Tiga Pilar Komunikasi, Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi Prinsip Positif untuk Komunikasi yang Produktif Komunikasi yang Efektif

1. 1
Developing Productive
Communication Skills

2. 2
Daftar Isi Materi
1. Tiga Pilar Komunikasi : Verbal, Vokal, Visual
2. Prinsip Dasar dalam Berkomunikasi
3. Trilogi Komunikasi yang Efektif
4. Tujuh Prinsip Komunikasi yang Produktif
5. Mengembangkan Active Listening Skills
6. Strategi Mendengarkan Umpan Balik dan Kritik

3. 3
Nilai,
kepercayaan.
dan pikiran kita
Rangkaian Keberhasilan
Apa yang kita
ucapkan dan
lakukan
Hasil
Self-fulfilling
prophecy
(Pencapaian
keberhasilan
sesuai
keinginan kita)

4. 4
Kita berkomunikasi untuk …
• Memperoleh informasi
• Memberikan motivasi
• Membuat janji
• Memberi nasihat
• Menjual
• Mengucapkan selamat
• Menipu
• Dll

5. 5
Verbal, vokal dan visual
Verbal :
Pesan yang kita
kirimkan
Vokal :
Suara yang kita
sampaikan
Visual :
Bahasa tubuh kita
Komunikasi

6. 6
Penelitian menyatakan 70%
kesalahan di dunia kerja adalah
hasil dari komunikasi yang buruk…..

7. 7
Penyebab Sulitnya Komunikasi:
• Kurangnya informasi dan pengetahuan
• Tidak menjelaskan prioritas atau tujuan dengan
jelas
• Tidak mendengarkan
• Tidak memahami secara penuh dan gagal dalam
bertanya

8. 8
Penyebab Sulitnya Komunikasi :
• Tidak memahami apa yang diperlukan orang
lain
• Tidak berfikir jernih, terlalu cepat mengambil
kesimpulan
• Bad mood
• Gagal mencari alternatif

9. 9
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..
• Hilangnya bisnis
• Kesalahan, pemborosan
• Penurunan produktivitas
• Lemahnya koordinasi dan kooperasi
• Merusak citra perseorangan atau perusahaan
• Frustasi, permusuhan

10. 10
Kegagalan Komunikasi dapat
menyebabkan …..
• Ketidakpuasan terhadap orang lain
• Penurunan semangat juang
• Hilangnya semangat kelompok
• Tingginya pergantian karyawan
• Konflik dan perbedaan pendapat
• Jatuhnya kepercayaan dan harga diri
• Hilangnya persahabatan

11. 11
• Memberikan judgement yang terburu-buru
• Prejudice
• Kurangnya perhatian
• Stereotype
• Lemahnya kemampuan mendengarkan
• Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan kepercayaan
kita
Beberapa Filter Komunikasi

12. 12
Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi
Cara kita mulai memulai pembicaraan seringkali
menentukan hasil komunikasi
Cara kita menyampaikan pesan selalu
berpengaruh terhadap bagaimana pesan itu
diterima dan dipahami
Prinsip Dasar Komunikasi

13. 13
Komunikasi yang sebenarnya adalah pesan yang
diterima, bukan pesan yang ingin disampaikan
Komunikasi merupakan jalan dua arah – kita
harus memberikan sebaik yang kita terima
Prinsip Dasar Komunikasi

14. 14
Memberikan
informasi
dengan baik
Menerima
informasi
dengan baik
Mutual
respect
Trilogi Komunikasi

15. 15
Enam C dalam memberikan
informasi dengan baik
Memberikan Informasi dengan Baik
Clear Concise
Courteous
Complete
Correct
Concrete

16. 16
Memberikan Informasi dengan baik
Clear
Concise
• Apakah anda telah menggunakan kata-kata yang
familiar, kalimat yang singkat?
• Apakah anda hanya mengeluarkan satu pendapat
dalam setiap kalimat?
• Apakah anda telah menggunakan bahasa yang
mudah dipahami oleh pendengar?
• Apakah anda telah menyentuh inti dari pesan
tersebut?
• Apakah anda telah berkata secukupnya, dan
tidak bertele-tele?
• Apakah anda telah menghindari kata-kata dan
frase “basa-basi” yang tidak ada gunanya?

17. 17
Memberikan Informasi dengan Baik
Courteous
Complete
• Apakah anda telah memberikan seluruh fakta?
• Apakah anda telah mencakup hal-hal yang
essensial?
• Apakah anda telah menjawab seluruh
pertanyaannya?
• Apakah anda telah merencanakan apa yang akan
anda katakan?
• Apakah anda telah menggunakan kata-kata positif
dan sopan?
• Apakah anda telah menggunakan kata-kata “Saya
mengerti”, “silakan”, dan “terima kasih” dalam
pembicaraan anda?
• Apakah Anda merasa senang mendengarkan apa
yang anda telah katakan?

18. 18
Memberikan Informasi dengan Baik
Correct
Concrete
• Apakah anda telah mengecek kebenaran seluruh
fakta?
• Apakah anda telah mengeja nama pendengar
dengan benar?
• Apakah anda telah membuktikan semua bilangan
dan jumlah?
• Apakah anda telah memberikan contoh detil yang
konkrit mengenai apa yang dibutuhkan oleh
pendengar?
• Apakah anda telah memberikan ilustrasi dan
metafora yang membuat penjelasan Anda menjadi
lebih konkrit?

19. 19
Memberikan Informasi dengan Baik
• Gunakan kata-kata yang tepat, mengesankan dan
nyata
• Dukung kata-kata anda dengan bantuan secara visual
• Berikan ilustrasi yang mudah dipahami
• Gunakan “bahasa” yang digunakan orang lain
Ketika memberikan informasi………

20. 20
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif
1. Perhalus kata-kata ‘kamu’ atau ubah menjadi “Saya” untuk
menghindari suara yang seolah menekan
• Sebagai ganti dari : ‘Kamu harus….’, katakan
‘Dapatkah anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’
2. Fokus pada solusi, bukan pada masalah
• Sebagai ganti dari ‘Kita kehabisan susu….’, katakan
‘Saya akan berbelaja untuk membeli susu’.

21. 21
3. Ganti kata-kata Tidak Bisa menjadi Bisa
• Sebagai ganti dari ‘Kita tidak dapat melakukan hal itu
sampai minggu depan’, katakan ‘Kita dapat melakukan
hal itu minggu depan’.
4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan
• Sebagai ganti dari ‘Ini bukan kesalahan saya, katakan
‘Ini yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan hal itu’.
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

22. 22
5. Katakan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak
anda inginkan
• Sebagai ganti dari ‘Jangan menyetir terlalu cepat’,
katakan ‘Menyetirlah dengan hati-hati’
6. Fokus ke depan, bukan ke masa lalu
• Sebagai ganti dari “Saya telah memberitahu kamu
sebelumnya untuk tidak” katakan ‘Mulai sekarang dan
seterusnya…….”
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

23. 23
7. Bagi informasi daripada berdebat atau menuduh
• Sebagai ganti dari ‘Bukan, anda salah’, katakan ‘Saya
melihatnya seperti ini….’
7 Prinsip Positif untuk Komunikasi yang
Produktif

24. 24
Komunikasi yang Asertive
• Membuat pernyataan yang jujur, jelas,
singkat, dan langsung
• Menggunakan pernyataan”Saya” : Saya
senang, Saya hargai, Saya pikir
• Membedakan antara fakta dan
pendapat
• Menanyakan, jangan bercerita
• Menawarkan usulan yang baik, bukan
menasehati dan memerintah
Secara verbal,
orang-orang
yang asertif :

25. 25
Secara verbal,
orang-orang
yang asertif :
• Memberikan kritik yang membangun, tidak
mencela, tidak berasumsi, dan tidak
‘mengharuskan’
• Mengajukan pertanyaan untuk mengetahui
nasehat dan perasaan orang lain
• Menghargai hak-hak orang lain seperti
menghargai hak-haknya sendiri
• Saling membangun respek jika ada
perbedaan pendapat
Komunikasi yang Asertive

26. 26
Secara Non
Verbal, orang-
orang yang
asertif:
• Membuat kontak mata yang sesuai
• Duduk atau berdiri dengan mantap dan
tegak lurus dengan nyaman
• Mengisyaratkan secara terbuka untuk
mendukung komentar mereka
• Berbicara dengan jelas, mantap, dan
nada suara yang tegas
Komunikasi yang Asertive

27. 27
Secara Non
Verbal, orang-
orang yang
asertif :
• Mempertahankan keterbukaan, tegas,
ekspresi wajah yang relaks, tersenyum
apabila senang, mengerutkan dahi jika
marah
• Berkata dengan tegas, dengan ritme
yang teratur, serta menekankan kata
kunci yang ingin mendapat perhatian
Komunikasi yang Asertive

28. 28
Atur bahasa tubuh anda
• Gunakan bahasa tubuh dan sikap yang terbuka
• Pusatkan perhatian anda secara penuh terhadap orang
lain
• Sedikit condong ke depan untuk memperlihatkan
ketertarikan; sedikit maju ke depan untuk menerapkan
penekanan,dan sedikit ke belakang untuk menurunkan
penekanan.

29. 29
Atur bahasa tubuh anda
• Jagalah kontak mata dengan tepat selama mendengarkan
untuk membesarkan hati pembicara; tingkatkan kontak mata
untuk memperlihatkan penekanan; dan turunkan untuk
melembutkan penekanan
• Respon secara tepat dengan mendasarkan respon anda
pada apa yang baru saja dikatakan orang lain
• Santailah dan tetap mencoba untuk santai dan membuka
komunikasi dengan lebih mudah.

30. 30
Kumpulkan Informasi yang baik
dengan EARs anda
E – explore dengan mengajukan pertanyaan
A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan
R – refleksikan kalo anda memahaminya
S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

31. 31
Pertanyaan Eksploratif
Pertanyaan
terbuka
Pertanyaan terbuka memberikan banyak
informasi karena memberikan kesempatan
kepada individu untuk menjelaskan hal
terpenting
Probing
Questions
Probing questions digunakan untuk
mengelaborasi secara lebih detil isu yang
tengah didiskusikan

32. 32
Pertanyaan Tertutup vs Terbuka
Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?
Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk
menyelesaikan perjalanan anda?
Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa
kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang
kita inginkan?
Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?
dengan baik?

33. 33
Beberapa Probing Questions
• Apakah Anda dapat lebih spesifik?
• Apakah Anda dapat memberikan contohnya
kepada saya?
• Apa yang terjadi kemudian?
• Menurut Anda, apakah yang menjadi
penyebabnya?
• Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya
secara detail?

34. 34
Active Listening
Memberikan perhatian penuh terhadap
pembicara sebagai usaha yang sesungguhnya
untuk memahami pokok-pokok penting dari
pembicara.
Termasuk memberikan perhatian penuh
kepada mereka dan gunakan kata-kata
pendorong seperti “Ya”, “Aha”, dan “Mmm”.
Hal ini juga termasuk pernyataan secara non-
verbal seperti mengangguk, tersenyum, dan
bahasa tubuh lainnya.
Active
Listening

35. 35
5 Active Listening Skills
• Paraphrasing meanings: Terjemahkan apa yang
pembicara katakan dengan kata-kata anda sendiri
• Reflecting feelings: ketika seseorang mengekspresikan
emosi atau perasaan atau terlihat emosional (tersinggung,
marah, bersemangat), sampaikan empati anda dan
besarkan hati pembicara untuk melanjutkannya.
• Reflecting facts: simpulkan secara singkat isi yang telah
disampaikan pembicara

36. 36
5 Active Listening Skills
• Synthesizing: padukan beberapa pemikiran dari
pembicara menjadi satu tema atau pemikiran.
• Imagining out loud: bayangkan seolah-olah anda berada
pada posisi pembicara

37. 37
Untuk mendengarkan lebih efektif…..
Perhatikan penampilan fisik – bahasa tubuh yang tepat akan
membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan mendorong
pembicara untuk memberikan lebih banyak informasi kepada
kita
Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,
dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai; dengarkan
dulu, baru melakukan penilaian
Teliti pengucapan secara verbal – makna, kejelasan, teliti
lebih lanjut, rangkum pemahaman anda

38. 38
Kebiasan buruk dari pendengar yang tidak baik
• Menyela
• Terlalu cepat mengambil kesimpulan
• Menyelesaikan kalimat orang lain
• Selalu (dan sering dengan tiba-tiba) mengubah pokok
pembicaraan
• Kurang memperhatikan bahasa tubuh
• Tidak merespon apa yang orang lain telah katakan
• Tidak mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback

39. 39
Kebiasaan baik dari pendengar yang efektif
• Melihat ke arah pembicara untuk mengamati bahasa tubuh dan
mengambil nuansa pembicaraan
• Mengajukan pertanyaan
• Memberikan waktu kepada pembicara untuk mengeluarkan
pemikirannya
• Membiarkan orang-orang menyelesaikan apa yang mereka
katakan sebelum memberikan opini
• Tetap santai, tenang dan mengendalikan emosi

40. 40
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)
• Dengarkan, jangan melawan
• Tetap tenang dan atur nafas
• Biarkan bahasa tubuh anda
memperlihatkan penerimaan anda
• Ajukan pertanyaan untuk memastikan
bahwa anda telah memahaminya
• Jangan terlalu sensitif, melindungi diri
sendiri atau angkuh
Menerima
feedback

41. 41
Menerima
feedback
• Apakah orang yang memberikan feedback
mengetahui tentang apa yang mereka
katakan?
• Informasi lain apa yang anda miliki yang
dapat mendukung feedback tersebut?
• Jika anda merasa perlu mengabaikannya,
apakah anda memiliki bukti-bukti yang
bertentangan dengan feedback tersebut?
Apabila menerima/mendengarkan feedback
(umpan balik atau kritik)

42. 42
Ketika menerima/mendengarkan kritikan
• Pastikan bahwa citra diri anda tetap positif.
• Selami maksud pengritik anda sehingga anda akan mengetahui
bagaimana sebaiknya menghadapi informasi tersebut
• Filter kritik yang ada. Kesampingkah emosi dan temukan faktanya.
Kemudian anda dapat merespon dengan informasi yang berguna.
• Ajukan pertanyaan sampai anda mengerti apa yang pembicara coba
katakan kepada anda
• Jangan menyela. Dengarkan agar anda mengerti.
• Fokus ke depan: apa yang dapat anda lakukan untuk memperbaikinya?

43. 43
Recommended Further Readings:
1. Kris Cole, Crystal Clear Communication : Skills for Understanding
and Being Understood, Synergy Books International
2. David A. Whetten and Kim S. Cameron, Developing Management
Skills, Harpers Collins Publisher