1. Несколько советов по
написанию писем
Валентина Козлова
QA Engineer, Astound Commerce

2. Основные правила
Заголовок обязателен. В Всегда приветствуйте своего Содержание должно быть
нем должна быть раскрыта собеседника, очень важно лаконичным и точным, без
идея письма. вежливое обращение. лишней информации.
Используйте подпись в письме, чтоб Отвечая на письма, хватает обычной
сразу было ясно кто написал и как подписи: «С уважением, Имя Фамилия».
связаться с человеком. Желательно
настроить электронную подпись.

3. Когда пишем письма…
Если письмо требует немедленного ответа, поставьте
высокую важность, чтоб выделить его в списке
входящих. При этом нежелательно злоупотреблять
данной функцией.
Структурируйте информацию. Большой объем плохо
воспринимается. Текст желательно разбивать по
пунктам, использовать таблицы и диаграммы.
Пишите грамотно
Старайтесь избегать двусмысленных высказываний и
намѐков
Эмоции при деловой переписке излишни
Будьте доброжелательны, с кем бы вы не
переписывались
Старайтесь не использовать больших файлов
Желательно описывать все простыми предложениями и
не используйте заумных фраз. Это сэкономит ваше
время, а собеседника избавит от лишних вопросов.

4. Отвечая на письмо…
Сначала отвечайте на вопросы собеседника и только потом
комментируйте и задавайте свои.
Не стесняйтесь задавать вопросы, если что-то непонятно
Отвечайте на письма вовремя
Используйте фильтры. Это сэкономит время и уменьшит
вероятность удаления важного письма
Настройте автоответчик
Не обещайте помощи, если не уверены в своих силах

5. Задавая вопрос…
Прежде чем задавать вопрос, попробуйте сами решить проблему
Сформулируйте вопрос коротко и ясно
Если коротко не получается, излагайте суть вопроса и только
потом переходите к нудному описанию.
Желательно, конечно, чтоб нудным оно не было 
Напишите, как вы пытались решить проблему
Обязательно благодарите за помощь
Использование копий письма
Пользователи из графы «копия» не
должны отвечать на полученное письмо.
Чаще всего копии используются для
уведомления о чем-либо.
Преимущество скрытой копии в том, что
пользователи не будут видеть список
получателей.

6. Спасибо за просмотр