Báo cáo thực tập tại phòng nhân sự tại công ty chuyển phát nhanh Muôn Phương.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
1
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
BÁO CÁO THỰC TẬP TẠI
PHÒNG NHÂN SỰ

2
LỜI MỞ ĐẦU
Yếu tố thông tin có vai trò ngày càng quan trọng đối với hầu hết các hoạt động
kinh tế, xã hội của con người. Cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học-kỹ
thuật các phương tiện thông tin cũng phát triển không ngừng. Trong những năm gần
đây, được sự quan tâm đầu tư của Đảng và Nhà nước ngành Bưu chính-Viễn thông đã
có những bước phát triển đáng kể về số lượng, chất lượng và phạm vi thông tin. Bên
cạnh đó ngành Bưu chính cũng có những bước phát triển mạnh mẽ trong việc đáp ứng
nhu cầu của người sử dụng về các dịch vụ bưu chính theo định hướng tốc độ, tiêu
chuẩn và tin học. Trong đó yêu cầu về chất lượng, tốc độ, chính xác và an toàn được
đặt lên hàng đầu.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì nhu cầu về một loạt các dịch
vụ bưu chính chất lượng cao đã trở nên hết sức cần thiết cho con người đó là nhu cầu
chuyển phát nhanh các chứng từ, tài liệu, hàng hóa… của tổ chức trong và ngoài nước.
Để đáp ứng yêu cầu khách quan này các công ty chuyển phát lớn nhỏ, trong và
ngoài nước đã mở rộng mạng lưới dịch vụ chuyển phát nhanh không chỉ ở lãnh thổ
quốc gia mà sang cả các nước khác. Thách thức lớn nhất hiện nay mà các doanh
nghiệp gặp phải là vấn đề cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường. Công ty cổ phần chuyển
phát nhanh Muôn Phương là một công ty năng động, sáng tạo và luôn hướng về phía
trước. Muôn Phương tin tưởng rằng sức mạnh của công ty nằm ở “đầu tư” vào con
người. Vì vậy vấn đề đặt ra đối với công ty là thường xuyên tiến hành công tác tuyển
dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho công ty và không ngừng hoàn thiện công tác này,
trên cơ sở định hướng cho các quyết định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh cho công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương tôi
đã có dịp cọ xát với thực tế công việc của một nhân viên phòng nhân sự, qua đó tôi đã
thấy được vai trò rất quan trọng của bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực góp phần tạo nên đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trình độ
nghiệp vụ vững chắc cho công ty. Để công ty ngày càng phát triển và sánh vai với các
công ty quốc tế.

3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ
PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH MUÔN PHƯƠNG
(AZ EXPRESS)
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần chuyển phát nhanh
Muôn Phương.
Sơ bộ về công ty
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Chuyển Phát Nhanh Muôn Phương.
Tên giao dịch: AZ EXPRESS
Địa chỉ: B80 Bạch Đằng, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08.6296 8551 Fax: 08.6297 2086
Đại diện giao dịch: Ông Nguyễn Trọng Liên. Với chức vụ: Tổng Giám Đốc.
Email: liennguyen@azexpress.com.vn
Giấy đăng kí kinh doanh: 0305723525 Ngày cấp phép: 13/10/2011
Ngày hoạt động: 01/06/2008
Mã số thuế: 0305723525
(Nguồn: azexpress.com.vn)
Hình 1.1: Logo công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương.
 Ngành, nghề kinh doanh

4
Bảng 1.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty
STT Tên ngành Mã ngành
1 Vận tải hàng hóa hàng không
Chi tiết: Đại lý vận tải hàng hóa bằng đường hàng không.
5120
2 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Chi tiết: Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô. Vận tải hàng
hóa đông lạnh bằng ô tô.
4933
3 Đại lý, môi giới ,đấu giá
Chi tiết: Đại lý mua bán-ký gởi hàng hóa. Môi giới thương mại.
4610
4 Bốc xếp hàng hóa (trừ bốc xếp hàng hóa cảng hàng không). 5224
5 Cho thuê xe có động cơ. 7710
6 Chuyển phát
Chi tiết: Dịch vụ chuyển phát nhanh. Dịch vụ chuyển phát thư.
5320
7 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Chi tiết: Lưu giữ hàng hóa
5210
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Hiện nay, Công ty AZ EXPRESS mạng lưới đã phủ khắp 63 tỉnh thành trong cả
nước và các quốc gia trên thế giới, cung cấp dịch vụ chuyển phát hỏa tốc, nhận và
chuyển phát nhanh tới tận tay khách hàng. Với đầy đủ dịch vụ như: Express, chuyển
phát nhanh trước 9h, trong ngày, hẹn giờ, chuyển đảm bảo, chuyển tiết kiệm...v.v.
 Một số hình ảnh về phương thức vận chuyển tài liệu, hàng mẫu, hàng hóa…của
công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương.
- Đường Hàng Không

5
- Đường Sắt
- Đường Thủy
1.1.1 Lịch sử hình thành
Trước những năm cuối của thập niên 90 ở Việt Nam, nói đến việc gửi thư từ, hàng
hóa từ nơi này đến nơi khác, người ta nghĩ ngay đến bưu điện vì đó là hệ thống duy
nhất có thể thực hiện được việc này. Tất nhiên, muốn gửi được dù chỉ một lá thư nhỏ,
hay nhiều kiện hàng lớn, khách hàng phải đến gửi trực tiếp tại bưu điện. Vì thế hầu hết
mọi người đã hình thành thói quen này.
Vào những năm cuối của thập niên 90, quá trình mở cửa và hội nhập của Việt
Nam với nền kinh tế thế giới dần trở nên sôi động. Như một quy luật tất yếu, vì thế
độc quyền của các ngành nghề bưu chính-viễn thông lần lược được nhà nước gỡ bỏ.
Kết quả là trong lĩnh vực bưu chính (chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện,…) đã có một

6
số công ty ra đời để cung cấp dịch vụ gửi thư, hàng dưới hình thức giao-nhận tận nơi
cho khách hàng. Trong đó có công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương.
Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương được thành lập từ năm 2008.
Tham gia vào ngành bưu chính-chuyển phát ngay từ khi quá trình mở cửa của ngành
này mới bắt đầu, công ty Muôn Phương đã nhận thấy nhu cầu đối với dịch vụ chuyển
phát nhanh ở Việt Nam vẫn có nhiều cơ hội ở phía trước. Và việc tạo ra một hệ thống
chuyển phát hiệu quả hơn, đáp ứng được những yêu cầu khắt khe hơn của khách hàng
trong bối cảnh khả năng đáp ứng của những hệ thống chuyển phát hiện tại còn chưa
thực hiện được là điều hoàn toàn có thể. Với mục tiêu thay đổi diện mạo của ngành
chuyển phát Việt Nam với mục đích đem lại cho khách hàng sản phẩm bưu chính mới,
với chất lượng và giá cả cạnh tranh để khách hàng có thêm sự lựa chọn mới, cho nên
vào ngày 01/06/2008 công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương bắt đầu đi vào
hoạt động với mã số thuế là 0305723525. Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ
phần, với vốn điều lệ: 67.000.000.000 (vnđ).
1.1.2 Quá trình phát triển.
Công ty AZ EXPRESS với tốc độ tăng trưởng doanh thu ở mức hai con số hằng
năm đã không chỉ ra những khó khăn để đi đến thành công ấy. Hội nhập và sự phát
triển kinh tế đem đến cho ngành chuyển phát nhanh những cơ hội. Tuy nhiên nguy cơ
rủi ro đối với một doanh nghiệp chuyển phát thường đến trước khi việc kinh doanh của
doanh nghiệp đó chứng minh được hiệu quả. Có rất nhiều doanh nghiệp, cả trước và
sau công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương đã không tồn tại được qua
những khó khăn này. Nhưng công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương đã
khẳng định năng lực của mình và trở thành sự lựa chọn hàng đầu của nhiều tổng công
ty và những tập đoàn lớn trên toàn quốc như Tổng công ty dầu khí, Tồng công ty dược
phẩm Amapharco, Công ty Dược phẩm 3A, Dược Savi… Hiện nay vốn điều lệ của
công ty đã được nâng lên thành 100.594.000.000 (vnđ). Với đội ngũ nhân sự giàu kinh
nghiệm và chuyên nghiệp với hơn 1.000 lao động. Mạng lưới giao dịch rộng khắp trên
63 tỉnh thành trong cả nước và các quốc gia trên thế giới.
Công ty có quan hệ chặt chẽ và lâu dài với các đối tác lớn: Các hãng chuyển phát
nhanh quốc tế UPS, Fedex, JNE…v.v…

7
Ngành ngề kinh doanh chính của công ty là dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ
chuyển phát thư, đại lý vận tải hàng hóa bằng đường hàng không…
Các mốc phát triển:
- Ngày 01 tháng 06 năm 2008, công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương
chính thức được thành lập và đi vào hoạt động ở những vùng thành phố.
- Tháng 11 năm 2009: Công ty mở mạng lưới đến 16 tỉnh, 25 trung tâm giao dịch.
- Ngày 1 tháng 2 năm 2010: Công ty mở mạng lưới đến 27 tỉnh, 40 trung tâm giao
dịch.
- Tháng 9 năm 2010: Công ty đã có mạng lưới rộng khắp trên toàn quốc.
- Tháng 2 năm 2011: Thành lập chi nhánh ở Hà Nội.
- Tháng 9 năm 2011: Thành lập chi nhánh ở Cần Thơ.
- Trải qua 7 năm hình thành và phát triển Công ty cổ phần chuyển phát nhanh, và có
hơn 1500 khách hàng tin tưởng và ủng hộ.
- Từ năm 2010, công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương là công ty có
mạng lưới kết nối trực tiếp đi quốc tế và trở thành thành viên của hãng chuyển phát
nhanh nổi tiếng như CitiLinh of MaLaySia, OSC Of Nhật Bản.
1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và sơ đồ tổ chức tại công ty
1.2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh, dịch vụ của công ty
1.2.1.1 Các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của Công ty
- Dịch vụ phát hẹn giờ
Bưu phẩm phát hẹn giờ là các loại tài liệu, hàng mẫu, hàng hóa… được AZ EXPRESS
nhận gửi đi và đưa ra thời gian phát cụ thể.
- Dịch vụ chuyển phát trong ngày
Bưu phẩm phát trong ngày là các loại tài liệu, hàng mẫu, hàng hóa... đươc AZ
EXPRESS nhận của người gửi phát đến tay người nhận trong cùng ngày hoặc thỏa
thuận với người gửi. Phạm vi của dịch vụ là trung tâm các thành phố.
- Dịch vụ chuyển phát nhanh
Là dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế theo thời gian được công bố
trước, theo chỉ tiêu thời gian trong nước từ 18 đến 48 giờ. Ngoài ra AZ EXPRESS còn
chấp nhận chuyển phát nhanh đi khu vực ngoại thành và nông thôn theo thời gian.
- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa

8
Dịch vụ vận chuyển của AZ EXPRESS chấp nhận vận chuyển hàng hóa, vật phẩm.
Không giới hạn trọng lượng, kích thước, phạm vi phục vụ trong vùng lãnh thổ Việt
Nam.
Dịch vụ bưu phẩm không địa chỉ: AZ EXPRESS nhận phát các bưu phẩm, tài liệu, ấn
phẩm, thông tin sản phẩm dịch vụ tới các địa chỉ trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.
Người gửi xác định phạm vị khu vực hoặc ngành nghề hay nhóm đối tượng khách
hàng AZ EXPRESS sẽ chuyển phát tới tay người nhận theo những ấn phẩm nội dung
thông tin của quý khách tới người nhận theo hình thức dịch vụ thỏa thuận.
- Dịch vụ khai giá và bảo hiểm hàng hóa
AZ EXPRESS kết hợp với các công ty bảo hiểm trong nước và quốc tế cung cấp dịch
vụ để bảo hiểm cho tài liệu, hàng hóa tới quý khách hàng theo yêu cầu.
- Dịch vụ phát hàng thu tiền
Dịch vụ phát hàng thu tiền (AZ EXPRESS COD) là dịch vụ đặc biệt mà người gửi có
thể sử dụng kèm với dịch vụ chuyển phát nhanh để ủy thác cho AZ EXPRESS thu hộ
một khoản tiền của người nhận khi phát hàng hóa hoặc tài liệu và chuyển khoản tới đó
cho khách hàng (mức tối đa không quá 50 triệu đồng).
- Dich vụ thu cước khi nhận hàng
AZ EXPRESS cung cấp dịch vụ thu cước người nhận là dịch vụ người nhận phải thanh
toán cước dịch vụ thay cho người gửi, khi AZ EXPRESS phát tài liệu, hàng hóa tới địa
chỉ nhận.
- Dịch vụ điện hoa-điện quà
AZ EXPRESS nhận ủy thác của khách hàng chuyển tới địa chỉ người nhận lãng hoa,
bó hoa, quà tặng có kèm theo thiệp chúc mừng hay chia buồn theo yêu cầu của quý
khách hàng.
- Dich vụ phát quà hoặc hàng hóa khuyến mãi
AZ EXPRESS cung cấp dịch vụ thay mặt các công ty có chương trình khuyến mãi
chuyển tới khách hàng trúng thưởng của chương trình khuyến mãi quà tặng trúng
thưởng.
AZ EXPRESS có thể đóng gói, phân chia tờ rơi… của chương trình khuyến mãi,
quảng cáo tới các cửa hàng hoặc đại lý của khách hàng trên toàn quốc.

9
1.2.1.2 Những khách hàng của công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn
Phương.
 Khách hàng đầu vào: Các hãng chuyển phát nhanh quốc tế UPS, Fedex, JNE…
 Khách hàng sản phẩm đầu ra: Là những cá nhân, tổ chức doanh nghiệp muốn gửi
tài liệu, hàng mẫu, hàng hóa… được công ty nhận và sẽ vận chuyển bằng đường
hàng không, đường sắt, đường thủy, đường bộ để đến với người nhận.
Là những tập đoàn lớn như: Tổng công ty dầu khí, Tồng công ty dược phẩm
Amapharco, Công ty Dược phẩm 3A, Dược Savi, Ngân hàng Sacombank, Ngân
hàng nông nghiệp chi nhánh TPHCM… và hơn 1.000 công ty của Nhà Nước, nước
ngoài, liên doanh và tư nhân tại Việt Nam.
1.2.1.3 Quy trình kinh doanh của công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn
Phương.
 Quy trình giao nhận bưu phẩm là một quá trình dây chuyền công nghệ khép kín, kể
từ khi bắt đầu là người gửi và kết thúc quá trình là người nhận, có thể biểu diễn qua
sơ đồ sau:
(Nguồn: Phòng trung tâm giao dịch)
Sơ đồ 1.1: Quy trình giao nhận bưu phẩm.
Diễn giải quy trình giao nhận bưu phẩm như sau:
- Bước 1: Khi khách hàng có nhu cầu chuyển phát bưu phẩm bưu kiện. Khách hàng
gọi đến các Trung Trâm Giao Dịch hoặc nhân viên giao nhận đang phục vụ.
Trung tâm khai
thác
Trung tâm giao
dịch nhận
Trung tâm giao
dịch phát
(Tuyến phát)
(
Nhân viên
Giao nhận
Khách hàng
nhận bưu phẩm,
hàng hóa
Khách hàng
gửi bưu phẩm,
hàng hóa
3
4
5
6
2
1
1

10
- Bước 2: Khi nhân viên giao nhận Bưu phẩm, Bưu Kiện của khách hàng chuyển về
Trung Tâm Giao Dịch.
- Bước 3: Trung Tâm Giao Dịch chia, chọn kết nối với các Trung Tâm Khai Thác
(TTKT).
- Bước 4: Các Trung Tâm Khai Thác chia chọn, kết nối với các Trung Tâm Giao
Dịch phát, tuyến phát.
- Bước 5: Các Trung Tâm Giao Dịch phát hoặc tuyến phát phân chia theo tuyến phát
của các Nhân Viên Giao Nhận.
- Bước 6: Nhân viên Giao Nhận phát Bưu phẩm, Bưu Kiện đến khách hàng.
 Mỗi công đoạn, bộ phận người phụ trách, lao động có những chuyên môn: Cần có
đội ngũ nhân viên phải chuyên nghiệp, có kinh nghiêm làm việc, có trình độ cao và
nghiệp vụ vững chắc để có thể tư vấn, hỗ trợ và phục vụ tốt yêu cầu của khách hàng.
1.2.2 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
1.2.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty

11
HỘI
ĐỒNG
QUẢN
TRỊ
BAN
KIỂM
SOÁT
TỔNG
GIÁM
ĐỐC
TRỢ
LÝ
GIÁM
ĐỐC
PHÓ
GIÁM
ĐỐC
CHẤT
LƯỢNG
PHÓ
GIÁM
ĐỐC
Phòng
kinh
doanh
Phòng
công
nghệ
thông
tin
Phòng
nhân
sự
Phòng
kế
toán
Phòng
pháp
chế
Phòng
chăm
sóc
khách
hàng
TRUNG
TÂM
KHAI
THÁC
KHU
VỰC
2
CÁC
TRUNG
TÂM
GIAO
DỊCH
TRUNG
TÂM
PHÂN
PHỐI
VĂN
PHÒNG
PHẨM
ĐỘI
XE
Sơ
đồ
1.2:
Sơ
đồ
tổ
chức
công
ty
cổ
phần
chuyển
phát
nhanh
Muôn
Phương.
(Nguồn:
Phòng
nhân
sự)

12
1.2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty
để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm
quyền cổ đông.
Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện
các quy chế của công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý,
điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo
cáo tài chính.
- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của
công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý lên Hội đồng quản trị tại cuộc họp
thường niên.
Tổng giám đốc: (Ông Nguyễn Trọng Liên) Có chức năng điều hành mọi hoạt
động của tất cả các phòng ban trong công ty, thực hiện việc hoạch định chiến lược
kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước pháp luật
về thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện tại.
- Lập và triển khai các chiến lược kinh doanh, marketing quảng cáo cho các hoạt
động kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm về mối quan hệ đối ngoại của công ty với các đối tác nội địa và
nước ngoài.
- Tìm kiếm thị trường tiềm năng để có thể triển khai cung cấp các dịch vụ của công
ty.
- Đề xuất các chính sách hợp lý, phù hợp với từng đối tượng khách hàng, phát triển
các kênh phân phối hàng hóa.
Phòng công nghệ thông tin: Là bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống giải
pháp; Thiết lập các quy trình kiểm tra, xử lý hệ thống và thiết bị của các phòng ban
Phòng nhân sự: Có thể nói là cơ quan mang tính diện mạo cho tổ chức, doanh
nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm trước ban Giám đốc về tất cả các công tác
tổ chức, nhân sự, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của công ty.

13
Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm
quyền được giao.
- Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc
của phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành kế hoạch
ngân sách năm, kế hoạch công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo
yêu cầu của Ban điều hành.
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá
hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao
hoạt động của công ty.
- Theo dõi, đánh giá năng lực, tư cách, thái độ của CB-CNV khi tiếp xúc với khách
hàng để trình lên ban Giám đốc về việc tăng hoặc giảm lương hoặc khen thưởng và
kỉ luật.
Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm về việc quản lý sổ sách, tổng hợp thông tin thu-
chi trong công ty. Nhiệm vụ quản lý tài sản, quyết toán thuế, tư vấn tài chính cho
các dự án cho Phòng kinh doanh.
Phòng pháp chế: Chịu trách nhiệm về các vấn đề, hoạt động liên quan đến thủ tục,
pháp lý. Đảm bảo các hoạt động tổ chức, đầu tư, kinh doanh của công ty thực hiện
theo đúng quy định của pháp luật.
- Tham mưu cho ban Giám đốc khai thác, sử dụng các loại vốn cũng như tài sản
nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty.
- Soạn thảo, thẩm định tính pháp lý của các hợp đồng, thỏa thuận, quy định nội bộ.
- Cập nhật, lưu trữ các thông tin và cung cấp văn bản pháp luật cho các phòng/ban
theo yêu cầu.
- Làm thủ tục, hồ sơ liên quan đến việc điều chỉnh giấy phép hoạt động (tăng vốn
điều lệ, thay đổi trụ sở…) thành lập chi nhánh, phòng giao dịch.
Phòng chăm sóc khách hàng
- Đề xuất các phương án chăm sóc khách hàng như chăm sóc khách hàng đang sử
dụng dịch vụ, khách hàng mới, khách hàng bỏ và tạm ngưng.

14
- Triển khai và phối hợp tốt với các trung tâm giao dịch về công tác tặng thiệp nhân
ngày sinh nhật của khách hàng.
1.2.2.3 Sơ đồ tổ chức của bộ phận nơi tham gia thực tập tốt nghiệp
Như sơ đồ 1.2 đã mô tả ở trên, công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương
được chia thành 6 phòng ban: Phòng kinh doanh, phòng công nghệ thông tin, phòng
nhân sự, phòng kế toán, phòng pháp chế, phòng chăm sóc khách hàng. Tôi được phân
công thực tập ở phòng nhân sự.
(Nguồn: Phòng nhân sự)
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức của phòng nhân sự.
Ghi chú: Từ viết tắt
TL: Trợ lý
NV: Nhân viên
HC: Hành chính
1.2.2.4 Chức năng nhiệm vụ của phòng Nhân sự
Trưởng phòng: (Ông Nguyễn Thành Vinh)
- Tham mưu Ban Giám Đốc xây dựng cơ chế quản lý, đào tạo, nhân sự công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý,
tháng.
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV; Chính sách thăng tiến và
thay thế nhân sự; Quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích-kích thích
người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động; Kế hoạch và tổ
TRƯỞNG PHÒNG
NV.NHÂN SỰ
TL.NHÂN
SỰ
PHÓ PHÒNG
THƯ KÝ HC

15
chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động
và phòng chống cháy nổ của công ty.
- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người
lao động trong công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân
viên, cách thức tuyển dụng nhân sự…
- Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc giao.
Phó phòng: (Bà Nguyễn Thị Trúc Phương).
- Tham mưu, đề xuất cho Trưởng phòng để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự.
- Tham mưu cho Trưởng phòng trong việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ
tốt cho dịch vụ kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty.
- Theo dõi tình hình nhân sự của công ty và toàn chi nhánh. Báo cáo tình hình nhân
sự theo từng quý, năm.
- Xây dựng, cải tiến nội quy công ty, các quy định, quy chế quản lý nhân sự, khen
thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách nhân sự.
- Báo cáo tình hình tuyển dụng và đào tạo lên Trưởng phòng.
- Theo dõi đề xuất BGĐ tăng lương cho nhân viên theo định kỳ. Xem xét điều chỉnh
thưởng, phúc lợi cho toàn công ty.
- Kiểm tra bảng tính lương hàng tháng.
Nhân viên nhân sự
- Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo thủ tục tuyển dụng: nhận bản đăng kí
nhân sự, lập thông báo tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn.
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá
ứng viên khi thử việc.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn công ty: lưu hồ sơ CNV trong file theo bộ
phận.
- Quản lý việc đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo, liên hệ cơ sở
đào tạo, làm thủ tục cho CNV đi đào tạo, lưu bằng cấp-chứng chỉ đào tạo cho CNV,
đánh giá kết quả, lưu hồ sơ đào tạo.
- Quản lý văn phòng phẩm của công ty.

16
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển công văn,
giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận liên quan. Khi
chuyển giao công văn, giấy tờ, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giao công văn.
- Quản lý nghỉ phép, nghỉ việc của CNV.
- Thực hiện chấm công cho nhân viên: lập bảng tổng kết công, công tăng ca, chuyển
cho CNV ký tên, chuyển Trưởng phòng duyệt, chuyển Phòng Kế toán để tính lương
cho nhân viên. Trong quá trình chấm công, phát hiện nhân viên mới, nhân viên nghỉ
việc đề xuất Trưởng phòng xử lý.
Trợ lý nhân sự: (Tạ Thị Lệ Thu) Hỗ trợ bộ phận nhân sự tất cả các công việc liên
quan đến: tuyển dụng, phúc lợi và lương, sức khỏe và an toàn lao động.
Thư ký hành chính: ( Đoàn Thị Thu Hà) Là gồm những công việc liên quan đến
- Văn thư, lưu trữ văn bản, hồ sơ nhân sự.
- Soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng.
- Lên lịch làm việc cho các phòng ban.
1.2.3 Nội quy làm việc của công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương
1.2.3.1 Quy định về thời gian làm viêc
Thời gian làm việc tại công ty là 6 ngày/ tuần, cụ thể như sau
- Nhân viên hành chính, nhân viên bưu tá
+ Từ ngày thứ hai đến ngày thứ bảy
+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30
+ Cơm trưa và nghỉ ngơi: từ 12h đến 13h
+ Chiều: từ 13h đến 17h
Ngày nghỉ lễ
- Tết dương lịch: 1 ngày (1 tháng 1)
- Tết âm lịch: 4 ngày (giao thừa, mồng một đến mồng ba)
- Ngày thống nhất: 1 ngày (30 tháng 4)
- Lao động quốc tế: 1 ngày (1 tháng 5)
- Quốc khánh: 1 ngày (2 tháng 9)
- Các ngày lễ nếu trúng với ngày chủ nhật được nghỉ bù bào ngày kế tiếp.
Nghỉ phép hàng năm

17
- Người lao động có thời gian làm việc tại công ty đủ 12 tháng thì được nghỉ phép
năm có lương trong 12 ngày; mỗi thâm niên được nghỉ thêm 1 ngày phép năm.
- Cán bộ và tất cả nhân viên hành chính có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động
về việc nghỉ phép năm tối đa 3 ngày 1 lần và phải làm xong thủ tục nghỉ phép năm
trước 7 ngày và bàn giao công việc cho nhân viên làm thay
- Nhân viên làm việc chưa đủ 12 tháng, nếu không nghỉ phép năm theo tỷ lệ thì được
cấp phát số tiền tính theo tỷ lệ và được cấp trả chung với tiền thưởng cuối năm
trước tết Âm lịch
1.2.3.2 Quy định về tiền lương
 Tùy theo tính chất công việc, mỗi một nhân viên được chi trả lương tính theo sản
phẩm hoặc lương cố định và phải xác định cách nhận trả lương khi ký hợp đồng
chính thức. Trường hợp nửa chừng có thay đổi thì do Chủ quản Bộ phận điền ghi
phiếu điều động công tác và ghi rõ phương pháp lãnh lương sau này.
 Vào cuối tháng 12 mỗi năm căn cứ bảng ghi điểm để điều chỉnh lương một lần. Đối
với nhân viên mới được tuyển dụng, thì sau khi hết hạn thử việc sẽ do Chủ quản Bộ
phận căn cứ kết quả công tác thực tế để đề xuất ý kiến trình Ban Giám đốc phê
duyệt
 Lương của toàn thể nhân viên được chia làm 2 đợt chi trả mỗi tháng. Đợt đầu trả
vào ngày 1 hàng tháng cho tạm ứng 1.000.000 đồng, đến ngày 15 tháng kế tiếp trả
hết tiền lương còn lại và trợ cấp. Những nhân viên xin nghỉ việc trong bảy ngày, kể
từ ngày có quyết định chấm dứt hợp đồng được Công ty thanh toán các khoản liên
quan đến quyền lợi mỗi bên và trường hợp đặc biệt thời hạn có thể kéo dài đến 30
ngày. Trường hợp ngày trả lương trùng vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ pháp định, thì
công ty sẽ trả lương trước hoặc sau đó một ngày.
 Lương tăng ca được hưởng 150% so với lương bình thường.Trường hợp tăng ca vào
ngày chủ nhật hoặc ngày lễ pháp định, nếu không nghỉ bù thì được trả lương bằng
200%. Nếu được nghỉ bù, thì công ty chỉ trả phần chênh lệch so với tiền lương của
ngày làm việc bình thường.
 Mỗi ngày làm việc 8 giờ được tính một ngày hưởng lương, lương ngày tính bằng
1/26 ngày làm việc của lương tháng cố định.

18
 Đối với nhân viên nghỉ phép không có lý do thì tiền lương bị trừ gấp đôi theo số
ngày nghỉ tương ứng để bồi thường thiệt hại cho công ty và tiền phạt.
 Tiền thưởng cuối năm sẽ được trích từ 10% lợi nhuận kinh doanh của công ty. Mức
thưởng tùy thuộc vào kết quả kinh doanh trong năm.
1.2.3.3 Chính sách chất lượng và môi trường
 Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ cán bộ làm việc chuyên nghiệp, chủ động,
sáng tạo, giỏi nghiệp vụ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trong
sáng, không ngừng phấn đấu vì mục tiêu chất lượng của công ty.
 Thỏa mãn yêu cầu khách hàng thông qua việc giao hàng và xử lý sự cố mọi lúc và
đúng hạn cho khách hàng.
 Thường xuyên phổ biến và giáo dục ý thức đảm bảo chất lượng cho từng cán bộ
công nhân viên.
 Không ngừng cải tiến liên tục hệ thống để đáp ứng các dịch vụ cho khách hàng.
 Cam kết bảo đảm an toàn và bảo vệ môi trường trong lĩnh vực dịch vụ.
1.2.3.4 Phòng cháy chữa cháy
Các quy định về PCCC của công ty cụ thể như sau
 Điều 1: Việc phòng cháy và chữa cháy là nghĩa vụ của mỗi nhân viên.
 Điều 2: Mỗi nhân viên phải tích cực đề phòng, không để nạn cháy xảy ra, đồng thời
chuẩn bị sẵn sàng về lực lượng, phương tiện để khi cần chữa cháy kịp thời và hiệu
quả.
 Điều 3: Kiểm tra thường xuyên tại các phòng làm việc tình hình thực hiện về quy
định phòng cháy chữa cháy. Chú ý tắt đèn, quạt, máy tính, máy lạnh, các thiết bị
điện, cúp cầu dao khi hết giờ làm việc.
 Điều 4: Kiểm tra định kỳ được tiến hành mỗi tháng đối với: Hệ thống điện; Bảo trì
các trang thiết bị điện; Kiểm tra trang thiết bị phòng cháy chữa cháy còn hạn sử
dụng hay không; Sắp xếp lại trang thiết bị phòng cháy chữa cháy ở vị trí hợp lý
nhất.
 Điều 5: Không hút thuốc, không đốt lửa, không đun nấu trong khu vực văn phòng.
Đối với khách hàng đến liên hệ công tác, cán bộ được cử làm việc với khách hàng
cần nhắc nhở tế nhị không hút thuốc trong công ty.

19
 Điều 6: Nghiêm cấm tự ý câu móc, lắp đặt thêm thiết bị điện; Nhân viên sử dụng
các thiết bị liên quan đến điện phải kiểm tra ổ cắm, đường dây, tránh để hở, chập
mạch trước khi mở nguồn cho các thiết bị hoạt động.
 Điều 7: Khi giao nhận hàng, xe không được nổ máy trong kho, nơi chứa nhiều chất
dễ cháy và khi đậu phải hướng đầu xe ra ngoài.
 Điều 8: Trên các lối đi lại, nhất là ở các lối thoát hiểm không được đặt các chướng
ngại vật.
- Các bình chữa cháy phải được lắp đặt đúng và kiểm tra thường xuyên theo quy
định. Bình chữa cháy, vòi nước phải giữ không được tắt nghẽn.
- Các thiết bị chữa cháy bị hỏng phải di dời ra khỏi nơi làm việc và phải thay thế
ngay.
- Nghiêm cấm việc đốt rác, chất thải trong công ty.
 Điều 9: Phòng ban hoặc nhân viên có thành tích phòng cháy, chữa cháy sẽ được
khen thưởng, nhân viên nào vi phạm các điều quy định ở trên tùy vào nặng hay nhẹ
mà xử lý kỉ luật hành chính đến truy tố theo pháp luật hiện hành.
 Điều10: Phòng ban hoặc nhân viên có thành tích phòng cháy, chữa cháy sẽ được
khen thưởng, nhân viên nào vi phạm các điều quy định ở trên tùy vào nặng hay nhẹ
mà xử lý kỷ luật hành chính đến truy tố theo pháp luật hiện hành.
1.2.3.5 Thực hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc
 Không nói lớn tiếng, gây ồn ào, mất trật tự làm ảnh hưởng đến người xung quanh.
Đi lại, di chuyển nhẹ nhàng, bảo đảm sự yên tĩnh cần thiết nơi làm việc.
 Luôn trả lại vị trí cũ và sắp xếp các vật dụng, vật liệu, tài liệu, bỏ ngay ngắn, gọn
gàng, đẹp mắt sau khi sử dụng.
 Thực hiện vệ sinh bàn ghế, máy móc thiết bị vật dụng, ngăn chứa hồ sơ, tủ, nơi làm
việc cá nhân và giữ gìn vệ sinh chung trong công ty.
1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2012-2013
1.3.1 Mặt hàng kinh doanh
Thống kê mặt hàng kinh doanh của công ty qua 2 năm qua theo bảng sau:

20
Bảng 1.2 Mặt hàng kinh doanh
STT MẶT
HÀNG
NĂM 2012 NĂM 2013
NĂM 2013 SO NĂM
2012
Giá trị
(vnđ)
Tỷ
trọng
(%)
Giá trị
(vnđ)
Tỷ
trọng
(%)
Giá trị
(vnđ)
Tốc độ
tăng
(%)
1 Dịch vụ
chuyển phát
nhanh
36.966.616.410 57,77 39.348.987.294 50,66 2.382.370.884 6,44
2 Dịch vụ
chuyển phát
thư
7.681.670.234 12,00 15.039.703.390 19.36 7.358.033.156 95,79
3 Đại lý vận
tải hàng hóa
bằng đường
hàng không
19.345.789.230 30,23 23.290.414.136 29,98 3.944.624.906 20,39
TỔNG 63.994.075.874 100 77.679.104.820 100 13.685.028.946 21,38
*Nhận xét:
Nhìn vào bảng trên ta thấy, doanh thu lớn nhất của công ty là từ dịch vụ chuyển
phát thư, đặc biệt là năm 2013 đã có sự tăng trưởng vượt bậc đến 95,79 % so với năm
2012 đạt giá trị 7.358.033.156 (vnđ) từ 7.681.670.234 (vnđ) lên đến 15.039.703.390
(vnđ). Có sự tăng trưởng nhanh này là do trong năm 2013 lượng khách hàng sử dụng
dịch vụ chuyển phát thư của công ty tăng lên nhanh chóng làm cho doanh thu của dịch
vụ chuyển phát nhanh tăng mạnh trong năm 2013.

21
- Tỉ trọng của đại lý vận tải hàng hóa bằng đường hàng không trong năm 2013 vẫn
giữ nguyên ở mức 30% dù giá trị tăng lên khá nhiều 3.944.624.906 (vnđ) so với
năm 2012. Từ 19.345.789.230 (vnđ) lên đến 23.290.414.136 (vnđ).
- Tỉ trọng của dịch vụ chuyển phát nhanh trong năm 2013 giảm 7% từ 58% năm 2012
còn 51% năm 2013 dù giá trị có tăng lên 2.382.370.884 (vnđ) từ 36.966.616.410
(vnđ) lên 39.348.987.294 (vnđ). Sở dĩ dịch vụ này có tỉ trọng giảm là do sự tăng lên
nhanh chóng của dịch vụ chuyển phát thư, tăng 7% từ 12% năm 2012 lên 19% năm
2013.
- Tốc độ tăng của năm 2013 với năm 2012 là 21,38%. Trong thời kì nền kinh tế đang
gặp khó khăn như hiện nay là một con số đáng khích lệ của công ty điều này cho
thấy công ty đang có định hướng phát triển đúng đắn, phù hợp, ngoài ra còn chứng
minh được công ty đang có trong tay một đội ngũ nhân viên có năng lực tốt, năng
động và làm việc rất hiệu quả.
- Chính sách mới của công ty là tiếp tục tìm kiếm khách hàng, chăm sóc khách hàng
tiềm năng, ưu tiên khách hàng thân thiết, tăng chất lượng dịch vụ để khách hàng
cảm thấy thoải mái khi sử dụng dịch vụ của công ty.
1.3.2 Thị trường kinh doanh.
Thống kê thị trường kinh doanh của công ty qua 2 năm theo bảng sau
Bảng 1.3 Thị trường kinh doanh
STT
THỊ
TRƯỜNG
NĂM 2012 NĂM 2013 NĂM 2013 SO NĂM
2012
Giá trị
(vnđ)
Tỷ
trọng
(%)
Giá trị
(vnđ)
Tỷ
trọng
(%)
Giá trị
(vnđ)
Tôc độ
tăng
(%)
1 Trong nước 43.457.690.420 67,91 52.245.963.720 67,26 8.788.273.300 20,22
2 Ngoài nước 20.536.385.454 32,09 25.433.141.100 32,74 4.896.755.646 23,84
TỔNG 63.994.075.874 100 77.679.104.820 100 13.685.028.946 21,38

22
*Nhận xét:
- Nhìn vào bảng trên ta thấy, thị trường mục tiêu của công ty cổ phần chuyển phát
nhanh Muôn Phương là thị trường trong nước. Năm 2013 doanh số tại thị trường
mục tiêu chiếm 67% tương đương 52.245.963.720 (vnđ). Số tiền tăng so với năm
2012 là 20,22% tương đương 8.788.273.300 (vnđ).
- Thị trường ngoài nước năm 2013 chiếm 32% tương đương 25.433.141.100 (vnđ),
doanh thu tăng so với năm 2012 là 23,84% tương đương 4.896.755.646 (vnđ).
- Chính sách (kế hoạch, định hướng, chiến lược) của công ty về thị trường là: Mở
rộng thị trường ra ngoài nước nhưng vẫn chú trọng thị trường chính là thị trường
trong nước.
1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh
Tình hình kinh doanh của công ty qua 2 năm, theo bảng sau:
Bảng 1.4: Kết quả kinh doanh qua hai năm 2012 - 2013
STT CHỈ TIÊU
NĂM 2012
(vnđ)
NĂM 2013
(vnđ)
NĂM 2013 SO NĂM 2012
Giá trị
(vnđ)
Tốc độ
tăng
(%)
1 Doanh thu 63.994.075.874 77.679.104.820 13.685.028.946 21,38
2 Chi phí 53.765.908.489 65.908.114.709 12.142.206.220 22,58
3 Lợi nhuận
trước thuế
10.228.167.385 11.770.990.111 1.542.822.726 15,08

23
(Nguồn: Phòng kế toán)
*Nhận xét:
- Nhìn vào bảng trên ta thấy, doanh thu của công ty năm 2013 đạt 77.679.104.820
(vnđ), doanh thu năm 2012 đạt 63.994.075.874 (vnđ). Doanh thu năm 2013 so với
năm 2012 tăng 21,38 % tương đương 13.685.028.946 (vnđ). Doanh thu năm 2013
tăng so với năm 2012 có nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sản phẩm có
nhiều điểm mới mẻ, tốt hơn và do đội ngũ kinh doanh của công ty làm việc tốt hơn
năm 2012 làm cho lượng khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty năm 2013 tăng
lên so với năm 2012. Tuy nhiên, mức tăng doanh thu và chi phí vẫn gần bằng nhau.
- Chi phí năm 2013 so với năm 2012 tăng lên 22,58% tương đương 12.142.206.220
(vnđ). Vì lượng khách hàng sử dụng dịch vụ nhiều hơn nên tổng chi phí cao hơn,
ngoài ra do trong năm 2013 công ty có xu hướng mở rộng thị trường ra ngoài nước
nhiều hơn nên chi phí cũng cao hơn đôi chút.
- Ta thấy tốc độ tăng doanh thu bé hơn tốc độ tăng chi phí (21,38% của doanh thu so
với 22,58% của chi phí) làm cho lợi nhuận của công ty trong năm 2013 tăng 15,08
% tương đương 1.542.822.726 (vnđ).
- Định hướng phát triển của công ty về doanh số, lợi nhuận trong tương lai
+ Mở rộng thị trường kinh doanh ra thị trường ngoài nước.
+ Tìm kiếm thị trường mới.
+ Nâng cao trình độ quản lý dịch vụ của công ty.
+ Đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trước.

24
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG THỰC TẬP
2.1 Mô tả quy trình và công việc thực tế nơi thực tập
2.1.1 Quy trình công việc chung của phòng Nhân sự
2.1.1.1 Quy trình công việc
Mục đích của công việc phòng nhân sự là chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện:
Các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, phát triển và hoạch định nguồn nhân lực; Vận
hành hệ thống, lương thưởng và đãi ngộ tại công ty theo đúng quy định; Đôn đốc,
hướng dẫn phòng ban đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên; Theo dõi
giải quyết chế độ BHXH, BHYT và quản lý hồ sơ của nhân viên trong công ty. Cụ thể
dưới đây là quy trình làm việc của phòng Nhân sự của công ty cổ phần chuyển phát
nhanh Muôn Phương.
(Nguồn: Phòng Nhân sự)
Sơ đồ 2.1 Quy trình làm việc phòng Nhân sự
2.1.1.2 Diễn giải quy trình làm việc của phòng Nhân sự
Bước 1: Xây dựng và
thực hiện kế hoạch
tuyển dụng
Bước 2: Tiến hành
đào tạo, nâng cao
nghiệp vụ cho nhân
viên
Bước 4: Vận hành hệ
thống lương, thưởng và
các chế độ đãi ngộ
khác theo đúng quy
định
Bước 5: Xử lý
quan hệ lao động
Bước 6: Theo dõi,
cập nhật và quản lý
hồ sơ, danh sách
nhân viên trong
công ty
Bước 7: Thực hiện các
công việc khác liên
quan hoặc theo yêu
cầu.
Bước 3: Đánh giá
thành tích nhân viên

25
Bước 1: Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng.
- Nhân viên của phòng nhân sự sẽ tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban,
sau đó lập kế hoạch tuyển dụng trình lên Phó phòng/Trưởng phòng.
Lập kế hoạch tuyển dụng là một bước quan trọng trong công tác tuyển dụng, để làm
tốt chúng phải chuẩn bị những thông tin, tài liệu cần thiết, lựa chọn người tiến hành
tuyển dụng, lựa chọn hình thức tuyển dụng phù hợp… để có được một buổi tuyển
dụng hiệu quả.
- Đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ và phối hợp với Trưởng phòng khác tổ chức
phỏng vấn, lựa chọn ứng viên phù hợp theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
- Lập danh sách, chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng lao động cho các ứng viên đã trúng tuyển.
- Lập báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc trình Phó phòng/Trưởng phòng
xem xét.
- Hướng dẫn, giới thiệu cho nhân viên mới về các chính sách, quy định nhân sự của
công ty.
Bước 2: Tiến hành đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
- Sau quá trình tuyển dụng, nếu tiến hành định hướng và huấn luyện cho các nhân
viên mới một cách bài bản sẽ quyết định đến hiệu quả làm việc về sau của đội ngũ
nhân viên, giữ họ ở lại lâu dài với công ty, giảm chi phí đào tạo lại.
- Mục đích của công tác đào tạo sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin khi hòa nhập
với môi trường mới, nhanh chóng thích nghi với công việc chung và giúp công ty có
những chính sách hỗ trợ hợp lý đối với sự phát triển trong tương lai của nhân viên.
Tiến hành đào tạo nhân viên mới
 Lựa chọn người đào tạo từ những nhân viên cũ có kinh nghiệm chuyên môn và hiểu
biết hoạt động công ty.
 Xây dựng quan hệ tương tác cá nhân từ buổi đầu nhân viên làm quen với môi
trường mới. Giới thiệu nhân viên với người giám sát trực tiếp và các đồng nghiệp
khác dưới hình thức một cuộc trò chuyện thoải mái, một bữa tiệc thân mật… Nên
thông báo trước về tên tuổi, hình ảnh, chức vụ của nhân viên mới để nhân viên cũ
biết và chào đón.

26
 Giúp nhân viên mới có một bức tranh tổng quan về công ty như: lịch sử hình thành
và hoạt động của công ty, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên,
chức năng của các phòng ban.
 Tiến hành đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng cơ bản như giao tiếp,
làm việc nhóm… tạo điều kiện cho nhân viên mới tiếp xúc và trao dồi thêm kinh
nghiệm ở những công việc liên quan đến phạm vi mà họ đảm trách hoặc tìm hiểu
công việc của các phòng ban khác để nhân viên nắm bắt được tình hình hoạt động
chung của công ty
Bước 3: Đánh giá thành tích nhân viên
Trưởng phòng/Phó phòng sẽ xem xét và kết luận một cách công bằng và khách quan
về việc nhân viên có thực hiện nhiệm vụ theo đúng các yêu cầu mà cấp trên đề ra hay
không, từ đó sẽ thưởng công xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc vì những cố gắng của
họ đạt được trong công việc, đồng thời tìm ra những nhân viên yếu kém, thiếu năng
lực hay chưa thực sự nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được phân công.
Bước 4: Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng
quy đinh.
- Phòng nhân sự sẽ tổng hợp ngày công, lập bảng tính trả lương, thưởng và các chế
độ đãi ngộ khác cho nhân viên chuyển Phòng kế toán thanh toán.
- Theo dõi và cập nhật vào hệ thống các thay đổi nâng hạ lương của nhân viên.
- Định kỳ tổng hợp thông tin, phân tích và đề xuất các điều chỉnh về mức lương,
thưởng và đãi ngộ phù hợp với thị trường lao động, điều kiện thực tế của công ty
trình Trưởng phòng.
- Hỗ trợ với Phó phòng lập kế hoạch tiền lương hàng năm trình Tổng giám đốc phê
duyệt.
- Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT, cho toàn nhân viên trong công ty.
 Theo dõi, cập nhật số liệu tăng giảm BHXH, BHYT và đối chiếu với cơ quan
BHXH hàng tháng.
 Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và liên hệ với Cơ quan BHXH cho nhân viên tham
gia và hưởng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng quy định.
Bước 5: Xử lý quan hệ lao động

27
- Giải quyết tranh chấp lao động
- Giải quyết các trường hợp nhân viên xin nghỉ việc.
- Giải đáp các khiếu nại, thắc mắc của nhân viên
Bước 6: Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên trong công ty.
- Theo dõi biến động nhân sự. Định kỳ thống kê, lập báo cáo phân tích tình hình sử
dụng nhân sự trình Phó phòng /Trưởng phòng.
- Trực tiếp dự thảo các văn bản thay đổi công việc, mức lương, khen thưởng, xử phạt,
chấm dứt hợp đồng lao động.
- Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân viên đúng quy định.
Bước 7: Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu.
- Tham gia phổ biến các quy định, chính sách nhân sự và giải đáp thắc mắc, khiếu nại
liên quan của nhân viên.
- Thực hiện đúng chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.
- Tham gia và hoàn thành đúng yêu cầu các dự án, các công việc khác thuộc chức
năng nhiệm vụ theo phân công.
2.1.2 Công việc tìm hiểu được về thực tế tại phòng nhân sự.
2.1.2.1 Tên công việc được giao tại phòng nhân sự
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi được sắp xếp làm việc tại phòng Nhân sự
với vị trí là một nhân viên nhân sự. Công việc chính của tôi là: Hỗ trợ công tác tuyển
dụng. Bên cạnh đó, tôi còn quản lý nghỉ phép, nghỉ việc của CNV, thực hiện chấm
công cho nhân viên, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu của Phó
phòng/Trưởng phòng và nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan.
Sau đây là quy trình công việc hỗ trợ công tác tuyển dụng.
2.1.2.2 Mô tả công việc được giao
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Sơ đồ 2.2:Quy trình công việc được giao
Bước 1: Tiếp nhận,
kiểm tra và sàng lọc
hồ sơ của các ứng
viên
Bước 2: Lên danh sách
phỏng vấn, thông báo
ứng viên
Bước 3: Lưu trữ
các hồ sơ của ứng
viên

28
Diễn giải quy trình
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của các ứng viên
Ở bước này, khi đến thời hạn tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng tôi sẽ cùng với các nhân
viên phụ trách tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của ứng viên.Tùy theo vị trí tuyển dụng mà
hồ sơ cần các loại giấy tờ và trình tự khách nhau. Đây là bước đầu tiên giúp sàng lọc
và loại bỏ bớt hồ sơ không phù hợp. Nếu khi kiểm tra mà hồ sơ thiếu giấy tờ tôi sẽ yêu
cầu ứng viên nộp bổ sung. Nếu ứng viên không đáp ứng được hồ sơ đó sẽ bị loại. Còn
trong trường hợp hồ sơ hợp lệ tôi sẽ hướng dẫn ứng viên thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Lên danh sách phỏng vấn, thông báo ứng viên
Tôi sẽ lên danh sách các ứng viên đạt tiêu chuẩn. Sau đó trình lên Trưởng phòng
nhân sự để xem xét và có lịch phỏng vấn. Sau khi Trưởng phòng nhân sự sắp xếp được
thời gian và lịch phỏng vấn, tôi sẽ tiến hành gửi thư mời (hoặc gọi điện thoại, email)
cho ứng viên, mời đến tham dự buổi phỏng vấn.
Bước 3: Lưu trữ các hồ sơ của ứng viên
Hồ sơ của ứng viên sẽ gồm hai trường hợp: hồ sơ của ứng viên đã được tuyển
dụng và hồ sơ chưa đạt yêu cầu. Tôi sẽ sắp xếp chúng ở các khu vực riêng để tiện việc
tìm kiếm và theo dõi thông tin sau này.
2.1.2.3 Học tập từ công việc được giao
Tuy chỉ trong một thời gian ngắn được tìm hiểu công việc thực tế tại công ty cổ
phần chuyển phát nhanh Muôn Phương nhưng nó đã mang lại cho tôi nhiều kiến thức,
kinh nghiệm, tác phong, nề nếp làm việc chuyên nghiệp. Khi những ngày đầu bỡ ngỡ
bước vào cuộc sống vô cùng khó khăn, và đầy thử thách. Nó đã giúp ích cho bản thân
tôi dần dần thích nghi với môi trường năng động khi mà một sinh viên đang ngồi trên
ghế nhà trường chưa từng được trải nghiệm và đối mặt với thực tế.
Bên cạnh đó còn có những vấn đề phát sinh trong các công đoạn của công việc
và cách xử lý
- Nhận đơn xin nghỉ việc: Trong những trường hợp nhân viên xin nghỉ việc, tôi sẽ
nhận đơn và trình lên trưởng phòng. Nhưng trong thời điểm này Trưởng phòng lại
đi công tác không có mặt tại văn phòng thì tôi sẽ phải gọi điện trực tiếp đến Trưởng
phòng để nhận chỉ đạo và sớm trả lời cho nhân viên.

29
Riêng bản thân tôi khi thực tập ở vị trí này, có thể rút ra những điều cho bản thân
mình như sau
- Kiến thức thì rất đa dạng và phong phú: là một sinh viên khi còn ngồi trên ghế nhà
trường sẽ được học rất nhiều về các lý thuyết nhưng khi đi vào công việc thực tiễn
thì phải biết cách sàng lọc và vận dụng chúng một cách hợp lí. Để dần dần có kinh
nghiệm cho riêng mình.
Bản thân tôi khi làm công việc này, có thể hiểu thêm về cách thức tuyển dụng,
đào tạo nhân viên…các kỹ năng giao tiếp với lãnh đạo và đồng nghiệp.
- Hoạch định các công việc rõ ràng.
- Chịu đựng được áp lực trong công việc.
- Tác phong làm việc theo nề nếp, khoa học,…
2.2 Đánh giá mối liên hệ giữa lý thuyết và thực tiễn
Nếu chỉ có dạy lý thuyết không thì không được vì khi chỉ được trang bị lý thuyết
sinh viên sẽ chỉ giống như một cuốn sách sống, chúng ta không biết cái gì hay, không
biết cách áp dụng nó vào thực tế công việc của chúng ta sau này, chúng ta nghĩ rằng
chúng ta biết những điều ấy nhưng thực tế khi áp dụng nó thì mới biết rằng áp dụng lý
thuyết vào thực tế là điều không hề dễ dàng. Vì vậy cần phải có thực hành trong quá
trình đào tạo đó là điều cần thiết để sinh viên có thể dễ dàng áp dụng những lý thuyết
đã được học vào công việc sau này
Lý thuyết và thực hành là hai mặt của một vấn đề, cũng giống như linh hồn và thể
xác, vật chất với tinh thần, nội dung và hình thức... Hai mặt ấy phải đi song hành mới
có giá trị, không thể đề cao mặt này mà phủ nhận mặt khác hoặc ngược lại. Tất nhiên
khi viết trên giấy thì tất cả đều là lý thuyết, điều quan trọng là mỗi một sinh viên phải
nỗ lực thực hành.
Bên cạnh các yêu cầu của công việc, sau thời gian thực tập, tôi rút ra các phẩm
chất cần thiết mà người nhân viên nhân sự cần có như sau:
- Có phong cách ứng xử, giao tiếp chuyên nghiệp.
- Luôn sẵn sàng tiếp thu nhận xét từ cấp trên, đón nhận lời phê bình với thái độ tích
cực để từ đó biết được những khuyết điểm của mình và khắc phục chúng.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, học hỏi kinh nghiệm và tiếp thu kiến
thức từ những nhân viên giỏi trong công ty.

30
- Trau dồi, tìm hiểu về công việc của mình và phấn đấu thực hiện tốt.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu làm việc một cách cẩn thận, ngăn nắp, gọn gàng.
- Khả năng ngoại ngữ, vi tính tốt là lợi thế rất lớn trong công việc.
Trong thực tế công việc đòi hỏi nhiều hơn như thế nữa, tuy nhiên một nhân viên
nhân sự trước hết cần phải biết kết hợp khéo léo các phẩm chất đó để trở thành một
nhân viên tốt, xuất sắc trong công việc. Và đặc biệt hơn nữa là phải có vốn kiến thức
đa dạng và phong phú về ngành kinh tế thì khả năng thành công sẽ rất cao.
Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Muôn Phương, tôi
đã áp dụng các kiến thức đã được học ở trường, đây hầu hết là những môn học tạo
được nền tảng về lượng kiến thức cho tôi như: Quản trị nhân sự, hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp, quản trị sản xuất, tin học đại cương,…
 Quản trị nhân sự: bộ môn này giúp tôi có được các kiến thức căn bản về tuyển
dụng nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cũng như các phương
thức để giữ chân người tài ở lại với doanh nghiệp. Giúp tôi biết cách để nắm bắt
được tâm lý, nhu cầu của người lao động từ đó có những cách thức làm thỏa mãn
người lao động, từ đó giúp họ nâng cao chất lượng công việc.
 Quản trị sản xuất: môn này giúp tôi sắp xếp, phân chia lịch làm việc một cách khoa
học nhằm tiết kiệm được nhiều thời gian.
 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Các kiến thức về việc quản lý thông tin rất
hữu ích giúp tôi nắm được hệ thống quản lý thông tin của chính doanh nghiệp mình
và từ đó sử dụng hệ thống này hữu ích hơn.
 Tin học đại cương: Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển rất mạnh mẽ như
hiện nay, thì việc ứng dụng tin học vào công việc là một phần bắt buộc. Trong công
việc tôi được giao, việc sử dụng tin học là rất phổ biến.
Và tôi thấy có một số môn học tôi chưa được áp dụng trong quá trình thực tập ở
công ty chẳng hạn: Thanh toán quốc tế, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu… Vì
đây là công ty kinh doanh trong nước nên những môn học này chưa áp dụng được.
Trước khi đi thực tập, tôi chỉ là một sinh viên được trang bị những kiến thức cơ bản
ở trường, giao tiếp còn rất vụng về, kinh nghiệm không có. Nhưng sau một thời gian
làm việc tại công ty và được cọ sát với thực tế, tôi nhận thấy chỉ với những kiến thức

31
cơ bản ở trường là chưa đủ để có thể hoàn thành tốt nhất công việc được giao. Dựa vào
một số kinh nghiệm có được khi làm việc, tôi xin kiến nghị nhà trường nên bổ sung
một số môn học vào chương trình học để công việc sau này tốt hơn như:
- Giao tiếp: giúp tôi có khả năng giao tiếp được nâng cao, hữu ích khi giao tiếp với
đồng nghiệp và cả với ban lãnh đạo trong công ty.
- Kỹ năng trả lời phỏng vấn: giúp tôi có thể trả lời những câu hỏi của nhà tuyển
dụng một cách mạch lạc, tự tin, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
CHƯƠNG 3: TỰ ĐÁNH GIÁ NỘI DUNG THỰC TẬP

Báo cáo thực tập tại phòng nhân sự tại công ty chuyển phát nhanh Muôn Phương.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Báo cáo thực tập tại phòng nhân sự tại công ty chuyển phát nhanh Muôn Phương.docx

Similar to Báo cáo thực tập tại phòng nhân sự tại công ty chuyển phát nhanh Muôn Phương.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍 Liên hệ Zalo/Tele: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (10)

Báo cáo thực tập tại phòng nhân sự tại công ty chuyển phát nhanh Muôn Phương.docx