Case Management @ Kind en gezin
•
0 likes•137 views
Customer Case Kind & Gezin (Presentation Case Management event 25-04-16)
More Related Content
Viewers also liked
Viewers also liked (11)
Similar to Case Management @ Kind en gezin
Similar to Case Management @ Kind en gezin (20)
Case Management @ Kind en gezin
- 2. Agenda • Context • Business case • Difficulties - Issues • Case management analysis: roadmap – results - conclusions • Lessons learned and future • Q&A
- 3. Context
- 4. I present you: Kind en Gezin!
- 5. Another part of Kind en Gezin
- 6. And also this is part of Kind en Gezin
- 9. “Kind en Gezin”: several roles Legislative authority – ‘monitoring’ Support the implementation of new policy
- 11. Issue 1: How to deal with our case? • New policy – new processes? • Cooperation between different organizations impact ?
- 12. Issue 2: Restrictions of our current ‘file’ management systems • Static – not integrated • No overview • The stage of a dossier? • Who is involved? • Proceeding steps? • … • ‘Smart’ systems: nice, but we want/ need more
- 13. Case management analyses: roadmap – results - conclusions
- 14. Timing and impact • Nov 2014 – Jan 2015: case management analysis ‘Huizen van het Kind’ • 7 sessions 3 hours, with LoQutus, Business, IT • Business: no technical skills/ requirements • Independent of some kind of system • March 2015 – May 2015: business rules • 10 sessions 3 hours, with LoQutus (coaching rol, not present each time), Business, IT
- 15. ACM methodology Step 1: CASE •Define the case / case type •Subcases and related cases Step 2: STATES •Modell possible States Step 3: ACTIVITIES •Inventory of all activities •Consolidate best practices per activity Step 4: PROCES (FRAGMENTS) •Model processes where possible Step 5: INFORMATION •Inventory of all information •Data, documents, communications, etc. Step 6: CHAIN •Define conditions for state transitions •Consolidate and visualize state overview Step 7: IMPLEMENTA- TION •Templates, tables, SLA guidelines, etc. •Training •Communication •ICT tools
- 16. Business context dfd Business Context Huizen van het Kind (@ K&G) Lokale overheid Administrateur-generaal Financieel vertegenwoordiger HvK Lezer PGO Decreet erkend aanbod K&G Proces erkenning aanbod Advisieur Proces beleidsontwikkeling K&G Financieel dossierbeheerder Administratief dossierbeheerder Validator Kabinet WVG Externe actor interne actor process Legende Provinciale afdeling K&G Samenwerkingsverband HvK Medewerker juridische dienst K&G Financiële dienst Zorginspectie Budgethouder Gevraagde informatie Oproep tot subsidiëring Beslissing ontvankelijkheid aanvraag, voorstel beslissing aanvraag subsidie, voorstel beslissing aanvraag erkenning, validatie uitgaande briefwisseling Dossier HvK Validatie subsidieberekening, fouten in jaarverslag HvhK, vraag om inspectie, parameters subsidieberekening Rapportering HvK Rapportering HvK Stopzetting/nieuw/aanpassing aanbod Validatie CB Vraag tot participatie, vraag om informatie Functionele verantwoording, Financieel overzicht Melding betaling, Vraag tot terugvordering Voorstel beslissing erkenning, voorstel beslissing subsidiëring Beslissing erkenning, beslissing subsidiëring Vraag om initiatie Aanpassing erkenningsparameters Feedback op dossier subsidie validatie betalingen/terugvordering Vraag naar financieel onderzoek opdracht tot betaling/terugvordering bevestiging betaling/terugvordering Financieel overzicht, financiële verantwoording Validatie voorstel beslissing erkenning/subsidie vraag tot advies betaling/terugvordering Vraag tot lezen dossier subsidie Dossier HvK Beroep, beslissing beroep Aanvraag erkenning, aanvraag subsidiëring, extra informatie, niet-akkoordverklaring beslissing, aanvraag transitie (fusie/splitsing/uitbreiding/inkrimping), wijziging basisgegevens Melding jaarlijkse subsidie, melding ontvankelijkheid, beslissing erkenning, beslissing subsidiëring, vraag om extra informatie Melding beslissing erkenning/subsidie HvK advies op dossier Step 0
- 17. class Dossiers SubdossiersGelinkte dossiers Dossier Huis van het Kind Aanvraagdossier erkenning Aanvraagdossier subsidie Transitiedossier Stopzettingsdossier Controle voorwaarden dossier 0..* 0..* 0..* 1..* 1 0..* 1 0..1 stm Aanvraagdossier subsidie Initial Final Ontvangen Niet ontvankelijk In onderzoek In beslissing Subsidie goedgekeurd Afgewerkt Erkenning goedgekeurd Geen subsidie Afgekeurd Stopzetting door samenwerkingsverband Beslissing genomen [Erkenning] Beslissing genomen [Geen subsidie] Dossier HvK gecreëerd en gecommuniceerd Voorbereiden beslissing Beslissing genomen [Goedgekeurd] Dossier vernietigen Onderzoek heropend Onderzoek afgewerkt Stopzetting door samenwerkingsverband Aanvraagdossier subsidie ontvankelijk, Aanvraagdossier subsidie ontvankelijk onder voorbehoud Communiceer beslissing Aanvraagdossier subsidie niet ontvankelijk Beslissing genomen [Afgekeurd] Beslissing gecommuniceerd Aanvraagdossier subsidie niet ontvankelijk Creëer dossier HvK, Communiceer beslissing, Ken subsidie toe aan HvK, aanpassen status dossier HvK Creëer dossier HvK, Communiceer beslissing Communiceer beslissing Ontvangen extra informatie, Uitvoeren vergelijkende studie, Controleren subsidievoorwaarden Step 1 Step 2
- 18. Step 3-4
- 19. class Dossier HvhK Dossier Huis van het Kind Huis van het kind - Naam :tekst - Status - Leeftijdsbereik - Datum volgende controle :datum(s) Samenwerkingsverband - Naam :tekst - Financieel verantwoordelijke - Correspondentieadres - Type - Rekeningnummer - Adres :adres - Ondernemingsnummer :tekst Aanbod - Naam :tekst - Erkend :ja/nee Organisatie - Erkend :ja/nee Erkend aanbod - Aanbodsvorm Niet erkend aanbod Werkingsgebied - Zorgregio Gemeentelijk werkingsgebied Intergemeentelijke werkingsgebied Intragemeentelijk werkingsgebied Gemeente Statistische sectoren - Identificatie :tekst - Aantal minderjarigen :nummer - Aandeel kansarme kinderen :percentage Erkenning - Bijkomende voorwaarden :lijst - Startdatum :datum - Einddatum :datum Subsidie - Voorwaarden :tekst - Startdatum :datum - Einddatum :datum Controle - Datum :datum - Uitkomst :Ok / Niet ok - Reden :tekst Subsidiejaar - Jaar :nummer - Bedrag :valuta Betaling - Bedrag :valuta - Datum :datum - Datum effectief betaald :datum Terugvordering - Bedrag :valuta - Motivatie :tekst - Datum :datum - Datum ontvangen :datum Afhouding subsidie - Bedrag :valuta - Datum :datum - Reden :tekst Advies - Vraag :tekst - Advies :tekst - Datum :datum Extra informatie - Vraag :tekst - Antwoord :tekst - Datum :datum VIPA dossier «enumerati... Status Huis van het Kind Erkend Gesubsidieerd Niet actief «enumeration» Type samenwerkingsverband Feitelijke vereniging Vereniging zonder winstoogmerk WerkingsgebiedAantallen - Aantal minderjarigen :nummer - Aandeel kansarme kinderen :percentage - Jaar :nummer 1 0..1 0..* 1..* 0..* 1 1..*1..* 1..* 1..* 0..* 1..* 1 0..* 1 0..* 0..1 1 1..* 0..* 1 1..* 0..* 1 1 0..1 0..1 0..* 0..1 0..* 1 1..* 1 1..* 1 0..* 0..* 1 0..* 1 «trace» «trace» 1..* 0..* Step 5
- 20. Step 6
- 21. Conclusion • How to deal with our case? Case management analyses • giving language to our complex processes • respecting the need for flexibility • different roles working together • Restrictions to the current systems Identification of our needs • 1 system • Supporting / structuring • Goal oriented • Open
- 22. Lessons learned and future
- 23. What did we learn? • We learned what we wanted to learn: • How can we manage this case (with a complete scope on the case)? • What does a system have to do in order to support us in this case management? • New stuff for new policy? Usability stretches out… • LoQutus: • Customized and high-quality service • Profound questions (they made us sweat) • Business and IT
- 24. What did we achieve? • Process – professionality! • Product – now ánd confidence in the future • Cooperation: within our department – between different departments
- 25. Future? • Autumn 2015: proof of concept • Future: system development?
- 27. 27©LoQutus