3. Achtergrond – Even voorstellen
• Michel Groenendijk - Projectleider
• 3 jaar werkzaam bij NS
• Functioneel eigenaar iNSite
• Projectleider implementatie Yammer
• “Product owner” iNSite tijdens “Toegang NS”
Toegang NS
4. Achtergrond – Toegang NS
Corporate Communications = Functioneel eigenaar iNSite
Aanleiding: lifecycle management van intranet
Beleidskeuze: saas/cloud tenzij
Doorslaggevend:
•E-mail voor rijdend personeel als onderdeel van licentie-structuur
Hierbij is de beslissing gemaakt om de content op te schonen en
herstructureren
Toegang NS
5. Achtergrond – Toegang NS
• Huidige intranet als uitgangspunt
• Stakeholder interviews
• Klankboardgroep sessies
• Oude visiestukken herschreven
• Uitvraag in de markt op basis van opgehaalde requirements
Toegang NS
6. Achtergrond - Visie
Het Portaal biedt een web gebaseerde werkomgeving. Vanuit de
gebruiker gezien draagt het portaal zorg voor:
•Personalisatie: look en feel en inhoud is afgestemd op mijn
werkzaamheden, rol en/of wensen, deels aanpasbaar door de
gebruiker zelf
•Toegang: het verlenen van toegang tot toepassingen (één keer
inloggen voor alle applicaties )
•Publicatie: publicatie via diverse kanalen (website, tablet,
smartphone, etc)
Toegang NS
10. Toptaakonderzoek
Met de online enquête en de taakanalyse wilden we achterhalen
wat de NS’ers als belangrijke functies en content zien voor het
nieuwe portaal achterhalen. Daarmee kunnen we
navigatiestructuur te bepalen, de opzet homepagina, enzovoort.
Toegang NS
13. Geef aan wat jouw functie het beste typeert
Toptaakonderzoek – Respondenten (functiegroep)
14. Onderwerpen
Ik heb vooral
een
kantoorfuncti
e: st…
1
Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte,
jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 8,9%
3
Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek,
telefoongids, who is who) 7,8%
4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 6,3%
2 E-mail en agenda inzien en beheren 5,9%
5
Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS,
enzovoort) 4,6%
8 NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.) 4,0%
12 Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens) 3,8%
6 Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken) 3,6%
11 Arbeidsvoorwaarden, cao; functiebeschrijving 3,5%
Toptaakonderzoek – Toptaken kantoor
15. Onderwerpen
Ik sta direct in
contact met
reizige…
2 E-mail en agenda inzien en beheren 10,1%
1
Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten,
ziekte, jaarlijkse, speciale, overuren, enz.) 6,7%
7
Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen;
verstoringen, enzovoort) 6,5%
10 Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling) 6,1%
4 Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS) 4,6%
21 Dienstrooster 4,4%
23 Bedrijfskleding bestellen (work wear web) 4,3%
5
Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis,
LMS, enzovoort) 4,0%
9 Vacatures (intern) 3,7%
Toptaakonderzoek – Toptaken direct contact reizigers
16. Aanbevelingen en aandachtspunten (1)
Op basis van de NS-brede resultaten
De top 4 taken, die samen ruim 26% van de stemmen kregen, moet de
medewerker direct vanaf de homepagina en op elke pagina kunnen starten:
• Verlof aanvragen en inzien (vrije dag, vakantie, zorg, calamiteiten, ziekte,
jaarlijkse, speciale, overuren, enz.)
• E-mail en agenda inzien en beheren
• Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek,
telefoongids, who is who)
• Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS)
17. De taken 5 tot en met 10, samen goed voor nog eens 24% van de stemmen,
verdienen een prominente plaats op de homepagina van het intranet:
• Bedrijfs- kantoorapplicaties opstarten (SAP, Argus, HPSM, Dysis, LMS, enzovoort)
• Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken)
• Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, reisinfoschermen; verstoringen,
enzovoort)
• NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, Telegraaf etc.)
• Vacatures (intern)
• Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling).
Aanbevelingen en aandachtspunten (2)
18. Tijdens het werk in of om de trein, het station of werkplaats (mobiel) zijn de
volgende taken het belangrijkste:
• E-mail en agenda inzien en beheren
• Actuele situatie op het spoor (reisinformatie, verstoringen, enzovoort)
• Salarisgegevens (salarisschalen, belastingen, betaling)
• Werkinstructie, -processen en -procedures (handboeken)
De prioriteit ligt hier duidelijk anders dan bij gebruik van intranet vanaf een vaste
werkplek van kantoor.
Aanbevelingen en aandachtspunten (3)
19. Aanbevelingen en aandachtspunten (4)
In de toptaken is een clustering te onderscheiden van taken die bij elkaar horen:
Communicatie/organisatie:
•Collega vinden (contactgegevens, aanwezigheid, expertise, smoelenboek…)
•Organisatiestructuur, afdelingen (werkterrein, contactgegevens)
•Vacatures (intern)
20. Aanbevelingen en aandachtspunten (5)
Nieuws en meldingen
• Actuele situatie op het spoor
• Melding doen defect/onveilige situatie (losse tegel, verlichting, enzovoort)
• Nieuws van NS (nieuws- en persberichten verzonden door NS)
• NS in de media (nieuws over NS; Nu.nl, telegraaf etc.)
• Locatie-/afdeling gebonden nieuws lezen (ontwikkelingen, jubileum, verjaardag,
enzovoort)
Toegang NS
21. Aanbevelingen en aandachtspunten (6)
Dagelijks werk:
• E-mail en agenda inzien en beheren
• Dienstrooster
• Bedrijfs/ -kantoor applicaties opstarten
• Werkinstructie, -processen en -procedures
Toegang NS
24. Aanbevelingen en aandachtspunten (9)
De taak ‘bedrijfskleding bestellen’ is dan wel een belangrijke taak, echter zal dit
geen taak zijn die mensen op dagelijkse basis uitvoeren. Daardoor heeft deze taak
een lagere prioriteit dan andere taken.
25. Toptaakonderzoek - Resultaat
• Wat hebben we doorgevoerd
• Welke concessies hebben we gedaan (directie wil ook zenden)
Toegang NS
28. Welke inzichten heeft Sabel NS gegeven?
De toptaken tonen aan dat het intranet door medewerkers echt
wordt gezien als een online omgeving waar je je zaken zelf kan
regelen en veel kan doén; niet alleen maar als een
communicatiekanaal
•Bevestiging van eigen bevindingen / inzichten
•Nieuwe inzichten qua toptaken
•Mapping van functies naar functiegroepen naar Persona’s
•Input voor het nieuwe werken
Toegang NS
25 jaar of jonger | 4.45% | 39 personen
26-35 jaar | 10.15% | 89 personen
36-45 jaar | 18.36%| 161 personen
46-55 jaar | 45.5% | 399 personen
56 jaar of ouder | 21.55% | 189 personen
NS Reizigers | 53.14% | 466 personen
Abellio | 0% | 0 personen
NedTrain | 27.59% | 242 personen
NS Stations | 2.96% | 26 personen
NS Groep | 9.69% | 85 personen
NS Hispeed | 6.61% | 58 personen
Total 877 personen
Ik sta direct in contact met reizigers; het rijden van treinen, informeren en helpen van reizigers; (hoofd)conducteurs, machinisten, service-, retail-, veiligheidsmedewerkers, trainmanagers (buiten of in de trein) enz. 12.8% | 112 personen
Ik verricht onderhoudswerkzaamheden; bijvoorbeeld als monteur/schilder/engineer 8% | 69 personen
Ik heb vooral een kantoorfunctie: sturend en ondersteunend; administratief, beleidsmatig, ontwerpen en beheren.
68% | 593 personen
Mijn werk bestaat voornamelijk uit het monitoren en regisseren van operationele processen; bijsturing, OCCR, service en veiligheidscentrale. 11.2% | 98 personen
