Download as PDF, PPTX
Uploaded byDIEVO
DIEVO Training business correspondence
Документ содержит рекомендации по написанию деловых писем, включая этикет электронной переписки и основные составляющие письма. Обсуждаются важные аспекты, такие как ясность, краткость, и правила общения с адресатами. Также приведены примеры того, какие ошибки стоит избегать и как обеспечить профессиональный имидж в деловой переписке.
DIEVO Training business correspondence
- 1. деловая переписка: каки зачем? 1 д і є в о п и ш и – d i e v o б у д е .
- 2. 2 Этикет электронной переписки включает особенности оформления, составленияписем, а также принципы общения адресатов
- 3. иногда бывает так 3 вобщем, тут такое дело забыл добавить, что кстати еще одна важная деталь вообще-то, это не так уж важно но вернемся к сути вопроса
- 4.
- 5. так каким должнобыть деловое письмо? 5
- 6.
- 7.
- 8. составляющие письма —такие Тема (заголовок/название письма) Адресаты (кому/копия/скрытая копия) Тело письма Вложения Подпись 8 Должна быть краткой, не более 50 символов и выражать суть письма Лучше всего заполнять в последнюю очередь, когда письмо будет написано и проверено Суть вашего письма, и, в конце, обязательно, call to action Всегда перепроверяйте, все ли необходимые файлы вы приаттачили и, если даете ссылки на документ, верно ли там предоставлены права доступа. Обязательно упомяните в теле письма, что прилагаете вложение Кратко: как вас зовут, должность, компания и контакнтые данные
- 9.
- 10. 10 ВСТУПЛЕН ИЕ (суть письма) АБЗАЦ 1 АБЗАЦ2 ВСТУПЛЕНИЕ (суть письма) ДЕТАЛИ СУТЬ АБЗАЦА СУТЬ АБЗАЦА ДЕТАЛИДЕТАЛИ ЗАКЛЮЧЕНИЕ (призывы к действию) АБЗАЦ 3 СУТЬ АБЗАЦА ДЕТАЛИ
- 11. этого надо избегать 11 4 E-mailадрес: «kisonka», «zayka», «super4uvak» и прочие милые прозвища Темы письма с одним словом – «привет», «вопрос», «ответ», «информация», «запрос» Украшать письмо смайликами. Не переусердствуйте со знаками препинания – (???!!!). Не нужно баловаться цветными шрифтами Использовать приветствие в форме: «Доброго времени суток», «Доброе утро», «Добрый вечер». 1 2 3 4 Лучше использовать – «Добрый день»
- 12. этого надо избегать 12 4 Использоватьжаргонизмы, народный сленг, афоризмы, юмор, пословицы, поговорки или метафоры Писать ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Лучше подчеркнуть или выделить жирным шрифтом важную информацию Употреблять в завершающей стадии слова и фразы (манипуляция): «надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями 5 6 7 8
- 13. а теперь немногомяса 13
- 14.
- 15.
- 16.
- 17.
- 18.
- 19.
- 20.
- 21.
- 22.
- 23. call to action 23 Ждуутвержденный план Прошу подтвердить документы на оплату Буду благодарен за вопросы Буду ждать обновленные креативы Надеюсь на скорый ответ Просьба утвердить кост до пятницы Жду ваши комментарии до 16:00 Ожидаю обратной связи, заранее спасибо Будем ждать вашего ответного письма Жду вашего решения по сложившейся ситуации Жду ответы на мои вопросы выше Сегодня жду ОКа бюджета от клиента
- 24. рекомендуется делать так 24 4 Однописьмо – один информационный повод или одно целевое действие В деловой среде принято отвечать на письма в течение 3-х часов, максимум — в течении одного дня Информируйте отправителя, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника Если получателей несколько — обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д. 1 2 3 4
- 25. 25 4 Всегда пишите «вы»с маленькой буквы — не ошибетесь. Писать «Вы» с большой буквы — моветон Email-письмо — показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить — запятую или точку, отдайте предпочтение точке В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях Не извиняйтесь: «Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю» 5 6 7 8 рекомендуется делать так
- 26. десять заповедей 26 • Чемпроще – тем лучше • Пишите как для себя • От простого к сложному • Уважение и забота • Пользу вперед • Приводите аргументы • Сила в правде • Делите на абзацы • Смысл важнее формы • Одно предложение – одна мысль
- 27. основные типы деловыхписем 27 Информационные Продающие Убеждаем адресата принять нашу точку зрения, поступить так, как необходимо вам Убеждаем адресата в необходимости нашей опции, услуги Передача адресату общеделовой информации Вразумляем адресата соблюдать определенные положения, условия Объясняем адресату, почему так вышло (получили претензию) Объясняющие Отказываем адресату в его просьбе Отказывающие Убеждающие Вразумляющие
- 28. отказываем в просьбе 28 Показываемадресату, что читали сообщение Понимаем, сочувствуем Отмечаем достоинства Ссылаемся на обстоятельства Предлагаем альтернативу Оставляем «дверь открытой»
- 29. предъявляем претензию 29 Критикуем действия, ане адресата Критикуем компанию, а не адресата Помогаем сохранить лицо Понимаем / сочувствуем Обосновываем требования Вместе ищем выход
- 30. отвечаем на претензию 30 Защищаемся,но не спорим Сожалеем конкретно Доказываем правоту фактами Не преуменьшаем проблему Не стремимся отмазаться Хотим исправиться
- 31.
- 32. полезные ссылки иресурсы 32 Проверка текста: • https://languagetool.org/ru/ (рус./укр.) • https://advego.com/text/ (рус./укр.) • http://gramota.ru/ (рус.) • http://online.orfo.ru/ (рус./укр.) Книги: • С. Карепина – «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты», «Конструктор делового письма» • Л.Сарычева, М.Ильяхов – «Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст» • Е. Борисова – «Элементы стиля. Принципы убедительного делового письма» Видео: • https://www.youtube.com/watch?v=YtZ4NRMinno Телеграм: • https://t.me/ya_vas_uslyshal
- 33. и еще нескольколайфхаков 33 Не более трех адресатов Попросите взгляд со стороны Перечитайте еще раз Срочно? Позвоните, а потом зафиксируйте в письме Повторю: call to action! Вместо извинений — ”мне жаль”, ”сожалеем”, ”плохо, что так случилось” Пишите письма заранее
- 34. 19 Druzhby NarodivAve, 3rd floor Kyiv, 01103, Ukraine t: +380 44 496 07 61 e: ask@dievo.agency www.dievo.agency