1. FORMAT SURAT BUSINESS LETTER
NAMA : NUR AZIZAH
NPM : 15210155
KELAS : 4EA21
MATA KULIAH : BAHASA INGGRIS BISNIS 2
Format penulisan business letter (SURAT BISNIS)
Terdapat tiga format penulisan business letter yang penulis tampilkan. Check this out.
1. Format Block (Block Format) : Business Letter
Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau
simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian
kiri surat.
________________________________________________________
Return Address Line 1 1
Return Address Line 2
Date (Month Day, Year) 2
Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3
Title/Position of Recipient.
Company Name
5. Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11
________________________________________________________
Di bawah ini adalah keterangan dari nomor-nomor yang ada di setiap format business letter di
atas:
1. Your Address (Alamat Penulis)
Ini adalah bagian alamat penulis. Penerima dapat lebih muda untuk menemukan alamt
penulis jika mengirim surat balasan.
2. Date (Tanggal)
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah
bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012
3. Inside Address (Alamat Tujuan)
ini berisi nama peneriam surat, jabayanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika
kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujuakn, jangan kosongkan, tetapi coba
untuk menguanakan jabatannya, seperti “Director of Human Resources”. Beri jarak antara
tanggal dengan penerima.
4. Salutation (Salam Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir
peneriam)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis
nama departementnya, misalkan “Dear Director of Department of Human Resource”. Beri
jarak antara salam pembuka dengan isi.
6. 5. Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut,
misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari
business letter, artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.
6. Body (Isi Surat)
Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph
di isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah
antara masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
7. Closing (Penutup)
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan
penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebaginya. Catat, Terdapat
sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital.
Beri jarak 3-4 baris antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat
tanda tangan.
8. Signature (Tanda Tangan)
Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam atu biru.
9. Printed Name (Nama Pengirim)
Bagian ini adalah nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda bisa
memberikan jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama. Beri jarak antara
penulisan nama dengan lampiran.
10. Enclosure (Lampiran)
Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru
menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan “Enclosure (jumah
lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.
7. 11. Typist Initials (Inisial Penulis)
Jika seseorang selain kamu menulis surat yang kamu tulis, cantumkan inisial anda diikuti
oleh inisial penulis tersebut dibagian bawah format, misalkan AG/gs.
Business Letter
Di bawah ini akan kami jelaskan cara pembuatan Business Letter dalam Bahasa Inggris :
1. POSISI ALAMAT PENGIRIM DAN TANGGAL
Pada British English, alamat dan tanggal diletakkan di sudut kanan atas seperti contoh di
bawah ini:
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
25 January 2012
Pada American English, alamat pengirim diletakkan di:
o Sebelah kiri, di bawah tanggal, atau
o Di akhir surat, di bawah tanda tangan
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
atau
SincerelyJames Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
2. ALAMAT PENERIMA
8. Sebelum kita membahas posisi alamat penerima, ada baiknya perhatikan hal-hal berikut ini:
Urutan dalam penulisan Penerima dalam Bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr …
Nomor Rumah, jalan
Lokasi
Kode area
NEGARA (huruf besar semua)
Pada British English, letak penerima surat sejajar dengan tanggal seperti di bawah ini:
Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
25 January 2012
Sedangkan pada American English, alamat penerima diletakkan 2 baris di bawah alamat
pengirim (atau 2 baris dibawah tanggal jika alamat pengirim diletakkan dibawah tanda
tangan).
January 25, 2012Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
atau
January 25, 2012Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
9. —- isi surat —-
Sincerely
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
3. SALAM PEMBUKA
Di bawah ini akan kami jelaskan tata cara penulisan Salam Pembuka dalam aturan Business
Letter dalam Bahasa Inggris. Ingat sekali lagi, kita harus konsisten, kalau tanggal, dalam gaya
British English, maka keseluruhan surat harus dalam gaya yang sama. Begitu juga
sebaliknya.
JIKA ANDA TAHU NAMA ORANGNYA:
Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + Marga
Contoh: Dear Mr Miller
Anda juga dapat menuliskan nama lengkapnya, namun kita harus menghilangkan gelarnya
(Mr/Mrs). Hal ini sangat berguna apabila Anda tidak mengetahui jenis kelaminnya.
Contoh: Dear Chris Miller
JIKA ANDA TIDAK TAHU NAMA ORANGNYA:
Ada beberapa cara untuk menuliskan Salam Pembuka apabila Anda tidak tahu nama orang
yang Anda tuju, yaitu seperti di bawah ini:
a. British English
o Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
o Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
10. o Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
b. American English
o Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
o Ladies = Jika penerimanya perempuani
o Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
o To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
TANDA BACA
Pada British English, jangan gunakan tanda baca apapun, atau Anda dapat menggunakan
koma
o Dear Mr Miller
o Dear Mr Miller,
Pada American English, gunakan tanda baca “titik dua”
o Dear Mr. Miller:
4. PERIHAL (SUBJEK)
Tujuan dari penulisan “Perihal” adalah agar si penerima surat mendapat gambaran tentang
apa sebenarnya surat yang ia terima. Ada 3 (tiga) hal yang perlu Anda perhatikan dalam
penulisan Perihal, yaitu:
o Gunakan “Subject:” atau “Re:”
o Tuliskan perihalnya dalam “Cetak Tebal”
o Tulis Perihal dalam Huruf Besar
Perhatikan perbedaan penulisan “Perihal” antara British English dan American English
seperti di bawah ini:
a. British English
Letaknya antara Salam Pembuka dan Isi Surat, seperti di bawah ini:
11. Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Referring to your …
b. American English
Letaknya sebelum salam pembuka, seperti di bawah ini:
Subject: Request No. 145Dear Mr. Hunt:
Referring to your …
5. ISI
Isi surat merupakan hal yang paling penting dalam Business Letter. Isinya harus betul-betul
mewakili semua apa yang ingin Anda sampaikan. Jangan lupa pula untuk meletakkan tata
krama. Berikut ini adalah panduannya:
o Awali dengan huruf besar setia pawal kalimat.
o Tulisan dalam Business Letter harus rata kiri.
o Berikan 1 spasi untuk tiap paragraf baru.
ISI
o Paragraf pertama: Pengantar dan alasan mengapa Anda menulis surat tersebut.
o Paragraf berikutnya: Jelaskan secara terperinci alasan Anda mengirimkan surat
kepadanya, termasuk latar belakang, dan lain-lain yang dianggap perlu.
o Paragraf Terakhir: Simpulkan sekali lagi alasan Anda dan harapan kepada penerima
surat
6. SALAM PENUTUP
Salam Penutup sangat berhubungan erat dengan Salam Pembuka. Biasanya ada beberapa
aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British English dan
American English seperti penjelasan berikut ini:
British English
12. o Jika Anda memakai nama penerima surat pada Salam Pembuka, maka salam
penutupnya adalah “Yours sincerely” atau “Sincerely yours”.
o Jika Anda tidak menggunakan nama penerima pada Salam Pembuka, maka Salam
Penutupnya adalah “Yours faithfully” atau “Faithfully yours”.
American English
Gunakan “Sincerely” atau “Sincerely yours”, untuk semua kasus, yaitu mau Anda gunakan
nama penerima ataupun tidak.
Dalam Email, Anda dapat gunakan berikut ini untuk Salam Penutupnya:
o Regards
o Kind regards
o Best wishes
7. LAMPIRAN
Kadangkala kita sering mengirimkan surat beserta dengan lampirannya. Setidaknya ada dua
cara untuk menyatakan bahwa surat kita tersebut memiliki lampiran, yaitu:
1. Menyebutkan satu persatu lampirannya, atau
2. Hanya menuliskan “Enclosure” tepat di bawah nama penanda tangan surat.
13. Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Mr. James Hunt
46B Park Avenue
London
267BK
GREAT BRITAIN
25 January 2012
Dear Mr. HuntSubject: Request No. 145
Referring to your request No. 145, we inform you that the materials
you requested are out of stocks. Therefore, we recommend that you
request our new product as we described in the enclosure.
We thank you and look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
James Hutauruk
Indonesia Sejahtera Selalu, PT
99 Jl. Belitung Jaya, Medan
North Sumatra, INDONESIA 20223
Tel +626217335455
Enclosure
referensi :
http://www.disukai.com/2013/02/contoh-surat-bisnis-business-letter.html
http://ismihartanti.wordpress.com/2013/01/10/penulisan-surat-resmi-atau-business-letter-
dalam-bahasa-inggris/
