукт
• Получается не так дешево и не так красиво как предполагалось
www.docsvision.com
Слайд: 24

25. Использование внешних расширений
• Как правило одним расширением не достичь
результатов, приходится интегрировать несколько разных
• Дорого
 Например Nintex от $10 000
• Сложно в администрировании и поддержке
• Синхронизация циклов обновлений всей связки
продуктов
• Проблемы совместимости при миграции
• Все равно нужны заказные доработки
 Со всеми вытекающими рисками и затратами
www.docsvision.com
Слайд: 25

26. Интеграция с классической СЭД
• Функциональность СЭД «из коробки»
 Рынок разработчика СЭД шире чем рынок SharePoint и затраты на развитие
продукта делятся между всеми заказчиками
• Дороже чем «чистый» SharePoint
 Но «чистый» в коробке не содержит необходимого
• Требует администрирования еще одной системы
 Но только одной
• Требует кастомизации
 Но делает ее возможной
• Дает набор готовых приложений «вокруг СЭД»




Архив
Обращения граждан
СМЭВ, МЭДО
ЭЦП
www.docsvision.com
Слайд: 26

27. Еще раз про идеальную
СЭД на SharePoint
www.docsvision.com
Слайд: 27

28. Идеальная СЭД на SharePoint
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)
www.docsvision.com
Слайд: 28

29. Это Docsvision SharePoint Edition!
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)
www.docsvision.com
Слайд: 29

30. Будущее как мы его видим
• Использование портала дает вам:





80% легких сценариев для 80% пользователей
Возможности web 2.0 – социальная сеть, wiki
Легкий доступ с любой платформы, в том числе мобильность
Реализацию портальной стратегии управления ИТ
Хороший ROI
• Интеграция с СЭД дает вам:




Единое пространство корпоративного контента
Управление официальными документами
20% необходимых сценариев для 20% профессиональных управленцев
Готовый набор приложений для административного управления
• Свободу управления и развития вашей ИТ-системы
• Низкие риски
www.docsvision.com
Слайд: 30

31. Один слайд про Docsvision SharePoint
Edition
• Docsvision SharePoint Edition – платформа СЭД для
SharePoint
• Состав
 Сервер SharePoint Edition
o Сервер Docsvision + шлюз в SharePoint
 Клиент Docsvision для SharePoint
o Набор веб-частей, открываются «толстые» карточки
 Опции
o Легкий клиент
o Клиент для Outlook
• Выгодные цены – дешевле чем «обычный Docsvision» на
стоимость SharePoint Server и CAL
 Условия приобретения – Навигаторов не более 20%
www.docsvision.com
Слайд: 31

32. Битва СЭД с SharePoint
www.docsvision.com
Слайд: 32

33. www.docsvision.com
Слайд: 33

34. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition!
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)

35. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition!
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)

36. Что такое SharePoint?

37. Что такое SharePoint?
КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ
• Хранилище данных
По подразделениям, по видам, личный кабинет.
• Коллективная работа
Форумы, комментарии к документам.
• Внутренние ресурсы
Новости, заявки, календари и т.д.

38. Как это выглядит?

39. Корпоративный портал
на SharePoint

40. Хранилище данных

41. Личный кабинет

42. Коллективная работа

43. Новости компании

44. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition!
• Портал
 Единое пространство, легкие сценарии работы с документами
• Групповая работа
 Работа с проектами документов
• Управление официальными документами




Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД
Record Management
Безопасность
Электронная подпись
• Управление административными процессами
 Фиксированные регламенты
• Управление основными бизнес-процессами
 Параметрическая автоматизация, гибкая настройка
• Минимальное количество поставщиков в одном решении
(«нативность»)

45. Что такое Docsvision?

46. Docsvision – система управления документами и процессами
• Готовые приложения
«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.

47. Docsvision – система управления документами и процессами

48. Docsvision – система управления документами и процессами
• Готовые приложения
«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.
• Конструкторы
Более 8 конструкторов для настройки и развития системы.

49. Docsvision – система управления документами и процессами

50. Docsvision – система управления документами и процессами
• Готовые приложения
«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.
• Конструкторы
Более 8 конструкторов для настройки и развития системы.
• Различные рабочие места
Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент.

51. Docsvision – система управления документами и процессами

52. Docsvision – система управления документами и процессами
• Готовые приложения
«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.
• Конструкторы
Более 8 конструкторов для настройки и развития системы.
• Различные рабочие места
Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент.
• Электронная подпись
Все виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63.

53. Docsvision – система управления документами и процессами

54. Docsvision – система управления документами и процессами
• Готовые приложения
«Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.
• Конструкторы
Более 8 конструкторов для настройки и развития системы.
• Различные рабочие места
Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент.
• Электронная подпись
Все виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63.
• Средства интеграции с другими системами
Шлюзы к 1С:Предприятие, к SharePoint, к SAP B1, к почте и т.д.

55. Что такое Docsvision в сравнении с SharePoint?
Система управления документами и процессами
• Хранилище данных + обработка данных
• Коллективная работа + соблюдение регламентов
• Внутренние ресурсы + готовые приложения и модули

56. Что такое
Docsvision SharePoint Edition?

57. Что такое Docsvision SharePoint Edition?
Дополнение портала SharePoint функциями
системы управления документами и процессами Docsvision

58. Что такое Docsvision SharePoint Edition?
• Готовые приложения на SharePoint
• Конструкторы на SharePoint
• Различные рабочие места на SharePoint
• Электронная подпись на SharePoint
• Средства интеграции с другими системами

59. Какие технологии Docsvision
используются на SharePoint?

60. Какие технологии Docsvision используются на SharePoint?
Расширения Docsvision для SharePoint (Web Parts)
Работа с системой Docsvision на портале SharePoint:
• Все функции Навигатора Docsvision на SharePoint
• Открытие карточек Docsvision прямо из SharePoint
• Формы поиска по документам Docsvision на SharePoint
• Отчеты Docsvision (подсветка, группировка, сортировка) на SharePoint

61. Какие технологии Docsvision используются на SharePoint?
Готовый шлюз Docsvision к SharePoint
Позволяет workflow-системе Docsvision взаимодействовать с SharePoint:
• Мониторинг данных в SharePoint
• Чтение данных из SharePoint
• Запись данных в SharePoint

62. Функция «Мониторинг объектов SharePoint»

63. Объекты SharePoint, с которыми работает шлюз
14 объектов SharePoint

64. «Универсальная функция» шлюза к SharePoint
Универсальная функция
Более 100 функций для
работы с объектами SharePoint*
*описание всех функций в документации к Шлюзу к SharePoint

65. Какие сценарии работы реализует
Docsvision SharePoint Edition?

66. Сценарии работы Docsvision SharePoint Edition
Сценарий 1: Работа с приложениями Docsvision на SharePoint
По принципу «одного окна».
Сценарий 2: Библиотека документов из Docsvision на SharePoint
Публикация на SharePoint документов, обработанных в Docsvision.
Сценарий 3: Корпоративное workflow-приложение на SharePoint
На SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка.
Сценарий 4: Интеграция различных IT-систем на SharePoint
Связка систем с помощью шлюзов Docsvision и публикация на SharePoint.

67. Сценарий №1
Работа с приложениями Docsvision
на SharePoint

68. «Одно окно» для работы с Docsvision

69. Рабочее место делопроизводителя
на портале SharePoint

70. Реестр входящий документов
Docsvision на SharePoint

71. Создание нового входящего
документа на SharePoint

72. Регистрационная карточка
входящего документа

73. Рабочее место сотрудника для работы
с документами и заданиями на SharePoint

74. Задания сотрудника из Docsvision
на SharePoint

75. Карточка задания Docsvision
на SharePoint

76. Документ был зарегистрирован
и исполнен на SharePoint

77. Поиск данных Docsvision на SharePoint
Атрибутивный поиск
Docsvision
Поиск SharePoint

78. Отчеты Docsvision на SharePoint

79. Экспорт отчета Docsvision из SharePoint

80. Сценарий №2
Библиотека документов из Docsvision
на SharePoint

81. Публикация на SharePoint документов,
обработанных в Docsvision

83. Сценарий №3
Корпоративное workflow-приложение
на SharePoint

84. На SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка

86. Сценарий №4
Интеграция различных IT-систем
на SharePoint

87. Связка систем с помощью шлюзов Docsvision и
публикация на SharePoint

88. Спасибо за внимание!