Charisma Document Management oferă o soluție integrată pentru gestionarea documentelor, eficientizând procesele administrative și reducând costurile operaționale. Aceasta permite automatizarea fluxurilor de lucru, integrarea cu aplicații ERP, și asigură transparență în gestionarea documentelor. Totalsoft, furnizor principal de soluții ERP, propune această soluție scalabilă, destinată organizării eficiente a informațiilor pentru diverse tipuri de afaceri.

1. Document Management
Simplu | Intuitiv | Flexibil | Complet

2. Beneficii principale
Organizează, simplifică şi automatizează
procesele şi fluxurile interne complexe;
Integrează şi optimizează procesele
organizaţionale care acoperă departamente sau
locaţii multiple;
Reduce costurile operaţionale şi creşte eficienţa
angajaţilor;
Creşte eficienţa şi competitivitatea companiei;
Creşte vizibilitatea indicatorilor de performanţă;
Creşte loialitatea clienţilor faţă de produsele şi
serviciile oferite;
Contribuie la crearea unui mediu de lucru
colaborativ, focalizat pe satisfacerea nevoilor
partenerilor de afaceri;
Se actualizează şi dezvoltă cu uşurinţă pe nevoile
de business ale beneficiarilor.
Beneficii management
Asigură analize detaliate şi suport cheie în
dezvoltarea instituţiei;
Include rapoarte complexe, structurate, de la
nivel general până la cele mai mici detalii;
Oferă transparenţă crescută asupra proceselor
complexe, interdepartamentale;
Include tablou de bord complet cu indicatorii de
performanţă financiari şi non-financiari ai
organizaţiei.
Beneficii angajaţi
Asigură interfaţă intuitivă, prietenoasă şi multi-
localizare;
Automatizează acţiunile repetitive, pentru a salva
timp preţios;
Extrage datele din alte aplicaţii software sau
surse de informare;
Permite accesarea diferitelor rapoarte dintr-o
interfaţă unică;
Include posibilitatea suportului tehnic direct din
interfaţa aplicaţiei;
Oferă modalităţi şi instrumente de dezvoltare
fluxuri şi entităţi de business direct din aplicaţie.
Valoare de piaţă
În anul 2012, sistemul Charisma ERP a fost
desemnat printre cele mai puternice 5 solutii
B2B europene in segmentul "Vertical Market
Enterprise Solution"

3. Charisma
Document Management
Dispuneți de un volum mare de informații Construit pe o platformă bine integrată, scalabilă şi ușor
și date într-un mod dezorganizat, ce configurabilă, Charisma Document Management ajută
afectează buna dezvoltare a companiei? la utilizarea cu ușurință a informației de către orice
utilizator prin integrarea cu instrumente familiare, cum
Vă doriți o soluție care să vă organizeze
ar fi suita Microsoft Office. Soluția TotalSoft ajută
toate documentele, e-mailurile, mesajele
companiile să:
și paginile web și care să vă ajute să
n Gestioneze informațiile;
utilizați corect toate aceste resurse?
n Îndeplinească cerinţele legale;
Charisma Document Management, n Gestioneze eficient site-urile web;
construită pe platformă Microsoft n Eficientizeze procesele de business.
(Enterprise Content Management), este o
componentă cheie a infrastructurii unei Modulul de management al documentelor este
organizații, ce ajută companiile să dezvoltat pe baza aplicației Microsoft SharePoint,
depășească aceste provocări. oferind simplitate şi automatizare în activitatea de
administrare a oricărui tip de conţinut, indiferent de
format. Produsul se integrează perfect cu soluţii online
sau offline de tip ERP sau PSA, oferind o flexibilitate şi
configurabilitate excepţională pentru a răspunde
oricărei verticale de business.
De ce
Charisma
?
Document Management
Departamentele de IT folosesc de obicei aplicații eterogene, cu informații importante folosite de
mai mulți useri prin intermediul diferitelor aplicații de genul ERP (Charisma Enterprise), CRM,
Project Management și Charisma HR. Astfel, a apărut necesitatea unei aplicații centralizatoare,
de tip portal web. Soluția Charisma Document Management oferă un astfel de portal tuturor
companiilor, indiferent de mărime.
Orice aplicație de business are nevoie managementul documentelor pentru gestionarea și
stocarea diferitelor versiuni de lucru, arhivarea documentelor, fluxurilor de lucru, de
administrare a înregistrărilor sau de căutare complexă etc. Soluția o reprezintă Charisma
Document Management, oferită de TotalSoft.
.ro

4. Beneficii
financiare şi operaţionale
Eficientizează lucrul cu documente Reduce costurile interne
n funcţii complete de salvare,
Include n utilizarea hârtiei şi a costurilor
Reduce
arhivare, regăsire, istoric, control, de întreţinere a acesteia. Fişierele
versionare şi raportare; fizice se pot scana şi încărca electronic
n Oferă acces privat sau public, în sistem;
permanent la informaţiile necesare, în n efortul de gestionare a
Elimină
funcţie de politicile de securitate ale documentelor fizice. Documentele
organizaţiei; electronice sunt administrate uşor şi
n implementarea de fluxuri de
Permite sunt organizate pe structură şi/sau
documente cu aprobări multi-nivel; fluxuri operaţionale;
n versionarea şi păstrarea
Permite n Administrează diverse tipuri şi mărimi
istoricului modificărilor realizate la de fişiere;
nivelul documentelor, cu marcarea n modifică şi gestionează
Adaugă,
datei, utilizatorilor şi comentariilor documentele rapid şi uşor, degrevând
asociate; angajaţii de activităţi de rutină,
n fluxuri de lucru pentru
Crează consumatoare de timp;
eficientizarea circuitului documentelor n activitatea prin utilizarea
Simplifică
în cadrul organizaţiei; şabloanelor de documente.
n informaţiile într-un mod grafic
Prezintă
personalizat, adaptat imaginii Optimizează managementul proiectelor şi
companiei; al contractelor
n diverse filtre, configurabile,
Include n Administrează documentaţia la nivel
pentru a uşura căutările avansate; de contract, client sau proiect;
n Organizează documentele create sau n depozitarea, arhivarea, accesul
Permite
încărcate în sistem, pe structuri şi controlul electronic asupra
arborescente. informaţiilor valoroase necesare
derulării proiectelor.
4 5

5. Beneficii
aduse de integrarea cu soluţiile de tip ERP
Charisma Document Management se integrează cu Charisma ERP sau cu orice alt sistem de
gestiune a resurselor unei organizaţii (ERP), pentru preluarea informaţiilor din back-office.
Astfel:
n Economisiţi timp şi reutilizaţi cu uşurinţă informaţiile. Organizaţi şi clasificaţi conţinutul în
cadrul unui centralizator de documente, pentru a oferi o metodă consistentă de organizare,
clasificare, navigaţie și căutare rapidă de informații;
n la protejarea informaţiilor confidențiale. Drepturile de acces ale utilizatorilor pot fi
Ajutaţi
specificate în fiecare caz în parte;
n Simplificaţi crearea de documente. Cu ajutorul fluxurilor de lucru pe documente, aveţi
posibilitatea de a iniţia, urmări şi de a colabora la diferite procese, direct din cadrul
Microsoft Office de pe desktop. Pot fi afișate alerte şi informaţii importante de activitate,
asigurând astfel că fluxurile de lucru sunt respectate în mod corespunzător.
Charisma
Workflows
Lipsa unui management eficient al fluxurilor unei organizaţii sau existenţa Beneficii financiare
riscurilor delegărilor şi a excepţiilor care apar în derularea acestor fluxuri,
pot îngreuna dezvoltarea unei afaceri. Necesitatea extinderii mecanismului şi operaţionale
gestionării fiecărui proces, fie operaţional sau de business, au determinat
dezvoltarea soluţiei Charisma Workflows, o extensie a soluției Charisma
n costurile operaţionale
Reduce
Document Management. Pentru un plus de valoare funcţională în
prin eliminarea unor timpi de
configurarea tranzacţiilor, Charisma Workflows reprezintă soluţia
execuţie redundanţi sau
independentă ce se poate integra perfect cu suita Charisma ERP sau cu
manuali;
orice alt sistem de gestiune a resurselor companiei (ERP).
n
Eficientizează operaţionalul
printr-o soluţie intuitivă şi
automatizată;
n
Minimizează riscul intern
datorită sporirii controlului şi
introducerea automatizărilor
operaţionale.
.ro

6. Funcţionalităţi
Charisma Workflows permite organizaţiilor dat, incluzând responsabilul, fluxul
de orice dimensiune să construiască generator, documentele ataşate,
procese complexe în mod rapid, fie prin acţiunile şi entităţile afectate,
accesul unei interfeţe de browser web, fie prioritate, status (stand-by, working,
direct în sistemul utilizatorului de back- finished, cancelled); trakingul
office. Totodată, soluţia permite definirea şi acţiunilor desfăşurate de utilizatori
automatizarea procesele de afaceri, este gestionată cu ajutorul check-list-
revizuirea fluxurilor de activităţi şi urilor;
automatizarea activităţilor legate de Notifică automat fiecare actor din
n
modulele Charisma ERP. cadrul fluxului în legătură cu paşii ne-
n Realizează fluxuri noi doar prin executaţi sau în planul apropiat;
configurare, în mod vizual, fiind Automatizează procesele de business
n
eliminat efortul dezvoltărilor şi activităţile uzuale legate de aplicaţii;
suplimentare şi serveşte unui spectru n o imagine actualizată, în timp
Oferă
larg de nevoi de business; real, referitor la activităţile din cadrul
n Gestionează complet toate elementele fluxului de lucru, precum şi planul de
incluse în procesul de configurare a execuţie;
procesului de lucru - actori, grupuri de n managementul userilor şi
Asigură
actori, entităţi (documente şi taskuri), mecanismului de securitate; include şi
intrări şi ieşiri, metode de interacţiune partea de delegare şi transferul
şi control etc; responsabilităţilor şi a drepturilor
n Stabileşte şi administrează eficient utilizatorilor sursă către utilizatorul
metodele de evitare a blocajelor, destinaţie;
incluzând delegarea şi tratarea erorilor Generează o raportare detaliată la
n
şi asigurând continuitatea şi buna nivel de companie;
funcţionare a sistemului; Măsoară performanţa unui flux sau al
n
n Defineşte workflow-uri independente unei activităţi specifice cu ajutorul
specifice pe fiecare tip de activitate în unor indicatori extensibili, folosiţi în
cadrul organizaţiei; Crează fluxuri de diverse statistici şi rapoarte:
lucru în ore şi în zile; Numărul de instanţe pe perioadă (ex:
n
n Gestionează şi urmăreşte evoluţia lună) a unui flux;
listelor de To-Do pe utilizatori (actori) n minimă, medie, maximă a rulării
Durata
sau grupuri de utilizatori; include complete a fluxului;
funcţionalitatea aprobării multi-user Link dintre flux şi task, pentru
n
pentru diferite taskuri ale fluxului; indicatorii: durata minimă, medie,
n suportul decizional prin
Asigură maximă a rulării, număr de task-uri per
implementarea etapelor de execuţie, user pe perioadă (ex: lună) etc.
condiţionărilor şi a restricţiilor de timp
alocaţi execuţiei;
n managementul taskurilor cu
Include
ajutorul cărora utilizatorii (actorii)
interacţionează cu fluxul la un moment
6 7

7. Integrare
cu alte sisteme
Conectarea la date externe via SQL, Web Services,
n
LDAP, XML;
n şi utilizarea activităţilor specifice Workflow
Crearea
Foundation;
Interacţionarea via Web Service API;
n
Extindere şi customizare folosind SDK – ul
n
disponibil;
Integrare cu BizTalk;
n
n la Active Directory;
Acces
Folosirea conectorilor deja existenți incluzând
n
pachetele standard, suport în dezvoltarea
interfețelor cu alte sisteme cu know- how avansat
integrat (Charisma, Microsoft Dynamics CRM,
Oracle Financials, SAP etc).
Intranet Expenses Control Leasing Front Office eProcurement
Workflow
.ro

8. Template-uri
de Workflows
Charisma Workflows include
template-uri standard de
fluxuri de lucru care pot fi
utilizate out-of-the-box, de
îndată ce acţiunea de
definire a unui flux de lucru
nou este selectat. Template-
urile includ fluxuri de lucru
specifice, care ar putea servi
drept bază pentru crearea
de noi fluxuri de lucru şi
reducerea timpului în
analiza şi dezvoltarea de
cereri din partea
utilizatorilor de business.
8 9

9. Interfaţă grafică
uşor de utilizat şi ROI rapid
Charisma Workflows dispune de o modalitate de lucru a fluxurilor de tip “drag-and-drop”,
conectivitate și caracteristici avansate de workflow-uri pe platforma Microsoft SharePoint.
Veţi avea acces rapid și ușor la procese de afaceri automatizate: de la o simplă cerere de
aprobare la integrarea aplicațiilor externe.
n ușor de folosit, workflow în browser de tip “drag and drop”;
Intuitiv,
n Urmăriţi procesele în doar câteva minute;
n Urmăriţi în timp real fluxurile;
n Măsuraţi şi îmbunătăţiţi performanța business-ului;
n Refolosiţi template-urile și modulele;
n practicile de business între membrii echipei;
Aliniaţi
n dezvoltare și management simplu, fără cerințe de software din partea clientului;
Aveţi
n Protejaţi investiția dvs. în platforma SharePoint;
n Fără costuri suplimentare în infrastructură;
n eficiența și reduceţi costurile de procesare.
Creşteţi
.ro

10. Integrarea
cu sistemul SAP
Tot mai multe companii se confruntă cu provocări în integrarea proceselor din cadrul
companiei. Conectorii TotalSoft folosesc Charisma Workflows, Share Point și anumite părți
specifice web pentru a automatiza procesele de business, într-un mod ușor și eficient.
Conectorii permit arhitecților, dezvoltatorilor și utilizatorilor soluției să combine și să
reutilizeze workflow-uri din companie:
Rezultate Beneficii
Nu mai pierdeţi timp şi bani n
Reducerea costurilor de
încercând să "armonizaţi" mentenanță a datelor din SAP și
SharePoint-ul cu SAP-ul. Cei mai SharePoint;
mulți au renunțat lăsând cele două n de business
Procese
sisteme complet izolate una de transparente în cadrul
cealaltă, ceea ce însemna că companiei;
procesele lor de business au fost n
Asigurarea unei calități mai bune
deseori privite separat, iar unul a proceselor de lucru prin
dintre sisteme nu primea datele și gestionarea automată a
informațiile de la celălalt. riscurilor.
Procesele din cadrul companiei pot fi
coordonate în SharePoint cu
Charisma Workflows și pot utiliza
date stocate în SAP.
10 11

11. Cu peste 17 ani de experienţă, TotalSoft este
cel mai important furnizor de ERP din
România. Cu un portofoliu de 1500 de clienţi
în sectorul privat şi public din 25 de ţări,
printre care USA, Germania, Austria, UK,
Italia sau Franţa, TotalSoft deţine o expertiză
de necontestat în 9 verticale industriale, cu
un focus special în domeniile: retail și
distribuție, construcții, servicii financiare și
medical.
Compania deţine suita proprie de soluţii
software, Charisma Business Suite, din care
fac parte sisteme recunoscute la nivel
internațional, cum ar fi Charisma ERP,
Charisma HCM sau Charisma Medical
Software.
TotalSoft este parte a grupului Global
Finance, una din cele mai importante firme
de investiţii private din Europa de Sud-Est cu
birouri în Atena, Bucureşti, Sofia şi Belgrad.
Global Finance administrează fonduri de
peste 850 milioane euro şi a realizat peste 70
de investiţii de la înfiinţarea sa, în 1991.

12. © TotalSoft 2012
TotalSoft Headquarters Subsidiare Planificate
Subsidiare Active Implementări TotalSoft
Sweden Senegal
Estonia
Russia
United
Kingdom
Poland
Germany
Belgium Czech Rep Ukraine
Slovakia
Austria Moldova
France Hungary Qatar
Romania
USA
Italy Serbia Saudi Arabia
Bulgaria
UAE
Spain Albania
Turkey
Greece
TotalSoft Headquarters
Global City Business Park, Str. Bucureşti - Nord, nr. 10
Clădirea O2, Etaj 8, 077190, Voluntari, Jud. llfov, România
T: +4021 335 17 09, F: +4021 335 17 12
E: office@totalsoft.ro
W: www.totalsoft.ro, W: www.charisma.ro
Austria | Grecia | Bulgaria | Qatar