Sistem manajemen dokumen digital bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas, mempermudah akses dan pencarian dokumen secara digital, serta meningkatkan keamanan dokumen melalui otorisasi pengguna. Dokumen akan dikumpulkan, disusun berdasarkan kelompok, di-scan, dan diunggah ke sistem manajemen dokumen untuk disimpan dan diakses secara digital.

1. Digital Management SystemDigital Management System

2. Tujuan DMS
• Mengurangi penggunaan kertas
• Menghemat ruang penyimpanan dokumen
• Mempermudah dan menghemat waktu
pencarian dokumenpencarian dokumen
• Meningkatkan keamanan pengaksesan
dokumen sesuai fungsi/wewenang
• Keleluasaan waktu untuk mengakses
dokumen

3. Alur Kerja DMS - Tahap Awal
Pengumpulan
Dokumen
Pengumpulan
Dokumen
Penyusunan
Dokumen
Penyusunan
Dokumen
Pengaksesan
Dokumen
Digital
Pengaksesan
Dokumen
Digital
Scanning
Dokumen
Scanning
Dokumen
Pembangunan
DMS
Pembangunan
DMS
Pengunggahan
Dokumen
Digital
Pengunggahan
Dokumen
Digital

4. Alur Kerja DMS - Tahap Lanjutan
Penambahan
Dokumen
Penambahan
Dokumen
Scanning
Dokumen
Scanning
Dokumen
Pengunggahan
Dokumen
Digital
Pengunggahan
Dokumen
Digital
Pengaksesan
Dokumen
Digital
Pengaksesan
Dokumen
Digital

5. Pengumpulan Dokumen
• Mengumpulkan dokumen yang akan
didigitalisasi.
• Untuk data yang sudah dalam bentuk digital
bisa langsung dikelompokkan dalambisa langsung dikelompokkan dalam
kelompok data untuk digabung dengan data
hasil scan dokumen non digital nanti.

6. Penyusunan Dokumen
• Dokumen yang sudah terkumpul, dibagi
berdasarkan kelompok data, seperti data
pegawai, data perusahaan, data operasional,
data keuangan, blanko – blanko, data
laporan, data inventasis, dll.laporan, data inventasis, dll.
• Dokumen yang sudah dibagi, dikumpulkan
dalam satuan yang lengkap sebelum di-scan.
• Penetapan format penamaan file untuk tiap –
tiap kelompok dokumen.

7. Scan Dokumen
• Scan dokumen dilakukan per kelompok data.
• Format dokumen harus berbentuk PDF,
sehingga lebih cepat dan mudah diakses dari
aplikasi dan lebih aman karena dapat
ditambahkan opsi pemberian password dalamditambahkan opsi pemberian password dalam
membukan dokumen digital.
• Ukuran dokumen digital akan sangat bervariasi
tergantung kepada banyaknya jumlah besarnya
pixel tiap dokumen , pembatasan besaran file
dapat dilakukan tetapi akan berdampak kepada
kejernihan dan ketajaman hasil scan.

8. Pembangunan DMS
• Penetapan desain DMS sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
• Menu umum DMS terdiri dari:
– Menu Pengaturan DMS (Akses pengguna, Indeks)
– Menu Pengunggahan Dokumen, penambahan
informasi
– Menu Pencarian
– Menu Output Dokumen (Tampil di layar, Cetak,
Unduh, Lampiran Email)
– Menu Laporan dan Statistik Dokumen

9. Pengunggahan Dokumen
• Dokumen yang sudah disusun dan di-pindai
(scan) dikirim ke file server agar dapat diakses
menggunakan aplikasi DMS.
• Pengunggahan dokumen akan dilengkapi• Pengunggahan dokumen akan dilengkapi
dengan informasi file yang diunggah, seperti
(kelompok data, nama file, ukuran file, format file,
info kontak pemilik dokumen, nomor indeks,
informasi kerahasiaan dokumen, pengaturan
akses dokumen, status dokumen, dll)

10. Penambahan Dokumen
• Penambahan dokumen digital dapat
dilakukan sewaktu – waktu untuk melangkapi
dokumen yang sudah ada.

11. Kebutuhan Pembangunan DMS
• Pengadaan File Server
• Pembangunan Aplikasi DMS (File Server,
SharePoint atau Custom Web-based)
• Akses Intranet dan Internet• Akses Intranet dan Internet
• Scanner
• Digital Signature (opsional)

12. Kebutuhan Pembangunan DMS
(Non Sistem)
• SOP (Prosedur Operasi Standar)
• Dokumen yang akan digitalisasi.
• Administrator
• Operator• Operator

13. TerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerima KasihKasihKasihKasihKasihKasihKasihKasihTerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerimaTerima KasihKasihKasihKasihKasihKasihKasihKasih