BUKU PANDUAN BPA .pdf

Bahagian Pengurusan Acara
JABATAN PERDANA MENTERI

PANDUAN PENGURUSAN MAJLIS DAN ACARA
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
15

i
ISI KANDUNGAN
KATA ALU-ALUAN - Ketua Setiausaha Negara
PRAKATA - Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, JPM
1.
2.
PENGENALAN
PRA MAJLIS/ACARA
PENDAHULUAN
OBJEKTIF
JENIS-JENIS MAJLIS
JENIS-JENIS ACARA
20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET
PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA
STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
PENYEDIAAN KERTAS KONSEP
PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK
PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN
KEWANGAN
CADANGAN TAPAK
PELAN LANTAI
PERALATAN
SENARAI JEMPUTAN
KAEDAH JEMPUTAN
PENGESAHAN KEHADIRAN
PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
PENDAFTARAN
TATACARA PEROLEHAN
PERINCIAN KEWANGAN
AGIHAN PERUNTUKAN
A.
B.
C.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
A.
B.
C.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1
2
3
4
4
4
6
6
8
9
11
12
12
13
13
13
14
15
15
16
17
18
19
19
19
19
20
20

ii
SEMASA MAJLIS/ACARA
PASCA MAJLIS/ACARA
LAMPIRAN
3.
4.
5.
PENGURUSAN MAJLIS
PEMILIHAN SAJIAN
KESELAMATAN DAN PERUBATAN
PUBLISITI DAN MEDIA
URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA
BERSIAP SIAGA
PASCA MAJLIS/ACARA
RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM
PELAKSANAAN MAJLIS/ACARA
•
•
•
•
•
•
•
20
20
21
21
21
22
23
23
24
25
26
26
27
27
28
28
28
29
29
29
30
31
32
32
33
35
36
36
37
CARTA PERBATUAN
PENGISIAN MAJLIS
CENDERAMATA/HADIAH
ATUR CARA PENTADBIRAN
PENGACARA
PEMBACA DOA
UCAPAN
RAPTAI
KEHADIRAN KHALAYAK
BUKU ATUR CARA MAJLIS
SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT
DI ATAS PENTAS
TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT
KESELAMATAN
PERUBATAN
PUBLISITI
PENGURUSAN MEDIA
FOTOGRAFI
SAMBUTAN TIBA DAN BALIK
PENYAMBUT TETAMU
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
A.
B.
A.
B.
C.
A.
B.

1
Sayamengucapkansetinggi-tinggitahniahdan
penghargaan kepadaJabatanPerdanaMenteridan
JawatankuasayangterlibatdenganpenerbitanBuku
PanduanPengurusanMajlisdanAcaraterbitan
Jabatan PerdanaMenteri.
Prosespenghasilanbukupanduanyanglebihringkas
secara National Blue Ocean Strategy (NBOS) dengan
melibatkanpelbagaiKementeriandanJabatandapatmempertingkatkan
kecekapansertamutupengurusanmajlisdanacararasmiKerajaan.
SelarasdengandasarKerajaanyangmenyarankanperbelanjaan
berhemat, penjawatawambolehmenggunakanbukupanduaninidalam
memastikanpenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaansecara
kosefektifdannilaiuntukwang(value for money). Adalahdiharapkan
denganpenggunaanbukupanduaninisecarameluasolehsemua
Kementerian, JabatandanAgensiKerajaan,kecekapanpengurusan
sertakualitipenganjuransesuatumajlisatauacararasmiKerajaan
dapatdiseragamkan.
SekalilagisyabasdantahniahdiucapkankepadaJabatanPerdana
Menteridansemuapihakyangterlibatdalammenjayakanpenerbitan
bukupanduanini.
TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA
KETUA SETIAUSAHA NEGARA
Kata Alu-Aluan

2
Dieratransformasikini,Jabatan-jabatandanAgensi
Kerajaansemakinrancakmelaksanakansecara
sendirimajlis-majlisdanacararasmiKerajaantanpa
melantiksyarikatluar.Secaratidaklangsungsetiap
acarayangdilaksanakanmenampilkanidentiti
Jabatan danAgensiKerajaantersebut.Perkaraini
sedikit sebanyak akan mempengaruhi persepsi
tetamuyanghadir terhadap Jabatan danAgensi
Kerajaanyangbertindaksebagaipenganjurmajlistersebut.Pelaksanaannya
merangkumipengurusanjemputan,pengurusanfasiliti-fasilitiyangterdapat
padamajlisberkenaantermasuklahaspekkeselamatandanprotokolmajlis.
Denganadanyabukupanduaninidiharapdapatdijadikanpanduanasas
dalammenguruskanmajlisdanacaradiperingkatJabatandanAgensi
Kerajaan. Maklumat-maklumatyangdinyatakandalambukupanduanini
amatbergunakepadasetiappegawaipenyelarasmajlisdanacaradi
dalamaspekpengurusanmajlisdanacaraKerajaansecarakeseluruhannya.
Harapansayasemogamaklumatdalambukupanduaninisedikit
sebanyak akandapatmembantuJabatandanAgensiKerajaanbagi
memudahdanmelancarkanurusanpelaksanaanmajlisdanacaraanjuran
masing-masing.Sayajugaberharapagartahappenganjuranmajlis
dan acara Jabatan danAgensi Kerajaan akan terus cemerlang dan
memenuhikehendakstakeholder.
Sekian,selamatmelaksanakanmajlisdanacaraKerajaan.
DATUK OTHMAN BIN HAJI MAHMOOD
TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN
MERANGKAP PENGERUSI MAJLIS RASMI KERAJAAN
Prakata

3
1 PENGENALAN

4
PENDAHULUAN
BukuPanduanPengurusanMajlisdanAcarainidisediakansebagai
rujukankepadaKementerian/Jabatandidalampenganjuransesuatu
majlis/acara.Denganadanyagarispanduaninidiharapkanianya
menjadirujukanbagimemastikanmajlis/acaraberjalanlancardanteratur.
OBJEKTIF
Antaraobjektifbukuiniditerbitkanadalahsebagai:
1.
2.
JENIS-JENIS MAJLIS
1.
2.
Rujukankepadapegawaiperkhidmatanawam;dan
Panduanyangmudahdifahamidanmempunyainilaitambah
kepada Agensi-agensi Kerajaan yang menguruskan
majlis/acaraKerajaan.
Rasmi
SesebuahmajlisyangdianjurkanolehKerajaanPersekutuan
atauKerajaanNegeriyangmendapatkelulusanperuntukan
Kerajaan.
Rasmi dan Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti
haribekerjadariIsninsehinggaJumaatdipejabat,diluarpejabat,
majlispenuhistiadat,majlisjamuan(malamatauhujung minggu
iaitudiluarwakturasmibekerja).Majlisyangmelibatkanpembesar
Negara/Negeridanmenepatiaspekprotokolsecarapenuh.

5
3.
4.
5.
6.
Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyadariKerajaan seperti
programturunpadang,lawatandanmajlisperasmian.Terdapat
sedikitkelonggarandarisegiprotokol.
Tidak Rasmi
MerupakanmajlisyangdianjurkanolehAgensi-agensiKerajaan
/swastayangtidakmelibatkanperuntukanKerajaansertaaspek
protokolsepenuhnya.
Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktivitiyangsumberperuntukannyabukandariKerajaan
seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh
orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan
PersekutuandanNegeri(rujuksenaraiyangterkini).
Separa Rasmi
Majlis/aktivitisepertikejohanansukandanriadahdimana
sebahagiansumberperuntukandariKerajaandansebahagiannya
daripadasumbanganolehwangkelabsukanataupertubuhan.

6
JENIS-JENIS ACARA
1.
2.
3.
4.
20 ELEMEN PROTOKOL DAN 15 ELEMEN ETIKET
Dalamperancangandanpengurusansesuatumajlis/acara,20elemen
protokoldan15elemenetiketperludiambilperhatiansepertiberikut:
1.
Dalaman
Acaradalamanlebihmerujukkepadapenyertaandikalangan
ahli-ahliorganisasipenganjursendiri.
Luaran
Acaraterbukamerujukkepadaskoppenglibatanpesertayang
tidakterhadkepadapekerjaatauahli-ahlidalamsesebuah
organisasi ataukumpulansahaja.
Kebangsaan
Acaraperingkatkebangsaanmemerlukanpenglibatanatau
penyertaandaripelbagaiNegeri.
Antarabangsa
Acaraperingkatantarabangsabiasanyabercoraksukan,
kebudayaan,kempenpelancongan,mesyuaratKetua-ketua
Negarasertaagendalainyangmelibatkanpenyertaandaripada
beberapaNegaratertentu.
20ElemenProtokol
i.
ii.
iii.
iv.
AnugerahDarjahKebesaranPersekutuandanNegeri;
SusunanKeutamaanPersekutuandanNegeri;
PanggilanHormatbagiOrang-OrangKenamaan;
Senaraijemputanmajlis/acara;

7
2.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
xiv.
xv.
xvi.
xvii.
xviii.
xix.
xx.
15ElemenEtiket
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
Pengurusankadjemputan;
Penyusunantempatdudukbagipelbagaimajlis/acara;
Penyusunantempatdudukbagimajlis/acarajamuan;
Susunanbendera;
Aturcaramajlis/acaradidalamdewandandiluardewan;
Pengacaraanmajlis/acaraformal;
Fungsipegawaiprotokoldanpegawaipengiring(liasion
officer);
Perananpenyambuttetamudalammajlis/acaraformal;
Pemilihansajian;
PenggunaanLaguKebangsaanmengikutmajlis/acara;
PenyusunangambarOrang-orangKenamaandidinding
(jikaberkaitan);
BahasadankesopananIstana(jikaberkaitan);
Kesempurnaanpakaiandidalammajlis/acaratertentu;
PemakaianAnugerahDarjahKebesaran(jikaberkaitan);
Urusanmenandatanganisuratperjanjian(jikaberkaitan);
dan
Programdanaturcarapentadbiran.
Etikaberpakaian;
Kesesuaianpakaianmengikutmajlis/acara;
Penampilandanpenggayaandiri;
Kesopanandalampertemuandanperkenalan;
Kemahirandalamperbualansosial;
Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraberdiri;
Kesopananmenghadirimajlis/acarajamuanringansecaraduduk;
Kesopanandidalammajlis/acarabuffet;
Adabmakanmengikutkesesuaianmajlis/acara;
Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi
dalamrumah);

8
PERANAN DAN TUGAS URUS SETIA
Urussetiamemainkanperananyangpentingdalampengurusan
sesebuahmajlis/acara.Urussetiajugamenjaditulangbelakang
dan penggerakkepadasesuatupengurusanmajlis/acara.Antara
perananutamaurussetiaialah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
xi.
xii.
xiii.
xiv.
xv.
Penyediaankertaskerjauntuksesuatucadanganpelaksanaan
majlis/acara;
Pengumpulan maklumat dan penyelarasan laporan bagi
menyediakankertaskonsep;
Menjadiurussetiamesyuarat/perbincangandanmendapatkan
maklumbalas/laporanmesyuarat;
Menyelaraskanpelaksanaansesuatumajlis/acara;
MemberikhidmatnasihatkepadaJawatankuasa;dan
MelaksanakansemuaarahandankeputusanJawatankuasa.
Kesopanantuanrumahdantetamu(untuk majlis/acaradi
luarrumah);
Menghadiripelbagaimajlis/acaraformal;
Penggunaanperalatanjamuanmengikutmajlis/acara
(contoh:cutlery);
Caramenghidang;dan
Tertibdimejamakan.

9
STRUKTUR DAN ALIRAN PENGURUSAN MAJLIS
Perbezaansesuatustrukturdanaliranpengurusanmajlis/acaraadalah
bergantungkepadaskalamajlis/acarayangakandiadakan.Semakin
besarskalasesuatumajlis/acaraitu,makasemakinbesardankompleks
struktursertaaliranpengurusanmajlis/acaratersebut.Perbezaancontoh
struktur danaliraninibolehdilihatsepertidibawah:
1. ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaBesar
Jawatankuasa
Pelaksanaan
Jawatankuasa
Induk
Pengerusi
Perbarisan Hari
Kemerdekaan
(Pelaksana 1)
Kertas Konsep 1
Ketua
JK
Keselamatan
Ketua
JK
Persembahan
Padang
Ketua
JK
Perarakan
Ketua
JK
Protokol dan
Sambutan
Pengerusi
Sambutan Hari
Malaysia
Pengerusi
Protokol dan
Sambutan
Pengerusi
Siaraya dan
Publisiti
Urus Setia JK Induk
Urus Setia JK Pelaksanaan 1
Pengerusi JK Induk
Penyediaan Kertas Kerja

10
2.
3.
ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaSederhana
ContohStrukturJawatankuasaMajlisBerskalaKecil
Ketua
JK
Keselamatan
Ketua
JK
Makanan
Ketua
JK
Logistik
Ketua
JK
Jemputan
Urus Setia JK (Pelaksana)
Pengerusi JK (Pelaksana)
Penyediaan Kertas Kerja/Konsep
Ketua
JK
Protokol dan
Sambutan
Pegawai 1
Nota Makluman
Keselamatan
Majlis
Buku Atur Cara
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pegawai 2
Senarai Jemputan
Jemputan VVIP
Jemputan Tetamu
Pengesahan
Jemputan
Makanan
Pegawai 3
Promosi
Bunting
Banner
Poster
Backdrop
Pegawai 4
Logistik (Pentas,
Rostrum, Alat
Siaraya, Tempat
Letak Kenderaan
dll.)
Kertas Konsep
Pengerusi JK/Ketua Penyelaras Majlis

2 PRA MAJLIS/ACARA
11

12
PENYEDIAAN KERTAS KERJA
Penyediaankertaskerjaamatpentingkeranaiaakanmenentukan
halatujusesuatumajlis/acarayangakandiadakan.Formatpenyediaan
kertaskerjamengandungiperkara-perkaraberikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
PENYEDIAAN KERTAS KONSEP
Kertaskonsepinimerupakansuatudokumencadanganperancangan
majlis/acarayanglebihterperincidanperludisediakanuntukmendapat
kelulusan/persetujuanJawatankuasaInduk.
1.
2.
3.
4.
Namamajlis/acara;
Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif);
Maklumatmajlis/acara:
i.
ii.
iii.
iv.
Impakmajlis/acara;
Anggaranperuntukandanimplikasikewangan;
UlasanKementerian/Agensiyangberkaitan(jikaperlu);
Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan
ContohsepertidiLAMPIRAN A.
Namamajlis/acara;
Pengenalan(tujuan,latarbelakangdanobjektif);
Tema;
Maklumatmajlis/acara:
i.
ii.
iii.
Tarikh/masa/tempat;
Pengisian/aturcara;
Jumlahjemputan/cadangantetamukehormat;dan
PelantikanPengerusi(mengikutkesesuaianmajlis/acara).
Tarikh/masa/tempat;
Pengisian/aturcara;
Jumlahdansenarairingkasjemputan;

13
5.
6.
7.
PERSIAPAN TEMPAT DAN LOGISTIK
Persiapantempatdanlogistikperluditelitidenganbaikmemandangkan
iaakanmempengaruhikelancaranmajlis/acara,pergerakanpetugas
dantetamukehormatsertakeselesaantetamu.Perkarayangperlu
dititikberatkanialah:
A.
B.
iv.
v.
Anggaranperuntukandanimplikasikewangan;
Syoruntukpertimbangandankelulusan;dan
ContohsepertidiLAMPIRAN B.
CADANGAN TAPAK
1.
2.
3.
4.
5.
PELAN LANTAI
1.
Cadangantetamukehormat;dan
PelantikanJawatankuasaPelaksana.
Lawatantapak/lokasimajlis/acara;
Senaraisemakkemudahanasasdankeperluan
penambahbaikanadalahsepertiberikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Penetapanpergerakanlaluantetamukehormat;
Laluankecemasan;dan
Bilikurussetia.
Pelanlantaidisediakanselepaslawatantapakmerangkumi:
Pentas/bilikmenunggu/dewanmakantetamu
kehormat/bilikperubatan;
Bilikpersalinan(jikaberkaitan);
Tandas/surau/kemudahanair/teknikaldanelektrik;
Khemahtetamu/khemahsajian(jikaberkaitan);dan
Parkirkenderaan.

14
C.
2.
PERALATAN
1.
2.
i.
ii.
iii.
iv.
Kegunaan
Pelanlantaiinidisediakansebagai:
i.
ii.
iii.
iv.
Backdrop
Backdrop adalahpermukaanbelakangpentasyang
menghadapkhalayakyangramaiyangmerangkumi:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Pentas
Kebiasaannyakawasantumpuanutamamajlis/acara
yangmeliputi:
i.
ii.
Laluantetamukehormat;
Semuaperalatandanperkakasanpenting;
Simbol/petunjuk;dan
ContohsepertidiLAMPIRAN C.
Panduanuntukmemastikanmajlis/acaraberjalan
mengikutperancangan;
PanduanuntuksemuaPegawai/Petugasmelaksanakan
tugas;
PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras
mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara;dan
Sebagairujukandanmediumpenambahbaikanpada
masahadapan.
Logopenganjur;
Namamajlis/acara;
Namaaktivitikhusus;
Namaperasmi/tetamukehormat;
Tarikh/masa/tempat;dan
ContohsepertidiLAMPIRAN D.
Kerusidanmejatetamukehormat;
Rostrum;

15
PROTOKOL/JEMPUTAN/SAMBUTAN
A.
3.
4.
SENARAI JEMPUTAN
1.
iii.
iv.
v.
vi.
SistemTeknikal/Siaraya
Keperluanuntukmelancarkansesebuahmajlis/acara
yangmeliputi:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
PengurusanPentas
Secaralazimnya,iameliputisemuaaspekteknikaldi
pentas yangdiselaraskanoleh:
i.
ii.
iii.
KategoriJemputan
Kebiasaannyamempunyai2kategoriiaitu:
i.
ii.
Hiasanpentas;
Permaidani;
Penyamanudara;dan
Kipasangin.
Sistemaudio;
Paparandigital;
Layarpentas;
Pencahayaan;
Setjanakuasa(jikaperlu);dan
PetugasTeknikal(siapsiaga).
PengurusPentas;
PenolongPengurusPentas;dan
PembantuPentas.
Senarairingkas(mengikutkumpulanjemputan).
-RujukLAMPIRAN E.
Senaraipenuh(mengikutSusunanKeutamaan).
-RujukLAMPIRAN F.

B.
2.
Padakebiasaannya,sekiranyahanyatetamukehormatsahaja
yangdijemputsecara berpasangan,barulahtetamulainboleh
dijemput secara berpasangan.
3.
KAEDAH JEMPUTAN
1.
Jenis-JenisJemputan
i.
ii.
iii.
KadJemputan
Ciri-cirikadjemputan:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
Jemputanbolehdibuatmelalui:
i.
ii.
iii.
16
Seorang;
Berpasangan;dan
Kumpulan(seorang,berpasangandansebagainya).
Logoorganisasi;
Jawatantuanrumah/penganjur;
Namamajlis/acara;
Tarikh/tempat/masa;
Pakaian;
Aturcara;
No.telefondannamapegawaiuntukmemaklumkan
kehadiran;
Ruangnamatetamuyangakandijemput;
Pelanlokasi;
Kadjawapandantarikhmaklumbalasjawapan;
Pelekatkenderaan;
Kodkad(jikaperlu);dan
ContohsepertidiLAMPIRAN G.
Warkah Persilaan (khas untuk DYMM Raja-raja/
DYMM Raja-raja Permaisuri);
Surat;
KadJemputan;

17
Tetamu Kehormat
SPBYangdi-PertuanAgong/
DYMMRaja/Permaisuri/TYT
Yangdi-PertuanNegeri
TYTYangdi-PertuanNegeri/
YABPerdanaMenteri/YAB
TimbalanPerdanaMenteri/YB
Menteri
YABMenteriBesar/Ketua
Menteri
Jemputanlain
Bil.
1.
2.
3.
4.
Kaedah Jemputan
WarkahPersilaan
dibawamengadap
SuratJemputan
Surat/KadJemputan
•
•
•
•
•
KadJemputan
Faks
E-mel
Telefon
SistemPesanan
Ringkas
C.
2.
PENGESAHAN KEHADIRAN
Pengesahanjemputanbolehdibuatmelalui:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
iv.
v.
vi.
vii.
Kesesuaiankaedahjemputan:
Surat;
KadJawapan;
Faks;
E-mel;
Telefon;dan
SistemPesananRingkas.
Faks;
E-mel;
Telefon;dan
SistemPesananRingkas.

D. PAKAIAN MENGHADIRI MAJLIS
Pihakpenganjurhendaklahmencatatkanjenis pakaian pada
surat/kad jemputan supaya dif jemputan akanmemakai
pakaianyangditetapkandanbersesuaiandenganjenis majlis/
acarayangdiadakan antaranyaialah:
1.
2.
Lelaki
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
AntaracontohpakaianlelakiadalahsepertidiLAMPIRAN H.
Wanita
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
AntaracontohpakaianwanitaadalahsepertidiLAMPIRAN I.
18
PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/
No. 1 Dress);
Pakaiankebangsaanrasmiberistiadat;
Pakaiankebangsaanrasmi;
PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar
Negara);
PakaianIstiadatMalam (Mess Kit);
Bajubatiklenganpanjang;
Lounge Suit; dan
Black Tie.
PakaianRasmiBeristiadat(PakaianRasmiJawatan/
No. 1 Dress;
Bajukurung;
Bajukebayalabuh;
PakaiankebangsaanNegaramasing-masing(luar
Negara);
PakaianBarat(gaunberlengandanlabuhmelebihi
paraslutut);dan
Pakaianistiadatmalam(Mess Kit).

19
E.
F.
KEWANGAN
A.
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Susunantempatsesuatumajlis/acarahendaklahberdasarkan
kepadaSusunanKeutamaanPersekutuandanNegeriserta
peranan/kepentingan tetamu/penganjursesebuahmajlis/acara.
Walaubagaimanapun,bagiProgramTurunPadang,tempatduduk
tetamukehormatdiletakkanbersamadenganrakyatdanorang
ramai.
PENDAFTARAN
1.
2.
TATACARA PEROLEHAN
Dalammembuatperolehanpengurusanmajlis/acara,pegawaiperlulah:
i.
ii.
iii.
iv
Kaedahpendaftaran
i.
ii.
Tindakan/Perkarayangperludibuat/disediakan
Antaraperkarayangperluadauntukmemudahkanurusan
pendaftarantetamuadalah:
i.
ii.
iii.
Mematuhiperaturankewanganyangsedangberkuatkuasa;
MemohonkelulusankhaskadarkeKementerianKewangan
(jikaperlu);
Mengikutbajetyangtelahdiluluskan;dan
Merancangperolehandengantelitibagimemastikan
semuanya teraturdanbolehdilaksanakanpadamasa
yangdikehendakiberlandaskanperaturansemasa.
Manual;dan
Berkomputer.
Slippendaftaran;
Pelantempatduduk(nombormeja/kerusi/barisan);
dan
Senaraipenuhjemputanyanghadir.

B.
C.
PENGURUSAN MAJLIS
A.
PERINCIAN KEWANGAN
Menyediakananggaranperbelanjaansecaraterperincidengan
mengambilkira:
i.
ii.
AGIHAN PERUNTUKAN
Pengurus/PenyelarasKewanganperlu:
i.
ii.
CARTA PERBATUAN
Perludisediakanuntuk:
1.
2.
3.
Impakperbelanjaan;dan
Dasarpenjimatanselarasdenganpekelilingdanarahan
yangsedangberkuatkuasadanterkini.RujukLAMPIRAN J:
PEKELILING ARAHAN.
MengagihkanperuntukankewangankepadaJawatankuasa
Pelaksana/PetugassepertikelulusanPengerusi;dan
Melaksanakanagihandengankadarsegerabagi
memastikankerja-kerjapersiapandanperolehanmajlis/
acaratidaktertangguhdanlewat.
Memantauanggaranmasayangdiperuntukkanbagi
melaksanakantugas;
Sebagaiindikatoruntukmengenalpastikelewatanatau
masalahdalampelaksanaantugas;dan
Melihatperbandinganstatussebenarpelaksanaantugas
danperancangan.
20

21
B.
C.
D.
PENGISIAN MAJLIS
Antaraperkarayangbiasanyadimasukkankedalampengisian
majlis/acaraadalahsepertiberikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
CENDERAMATA/HADIAH
Didalampengurusanhadiah,pegawaiperlulah:
i.
ii.
iii.
iv.
ATUR CARA PENTADBIRAN
1.
Aturcara;
Bacaandoa;
Ucapan;
Pelancaran;
Persembahanmultimedia;
Persembahan;
Penyampaianhadiah/cenderamata/sijil;
Lawatanpameran;dan
Jamuan.
Menyediakancenderamata/hadiahmengikutkesesuaian
majlis/acaradantetamukehormat;
Pembawadulang/hadiahdankeperluandalampenyerahan
perluditelitidandimuktamadkan;
Petugas/penyelarasuntukmelaksanakanacarapenyerahan
cenderamata/hadiahperludilantik;dan
Menyediakandulangdanpembawadulangsertapenyambut
hadiahyangbersesuaian dansecukupnya.
Format
Didalamaturcarapentadbiranterdapat:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Masa;
Aturcarayangterperinci;
Pegawaiyangbertanggungjawabataupenyelaras;
Catatankhas(jikaperlu);dan
ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K.

22
E.
2.
PENGACARA
1.
2.
Kegunaan
Antarakegunaannyaadalah:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Pengacara Majlis secara umumnya bertanggungjawab
mengendalikan sesuatu majlis/acara dari permulaan
hingga selesai. Kelancaran perjalanan sesuatu majlis/
acara bergantung kepada kebolehan dan kemahiran
seseorangPengacaraMajlis.
Antaratugas-tugasPengacaraMajlisialah:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
Panduan untuk melihat majlis/acara berjalan
mengikutperancangan;
PanduansemuaPegawai/Petugasmelaksanakan
tugasdanrujukanuntuksesiraptai;
PanduanuntukPegawaiAtasan/KetuaPenyelaras
mengetahuistatussebenarperjalananmajlis/acara;
Sebagairujukandanmediumpenambahbaikan
padamasahadapan;dan
Bagimajlis/acarayangmempunyaipersembahan
yang kompleks, atur cara persembahan perlulah
disediakan.ContohadalahsepertidiLAMPIRAN K.
Menyediakan teks Pengacara Majlis dan perlu
disemakoleh Penganjur;
Mengendalidanmengawalperjalananmajlis/acara;
Membuatpengumuman;
Memberikanpanduankepadatetamu;
Menyemakpanggilanhormatberdasarkankepada
kehadirantetamukehormat;dan
ContohskripPengacaraMajlissepertidiLAMPIRAN L.

23
F.
G.
PEMBACA DOA
Doa ialah satu ucapan permohonan dari hamba (manusia)
kepadaAllahdenganhatiyangikhlasbagimendapatkanrahmat,
inayah(pertolongan)danjugadijauhkandaribalabencana
dengancaradanadabyangtertentu.
1.
2.
3.
4.
UCAPAN
Iaperlulahdihadkankepada3orangsahaja(mengikutkesesuaian
majlis/acara)dengandimulaiolehucapantuanrumahdandiakhiri
denganucapanolehtetamukehormatyangtertinggi/VVIPUtama.
Initidakterpakaibagimajlis/acarasesidialog,bicaraeksekutif,
forumataumajlis/acarayangmempunyaikonsepyangserupa.
PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatPersekutuan
yangdihadiriolehSeriPadukaBagindaYangdi-Pertuan
Agong, doa hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah
MuftiWilayah Persekutuan;
PembacaDoabagimajlis/acaradiperingkatNegeriyang
dihadiriolehDuliYangMahaMuliaSultanatauRaja,doa
hendaklah dibaca oleh Sahibus Samahah Mufti Negeri
atauTimbalanMuftiatauamalanyangbiasadigunapakai
olehNegeritersebut;
Pembacaandoaadalahdikecualikansekiranyasesuatu
majlis/acaraadaunsur-unsurhiburanyangmelalaikandan
menyalahisyara’;dan
Bagimajlis-majlis/acara-acaralain,PembacaDoabolehdilantik
darikalanganmerekayanglayak, sepertimanadalampara
merujukkepadagarispanduanJAKIMdiLAMPIRAN M.

24
H.
1.
2.
RAPTAI
Perludiingatkansekecilmanapunsebuahmajlis/acarayang
dibuat,raptaimestidiadakan.Bagisebuahmajlis/acararasmi
dan berskala besar, mengadakan taklimat raptai dan raptai
penuhadalahsatukewajipanbagimemastikantiadamasalah
berlaku semasa majlis/acara terutamanya dalam aspek
teknikaldankesesuaian.
1.
2.
Jenis:
i.
ii.
Perkarayangperludiberiperhatiandalampenyediaan
ucapan:
i.
ii.
TujuanRaptai
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Jenis-JenisRaptai
i.
Ucapanalu-aluan;dan
Ucapanperasmian.
Senarai panggilan hormat (salutation) perlulah
disediakan olehurussetiaberdasarkansusunan
protokolterkini;dan
Mengambilkiramasayangdiperuntukkan.
MenjelaskanPegawaidanPetugasdengantanggungjawab
masing-masing;
Menentukansusunanpengisianmajlis/acara;
Menjangkamasadenganlebihtepat;
Sebagai medium untuk memperbaiki kelemahan/
masalahyangada;dan
Menyelarasmajlis/acarayangdirancangdanmembiasakan
petugas-petugasdenganlokasidankeadaansebenar.
Kelompok
Raptaiinidiadakansecarasegmenatauberdasarkan
satuaktivitipengisianmajlis/acara sahaja.

25
I.
3.
KEHADIRAN KHALAYAK
Kehadiran tetamu sesebuah majlis/acara yang dianjurkan
dipengaruhiolehfaktorberikut:
i.
ii.
iii.
ii.
iii.
Perkara-perkara mustahak yang perlu diberi perhatian
khusus:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
Pengisianmajlis/acara(contoh:persembahanmenarik
artis,penceramahterkenaldanjualanmurah);
Hadiah(contoh:baranganpercuma,cabutanbertuah dan
door gift);
Logistikdankemudahan(contoh:masa,tempatletak
kereta, lokasidanpengangkutan);
Biasa
Raptaiinimenyentuhdanmerangkumisemuaaktiviti
pengisiandalamsebuahmajlis/acara.
Penuh
JugadikenalisebagaiFull Dress/Full Scale Rehearsal
dimanaraptaidiadakanseolah-olahharikejadian
(mengikutwaktudanlokasisebenar).
Aspekteknikal(sistemaudio,mekanismeperasmian,
kedudukanlogistikdanlain-lain);
Kesesuaian(pengisian,pergerakanVVIPdanlain-lain);
Alternatif(perancanganlainsekiranyasesuatugagal);
Kehadirankhalayak/jemputankemajlis/acara;
Pelanalternatifsekiranyaberlakugangguancuaca
sepertihujanlebatdanributpetir;
Majlis/acararasmiyangdilaksanakanpadasebelahmalam
hendaklah ditamatkan seboleh-bolehnya pada 10.30
malamselarasdengankeputusanJemaahMenteri;dan
Penerapannilai-nilaiIslamsepertimenghormatihari
Jumaat,waktusolatdanucapansalam.

26
J.
K.
iv.
v.
vi.
BUKU ATUR CARA MAJLIS
Bukuinimengandungimaklumatmengenaimajlis/acarayang
diadakan. Antaramaklumatyangterkandungdalambukuatur
caraialah:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
SUSUNAN TEMPAT DUDUK TETAMU KEHORMAT DI ATAS
PENTAS
1.
2.
3.
4.
Keadaan semasa majlis/acara yang sedang
berlangsung;
Minatdankegemaran;dan
Promosi.
Kataalu-aluandanpotrettetamukehormat;
Objektif;
Aturcara;
Maklumattemadansambutan;
Pengerusidansenaraijawatankuasa;
Pelanlokasi(jikaperlu);dan
Penghargaan.
Susunantempatdudukperlumengikutsusunanprotokol
yangterkini;
Seboleh-bolehnyajumlahtetamukehormatdihadkandan
bilanganganjiladalahlebihbaik;
Pergerakantetamukehormatjugaperludiselaraskandan
bersesuaiandengansusunantempatdudukdiataspentas;dan
Pastikanpegawaipengiringatauperhubungantetamu
kehormat mengetahui akan pergerakan dan peranan
tetamukehormatsemasamajlis/acara.

27
L.
PEMILIHAN SAJIAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
TAKLIMAT KEPADA TETAMU KEHORMAT
TaklimathendaklahdisampaikanolehPengerusi/urussetia
kepadatetamukehormatsupayabeliau mendapatgambaran
yangjelastentangperjalananmajlis/acara.
Pemilihanpembekalmakananhendaklahdibuatmengikut
peraturan kewangansemasadanprestasipembekalhendaklah
diambilkira;
Pemilihanmenumengikutkesesuaianmajlis/acaradandipersetujui
olehPengerusi.Bagimajlis/acarayangmelibatkanPembesar
UtamaNegara,pilihanmenuhendaklahmendapatpersetujuannya;
Lazimnyaujirasa(food tasting)dibuatberdasarkanmenuyang
dipilihuntukmemastikantahapkualitimakananmemenuhi
kehendak penganjur;
Carahidanganterbahagikepadatiga(3)iaitu:
i.
ii.
iii.
Urussetiajugaperlumengenalpastikeperluanberikut:
i.
ii.
Susunanperalatanmakanandanmejajugaperludipastikan
mengikutetiket.AntaracontohnyaadalahsepertidiLAMPIRAN N.
HidangFully Serve (KebiasaannyauntukVVIP);
Hidang(dome); dan
Layandiri(buffet).
Vegetarian; dan
Alahan(tetamukehormat).

28
KESELAMATAN DAN PERUBATAN
A.
B.
KESELAMATAN
1.
2.
PERUBATAN
1.
2.
Faktorkeselamatanadalahperkarayangpalingpenting
dalampengurusansesuatumajlis/acara.Keselamatanyang
dimaksudkan meliputikeselamatantetamu,keselamatan
persekitarandankeselamatanperalatanyangdigunakan
dalamacarayangdianjurkan.Tiga(3)jeniskeselamatan
yangperludiambilperhatianialah:
i.
ii.
iii.
Langkah-langkahkeselamatanberikuthendaklahdilaksanakan:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Pasukan perubatan adalah tertakluk kepada taraf
tetamukehormatsertaskalamajlis/acara.
Pasukanperubatanbagitetamukehormatadalahdaripada
Kementerian KesihatanMalaysiamanakalaorangawam
adalahdaripadaAgensisokongansepertiJabatanPertahanan
AwamMalaysia,PersatuanBulanSabitMerahdansebagainya.
Manusia(VVIP,Pelawat,Petugasdll);
Persekitaran(Contohnya:lokasi,lalulintas,Sidang
Media,pentas);dan
Peralatan/Barang-barang.
Pemeriksaan keselamatan di pentas utama dan
persekitaranlokasimajlis/acara;
Kawalankeselamatandanlalulintas;
Menyediakanpaskeselamatan;
Menempatkanpasukankeselamatan;dan
Taklimatkeselamatanperlulahdiberikansebelum
majlis/acarabermula.

29
PUBLISITI DAN MEDIA
Publisitidanmediamemainkanperananpentingdalammenyampaikan
maklumatsesuatumajlis/acara.Selainitu,iadapatmenjelaskanlagi
tujuandanobjektifsesuatumajlis/acarayangdiadakan.
A.
B.
PUBLISITI
Membuathebahansesuatumajlis/acaramelaluimediamassa
danmediacetaksekiranyaperlu.Kebiasaannyaiadilaksanakan
lebihawalsebelumsesuatumajlis/acaraberlangsung.Maklumat
yang dihebahkanhendaklahtepat,lengkap,jelasdansampai
kepadakumpulansasar.
PENGURUSAN MEDIA
Perananmediasangatpentingdalammenghebahkansebarang
majlis/acarasamaadadiperingkatkebangsaanatauantarabangsa.
Antaraperkarayangperludiambilperhatiandalammengurus
wakilmediaialah:
1.
2.
3.
4.
5.
MemastikanhanyamediayangberdaftardenganKementerian
Komunikasi dan Multimedia Malaysia sahajayangdijemput;
Menyediakantempatpendaftaranwakilmedia;
Menyediakanmejakhas/tempatduduk/tempatkhas
bagimemudahkan membuatliputan;
MenyediakantempatSidangMedia(Press Conference)
yangsesuaitertaklukkepadatetamukehormat/penganjur;
MenghubungiataumendapatkanpandanganSetiausaha
Akhbar/UnitKomunikasi/KumpulanKomunikasi/Pegawai

30
C.
6.
7.
8.
9.
10.
FOTOGRAFI
Gambaryangdiambilperlumematuhikriteriadibawah.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
mengenai keperluanmengadakanSidangMedia;
MenyediakanPegawaibertugasuntukmenjaga,menjelaskan,
memberipenerangandanmengawalmedia;
Menyediakanpress kit;
Pegawaiyangbertugasmenjagamediaperlumencatatisi
pentingyangtiadadalamteksucapanseseorangperasmi
atautetamujemputanbagitujuanmaklumatmedia;
MemastikanPegawaiyangpakarmengenaimaklumatyang
diwar-warkanhadirbersama-samasemasaSidangMedia
terutamanyabagimaklumatyanglebihmendalamdan
statistik;dan
Penganjur hendaklah memastikan Petugas media
mematuhietikaberpakaiandanperaturanyangditetapkan.
Jelas;
Sopan;
Menghormatitetamukehormat;
Menceritakan keadaan sebenar (tidak mendatangkan
kekeliruan);
Mementingkanagendautama(main highlight); dan
Tidakmengambilgambardibelakangtabirataupersediaan,
urussetiatanpakebenaran(bukantempatmajlissebenar).

3 SEMASA MAJLIS/ACARA
31

32
SAMBUTAN TIBA DAN BALIK
Perkarayangperludititikberatkandalamsambutanadalah:
1.
2.
3.
4.
5.
URUS SETIA/JAWATANKUASA SENTIASA BERSIAP
SIAGA
1.
2.
3.
A.
JawatankuasaPelaksanaanmemastikanperkaradidalam
senaraisemakdilaksanakan;
Bertindakdanmembuatkeputusansekiranyaberlakusesuatu
diluarjangkaansepertiberikut:
i.
ii.
iii.
iv.
AturcaradanskripPengacaraMajlishendaklahsentiasadipantau
bagimemastikanpergerakanmajlis/acarasepertiyangdirancang.
Keputusandibuatdenganpantas;
Mengutamakanperancanganalternatifdahulusekiranya
sesuai;
Membuatkeputusanbarubagimengurangkankecacatan
majlis/acarasekiranyamajlis/acarabolehditeruskan;dan
Tindakanyangdibuatadalahsesuaidanrasionalsemasa
majlis/acaradanmempunyaiurussetiadanPetugas
sertaperalatan yangmencukupi.
Pembukapintukeretatetamukehormat;
Penyambuttetamukehormat;
TugasPengerusiJawatankuasaInduk/Penganjur;
Pembawajambanganbunga;
Tempatparkirtetamukehormat;

33
B.
6.
7.
PENYAMBUT TETAMU
Antaratugasseorangpenyambuttetamuadalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Bilikmenunggukhastetamukehormat;dan
Susunankeretatetamukehormatapabilamajlis/acara
berakhir.
Menyambutketibaantetamu;
Mengedarkanbukuprogram;
Mengiringitetamu;
Menunjukkantempatduduk;
Membantutetamudalampelbagaiperkarasemasamajlis/
acaraberlangsung;
Perluserbatahukeadaanmajlis/acara(aturcara,menu,
jemputan yangtelahhadirdansusunantempatduduk);
dan
PegawaiPerhubungandilantikmengiringitetamukenamaan
bagimajlis/acara berskalabesar.

35
4 PASCA MAJLIS/ACARA

36
PASCA MAJLIS/ACARA
Perkara-perkarayangperludilaksanakanselepassuatumajlis/acara
selesai:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
RUJUKAN AGENSI UTAMA DALAM PELAKSANAAN
MAJLIS/ACARA
Mengadakanmesyuaratbagitujuanpenilaiansemula(post-
mortem);
Merekodkansemuaperkarayangberkaitanuntukpenambahbaikan
danrujukanpadamasahadapan;
Mengadakanmajlis/acarapenghargaan,memberikanpenghargaan
atau mengucapkanterimakasihkepadasemuayangmenjalankan
tugas(sekiranyasesuai);
Semuapembayaranperludiselesaikandengansegera;dan
Lebihanperbelanjaanhendaklahdikembalikansemulakepada
pihakpenganjur.
Perkara/Rujukan
IstiadatdanProtokol
PerolehandanKewangan
AgamaIslam
KeselamatandanLaluLintas
Perubatan/Kecemasan
Siaraya
Kebudayaandan
Persembahan
Air
Elektrik
Bangunan/JalanRaya
BandarayaKualaLumpur
Perkara-perkaralain
Bil.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Jabatan/Agensi
BahagianIstiadatdanUrusetia
PersidanganAntarabangsa,JPM
KementerianKewangan
JabatanKemajuanIslamMalaysia
PolisDirajaMalaysia
KementerianKesihatanMalaysia,
JPAM,BombadanPenyelamat
JabatanPenerangan
JabatanKebudayaandan
KesenianNegara
JabatanAir/Syabas
SyarikatElektrik/TNB
JabatanKerjaRaya
DewanBandarayaKualaLumpur
RujukAgensiKerajaanyang
berkaitan

5 LAMPIRAN
37

38
Contoh Kertas Kerja
Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera
YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan,
YBhg.Datuk,
CADANGAN MAJLIS BACAAN YASIN DAN TAHLIL SERTA KUTIPAN
TABUNG WIRA NEGARA AGENSI JPM
Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan
danperkaraberkaitanpersiapanprogramdiatasuntukmaklumanYBhg.
Datukjuasepertiberikut:
Tarikh:22Februari2013(Jumaat)
Masa:8.30-9.30pagi
Tempat:MusollaJPM
BlokB1,Aras4,KompleksJPM
Putrajaya
LATAR BELAKANG
2.JPMbersamaJawatankuasaMusollaJPMakanmengadakanMajlis
BacaanYasindanTahlilsertamengambilkesempatanuntukmembuat
kutipan TabungWiraNegarauntukmeringankanbebanankeluargaAnggota
KeselamatanNegarayangterkorbansemasaOpsDaulatdiLahadDatu,
Sabah.Perkarainitelahdibincangdandipersetujuicadangannyadalam
MesyuaratJawatankuasaMusollaJPMbersamaBahagianPengurusan
Acarapada13Februari2013.
LAMPIRAN A

39
IMPAK
3.Majlissebagaisatumediumuntukmerapatkanhubungansilaturrahim
dikalanganwargaKompleksJPM,BahagianPengurusanAcaradan
JawatankuasaMusollaJPM.
4.Selainitujuga,iamerupakansatupendekatanuntukmengimarahkan
MusollaKompleksJPMdandisampingsebagaimediumuntukmengutip
sumbanganTabungWiraNegaradaripadasemuaAgensidibawahJPM.
ATUR CARA
5. CadanganTentatifMajlisBacaanYasindanTahliladalahsepertidi
LAMPIRANA.
JEMPUTAN
6.Berdasarkanpersetujuanmesyuarat,semuaKetuaJabatan dibawah
JabatanPerdanaMenteriakandijemputmenghadirimajlisiniberserta
pegawai masing-masingyangdianggarkanseramai1,000 orang.Urussetia
jugainginmenjemputYBhg.Datuksebagaitetamukehormatdanmemberikan
sedikitucapanringkas.
IMPLIKASI KEWANGAN
7.Jamuanringandisediakankepadatetamuyanghadir.Anggarantetamu
seramai 1,000 orang dengan kos RM3 seorang. Peruntukan sebanyak
RM3,000diperlukanuntukmenampungkosjamuanringantersebut.
Kemudahandankeperluanlogistiklainuntukmajlisiniakanmenggunakan
fasilitisediaada.

40
SYOR
8.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan
sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang
berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan
dannasihatYBhg.Datukjua.
Terimakasih.
ROSITA BINTI RAHIM
Setiausaha Bahagian
Jabatan Perdana Menteri
_____________________________________________________________
ULASAN
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
_________________________________
TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA KANAN

41
Contoh Kertas Konsep (Kertas Cadangan)
Assalamualaikumw.b.t.danSalamSejahtera
YBhg.DatukTimbalanKetuaSetiausahaKanan,
YBhg.Datuk,
CADANGAN KONSEP PERARAKAN HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN
2012 (KONTINJEN KETUA SETIAUSAHA NEGARA)
Dengansegalahormatnyaizinkansayamemaklumkanbeberapacadangan
danperkaraberkaitanpersiapanprogramdiatasuntukmaklumanYBhg.
Datukjuasepertiberikut:
Tarikh:31Ogos2012(Jumaat)
Masa:8.30-9.30pagi
Tempat:DataranMerdeka,KualaLumpur
LATAR BELAKANG
2.
TEMA
3.
SelarasdengantemahariKemerdekaantahunini“55TahunMerdeka,
JanjiDitepati”danpendekatanPerkhidmatanAwamyangterkiniadalah
dicadangkansatukontinjenyangdiketuaiolehYBhg.KetuaSetiausaha
Negara sendiridandisertaiolehsemuaKetuaSetiausahaKementerian,
KetuaPerkhidmatandanKetuaJabatanAgensiKerajaan.
DicadangkantemadannamakontinjeninisebagaiKontinjen
MerakyatkanPerkhidmatanAwam.
LAMPIRAN B

42
IMPAK
4.Kontinjeninisebagaisatumediumuntukmerapatkanhubungan
silaturrahim diantarawargaPenjawatAwamdanmendekatkandirikepada
rakyat.
5. Iajugadilihatsebagaisalahsatusumbangandansokongankepada
Negara danmemperlihatkansemangatpatriotikpenjawatawamkepada
semua.
6.Disampingitujuga,kontinjeninibolehmenyebarkanmisi-misi,
matlamatdanhalatujuperkhidmatanawammelaluitematersebut.
PENYERTAAN KONTINJEN
7.Cadanganpenyertaanadalahseramai350orangpesertayangterdiri
daripadaKetuaSetiausahaKementerian,KetuaPerkhidmatandanKetua
Jabatan/AgensiKerajaan.MaklumatpenuhadalahsepertidiLAMPIRANA.
IMPLIKASI KEWANGAN
8.Anggaranperbelanjaankontinjenadalahsepertiberikut:
PERKARA
Sepanduk
Bunting
Props
JUMLAH KESELURUHAN
BIL
1.
2.
3.
JUMLAH (RM)
XXX
XXX
XXX
XXXX

43
SYOR
9.Semuaurusanpersediaandilihatbolehdilaksanakandanperuntukan
sediaadaJabatanmencukupimelaluitatacarakewanganyangsedang
berkuatkuasa. Denganhormatnyadiangkatkertasiniuntukpertimbangan
dannasihatYangBerbahagiaDatukjua.
Terimakasih.
ROSITA BINTI RAHIM
Setiausaha Bahagian
_____________________________________________________________
ULASAN
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
_________________________________
PENGERUSI JAWATANKUASA
PERARAKAN DAN PERBARISAN
HARI KEMERDEKAAN KE-55 TAHUN 2012

44
Contoh Kertas Konsep (Pembentangan Paparan)

45

46

47

48

49
Contoh Pelan Lantai
LAMPIRAN C

50
Contoh Backdrop
LAMPIRAN D

51
Contoh Senarai Jemputan (mengikut kumpulan jemputan)
LAMPIRAN E
SENARAI RINGKAS JEMPUTAN
ACARA PERBARISAN PERARAKAN
SEMPENA SAMBUTAN ULANG TAHUN HARI KEMERDEKAAN KALI KE-55 TAHUN 2012
SENARAI RINGKAS JEMPUTAN
ACARA PERBARISAN PERARAKAN
SEMPENA SAMBUTAN ULANG TAHUN HARI KEMERDEKAAN KALI KE-55 TAHUN 2012
SUAMI/ISTERI
BIL.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
1
21
1
2
28
1
3
13
3
3
39
3
1
30
5
67
3
12
4
3
90
3
45
67
47
150
347
993
120
100
50
60
50
30
30
30
50
10
20
40
590
1,583
2
2
40
2
4
55
2
6
26
6
5
73
5
2
58
10
129
5
23
7
6
180
6
90
134
94
300
693
1,965
240
200
100
60
100
60
60
60
50
10
20
40
1,000
2,965
A
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Ahli-Ahli SMN/SSM
Ketua Hakim Negara
Yang Di-Pertua Dewan Negara Dewan Rakyat
Jemaah Menteri
Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara
Duta Besar/Khas
Menteri Besar/Ketua Menteri
Peguam Negara/PAT KPN
Timbalan Yang di-Pertuan Dewan Negara Dewan Rakyat
Timbalan Menteri
Presiden Mahkamah Rayuan/Hakim Besar Malaya/Hakim Besar
Ketua Pembangkang
Hakim Mahkamah Persekutuan/Mahkamah Rayuan
Bekas Ketua Setiausaha Negara
Pegawai Gred Utama Turus I, II dan III
Bekas Peguam Negara
Bekas Panglima Angkatan Tentera
Bekas Ketua Polis Negara
Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya
Hakim Mahkamah Tinggi/Pesuruhjaya Kehakiman
Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan/Mufti Wilayah/
Penyimpan Mohor
Ahli-Ahli PMN/PSM
Ahli-Ahli PJN/PSD
Ahli Dewan Negara
Ahli Dewan Rakyat
Pegawai Gred Utama A, B dan C
JUMLAH
B
Duta
Swasta
Tentera
SP/PGB/JPP/PTU
Polis
Bomba
Penjara
APMM
Presiden Parti-parti Politik
Rombongan Istana Negaara
AJK Sambutan
Media/Mega FM
JUMLAH
JUMLAH KESELURUHAN
JEMPUTAN SEORANG

52
Contoh Senarai Penuh (mengikut Susunan Keutamaan)
LAMPIRAN F
PERDANA MENTERI
YAB Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak
YABhg. Datin Sri Rosmah Mansor
TIMBALAN PERDANA MENTERI
YAB Tan Sri Dato’ Hj. Muhyiddin bin Hj. Mohd. Yassin
YABhg. Puan Sri Datin Noorainee binti Haji Abdul Rahman
AHLI-AHLI SMN
YABhg. Tun Datuk Seri Panglima Haji Sakaran bin Dandai
YABhg. Toh Puan Datin Seri Panglima Hajah Siti Rukiayah binti Datuk Panglima Abdullah
YABhg. Tun Dr. Mahathir bin Mohamad
YABhg. Tun Dr. Siti Hasmah binti Haji Mohd Ali
YABhg. Tun Abdullah bin Hj. Ahmad Badawi
YABhg. Tun Jeanne binti Abdullah
AHLI-AHLI SSM
YABhg. Tun Dato’ Hajah Rahah binti Tan Sri Haji Mohd Noah
YABhg. Tun Mohammad Hanif bin Omar
YABhg. Toh Puan Hamidah binti Abdul Hamid
YABhg. Tun Dato’ Seri Haji Mohd. Eusoff bin Chin
YABhg. Toh Puan Datin Seri Hajah Rosaini binti Mustaffa
YABhg. Tun Mohamed Dzaiddin b. Haji Abdullah
YM Tengku Toh Puan Noriah binti Tengku Ismail
YABhg. Tun Dato’ Seri Dr. Ling Liong Sik
YABhg. Toh Puan Datin Seri Ena Ling
YABhg. Tun Dato’ Seri (Dr.) Ahmad Fairuz bin Dato’ Sheikh Abdul Halim
YABhg. Toh Puan Datin Seri Dato’ Mazni binti Mohamed Noor
YABhg. Tun Musa bin Hitam
YABhg. Toh Puan Zulaikha Bibi binti Sheardin
YABhg. Tun Dato’ Seri Abdul Hamid bin Haji Mohamad
YABhg. Toh Puan Datin Seri Hamidah Choong binti Abdullah
YABhg. Tun Ahmad Sarji bin Abdul Hamid
YABhg. Toh Puan Sagiyah binti Salikin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
SENARAI JEMPUTAN MAJLIS KONSERT DIRAJA 2011
ISTANA BUDAYA
09 NOVEMBER 2011

53
Contoh Kad Jemputan
LAMPIRAN G
Rakyat Didahulukan
Pencapaian Diutamakan
PK
PK 5
51
1
KERAJAAN MALAYSIA
KOD KAD
LOGO
NAMA
PENERIMA
NAMA
MAJLIS/ACARA
PERINCIAN
PERINGATAN
ACARA PERBARISAN DAN PERARAKAN
SEMPENA SAMBUTAN HARI KEMERDEKAAN KE-56 TAHUN 2013
..............................................................................................................................
Dengan segala hormatnya mempersilakan
menyaksikan
di hadapan Bangunan Sultan Abdul Samad, Jalan Raja, Kuala Lumpur
pada 31 Ogos 2013 (Sabtu), jam 8.00 pagi
Ketibaan dif-dif jemputan (pelekat kereta warna biru): sebelum 7.15 pagi
Ketibaan dif-dif kenamaan (pelekat kerata warna merah jambu): 7.15 - 7.40 pagi
Sila jawab sebelum 26 Ogos 2013
melalui kad jawapan atau
Pakaian:-
Sila lihat di belakang kad
Telefon
No. Faks
03-8888 7254/7255/7257/7393/1989/8881 0414
:
: 03-8888 3980/3981
(Sila bawa kad ini bersama)
YBhg. Tan Sri Mohamad Zabidi bin Zainal
YBhg. Puan Sri Asmahan binti Ismail
BARKOD
..........................................................................................................................
Panduan Pakaian:
Lelaki
Perempuan
Sila jawab sebelum:
20 JUN 2012 dengan Kad Jawapan atau
No. Telefon
No Faks
e-Mail
(Sila lihat atur cara majlis di belakang kad)
di Grand Ballroom, Hotel Shangri-La, Kuala Lumpur
pada 22 Jun 2012M (Jumaat) bersamaan 2 Syaaban 1433H, jam 8.00 malam
ke
dengan segala hormatnya mempersilakan
MAJLIS PENGHARGAAN KSN
JPM234
MMP 234
(SILA BAWA KAD INI BERSAMA)
MAJLIS MAKAN MALAM PENGHARGAAN
YBHG. TAN SRI MOHD SIDEK BIN HASSAN
: Lounge Suit
: Baju Kurung / Kebaya Labuh /
Pakaian Sopan Bersesuaian
YA Dato’ Noraini binti Abdul Rahman
YA Dato’ Noraini binti Abdul Rahman
YBhg. Encik Ahmed Azhar Merican bin Md. Rose
YBhg. Encik Ahmed Azhar Merican bin Md. Rose
: 03-8872 6622 / 6623 / 6624 / 6625 / 6626
: 03-8888 3980
: ekin@istiadat.gov.my / zarina@istiadat.gov.my

54
Ketibaan tetamu jemputan
Ketibaan Yang Berhormat Dato’ Seri Utama Dr. Rais bin Yatim merangkap Pengerusi
Jawatankuasa Induk Sambutan Hari Kemerdekaan Ke-52 Tahun 2009 dan Yang Berbahagia Datin
Seri Utama Masnah binti Muhamat
Ketibaan Yang Berhormat Menteri-Menteri dan Dif-dif Kenamaan serta isteri masing-masing
Ketibaan Yang Amat Berhormat Tan Sri Muhyiddin bin Haji Mohd. Yassin, Timbalan Perdana
Menteri dan Yang Amat Berbahagia Puan Sri Noorainee binti Abdul Rahman
Ketibaan Yang Amat Berhormat Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Perdana
Menteri dan Yang Amat Berbahagia Datin Sri Rosmah binti Mansor
Keberangkatan tiba Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Seri Paduka Baginda
Raja Permaisuri Agong
- “NEGARAKU”
- Upacara Perbarisan dan Perarakan dimulakan
- Upacara Perbarisan dan Perarakan tamat
- “NEGARAKU”
Keberangkatan Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Seri Paduka Baginda
Raja Permaisuri Agong meninggalkan majlis
Yang Amat Berhormat Dato’ Sri Mohd. Najib bin Tun Haji Abdul Razak, Perdana Menteri dan
Yang Amat Berbahagia Datin Sri Rosmah binti Mansor meninggalkan majlis
Yang Amat Berhormat Tan Sri Muhyiddin bin Haji Mohd. Yassin, Timbalan Perdana Menteri dan
Yang Amat Berbahagia Puan Sri Noorainee binti Abdul Rahman meninggalkan majlis
Majlis Bersurai
7.00 pagi
7.15 pagi
7.20 pagi
7.40 pagi
7.50 pagi
8.00 pagi
9.10 pagi
...
...
...
...
...
...
...
ATUR CARA
BELAKANG

55

56
Contoh Pakaian Lelaki
PAKAIAN TURUN PADANG -
BAJU KORPORAT
PAKAIAN MAJLIS FORMAL -
BAJU BATIK
(PAKAIAN RASMI HARI KHAMIS)
PAKAIAN MAJLIS RASMI -
BAJU BATIK (LENGAN PANJANG)
PAKAIAN MAJLIS TIDAK FORMAL -
SMART CASUAL (LENGAN PENDEK)
PROGRAM LAWATAN MANGSA BANJIR -
SEPARA RASMI
LOUNGE SUIT
DARK SUIT
LAMPIRAN H

57
T-SHIRT KHAS
BAJU MELAYU HITAM ISTIADAT
BAJU MELAYU KEBANGSAAN BLACK TIE
SMART CASUAL

58
PAKAIAN MAJLIS RASMI DAN FORMAL
ISTIADAT PEMBUKAAN PENGGAL PERTAMA MAJLIS PARLIMEN KE-13
NO.1 DRESS PAKAIAN MESS KIT

59
Contoh Pakaian Wanita
LAMPIRAN I
BAJU KORPORAT TURUN PADANG
PAKAIAN MAJLIS FORMAL -
BAJU KURUNG DENGAN DARJAH
KEBESARAN DAN KALUNG
BAJU KURUNG
BERSELENDANG
PAKAIAN RASMI PERSATUAN
(UNIFORM)
NO.1 DRESS PAKAIAN MESS KIT

60
LAMPIRAN J
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PekelilingPerbendaharaanBilangan4Tahun1993
SuratPekelilingPerbendaharaanBilangan4Tahun2013
SuratPekelilingAmBilangan2Tahun2014
Mana-manaPekeliling/Arahanyangsedangberkuatkuasa
LAMPIRAN PEKELILING DAN ARAHAN

61
Atur Cara Pentadbiran
Atur Cara Persembahan
HARI
MERDEKA
RUANG PERSEMBAHAN TEKNIKAL
VISUAL AUDIO
PADANG TERES KOIR UDARA
PROPS IN OUT CATATAN
JALAN RAYA
MASA
SEGMEN
PENGLIBATAN
PESERTA/AGENSI
Jumlah Penglibatan: 3,054 orang
BIL
2,300 orang
Peserta Koir
54 orang
Pembaca Ikrar
700 orang Peserta
Persembahan Padang
700 orang Peserta
Persembahan Padang
mengambil tempat
HARI
MERDEKA
HARI
MALAYSIA
103 orang KKU dan 66
orang Pancaragam
RAMD
KOMPONEN 1:
Ketibaan Rasmi
Pembesar Negara
(15 Minit)
Peserta Padang dan Koir mengambil
tempat dan melakukan persediaan
masing-masing
2,300 orang
Peserta Koir
mengambil tempat
Persediaan di
Dataran Merdeka
5.00 pg
1
Urus Setia AJK menyambut ketibaan
Ketua-Ketua Jabatan
Ketibaan
Ketua-Ketua Kementerian/
Jabatan/NGO/Swasta
7.00 pg
2
7.05 pg
3 Ketibaan
YB Dato’ Seri Utama
Dr. Rais Yatim,
Pengerusi J/K Induk Sambutan
Hari Kemerdekaan dan Hari
Malaysia 2011
dan Isteri
Urus Setia AJK
menyambut ketibaan
Yang Berhormat Dato’ Seri Utama
Dr. Rais Yatim Isteri
7.20 pg
4 Ketibaan Tetamu Jemputan
Dif-Dif Kehormat
Yang Berhormat
Dato’ Seri Utama Dr. Rais Yatim isteri
bersama-sama Urus Setia AJK
menyambut ketibaan
Dif-Dif Kehormat
Lagu-Lagu Patriotik
1. Malaysia Tercinta
2. Tanah Pusaka
3. Kemegahan
Negaraku
4. Putra Putri
5. Pahlawanku
6. Wawasan 2020
7. Bumi Malaysia
8. Muhibbah
9. Ilham Pujangga
10. Malaysia Tanah
Airku
11. Perwira
12. Berjaya
13. Malaysia Baru
Latar Tema
7.25 pg
5 Pengacara Majlis
HARI
MERDEKA
Mic Pengacara
KOMPONEN 1: KETIBAAN RASMI PEMBESAR NEGARA
700 orang Kumpulan Persembahan
Padang masuk ke padang
PERKARA TINDAKAN CATATAN
MASA
4.
7.30 - 8.00
pagi
TSUBII(AD) / BIUPA /
KPSU(S)D / Peg. Belia
Sukan
URUSAN PENDAFTARAN DAN
KETIBAAN PARA PENERIMA APC
TAHUN 2011
a) Pembantu Majlis memastikan
penerima mendaftar di kaunter
pendaftaran terlebih dahulu dan
mengiringi tetamu ke tempat
duduk di dalam dewan
5.
7.35 - 8.50
pagi
KPSU(S)R / PRO
(UKK) / PICC
Dihentikan
setelah
mendapat
signal
daripada
Floor
Manager
TAYANGAN VIDEO / IRINGAN MUZIK
(SEMASA KETIBAAN TETAMU)
a) Beberapa klip video Inovasi akan
dipaparkan sebagai selingan
sebelum ketibaan YBhg. Tan Sri
KSN
6.
8.40 pagi KPSU(P)U / PICC /
Konduktor koir
KUMPULAN KOIR BERSEDIA DI
PENTAS KOIR
a) Kumpulan Koir Gabungan JPM
bersedia di atas pentas khas
LAMPIRAN K

62
LAMPIRAN L
Contoh Skrip Pengacara
SKRIP PENGACARA MAJLIS
MAJLIS AMANAT
YBHG. TAN SRI DR. ALI BIN HAMSA
DEWAN PLENARI, PICC
20 JANUARI 2014 (ISNIN)
(QUE)
(Lagu Instrumental)
MENGUMUMKAN KETIBAAN YANG
BERBAHAGIA TAN SRI DR. ALI BIN
HAMSA,
Ketibaan
KSN,
TKSUK,
TKPPA
9.30 PAGI
BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM,
YANG BERBAHAGIA TAN SRI DR.
ALI BIN HAMSA, KETUA SETIAUSAHA
NEGARA;
YANG BERBAHAGIA DATUK OTHMAN
BIN HAJI MAHMOOD, TIMBALAN
KETUA SETIAUSAHA KANAN,
JABATAN PERDANA MENTERI;
Apabila
Dif-Dif
Kehormat
Hadirin
Duduk
9.40 PAGI
1. LAGU NEGARAKU
2. LAGU PERKHIDMATAN AWAM
Sebelum
NYANYIAN
LAGU
HADIRIN DIPERSILAKAN DUDUK
Selepas
NYANYIAN
LAGU
SKRIP
CUE
MASA CATATAN

63
Tatacara Pembaca Doa Jabatan Kemajuan Islam Malaysia (JAKIM)
SilaRujukGARIS PANDUAN TATACARA MEMBACA DOA DI MAJLIS-
MAJLIS RASMI DAN SEPARUH RASMI KERAJAAN dariJAKIM.Boleh
didapatimelalui:
•
•
Laman web JAKIM:
http://www.islam.gov.my/sites/default/files/panduandoa.pdf
Pegawai Khidmat Pelanggan:
JABATANKEMAJUANISLAMMALAYSIA(JAKIM)
Aras4-9BlokD7,KompleksD,
PusatPentadbiranKerajaanPersekutuan,
62519,W.P.PUTRAJAYA,
MALAYSIA
Telefon :03-88864000
Fax :03-88892039
LAMPIRAN M

64
LAMPIRAN N
Susunan Set Sarapan Pagi
Susunan Set Makan Tengahari

65
Susunan Set Makan Malam
Susunan Set Makanan Cina

66
Penasihat
1.
2.
Pengerusi
YBhg.DatukMohdZukibinAli
TimbalanKetuaSetiausaha(Pengurusan)
JabatanPerdanaMenteri
Setiausaha
Pn.RositabintiRahim
SetiausahaBahagian
BahagianPengurusanAcara
Penolong Setiausaha
1.
SENARAI JAWATANKUASA
PENYEDIAAN BUKU PANDUAN
YBhg.DatukOthmanbinHajiMahmood
TimbalanKetuaSetiausahaKanan
YBhg.DatukBorhanbinDollah
TimbalanKetuaSetiausaha(KewangandanPembangunan)
En.ShahrizanbinIbrahim

67
2.
Ahli Jawatankuasa
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pn.ZailanibintiAbd.Rahim
Pn.HalimahbintiHashim
BahagianKhidmatPengurusan
En.MohammadIrwanbinAbdulGhani
En.ShahmanbinJalaludin
BahagianIstiadatdanUrusetiaPersidanganAntarabangsa
Pn.JunaidahbintiSalleh
KementerianPelancongandanKebudayaan
En.RashidbinMean
BahagianKokurikulumdanKesenian
KementerianPendidikan
MejarZainibinHashim
SelIstiadat
AngkatanTenteraMalaysia
UstazLukmanbinMohdHosni

68
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Pegawai Untuk Dihubungi
1.
2.
En.MohdHanafiahbinMoktar
BahagianIstiadatdanUrusetiaPersidanganAntarabangsa
Pn.MazurabintiRohani
SeksyenInspektorat
ArkibNegara
En.MohdSuhaimibinMdSaad
En.SaifulkhairibinAhmad
BahagianPembangunanArtistikdanProduksi
JabatanKebudayaandanKesenianNegara
En.HesmelFazneebinAhmadFaisal
BahagianPerancangandanPembangunan
JabatanKebudayaandanKeseniaanNegara
En.GobinathA/LSiverraja
KementerianKomunikasidanMultimedia
En.AzharBinAyob
CikSaidatunNajmiahBintiMohdJamil

BUKU PANDUAN BPA .pdf

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

BUKU PANDUAN BPA .pdf