Belajar Mandiri Microsoft Office 2007

Bab 1
Microsoft Word 2007
Sekilas Tentang Microsoft Word 2007
Microsoft Word 2007 adalah sebuah program komputer yang digunakan
untuk mengetik dan mengolah kata. Perangkat ini dirancang untuk
memudahkan siapa saja yang akan membuat suatu dokumen. Namun, tak
seperti mesin ketik, Word 2007 menawarkan berbagai fasilitas lain yang
menarik. Pengguna bisa membuat tulisan dengan mudah, mulai dari
menyunting hingga melakukan berbagai pengaturan, seperti jenis tulisan,
ukuran tulisan, dan banyak hal yang lain.
Tentu saja, Word 2007 tidak sekedar menyediakan kemudahan dalam
membuat tulisan. Program komputer ini akan memberikan keluwesan dalam
menyisipkan tabel, melengkapi tulisan dengan gambar, bahkan menyediakan
sarana untuk memeriksa tata bahasa. Kemampuan yang disediakan Word
2007 terlalu banyak untuk dijabarkan satu per satu.
Dengan Word 2007, Anda dapat melakukan banyak hal, misal menulis
surat, membuat poster, membuat cerita, menyusun tugas akhir, dan
membuat buku.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menjalankan program Microsoft
Word 2007, yaitu:
1. Anda klik tombol Start atau .
2. Setelah itu, gerakkan penunjuk mouse ke .
3. Gerakkan lagi ke arah Microsoft Office dan klik pada Microsoft Office
2007.

BPK PENABUR Jakarta - Microsoft Office 2007 Page 2 of 185
2
Gambar 1.1 Membuka Microsoft Word 2007
4. Setelah itu, akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.2 berikut ini.
Tunggu sampai gambar tersebut selesai ditampilkan.

3
Gambar 1.2 Gambar Proses Loading Word 2007
5. Tampilan pertama untuk Microsoft Word 2007 akan seperti pada
Gambar 1.3 berikut ini.
Gambar 1.3 Tampilan Pertama Microsoft Office 2007
Keterangan:
• Tombol Office digunakan untuk menampilkan semua perintah
yang berhubungan dengan pengolahan dokumen, yaitu
menyimpan, mencetak, atau perintah-perintah lainnya.
• Quick Access Toolbar adalah panel yang memiliki 4 tombol
perintah, yaitu Save, Undo, Redo, dan Print.
• Tab adalah bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi sederetan
grup yang secara otomatis menyesuaikan dengan objek atau
pekerjaan yang aktif.
• Grup adalah isi dari tab dan berisi beberapa tombol perintah
untuk menjalankan perintah tertentu.

4
• Tombol Kotak Dialog adalah tombol dengan simbol panah
bawah pada sudut kanan bawah grup yang berfungsi untuk
menampilkan kotak dialog.
• Title Bar merupakan judul lembar kerja atau nama file yang
sedang aktif atau terbuka.
• Tombol Help berfungsi menampilkan jendela Help untuk
mencari tutorial atau tuntunan cara penggunaan Word 2007.
• Tanda Tabulasi berguna untuk mengatur jarak paragraf dari
posisi margin kiri.
• Ruler digunakan untuk mengatur ukuran lembar kerja, serta
indentasi.
• Lembar Kerja adalah tempat untuk mengetik dan mengolah
teks.
• Status Bar adalah bagian yang berisi informasi-informasi tentang
halaman yang sedang aktif, seperti nomor urut halaman atau
jumlah halaman.
• Pengatur Tampilan Lembar Kerja berisi sederetan tombol
perintah untuk mengatur tampilan lembar kerja dokumen
Microsoft Word.
• Zoom Level digunakan untuk mengatur ukuran tampilan lembar
kerja Microsoft Word.
Setelah Gambar 1.3 muncul, Anda bisa segera melakukan pengetikan.
Namun, sebelum mempraktekkan pengetikan, pengenalan antarmuka dalam
Word 2007 akan dibahas terlebih dulu.
Pertama-tama, Anda akan melihat garis tegak yang berkedip-kedip. Itulah
yang disebut dengan kursor. Kursor menunjukkan lokasi untuk mengetikkan
teks. Kursor akan selalu bergerak mendahului apapun yang Anda ketikkan.
Kursor bisa digerakkan dengan tombol panah, seperti ↑, ←, →, dan ↓. Kursor

5
juga dapat pindahkan dengan menempatkan penunjuk mouse ke lokasi yang
Anda kehendaki, kemudian klik tombol mouse tersebut.
1.1 Membuka, Menulis, Menyimpan, dan Mencetak
Dokumen
1.1.1 Membuka Dokumen
Langkah untuk membuka dokumen dalam Microsoft Word 2007 adalah:
1. Anda klik pada tombol Office .
2. Setelah itu, pilih pada Open .
3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog seperti pada Gambar 1.4
berikut ini.
4. Pilih dokumen jika Anda sudah pernah membuat dokumen Word
sebelumnya (terletak di folder mana).
5. Klik nama dokumennya.
6. Klik pada tombol Open dan hanya file bertipe Microsoft
Office Word saja yang dapat dibuka Microsoft Word 2007. Biasanya,
file itu berakhiran .doc atau .docx.
7. Maka dokumen Anda akan terbuka.

6
Gambar 1.4 Membuka Dokumen
1.1.2 Menulis Dokumen
Setelah halaman Microsoft Word terbuka (seperti pada Gambar 1.3), Anda
dapat mulai mengetik. Berikut ini merupakan tips untuk mengetik dokumen
di Microsoft Word 2007, yaitu:
1. Tekan tombol Enter untuk mengakhiri paragraf.
2. Tekan tombol Spasi untuk untuk memisahkan kata (terletak di bagian
tengah paling bawah papan ketik dan bentuk tombolnya panjang tanpa
tulisan apa pun).
3. Tekan tombol Tab untuk memulai suatu paragraf. Tujuannya adalah
agar awal paragraf sedikit menjorok ke kanan.
4. Kalau ada kesalahan dalam pengetikan, Anda tekan tombol BackSpace
untuk menghapus karakter huruf.
5. Tekan tombol Caps Lock untuk mengetikkan huruf besar.

7
6. Tombol Arah berfungsi menggerakkan penunjuk karakter (kursor)
sesuai arah anak panah yang bersangkutan.
Gambar 1.5 Gambar Keyboard
Langkah untuk membuat file dokumen di Microsoft Word 2007 adalah:
1. Anda klik pada tombol Office .
2. Setelah itu, pilih pada New .
3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog New Document seperti Gambar
1.6.
Backspace
EnterSpasi
Caps Lock
Tab
Arah

8
Gambar 1.6 Membuat Dokumen
4. Anda pilih Blank Document dan klik pada tombol Create
maka dokumen baru yang masih kosong akan muncul.
1.1.3 Menyimpan Dokumen
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyimpan dokumen dan
menamainya, yaitu:
1. Anda klik tombol Office

9
2. Setelah itu, klik sehingga akan muncul kotak dialog Save
As.
Gambar 1.7 Kotak Menyimpan Dokumen
3. Selanjutnya, pilihlah folder untuk menyimpan dokumen Anda tersebut.
4. Pada bagian File Name, berilah nama pada file dokumen tersebut.
5. Pada bagian Save as Type, pilih akan disimpan dalam format dokumen
apa, misalnya Word 97-2003 Document (versi tahun dari Word
Document).
6. Anda klik pada tombol Save .
1.1.4 Mencetak Dokumen
Langkah-langkah untuk mencetak dokumen ke mesin cetak/printer adalah:

10
1. Anda klik tombol Office
2. Setelah itu, pilih pada bagian Print maka akan muncul kotak
dialog Print seperti pada Gambar 1.8 berikut ini.
Gambar 1.8 Mencetak Dokumen
3. Anda pilih jenis printer yang akan digunakan untuk mencetak pada
bagian Name.
4. Anda tentukan halaman yang akan dicetak pada bagian:
• All: pilihan untuk mencetak semua halaman yang ada.
• Current page: pilihan untuk mencetak halaman berdasarkan
posisi kursor aktif.
• Selection: pilihan untuk mencetak teks yang terpilih.
• Pages: pilihan untuk mencetak halaman tertentu.
5. Setelah itu, klik pada tombol OK untuk mulai mencetak dokumen.

11
Jika sudah mengetahui cara untuk membuka dokumen, Anda juga harus
memahami cara untuk menutup dokumen. Langkah untuk menutup
dokumen adalah:
1. Anda klik Office Buton
2. Setelah itu, klik .
Apabila dokumen yang akan ditutup pernah mengalami perubahan dan
belum pernah disimpan, Word 2007 akan menampilkan kotak dialog seperti
pada Gambar 1.9 berikut ini.
Gambar 1.9 Kotak Dialog Simpan
Anda bisa klik salah satu tombol yang tersedia. Fungsi dari masing-
masing tombol adalah:
• Tombol Yes : untuk melakukan penyimpanan terlebih dahulu sebelum
dokumen ditutup.
• Tombol No: untuk menutup dokumen tanpa melakukan penyimpanan
dari perubahan yang terjadi pada dokumen.
• Tombol Cancel: untuk kembali ke dokumen (dokumen tidak jadi
ditutup).
Untuk mengakhiri Word 2007, Anda klik pada tombol Office , lalu
tekan pada tombol Exit Word .

12
1.2 Margin, Paragraf, Alignment, Footer, Header,
dan Halaman
1.2.1 Mengatur Margin
Margin adalah jarak antara teks atau batas pengetikan dengan tepi kertas.
Margin dapat diatur dengan menggunakan garis mistar. Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk mengatur batas margin pada dokumen, yaitu:
1. Aktifkan kursor di dalam dokumen.
2. Pada tab Page Layout, pilih pada bagian Margin.
Gambar 1.10 Memilih Margin
Klik Page Layout di sini
Pilih salah satu margin
yang Anda inginkan

13
3. Setelah itu, klik tombol dan pilih salah satu ukuran margin
yang diinginkan.
1.2.2 Mengatur Paragraf
Terdapat beberapa hal yang penting pada saat melakukan pengaturan
paragaf teks dalam Microsoft Word 2007. Yang pertama adalah pengaturan
jarak spasi antarkarakter. Cara pengaturannya adalah:
1. Anda blok teks dengan melakukan klik, lalu tahan, dan geser kursor
mouse.
2. Setelah itu, klik pada kotak dialog Font dan aktifkan tab Character
Spacing.
Gambar 1.11 Tabulasi Character Spacing pada Kotak Dialog Font
Keterangan:

14
• Scale digunakan untuk mengatur jarak spasi antarkarakter
berdasarkan nilai skala presentase.
• Spacing digunakan untuk mengatur jarak spasi antarkarakter
dengan pilihan Expanded dan Condensed. Anda pilih salah satu
di antara dua pilihan tersebut, kemudian tentukan nilai di kotak
By.
• Position digunakan untuk mengatur posisi teks pada arah
vertikal. Bagian ini akan memberikan dua pilihan perintah, yaitu
Raised dan Lowered. Anda pilih salah satu di antara dua pilihan
tersebut, lalu tentukan nilai di kotak By.
Anda juga atur bagian jarak spasi baris dengan cara:
1. Anda blok sebuah teks paragraf.
Gambar 1.12 Blok Teks Paragraf
2. Pada menu Paragraph, Anda klik Line Spacing .

15
Gambar 1.13 Pilih Jenis Line Spasi
3. Anda pilih pengaturan jarak yang diinginkan, misal spasi 1.0, 1.15, atau
yang lainnya. Anda juga dapat menambahkan spasi setelah atau
sesudah paragraf.
1.2.3 Mengatur Perataan Teks /Alignment
Terdapat 4 jenis perataan teks, yaitu:
• Align left text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar
rata di bagian kiri.
• Center text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar
berada di tengah secara horizontal.
• Align right text, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar
rata di bagian kanan.
• Justify, , digunakan untuk mengatur teks paragraf agar rata di
bagian kiri dan kanan.

16
Gambar 1.14 Jenis Perataan Teks
Untuk melihat efek perataan teks, Anda lakukan langkah-langkah berikut
ini:
1. Anda blok sebuah teks paragraf yang akan diatur.
2. Setelah itu, Anda klik tombol pengatur perataan teks yang
dikehendaki.
1.2.4 Mengatur Halaman dengan Header dan Footer
Setiap halaman dokumen dalam Microsoft Word, Anda dapat sisipi
dengan sebuah angka yang digunakan untuk menjadi posisi halaman secara
otomatis. Fitur ini dinamakan dengan Header dan Footer. Header digunakan
untuk posisi halaman yang diletakkan di atas dokumen dan Footer
digunakan untuk posisi halaman yang diletakkan di bawah dokumen. Cara
memakai Header dan Footer adalah:
1. Pada tab Insert: Header & Footer, Anda klik Page Number.

17
Gambar 1.15 Klik Page Number
2. Setelah itu, pilih letak nomor halaman, yaitu:
• Top of Page: untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas
(header).
• Bottom of Page: untuk menempatkan nomor halaman di bagian
bawah (footer).
• Page Margins: untuk menempatkan nomor halaman di dekat
margin halaman.
• Current Position: untuk menempatkan nomor halaman di posisi
kursor.
3. Selanjutnya, Anda klik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari
galeri.
4. Anda klik ganda pada area dokumen atau klik tombol Close Header
and Footer untuk menutup Header & Footer.
Anda juga bisa memilih jenis nomor halaman yang akan dipasang,
misalnya dengan mengubah format 1,2,3 menjadi format i,ii,iii. Langkahnya
adalah sebagai berikut:
1. Anda klik ganda pada tempat nomor halaman berada di Header &
Footer untuk memunculkan Header & Footer Tools.

18
2. Pada tab Insert, bagian Header & Footer, Anda klik Page Number,
kemudian klik Format Page Numbers.
3. Pada kotak dialog Page Number Format di bagian Number format,
Anda klik tanda panah dan pilih gaya penomoran yang diinginkan.
Gambar 1.17 Pilih Number Format
4. Anda klik OK.
1.3 Mencari Kata dan Menghitung Kata
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mencari kata atau teks dalam
sebuah dokumen, yaitu:
Gambar 1.16
Klik Format Page
Numbers

19
1. Pada tab Home, Anda pilih pada bagian Editing (paling kanan sendiri),
lalu klik tombol Find sehingga akan tampil kotak dialog Find and
Replace.
Gambar 1.18 Kotak Dialog Find and Replace pada Tab Find
2. Anda ketikkan teks yang ingin dicari di kotak Find what.
3. Setelah itu, Anda klik beberapa kali tombol Find Next untuk
melakukan proses pencarian.
Setelah dapat mencari kata-kata dalam sebuah dokumen, Anda juga
dapat mencari dan mengganti teks dalam sebuah dokumen. Langkah-
langkahnya adalah:
1. Pada tab Home, Anda lihat pada bagian Editing dan klik tombol
Replace.
Gambar 1.19 Kotak dialog Find and Replace di Tab Replace

20
2. Setelah itu, ketikkan teks yang akan dicari dan diganti di kotak Find
what.
3. Selanjutnya, Anda ketik teks penggantinya di kotak Replace with.
4. Anda klik tombol Replace untuk mencari dan mengganti teks yang
telah dicari dan mengganti semua teks yang ditemukan secara
langsung. Jika ingin mencari, sekaligus memberikan format pada teks
pengganti yang Anda ketikkan maka pada kotak Replace with, Anda
klik tombol More, lalu klik Format dan pilih salah satu kriteria format
yang ingin dipasang pada teks pengganti atau klik No Formatting jika
ingin menghapus format teks yang terpasang sebelumnya.
5. Anda klik tombol ESC atau Cancel untuk membatalkan atau
mengakhiri proses pencarian.
Apabila mengikuti suatu lomba menulis, cerpen, cermin , reviewblog, atau
sejenisnya, seringkali disertakan suatu persyaratan yang membatasi jumlah
kata tertentu. Anda tak perlu menghitung kata satu persatu karena Microsoft
Word 2007 telah menyediakan Word Count untuk mengetahui jumlah kata
tanpa spasi, jumlah kata dengan spasi, jumlah karakter, jumlah paragraf, dan
sebagainya.
Cara memakainya adalah pilih tab Review, lalu pilih Word Count
pada bagian Proofing maka akan muncul tampilan seperti pada Gambar 1.20
berikut ini.

21
Gambar 1.20 Tampilan Word Count
1.4 Warna Text, Bentuk Font, dan Ukuran
1.4.1 Memformat Teks
Word 2007 memberikan kemudahan bagi Anda untuk memformat bentuk
teks. Anda dengan mudah akan dapat menyajikan tulisan yang ekspresif,
seperti menebalkan, memiringkan, dan menggarisbawahi tulisan. Pengaturan
bentuk tulisan tersedia pada tab Home bagian Font.
Gambar 1.21 Grup Font
Berikut ini adalah cara-cara untuk mengformat bentuk teks, yaitu:
• Untuk penebalan tulisan, Anda gunakan tombol , sebagai contoh,
ikuti petunjuk berikut ini:
1. Anda lakukan seleksi pada kata yang ingin dicetak tebal

22
2. Setelah itu, klik tombol
3. Contoh : Selamat Pagi Selamat Pagi
• Untuk memiringkan tulisan, Anda gunakan tombol , sebagai contoh,
ikuti petunjuk berikut ini:
1. Anda lakukan seleksi pada kata yang ingin dicetak miring
• Untuk membuat tulisan yang digarisbawahi, Anda gunakan tombol ,
sebagai contoh, ikuti petunjuk berikut:
1. Anda lakukan seleksi pada kata yang akan digarisbawahi.
2. Setelah itu, klik tombol .
• Untuk mencoret suatu teks, Anda lakukan langkah berikut ini:
1. Anda lakukan seleksi pada kata salah.
2. Setelah itu, klik tombol .
• Fitur Subskrip
Untuk mempraktekkan bentuk Subskrip, mula-mula Anda
tambahkan teks H20 pada dokumen. Selanjutnya, lakukan pengaturan
seperti berikut:

23
1. Anda lakukan seleksi pada angka 2.
3. Contoh :
• Fitur Superskrip
Untuk mempraktekkan bentuk Superskrip, mula-mula Anda
tambahkan teks 4X2 + 3X pada dokumen. Selanjutnya, lakukan
pengaturan seperti berikut:
1. Anda lakukan seleksi pada angka 2.
3. Hasilnya adalah
1.4.2 Mengganti Warna Font
Langkah-langkah untuk mengganti warna teks adalah:
1. Anda lakukan seleksi pada kata / teks yang akan diganti warnanya.
2. Setelah itu, klik pada tanda panah di dan pilih warna yang
diinginkan.

24
Gambar 1.22 Pilih Warna
3. Jika pilihan warnanya masih kurang, Anda klik pada More Colors.
Gambar 1.23 Pilihan More Colors
4. Hasilnya adalah Selamat Pagi (hitam) Selamat Pagi (hijau)
1.4.3 Mengatur Bentuk Font
Pada posisi default, jenis font yang Anda pakai dalam Microsoft Word 2007
adalan Calibri. Namun, Anda dapat menggantinya dengan jenis font yang
lain. Langkah-langkahnya adalah:

25
1. Anda lakukan seleksi pada kata /teks yang akan diganti jenis font-nya
2. Pada tab Home, Anda klik pada tombol panah
di bagian Font, lalu pilih salah satu jenis font.
Gambar 1.24 Memilih Font
3. Contoh hasilnya :
Selamat Pagi ( Calibri ) Selamat Pagi ( Book Antiqua )
Selamat Pagi ( Couriel New )
Selamat Pagi ( Arial Black )
Selamat Pagi ( Curlz MT )
1.4.4 Mengganti Ukuran Font

26
Ukuran teks dalam Microsoft Word dapat diperbesar atau diperkecil font-
nya. Langkah-langkah untuk mengganti ukuan font adalah :
1. Anda lakukan seleksi pada teks yang akan diubah ukuran font-nya.
2. Setelah itu, klik bagian pada kotak kombo bernama Font Size. Anda
akan menjumpai tampilan seperti yang terlihat pada Gambar 1.25
berikut ini.
Gambar 1.25 Memilih Ukuran Font
3. Anda pilih salah satu jenis ukurannya.

27
1.5 Memasukkan dan Mengedit Gambar
Setiap dokumen dalam Microsoft Word, Anda dapat sisipi dengan
gambar yang sudah disediakan oleh Word sendiri atau dalam komputer.
Berikut ini adalah cara-cara untuk memasukkan gambar di Microsoft Word
2007, yaitu:
1.5.1 Memasukkan Gambar dari Komputer
Langkah-langkah untuk menyisipkan gambar dari komputer Anda ke
dalam Microsoft Word 2007, yaitu:
1. Anda klik pada tab Insert, lalu pada bagian Illustration, pilih Picture.
Gambar 1.27 Klik Picture
Gambar 1.26
Berbagai Ukuran Font

28
2. Setelah itu, pilih gambar pada folder dalam komputer Anda. Setelah itu,
klik pada tombol Insert.
3. Anda juga dapat membesarkan atau mengecilkan ukuran gambar
dengan cara klik pada ujung gambar, tahan, lalu geser kursor mouse
Anda.
4. Untuk memindahkan gambar, Anda klik gambar yang akan
dipindahkan. Tahan mouse pada saat melakukan klik dan pindahkan
Gambar 1.28
Memilih
Gambar
Gambar 1.29
Mengedit Ukuran
Gambar

29
gambar ke posisi yang diinginkan. Lepas kursor mouse setelah
memindahkan pada posisi yang diinginkan.
Gambar 1.30 Hasil Perpindahan Posisi Gambar
Selain memasukkan gambar dari komputer, Anda juga dapat menyisipkan
gambar yang berasal dari dalam Microsoft Word 2007, yaitu yang dinamakan
dengan Clip Art . Langkah-langkahnya adalah:
1. Anda klik lokasi untuk objek gambar akan diletakkan.
2. Setelah itu, klik pada tab Insert, lalu lihat pada grup Illustrations dan
pilihlah Clip Art.
Gambar 1.31 Pilih Clip Art

30
3. Selanjutnya, akan muncul jendela Clip Art pada bagian kanan layar,
kemudian klik Organize Clips ( pada Gambar 1.32 sebelah kiri ).
Gambar 1.32 Memilih Clip Art
4. Lakukanlah pencarian pada folder untuk mencari gambar yang akan
disisipkan pada dokumen.
5. Lakukanlah pemilihan gambar, lalu klik sisi kanan gambar, kemudian
pilih Copy pada menu turunannya.

31
Gambar 1.33 Copy Gambar Clip Art
6. Setelah masuk ke lembar kerja Microsoft Word, Anda klik kanan dan
pilih Paste, lalu sebuah gambar akan langsung tersaji.
Gambar 1.34 Klik Kanan Pilih Paste
Microsoft Word 2007 juga menyediakan fitur Shape dan Symbol untuk
pengetikan dokumen. Shape berisi bentuk gambar seperti lingkaran, panah,
bintang, dan kotak teks, sedangkan Symbol berisi simbol-simbol
matematika, fisika, mata uang, dan simbol lainnya.

32
Langkah-langkah untuk menyisipkan Shape adalah:
1. Anda klik pada tab Insert dan pada bagian Illustration, pilih Shapes.
Gambar 1.35 Pilih Shape
2. Setelah itu, pilih salah satu bentuk yang diinginkan, misalnya bentuk
garis, tanda panah, atau lainnya.
3. Tariklah bentuk gambarnya dengan memakai kursor mouse.
Sedangkan, langkah-langkah untuk menyisipkan simbol adalah :
Gambar 1.36
Objek Shape
Gambar 1.37
Membentuk Objek

33
1. Anda klik pada tab Insert dan pada bagian Symbol, klik panah di
Symbol.
Gambar 1.38 Klik Symbol
2. Setelah itu, klik pada tulisan More Symbol
untuk menampilkan semua simbol-simbol yang dimiliki Microsoft
Word 2007.
Gambar 1.39 Pilih Simbol
3. Selanjutnya, pilih salah satu simbol yang Anda butuhkan, lalu klik
pada tombol Insert.

34
1.5.2 Mengedit Gambar
Ada dua hal penting yang berhubungan dengan pengeditan gambar yang
Anda masukkan, yaitu bagaimana cara memotong gambar dan mengkoreksi
warna gambarnya. Langkah-langkah untuk memotong gambar adalah:
1. Anda klik gambar yang akan dipotong, lalu klik pada tab Format.
2. Setelah itu, klik tombol perintah Crop.
Gambar 1.40 Tombol Perintah Crop
3. Arahkan mouse pada garis tepi gambar dan klik hingga bentuk kursor
berubah untuk memotong gambar.
Gambar 1.41 Memulai Crop
4. Lakukan drag untuk memotong bagian yang tidak diinginkan.

35
Gambar 1.42 Proses Crop
5. Hasil cropping / pemotongan gambarnya akan seperti pada Gambar
1.43 berikut ini.
Gambar 1.43 Hasil Crop
Sedangkan, langkah-langkah untuk mengoreksi warna pada sebuah
gambar caranya adalah:
1. Anda klik gambar yang akan dipotong, lalu klik pada tab Format dan
lihat pada bagian Adjust.

36
Gambar 1.44 Pilih Adjust
2. Ada tiga pilihan pengaturan yang dapat Anda pilih, yaitu Brightness
(tingkat terang-gelap), Contrast (kontras warna), dan Recolor (jenis
warna).
Gambar 1.45 Memilih Jenis Setting Warna
3. Anda atur sesuai dengan warna yang diinginkan pada sebuah gambar.

37
Gambar 1.46 Hasil Perubahan Warna
1.6 Membuat Tabel dan Mengedit
Yang dimaksud dengan tabel adalah kumpulan sel yang tersusun dalam
baris dan kolom. Untuk memahami elemen-elemen yang terdapat pada
sebuah table, Anda perhatikan Gambar 1.47.
Gambar 1.47 Elemen Tabel
Kolom
Cell
Baris

38
1.6.1 Membuat Tabel
Untuk membuat tabel, Anda bisa menggunakan fasilitas Tabel pada tab
Insert. Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan tabel dengan 3 kolom
dan 4 baris, yaitu:
1. Ketikkan sebuah teks seperti pada Gambar 1.48.
Gambar 1.48 Penulisan Dokumen
2. Setelah itu, klik yang terdapat pada tab Insert maka akan
muncul kotak dialog Insert Table.

39
Gambar 1.49 Kotak Dialog Insert Table
3. Arahkan penunjuk mouse pada posisi seperti pada Gambar 1.50
berikut ini.
Gambar 1.50 Memosisikan Mouse

40
4. Anda klik dan tarik sehingga tampilannya akan menjadi seperti
pada Gambar 1.51.
Gambar 1.51 Memilih Kotak untuk Pembuatan Tabel
5. Hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.52.
Gambar 1.52 Hasil Pembuatan Tabel
Kotak yang dipilih
untuk tabel 3
kolom 4 baris

41
1.6.2 Mengisi Tabel dan Memberi Warna pada Tabel
Untuk mengisikan teks ke dalam sel, Anda cukup klik sel yang
bersangkutan, kemudian mengetikkan teks ke sel tersebut.
Gambar 1.53 Klik Cell di dalam Tabel
Hasil yang didapat dari penulisan sebuah teks ke dalam tabel akan
tampak seperti pada Gambar 1.54.
Gambar 1.54 Hasil Penulisan Teks ke dalam Tabel
Untuk memberikan warna pada sebuah tabel, Anda bisa mengaturnya
dengan langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Seleksi semua cell yang ada pada table.
Klik pada cell ini
kemudian ketikkan
sebuah teks

42
2. Setelah itu, klik yang terdapat pada tombol Shading ( ).
3. Anda klik warna abu-abu. Hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar
1.55.
Gambar 1.55 Memberi Warna pada Tabel
1.6.3 Menambah dan Menghapus Baris
Langkah-langkah berikut ini akan menunjukkan cara menambahkan
baris di akhir tabel, yaitu:
1. Anda letakkan kursor pada sel sisi kanan paling bawah.
Gambar 1.56 Memberi Warna pada Tabel
2. Setelah itu, klik tombol Tab. Anda tambahan baris maka akan muncul
tampilan seperti pada Gambar 1.57.
Kursor berada pada
bagian terakhir
tabel

43
Gambar 1.57 Hasil Membuat Baris pada Bagian Akhir
Sedangkan, untuk penyisipan baris di bagian tengah dapat dilakukan
dengan langkah-langkah berikut ini:
1. Anda klik baris untuk tempat penyisipan baris baru, misal memilih
baris pada nomor 2.
Gambar 1.58 Memilih Baris untuk Disisipkan Sebuah Baris Baru
2. Setelah itu, klik tab Layout.
3. Anda klik .
Gambar 1.59 Menu Insert Below
4. Hasil yang didapat akan menjadi seperti pada Gambar 1.60.

44
Gambar 1.60 Hasil Membuat Baris Baru di Tengah Tabel
Untuk menambahkan baris di atas posisi kursor, Anda dapat
menggunakan perintah Insert Above , sedangkan untuk menambahkan
kolom di sebelah kiri posisi kursor, Anda gunakan perintah Insert Left
. Untuk menambahkan kolom di sebelah kanan posisi kursor, Anda
gunakan perintah Insert Right .
Setelah mengetahui bagaimana menyisipkan baris dan kolom ke dalam
table, langkah Anda selanjutnya adalah mengetahui cara bagaimana
menghapus kolom atau baris dalam sebuah tabel. Untuk menghapus sebuah
baris, Anda lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Anda klik baris yang akan dihapus (pada sembarang sel).
3. Anda klik sehingga akan muncul pilihan Delete.
Gambar 1.61 Sebelum dan Sesudah Menghapus Sel
Hasil membuat baris
baru di bagian
tengah

45
Untuk menghapus sejumlah kolom, Anda lakukan langkah-langkah
berikut ini, yaitu:
1. Anda seleksi kolom-kolom yang akan dihapus (pada sembarang sel).
3. Selanjutnya, klik .
4. Anda klik .
Gambar 1.62 Sebelum dan Sesudah Menghapus Kolom
1.7 Membuat Diagram & Mengedit
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat sebuah diagram
pada Word, yaitu:
1. Anda klik yang terdapat pada tab Insert. Perintah ini akan
memunculkan tampilan seperti pada Gambar 1.63 berikut ini.
Gambar 1.63 Kotak Dialog Insert Chart

46
2. Setelah itu, klik salah satu bentuk grafik yang akan dipakai, kemudian
klik tombol OK dan hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.64.
Gambar 1.64 Grafik dan Worksheet untuk Menentukan Data
3. Lakukan pengisian data pada worksheet seperti pada Gambar 1.65
berikut ini.
Gambar 1.65 Data pada Worksheet
4. Tutuplah jendela pengisian data tersebut dan perhatikan hasilnya pada

47
Gambar 1.66 Hasil Pembuatan Chart atau Diagram
Bila ada data yang ingin diedit, Anda lakukan langkah-langkah berikut
ini, yaitu:
1. Anda klik Grafik.
2. Setelah itu, klik tab Design.
Gambar 1.67 Tab Design
3. Selanjutnya, klik menu .
4. Lakukanlah perubahan data, kemudian tutuplah worksheet.
1.8 Membuat Daftar Isi secara Otomatis
Untuk membuat sebuah daftar isi, Anda perlu terlebih dulu menerapkan
style Heading (Heading 1, Heading 2, dan seterusnya) pada bagian-bagian
yang ingin diletakkan dalam daftar isi. Untuk mempraktekkannya, bukalah
sebuah Document Word yang memiliki susunan bab dan subbab.
Selanjutnya, untuk semua judul bab, formatlah dengan style Heading 1,
sedangkan untuk semua judul subbab, formatlah dengan style Heading 2.
Setelah itu, Anda lakukan penyimpanan. Untuk membuat daftar isi secara
otomatis, Anda dapat melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini,
yaitu:

48
1. Anda pilih tempat untuk daftar isi, misalkan pada bagian akhir
halaman, lalu letakkan kursor di bagian tersebut. Anda klik tab View,
kemudian pilih Outline agar semua subdokumen tampil.
Setelah itu, klik Show Document pada tab Outlining, kemudian
tekanlah tombol untuk membuat subdokumen baru.
Selanjutnya, letakkan kursor di dalam kotak yang baru saja terbentuk.
Gambar 1.68 Awal Membuat Daftar Isi
2. Setelah itu, klik tab References.
3. Selanjutnya, klik sehingga akan muncul tampilan seperti pada
Gambar 1.69.

49
Gambar 1.69 Pilihan Daftar Isi
4. Anda klik model yang dikehendaki, kemudian klik tombol OK.
Gambar 1.70 Hasil Membuat Daftar Isi
1.9 Track Changes & Merger Beberapa Documents
Track Changes merupakan sebuah fasilitas untuk melihat sebuah
perubahan pada isi dokumen Word yang Anda buat. Apabila Track Changes
diaktifkan maka setiap perubahan yang terjadi pada isi Word akan
ditampilkan dalam bentuk balon.

50
Gambar 1.71 Contoh Penggunaan Track Changes
Untuk mengaktifkan dan menonaktifkan Track Changes, Anda dapat
mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda klik tab Review.
2. Setelah itu, klik Track Changes .
3. Selanjutnya, klik kanan pada toolbar, kemudian centang Track
Changes.

51
Gambar 1.72 Pilihan Track Changes
4. Pada toolbar akan muncul hasil seperti pada Gambar 1.73
Gambar 1.73 Track Changes pada Toolbar
5. Apabila Anda menghapus beberapa isi dokumen maka akan muncul
peringatan perubahan seperti pada Gambar 1.74.
Gambar 1.74 Hasil Penggunaan Track Changes

52
Sedangkan, untuk menonaktifkan Track Changes, Anda cukup klik
tulisan Track Changes pada toolbar.
1.9.1 Merger Beberapa Dokumen
Untuk merger beberapa dokumen, Anda dapat melakukannya dengan
langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda klik tab View.
2. Setelah itu, klik Compare dan pilih Combine untuk menggabungkan
beberapa dokumen.
Gambar 1.75 Menu Combine
3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Combine Documents.
Gambar 1.76 Kotak Dialog Combine Documents
4. Anda pilih file Word yang akan dikombinasikan di bagian Original
Document dengan klik tombol sehingga akan muncul kotak dialog

53
Open, kemudian pilih file yang akan dikombinasikan dan klik tombol
Open.
Gambar 1.77 Memilih File yang Akan Dikombinasikan
5. Klik tombol di bagian Revised document untuk mencari file yang
ingin diperbaiki atau tujuan akhir dari pengombinasian, kemudian klik
tombol OK.
Gambar 1.78 Dua Dokumen yang Akan Dikombinasikan
6. Hasilnya akan menjadi seperti pada Gambar 1.79.

54
Gambar 1.79 Hasil Mengombinasikan Dua Dokumen
1.10 Mencetak dengan Paging Khusus
Untuk mencetak halaman dengan nomor halaman genap, Anda dapat
1. Anda klik Office Button ( ).
2. Setelah itu, klik Print, lalu klik Print lagi. Langkah ini akan
menampilkan kotak dialog Print seperti pada Gambar 1.80 berikut ini.

55
Gambar 1.80 Kotak Dialog Print
3. Pada bagian Print, Anda pilih Even Pages untuk mencetak halaman
dengan nomor genap.
Gambar 1.81 Penggunaan Even Pages
4. Akhiri dengan menekan tombol OK untuk mencetak dokumen.
Sedangkan, untuk mencetak halaman dengan penomoran ganjil, Anda
pilih Odd Pages pada bagian Print.

56
Gambar 1.82 Mencetak Halaman Ganjil
Bila hanya menghendaki pencetakan dilakukan pada halaman-halaman
tertentu saja, misal pada halaman 2, 7, 8, 9, 15, 25 sampai selesai, Anda dapat
melakukan pengaturan seperti berikut ini:
1. Anda klik Office Button .
2. Setelah itu, klik Print, lalu klik Print lagi. Langkah ini akan
menampilkan kotak dialog Print.
3. Selanjutnya, klik tombol Pages dan isikan 2, 7-9, 15, 25- di kotak
sebelah kanan tombol.
4. Anda klik tombol OK.
Gambar 1.83 Mencetak Halaman Tertentu

57
1.11 Menggunakan Bantuan Spelling dan Grammar
Checker
Fasilitas Spelling berfungsi untuk memerintahkan Word agar memeriksa
kebenaran kata-kata yang berada dalam dokumen dan jika ada yang salah,
Word akan memberi saran pembetulannya. Adapun Grammar berfungsi
untuk memeriksa kebenaran tata bahasa. Cara untuk memakai fitur ini
adalah:
1. Misalnya, Anda menulis teks berikut ini : I lov you full
2. Setelah itu, klik tombol perintah
yang terletak pada bagian bawah lembar kerja Anda.
3. Selanjutnya, akan muncul kotak dialog Language. Anda pilih bahasa
yang sedang digunakan dalam dokumen pada kotak Mark selected
text as (karena contohnya dalam bahasa Inggris maka Anda pilih
bagian English (United States)).
Gambar 1.84 Kotak Language

58
4. Hilangkan cek (menghilangkan tanda centang) pada kotak Do not cek
spelling or grammar supaya Word melakukan pengecekan terhadap
pengejaan dan pola kalimat.
5. Anda cek (memberi tanda centang) pada Detect language
automatically untuk mengaktifkan deteksi bahasa secara otomatis.
Setelah itu, klik Default untuk menjadikannya sebagai pengaturan
posisi default, lalu klik OK untuk mengaplikasikannya.
6. Berikutnya, klik tab Review. Pada bagian Proofing, Anda klik tombol
Spelling & Grammar.
Gambar 1.85 Klik Spelling and Grammar
7. Selanjutnya, akan muncul jendela Spelling and Grammer: English
(United States) seperti pada Gambar 1.86.

59
Gambar 1.86 Kotak Dialog Spelling and Grammer
Pada kotak Spelling and Grammer tersebut, terdapat beberapa buah
kata yang dapat digunakan untuk menggantikan kata lov yang Anda
tulis. Anda pilih kata yang cocok, misalnya kata love, lalu klik tombol
Change.

60

61
Bab 2
Microsoft Excell 2007
Microsoft Excel merupakan program aplikasi dari Microsoft Windows
untuk keperluan pengolahan data. Banyak fasilitas dan kemudahan yang
dapat Anda temukan dalam Excel, misalnya pengolahan data yang besar,
pembuatan dan pengaturan laporan, membuat perhitungan dengan rumus,
dan pembuatan diagram.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menjalankan program Excel,
yaitu:
1. Anda klik tombol Start Windows di ujung kiri bawah.
2. Setelah itu, pilih All Programs, kemudian klik Microsoft Office dan
terakhir pilih Microsoft Office Excel 2007 sehingga akan muncul
tampilan seperti pada Gambar 2.1 berikut ini.
Gambar 2.1 Tampilan Awal Excell 2007

62
Keterangan:
• Tombol Office berisi beberapa perintah standar untuk pengoperasian
lembar kerja Excel, misal membuka atau menutup file, mencetak data,
dan sebagainya.
• Tab berisi grup-grup yang menampung beberapa tombol perintah
yang relevan, berbentuk tab atau kartu.
• Grup adalah bagian yang berisi sekumpulan tools perintah yang
terletak di bawah tab.
• Quick Access Toolbar merupakan toolbar standar berisi tombol
perintah yang sering digunakan.
• Tombol Dialog adalah tombol yang terletak pada bagian kanan nama
grup, yang berfungsi untuk membuka kotak dialog.
• Close digunakan untuk menutup lembar kerja atau keluar dari
program Microsoft Excel.
• Maximize dan Minimize digunakan untuk mengubah ukuran jendela
Microsoft Excel menjadi maksimal (satu layar penuh) dan minimal
(tampil di bagian taskbar).
• Tabulasi Sheet merupakan kartu yang menampung nama-nama dari
worksheet atau sheet dalam Excel. Worksheet atau Sheet merupakan
lembar kerja Microsoft Excel yang digunakan untuk menampung dan
mengolah data.
• Navigasi Sheet merupakan tools perintah yang berfungsi untuk
berpindah antar-sheet aktif.
• Tombol Pengatur Tampilan Lembar Kerja adalah bagian yang berisi
tools perintah untuk mengatur lembar kerja dalam berbagai tampilan.
• Zoom Level adalah bagian yang berisi tools perintah untuk mengatur
ukuran tampilan lembar kerja.

63
Khusus untuk bagian Tab, akan terdapat tampilan grup yang berbeda-
beda, tergantung dari tab mana yang Anda pilih. Berikut ini merupakan
kategori grup berdasarkan jenis tab-nya, yaitu:
• Tab Home
Tab Home merupakan tab default saat Anda membuka Microsof Excell
2007. Tab Home ini terdiri dari:
o Clipboard: untuk mengatur proses copy paste.
o Font: untuk mengatur font yang diinputkan ke dalam cell.
o Alignment: untuk mengatur perataan teks data dalam cell.
o Number: untuk mengatur format angka yang dipakai, misal
format mata uang, format kalender, format persen dan
sebagainya
o Styles: untuk mengatur format tabel dan cell.

64
o Cells: untuk menambah, menghapus, dan memformat cells.
o Editing: untuk melakukan filter dan menemukan data.
• Tab Insert
Tab Insert digunakan untuk menyisipkan data seperti gambar, grafik,
simbol dan sebagainya. Tab Insert terdiri dari grup:
o Tables: untuk membuat dan mengedit tabel.
o Illustrations: untuk memasukkan gambar ke dalam cell.
o Charts: untuk membuat diagram.

65
o Links: untuk menghubungkan data dengan file lain.
o Text: mengatur format teks
• Tab Page berfungsi untuk mengatur halaman dan themes.
• Tab Formulas berfungsi untuk mengatur rumus dan penghitungan
matematika. Tab Formulas terdiri dari grup:
o Function Library: untuk melakukan penghitungan matematika.
o Define Names: untuk membuat definisi rumus.

66
o Formula Editing: untuk mengedit rumus penghitungan data.
o Calculation adalah opsi (pilihan) bantuan kalkulasi.
• Tab Data mengatur data yang sudah dimasukkan ke dalam cell. Tab
Data terdiri dari grup:
o Get External Data: untuk mengambil data dari sumber yang lain.
o Connection: untuk menghubungkan antardata.
o Sort & Filter: untuk menyaring dan mengurutkan data.

67
o Data Tools: untuk mengedit data yang ada.
o Outlines: untuk membuat grup data.
• Tab Review berisi grup yang terdiri dari Proofing, Comment, dan
Changes.
o Grup Proofing digunakan untuk mengecek tatanan bahasa.
o Grup Comments digunakan untuk memberi komentar.
o Grup Changes digunakan untuk memproteksi lembar kerja.

68
• Tab View digunakan untuk melihat hasil lembar kerja Excell secara
keseluruhan.

69
2.1 Membuka Workbook, Membuat,
dan Menyimpan
Workbook merupakan lembar kerja Anda di Microsoft Office Excel 2007.
Secara umum, sebuah workbook akan diberi nama Book1. Bila Anda
membuka sebuah workbook baru lagi maka akan diberi nama Book2, dan
seterusnya. Setiap workbook akan terdiri dari beberapa worksheet yang
berguna untuk menampung dan mengolah data.
Worksheet merupakan lembar kerja yang berupa kolom dan baris. Nama
kolom menggunakan abjad, dimulai dari kolom A sampai dengan kolom
XFD, sedangkan nama baris menggunakan angka 1 sampai 1048576. Secara
umum, ada tiga buah sheet yang ditampilkan, yaitu Sheet1, Sheet2, dan
Sheet3. Berikut ini merupakan bagian-bagian dari worksheet, yaitu:
Gambar 2.2 Bagian Worksheet

70
Keterangan:
• Sel/Cell adalah perpotongan antara kolom dan baris yang mempunyai
nama. Nama sel atau alamat sel diambil dari perpaduan antara nama
kolom dan baris itu sendiri, misalnya: sel D5, F12, dan sebagainya.
• Range Sel adalah kumpulan dari kolom, baris, dan sel yang
tertampung dalam worksheet/sheet.
• Select All digunakan untuk memilih semua sel dalam satu
worksheet/sheet.
• Name Box adalah suatu kotak yang dipakai untuk menampung nama-
nama range yang dibuat dalam Microsoft Excel.
• Tab Split adalah tuas pemisah yang terletak di antara tab sheet dengan
batang penggulung horisontal. Anda geser tuas split untuk mengatur
ukuran lebar bagian tab sheet dengan bagian batang penggulung
horisontal.
• Tab Sheet adalah kartu yang menampung nama-nama worksheet/sheet
dalam MS-Excel.
• Insert Worksheet digunakan untuk menambah/menyisipkan
worksheet.
• Navigasi Sheet merupakan tombol-tombol perintah yang berfungsi
untuk berpindah antar-sheet aktif.
Setiap worksheet, Anda dapat geser. Caranya adalah arahkan mouse pada
nama sheet yang akan digeser, lalu klik mouse dan tahan (tidak dilepas),
kemudian geser mouse menuju posisi baru untuk sheet tersebut dan lepaskan
mouse hingga urutannya berubah.
Gambar 2.3 Menggeser Sheet

71
Untuk menghapus sheet, Anda tinggal arahkan mouse dan klik kanan pada
nama sheet yang ingin dihapus. Setelah itu, akan muncul beberapa pilihan,
lalu klik Delete maka worksheet tersebut akan hilang atau terhapus dari
workbook.
2.1.1 Membuat Workbook Baru
Jika ingin memulai membuat dokumen baru, Anda harus membuat
workbook yang baru. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat
workbook baru, yaitu:
1. Anda klik ikon Office Button , kemudian pilih New.
Gambar 2.4 Klik New
2. Setelah klik New, akan muncul kotak dialog New Workbook seperti
pada Gambar 2.5 berikut ini. Setelah itu, klik ikon Blank Workbook.

72
Gambar 2.5 Kotak dialog New Workbook
3. Anda perhatikan pada jendela aplikasi maka akan muncul lembar kerja
baru atau workbook kosong pada tampilan layar monitor.
2.1.2 Membuka Workbook
Workbook yang telah tersimpan di dalam komputer suatu saat akan dapat
dibuka kembali. Ada beberapa cara untuk membuka file (workbook) pada
Excel 2007. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuka workbook,
yaitu:
1. Anda klik Office Button, kemudian pilih Open. Selanjutnya, akan
muncul kotak dialog Open.

73
Gambar 2.6 Pilih Open
2. Setelah itu, cari dan pilihlah file yang ada di dalam direktori komputer
untuk dibuka. Anda lihat Gambar 2.7.
Gambar 2.7 Klik Open
3. Anda klik tombol Open yang terdapat pada kotak dialog Open.
Selanjutnya, file Anda akan tampil pada jendela aplikasi Excel 2007.
2.1.3 Menyimpan Workbook
Anda dapat menyimpan workbook dengan kotak dialog Save. Cara ini
umum dilakukan untuk menyimpan hasil pekerjaan pada aplikasi apa pun,
termasuk Excel 2007. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyimpan
workbook, yaitu:
1. Anda klik Office Button yang terdapat pada pojok kanan atas di
jendela aplikasi, lalu pilih Save.
2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Save As. Gambar 2.8 berikut ini
adalah tampilannya.

74
Gambar 2.8 Kotak dialog Save As pada Excel 2007
3. Selanjutnya, pada kotak dialog Save in, Anda dapat memilih lokasi
untuk menyimpan file. Contohnya, Anda dapat menyimpan di My
Document atau di file direktori yang lain pada komputer.
4. Secara default, nama file yang akan disimpan pada Excel 2007 adalah
Book1.xlsx. Anda dapat mengganti nama file sesuai dengan yang
diinginkan, misalnya Latihan 1.xlsx.
5. Anda klik tombol Save agar file tersimpan di dalam komputer.
Jika sudah disimpan, Anda boleh menutup workbook-nya saja atau
menutup aplikasi Excel 2007. Berikut ini adalah penjelasan singkat untuk
menutup workbook, yaitu:
• Menutup Workbook yang Aktif
Jika ingin menutup workbook saja, Anda cukup klik Office Button,
kemudian klik Close yang terdapat pada pojok kiri bawah.
• Menutup Aplikasi Excel 2007

75
Apabila sudah tidak ingin bekerja dengan aplikasi Excel 2007 dan ingin
menutup seluruh program ini, Anda klik Office Button, kemudian klik
tombol Exit Excel atau dengan klik tanda silang pada pojok kanan atas
jendela aplikasi Excel 2007.
2.2 Margin, Paragraf, Alignment, dan Mencetak
2.2.1 Mengatur Margin
Mengatur margin adalah mengatur batas-batas posisi tulisan dari bagian
tepi halaman (kiri, kanan, atas, dan bawah) pada lembar cetak. Berikut ini
adalah langkah-langkah untuk mengatur batas margin halaman, yaitu:
1. Anda pilih tab Page Layout.
Gambar 2.9 Pilih Tombol Close

76
Gambar 2.10 Memilih Page Layout
2. Setelah itu, lihatlah pada bagian Page Setup, lalu klik pada tanda
panah di bagian Margins.
Gambar 2.11 Memilih Margin yang Telah Tersedia
3. Setiap pilihan margin mempunyai ukuran garis tepi yang berbeda-beda
maka Anda pilih sesuai dengan kebutuhan.
4. Namun, jika ingin memberikan pengaturan sendiri pada margin, Anda
klik Custom Margins pada bagian bawah di menu drop-down tadi
sehingga akan muncul kotak dialog Page Setup berikut ini.

77
Gambar 2.12 Memberikan Pengaturan Margin Sendiri
5. Isilah nilai-nilai pada kotak Top, Left, Right, dan Bottom pada kotak
dialog Page Setup tersebut. Anda dapat memberikan tanda pada
Vertical dan Horizontal dengan cara klik. Tujuannya adalah agar
posisi hasil cetak nanti dapat berada di tengah-tengah halaman.
6. Setelah selesai, klik tombol OK.
2.2.2 Mengatur Paragraf dan Alignment
Perataan ini diperlukan untuk menata data dalam tabel supaya rapi. Sama
seperti Microsoft Word, Excel juga memiliki beberapa setting (pengaturan), di
antaranya: setting perataan secara horisontal rata kiri, rata kanan, rata tengah,
dan setting perataan secara vertikal rata atas, rata bawah, dan rata tengah.

78
Anda dapat mengatur perataan data dalam sel dengan menggunakan
tombol dialog dalam grup Alignment dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Anda klik tab Home, kemudian lihat pada bagian grup Alignment.
Gambar 2.13 Grup Alignment
2. Pada grup Alignment terdapat beberapa pilihan pengaturan perataan
data, yaitu:
• Align left text, , digunakan untuk mengatur data agar rata
di bagian kiri.
• Center text, , digunakan untuk mengatur data agar berada di
tengah secara horisontal.
• Align right text, , digunakan untuk mengatur data agar rata
di bagian kanan.
• Top Align, , digunakan untuk mengatur data agar rata di
bagian atas cell secara vertikal
• Middle Align, , digunakan untuk mengatur data agar rata di
bagian tengah cell secara vertikal
• Bottom Align, digunakan untuk mengatur data agar rata di
bagian bawah cell secara vertikal.

79
Selain itu, juga terdapat perataan Bullets Numbering yang
digunakan untuk mengatur perataan alinea bullets sesuai dengan
tingkatannya.
Selain perataan tersebut, juga masih terdapat perataan berdasarkan
orientasi arah. Anda dapat mengatur teks atau data dalam sel agar miring
beberapa derajat. Gambar 2.14 akan memperlihatkan perataan tipe ini.
Gambar 2.14 Orientation
Anda juga dapat membuat data atau teks dalam sebuah sel menjadi
bersusun ketika data yang dimasukkan memiliki panjang melebihi panjang
sel. Kemampuan Excel ini disebut Wrap Text .
Gambar 2.15 Wrap Text
Terdapat pula tombol Merger & Center yang berfungsi untuk
membuat sebuah judul tabel berada di tengah.
Berikut ini adalah contoh dari Merger & Center, yaitu:

80
Misalnya, ada sebuah laporan yang berjudul Laporan Kerja Bulan Desember
dan pada awalnya, judul tersebut dibuat pada kotak A1.
Gambar 2.16 Membuat Judul Laporan
Jika menginginkan judul berada di posisi tengah, Anda tarik kotak A1
sampai ke posisi E1.
Gambar 2.17 Menarik Posisi Cell
Setelah itu, Anda tekan tombol Merger & Center, , sehingga judul
laporan akan berada pada posisi tengah di atas tabel laporan.
Gambar 2.18 Hasil Merger & Center

81
2.2.3 Mencetak
Sebelum melakukan proses pencetakan data Microsoft Excel, Anda harus
mencermati beberapa hal terlebih dahulu, yaitu:
• Print Preview
Setidaknya, Anda harus melakukan Print Preview sebelum melakukan
pencetakan agar dapat melihat, apakah hasil keluaran di monitor sudah
sesuai dengan keinginan atau belum.
Berikut ini adalah cara menggunakan Print Preview pada MS Excel 2007,
yaitu:
1. Anda siapkan lembar kerja yang akan dicetak.
2. Setelah itu, klik pada tombol Office, , lalu klik Print, kemudian
pilih Print Preview.
Gambar 2.19 Pilih Print Preview

82
3. Selanjutnya, Anda akan melihat tampilan seperti pada Gambar 2.20
berikut ini.
Gambar 2.20 Tampilan Fasilitas Print Excel 2000
Akan terlihat bahwa tampilan worksheet yang akan dicetak
ditampilkan tanpa garis-garis kolom dan baris. Salah satu tujuan
melakukan pemeriksaan melalui Print Preview adalah supaya Anda
dapat melakukan penyesuaian apabila terjadi hal-hal yang tidak sesuai.
Pada tampilan Print Preview terdapat beberapa tombol, seperti:
• Print: untuk langsung melakukan proses pencetakan
• Print Set Up: untuk mengatur halaman lembar kerja yang dicetak
• Zoom: untuk melakukan zoom in ke tampilan preview.
• Close Preview: untuk kembali ke tampilan lembar kerja worksheet.

83
• Next dan Previous Page: untuk pindah ke halaman berikutnya
atau ke halaman sebelumnya.
• Show Margin: untuk menampilkan garis pembatas
• Page Setup
Page Setup digunakan untuk mengatur halaman lembar kerja yang akan
dicetak. Cara mengaksesnya adalah:
1. Anda klik pada tab Page Layout, lalu klik Page Setup.
Gambar 2.21 Klik Page Layout
2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Page Setup berikut ini.

84
Gambar 2.22 Kotak Dialog Page Setup
Keterangan:
• Orientation: untuk memilih salah satu tipe orientasi Portrait
(tegak) atau Landscape (mendatar).
• Scalling : pada pilihan Adjust To digunakan untuk mendapatkan
kompresi tabel atau skala yang sesuai pada 1 halaman kertas
Anda.
• Paper Size : untuk memilih ukuran kertas yang akan digunakan.
Anda dapat memilih salah satunya dan standar ukuran kertas
yang digunakan adalah A4.
• Print Quality: untuk menentukan kualitas cetakan.

85
• Print
Berikut adalah langkah-langkah untuk mencetak dokumen ke printer,
yaitu:
1. Anda klik tombol Print di jendela Print Preview atau klik perintah
Print yang ada di tombol Office, lalu pilih Print lagi.
Gambar 2.23 Kotak Dialog Print
2. Bila ketentuan yang diperlukan sudah diatur, Anda klik tombol OK
untuk mencetak dokumem worksheet.
2.3 Link dan Merger Workbooks
Istilah koneksi data atau membuat link, lazim digunakan pada halaman
web. Namun, fasilitas ini tidak hanya terdapat pada halaman web, sebab pada
aplikasi Office, khususnya Excel 2007, juga terdapat fasilitas link ini. Untuk
lebih memahami maksud tersebut, Anda simak beberapa penjelasan pada
poin-poin berikut ini, yaitu:

86
2.3.1 Membuat Link Antarsel dalam Workbook yang Sama
Anda dapat membuat sebuah koneksi data antarsel dalam worksheet yang
sama. Langkah-langkahnya adalah:
1. Anda pilih sebuah worksheet, kemudian buatlah tabel seperti pada
Gambar 2.24 Tabel Contoh
2. Setelah itu, buatlah sebuah link pada worksheet yang sama dan juga link
pada worksheet yang lainnya sehingga ketika diklik akan menuju ke
tabel yang Anda buat ini.
3. Simpanlah lokasi tempat Anda membuat tabel tersebut, misalnya
Sheet1, range B2:D7.
4. Selanjutnya, klik sel yang agak jauh dari tabel, tetapi masih di worksheet
yang sama, misalnya sel Z1.
5. Ketikkan Lihat Data Barang seperti Gambar 2.25.
Gambar 2.25 Membuat Teks Link
6. Apabila kesulitan mencari sel Z1, Anda dapat menggunakan tombol F5
untuk memunculkan kotak dialog Go To seperti pada Gambar 2.26
yang akan membantu Anda mencapai sel Z1.

87
Gambar 2.26 Kotak Dialog Go To
7. Ketikkan Z1 pada kotak isian di bawah kata Reference.
8. Setelah itu, Anda klik kanan teks tersebut.
9. Pada menu yang muncul, Anda pilih Hyperlink seperti Gambar 2.27
berikut ini.
Gambar 2.27 Memilih Hyperlink
10.Setelah itu, akan muncul sebuah kotak dialog Insert Hyperlink seperti
pada Gambar 2.28.

88
Gambar 2.28 Kotak Dialog Hyperlink
11.Anda klik pilihan Place in This Document dan pada kotak Or select a
place in this document:, Anda isi dengan Sheet1.
12.Pada isian Type the sel reference:, Anda ketikkan B2:D7 pada area
tabel yang tadi dibuat.
13.Setelah itu, klik tombol OK.
14.Hasilnya akan segera tampak bahwa teks tersebut akan diberi warna
biru dan diberi garis bawah seperti pada Gambar 2.29.
Gambar 2.29 Hasil Hyperlink
15.Apabila hendak melakukan link dari worksheet yang berbeda, misalnya
dari sel A1 Sheet2 maka perubahan yang harus Anda lakukan pada
kotak dialog Insert Hyperlink (Gambar 2.28) adalah hanya perlu
mengubah Sel Reference pada Sheet2.

89
2.3.2 Membuat Link Antarsel dalam Workbook yang
Berbeda
Selanjutnya, Anda ikuti beberapa langkah berikut ini untuk membuat link
(koneksi) antarsel dalam workbook yang berbeda, yaitu:
1. Pada pengaturan hyperlink ini, Anda harus mempersiapkan workbook
yang akan menjadi tujuan dari link. Contohnya, Anda memiliki 2
workbook dengan nama Latihan1.xls dan Latihan2.xls, lalu pada
workbook Latihan1.xls ini akan dibuat link yang akan dihubungkan ke
workbook Latihan2.xls.
2. Bukalah workbook Latihan1.xls dan klik kanan cell yang akan diberikan
pengaturan hyperlink. Setelah itu, klik Hyperlink sehingga akan muncul
kotak dialog Insert Hyperlink.
Gambar 2.30 Pengaturan Hyperlink pada Insert Hyperlink
3. Anda pilih Existing File or Web Page, kemudian klik Current Folder
dan klik file Latihan2.xls (atau pilih pada direktori pada komputer
Anda untuk file yang akan menjadi tujuan link), kemudian tekan
tombol OK.

90
4. Hasilnya adalah ketika klik cell pada workbook Latihan1 maka secara
otomatis, file Latihan2 juga akan dibuka.
2.4 Warna Cell, Warna Text, Bentuk Font, dan
Ukuran
Cell merupakan tempat pada Microsoft Excel untuk meletakkan data yang
Anda miliki. Tentunya, sama seperti program Microsoft Office lainnya, yaitu
data yang terdapat pada sebuah cell, Anda dapat ubah tampilannya. Berikut
ini adalah beberapa cara mengubah tampilan cell, yaitu:
2.4.1 Mengatur Format Font
Microsoft Excel menyediakan fasilitas untuk mengganti model font, ukuran
font, ataupun efek cetak lainnya dengan menggunakan tombol-tombol
perintah yang tersedia di dalam tab Home di grup Font.
Gambar 2.31 Tombol-tombol Perintah yang Ada di Grup Font
Keterangan:
Tombol Keterangan Fungsi
Font Mengganti model font
Font Size Mengganti ukuran font
Increase Font
Size
Memperbesar ukuran font
dari ukuran yang ada di font
size

91
Tombol Keterangan Fungsi
Decrease Font
Size
Memperkecil ukuran font
dari ukuran yang ada di font
size
Bold Memasang atau
menghilangkan efek cetak
tebal
Italic Memasang atau
miring
Underline Memasang atau
garis bawah
Fill Colour Memasang warna latar
belakang
Font Colour Memasang warna font
2.4.2 Memberi Warna Pada Cell
Pada Excel, Anda dapat memberi warna pada data ataupun pada sel agar
pembacaan data pada tabel menjadi lebih mudah untuk dimengerti. Berikut
ini adalah cara pemberian warna pada data, yaitu:
1. Anda klik tempat data yang akan diberi warna. Gambar 2.32 adalah
contoh data yang akan diwarnai, misalkan nama yang berjenis kelamin
perempuan diberi warna merah muda dan laki-laki diberi warna biru.

92
Gambar 2.32 Contoh Mewarnai Data
2. Selanjutnya, klik tanda panah kecil pada tombol Font Color di Tab
Home kelompok Font sehingga akan tampil sebuah menu pilihan
seperti Gambar 2.33.
Gambar 2.33 Menu Font Color
3. Bila warna yang dikehendaki tidak ada pada menu tersebut, Anda
dapat klik pilihan More Colors sehingga akan muncul sebuah kotak
dialog Colors seperti pada Gambar 2.33 di bagian kanan.

93
4. Hasil dari pemberian warna (baik laki-laki dan perempuan), Anda
dapat lihat pada Gambar 2.34.
Gambar 2.34 Hasil Pewarnaan
Pewarnaan juga dapat dilakukan terhadap cell. Langkah-langkahnya
adalah (masih menggunakan contoh Gambar 2.34):
1. Anda blok semua sel laki-laki dan cari tombol Fill Color yang terletak
di sebelah tombol Font Color.
2. Setelah itu, klik tanda panah kecil yang ada pada bagian kanan tombol
sehingga muncul menu pilihan seperti Gambar 2.35.
Gambar 2.35 Pilihan Warna Latar Belakang Cell

94
3. Lakukanlah pemilihan dengan menggeser mouse ke arah warna
tertentu.
4. Bila kurang puas dengan warna yang ada, Anda dapat menggunakan
pilihan More Color seperti yang dilakukan pada pewarnaan font pada
Gambar 2.33.
5. Hasil dari pewarnaan tersebut, Anda dapat lihat pada Gambar 2.36.
Gambar 2.36 Memberikan Warna Latar Belakang
2.5 Filter dan Editing/Format Cell
Data yang akan dimasukkan ke dalam cell, memiliki format yang berbeda-
beda, misal data format numerik, karakter, tanggal , waktu, mata uang dan
sebagainya.
Gambar 2.37 Berbagai Format Data

95
2.5.1 Mengatur Format Cell
Data pada Excel 2007, secara umum, dapat berupa teks dan angka. Bila
diperlukan, angka diformat terlebih dahulu agar sesuai dengan keperluan.
Langkah-langkah untuk mengatur format cell adalah:
1. Anda pilih daerah atau range yang akan diformat, misalnya ingin
mengubah format numerik menjadi format mata uang.
Gambar 2.38 Pilih Range
2. Setelah itu, klik kanan, kemudian pilih Format Cell sehingga muncul
kotak dialog seperti pada Gambar 2.39 berikut ini.
Gambar 2.39 Pilih Format Cell

96
3. Selanjutnya, Anda pilih Tab Number dan pilih Category: Currency.
Gambar 2.40 Pilih Currency
4. Setelah memilih Currency, Anda pilih jenis mata uang yang akan
dipakai pada bagian Symbol. Pada bagian Decimal Places, tentukanlah
berapa angka di belakang koma, lalu klik tombol OK dan lihat
perubahannya.
Gambar 2.41 Hasil dari Format Currency
Berikut ini adalah langkah-langkah pengaturan untuk memformat tanggal
dan waktu, yaitu:

97
1. Anda pilih range yang akan diformat.
.
Gambar 2.42 Pilih Range
2. Setelah itu, klik kanan pada range yang telah dipilih, lalu pilih Format
Cell.
3. Selanjutnya, Anda pilih Category: Date, lalu perhatikan pada bagian
Type. Anda dapat memilih salah satu format penanggalan yang
diinginkan, lalu klik OK.

98
Gambar 2.43 Format Tanggal
4. Pada bagian Location, Anda pilih pada bagian Indonesia.
5. Selanjutnya, data akan berubah dari penanggalan yang berupa angka
biasa menjadi data dengan format penanggalan nama bulan yang
berupa teks. Anda lihat Gambar 2.44
Gambar 2.44 Hasil dari Format Tanggal

99
2.5.2 Editing Cell
Berikut ini akan dijelaskan mengenai proses pengeditan data yang sudah
tertulis dalam cell.
• Membetulkan Data yang Salah
Anda dapat menggunakan salah satu perintah berikut ini untuk
mengedit data pada suatu sel, yaitu:
• Aktif atau pilih sel, lalu tekan tombol F2, lakukan perubahan data,
kemudian tekan tombol Enter.
• Anda pilih sel, klik data yang akan diedit, lalu pada bagian formula bar
lakukan perubahan data, kemudian tekan tombol Enter.
• Klik dua kali sel yang berisi data yang akan diedit, lalu lakukan
perubahan data, kemudian tekan tombol Enter.
• Bila Anda ingin mengganti data dalam satu cell dengan data yang baru,
sebaiknya langsung tekan tombol Delete atau Backspace, kemudian
ketik atau masukkan data yang baru.
Anda gunakan tombol panah (←←←←,↑↑↑↑,→→→→,↓↓↓↓) pada keyboard untuk menggeser
satu karakter ke kiri, kanan, atas, atau bawah.
• Menghapus Cell
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus sel, yaitu:
1. Anda pilih cell yang akan dihapus. Dalam tab Home, Anda klik tombol
Delete pada grup Cells, lalu pilih Delete Cells.
Gambar 2.45 Pilihan Tombol Delete

100
Gambar 2.46 Kotak Dialog Delete
Keterangan:
• Shift cells left digunakan untuk menghapus sel sehingga sel di
sebelah kanan akan bergeser ke kiri mengisi ruang sel yang telah
dihapus sebelumnya.
• Shift cell up digunakan untuk menghapus sel sehingga sel di
bawahnya akan bergeser ke atas mengisi ruang sel yang telah
dihapus tersebut.
• Entire Row digunakan untuk menghapus seluruh baris pada
posisi sel aktif.
• Entire Column digunakan untuk menghapus seluruh kolom
pada posisi sel aktif.
• Menghapus Baris atau Kolom
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus baris atau kolom,
yaitu:
1. Anda pilih baris atau kolom yang akan dihapus.
2. Dalam tab Home, Anda klik tombol Delete pada grup Cells, kemudian
pilih salah satu perintah berikut ini:
• Delete Sheet Rows digunakan untuk menghapus baris pada
posisi sel aktif.

101
• Delete sheet Columns digunakan untuk menghapus kolom pada
posisi sel aktif.
• Menyisipkan Sel
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyisipkan sel, yaitu:
1. Anda pilih lokasi sel baru yang akan disisipkan.
2. Dalam tab Home, klik tombol Insert pada grup Cells, lalu pilih Insert
Cells.
Gambar 2.47 Pilihan Tombol Insert
Gambar 2.48 Kotak Dialog Insert
Keterangan:
• Shift cell rights digunakan untuk menyisipkan sel dengan
menggeser sel terpilih ke kanan.
• Shift cell down digunakan untuk menyisipkan sel dengan
menggeser sel terpilih ke bawah.

102
• Entire row digunakan untuk menyisipkan baris pada posisi sel
aktif.
• Entire column digunakan untuk menyisipkan kolom pada posisi
sel aktif.
• Menyisipkan Baris atau Kolom
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menyisipkan baris atau kolom,
yaitu:
1. Anda pilih lokasi baris atau kolom yang akan disisipkan.
2. Dalam tab Home, klik tombol Insert pada grup Cells, lalu pilih
perintah berikut ini:
• Insert Sheet Rows digunakan untuk menambah baris pada posisi
sel aktif.
• Insert Sheet Column digunakan untuk menambah kolom pada
posisi sel aktif.
Gambar 2.49 Menyisipkan Baris atau Kolom
• Mengatur Lebar Kolom
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur lebar kolom, yaitu:
1. Anda pilih atau aktif pada kolom yang akan diatur lebarnya.
2. Dalam tab Home, Anda klik tombol Format pada grup Cells, kemudian
pilih Column Width.

103
Gambar 2.51 Kotak Dialog Column Width
3. Ketikkan nilai pada kotak Column Width, klik tombol OK.
• Mengatur Tinggi Baris
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur tinggi baris, yaitu:
1. Anda pilih baris yang akan diatur tingginya.
2. Dalam tab Home, Anda klik Format pada grup Cells, lalu pilih Row
Height.
Gambar 2.52 Kotak Dialog Row Height
3. Ketikkan nilai tinggi baris pada kotak dialog Row Height.
Gambar 2.50
Pilih Column
Width

104
• Memindah dan Menyalin Data
Tentunya, Anda tidak ingin mengulang pekerjaan karena mengisi data
pada tempat yang salah. Kesalahan seperti itu masih bisa tertolong dengan
cara memindahkan data-data tersebut pada tempat yang seharusnya. Berikut
ini adalah langkah-langkah untuk memindahkan data dari satu tempat ke
tempat lain, yaitu:
1. Anda sorot atau pilih daerah pada data yang akan dipindahkan, lalu
klik ikon Cut pada tab Home bagian grup Clipboard.
Gambar 2.53 Range Data yang Siap untuk Dipindahkan
2. Selanjutnya, arahkan mouse dan klik pada cell yang akan ditempati
data, lalu Anda klik kanan dan pilih Paste.
Gambar 2.54 Data Telah Dipindahkan pada Tempat yang Baru

105
3. Setelah data berpindah pada lokasi baru, Anda atur kembali lebar
kolom dan baris apabila format kolom dan baris berubah.
Gambar 2.55 Hasil Perpindahan
• Menggunakan Copy dan Paste Special
Pada Excel 2007 dapat dilakukan penyalinan data. Data yang disalin ini
dapat berupa isi beserta pengaturan format yang terdapat di dalamnya. Cara
ini hampir sama seperti memindahkan data, hanya saja data yang lama
masih berada di tempat asalnya (tidak berpindah). Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk menyalin data, yaitu:
1. Anda sorot daerah data yang akan disalin dengan menggunakan mouse.
2. Setelah itu, tekan ikon Copy .
3. Selanjutnya, klik mouse pada daerah yang akan ditempati salinan dari
data asli. Anda klik tombol drop-down pada ikon Paste sehingga akan
muncul beberapa pilihan. Pilihlah Paste Special dengan klik mouse
pada pilihan tersebut hingga muncul kotak dialog seperti pada Gambar
2.56 berikut ini.

106
Gambar 2.56 Penyorotan Data pada Daerah Data
4. Sebagai contoh, Anda pilih Option Transpose pada kotak dialog
tersebut, kemudian klik OK.

107
Gambar 2.57 Kotak Dialog Paste Special
5. Hasil akan seperti pada Gambar 2.58 berikut ini.
Gambar 2.58 Data Setelah Disalin dengan Cara Paste Special
2.5.3 Filter Cell
Excel menyediakan fasilitas untuk menyaring data dengan kriteria
tertentu. Ada beberapa metode yang bisa digunakan, dua diantaranya, yaitu
AutoFilter dan AdvancedFilter. Berikut ini akan dijelaskan tentang
penggunaan masing-masing fasilitas filter:
1. Anda pilih kolom data yang akan difilter.

108
Gambar 2.59 Kolom Data yang akan Difilter
2. Setelah itu, lihatlah pada bagian tab Data, lalu klik tombol Filter
pada grup Sort & Filter.
Gambar 2.60 Tab Data dan Sort & Filter
3. Selanjutnya, akan muncul tanda panah pada judul kolomnya.
Gambar 2.61 Tanda Panah pada Judul
4. Anda klik tanda panah tersebut, lalu akan muncul beberapa pilihan
berikut ini :

109
Gambar 2.62 Pilihan Filter
5. Pada pilihan Filter terdapat beberapa pilihan seperti:
• Sort Smallest to Largest : untuk memilih data dari yang terkecil
sampai yang terbesar.
• Sort Largest to Smallest : untuk memilih data dari yang terbesar
sampai yang terkecil.
• Sort by Color : untuk meng-custom filter.
• Number Filter : untuk memilih filter berdasarkan kondisi
tertentu.

110
Gambar 2.63 Pilihan Number Filter
Misalnya, untuk kondisi Greater Than berarti Anda ingin
memilih data yang nilainya lebih besar dari data pembandingnya.
Gambar 2.64 Memilih Greater Than di Custom AutoFilter
Pada contoh Gambar 2.64, Anda ingin memunculkan data
yang nilainya lebih besar dari 25 maka klik pada tombol OK dan
akan kelihatan hasilnya seperti pada Gambar 2.65 berikut ini.

111
Gambar 2.65 Nilai yang Lebih Besar dari 25
Anda juga dapat memilih data mana yang ingin ditampilkan
dengan memberi tanda centang. Jika ingin memunculkan semua
datanya, Anda klik pada Select All.
Gambar 2.66 Klik Select All
6. Jika ingin mengembalikan tampilan data tanpa difilter, Anda tinggal
klik kembali Filter pada grup Sort & Filter atau dengan klik pada
tombol panah di judul kolomnya dan pilih Clear Filter From.
Gambar 2.67 Klik Celar Filter From

112
2.6 Ekspor Data Excel untuk Berbagai Kebutuhan
2.6.1 Ekspor Excel 2003 ke Excel 2007
Mengonversi data pada Excel 2007 (lebih khususnya) adalah mengubah
format data *.xls menjadi *.xlsx (format file Excel pada versi sebelumnya).
Untuk lebih jelasnya, Anda ikuti beberapa langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda siapkan workbook yang memiliki format *.xls. Perhatikan nama
workbook berikut ini (Latihan2.xls (Compatibility Mode)).
Gambar 2.68 Nama Workbook Beserta Formatnya
2. Untuk mengubah format *.xls menjadi *.xlsx, Anda klik Office Button,
kemudian klik ikon Convert sehingga akan muncul kotak dialog
seperti berikut ini.
Gambar 2.69 Kotak Dialog Konfirmasi Konversi Data

113
3. Selanjutnya, klik Yes. Perhatikan nama beserta format file yang
sekarang. Workbook Latihan2 sekarang berubah format menjadi
Latihan2.xlsx.
2.6.2 Ekspor Data Excel ke PDF
Microsoft Office 2007 memungkinkan pengguna untuk merubah file Excel
ke dalam format PDF. File PDF memiliki keuntungan, yaitu format PDF bisa
dibuka di program-program pembaca PDF versi lama atau versi baru. Jika
pilihan untuk menyimpan file sebagai PDF tidak keluar atau tidak tersedia,
Anda dapat menginstal add-on gratisnya melalui website Microsoft atau harus
menginstal sendiri program Adobe PDF Reader versi yang profesional.
1. Anda download Office 2007 add-on file dari situs Web Microsoft
sehingga akan memungkinkan untuk menyimpan semua file Office
2007 dalam format PDF. Untuk alamat link-nya, Anda tinggal buka
Google dan ketikkan: add ins convert excel to pdf.
Gambar 2.70 Microsoft Download Center
2. Setelah itu, klik pada tombol Download dan simpan file hasil download-
nya pada lokasi folder yang diinginkan.

114
3. Lakukanlah instalasi pada file Add-ins yang sudah di-download.
Installer akan meminta Anda untuk membaca perjanjian pengguna dan
klik OK untuk melanjutkan.
4. Bukalah program Excel, lalu membuat dokumen baru, atau membuka
file Excel yang sudah ada sebelumnya. Setelah itu, klik Office Button
yang terletak di sudut kiri atas dari Excel. Gerakkan mouse Anda ke
bawah menu drop-down ke pilihan Save As.
5. Selanjutnya, pilih PDF sebagai format file Anda. Berikanlah nama file
dan pilihlah folder untuk menyimpan file PDF.
Gambar 2.71 Memilih Adobe PDF
6. Pilih sheet yang akan di-convert, lalu klik pada tombol Convert to PDF.

115
7. Pilih lokasi untuk menyimpan file hasil PDF-nya, kemudian klik tombol
Save.
Gambar 2.73 Klik Tombol Save
8. Hasil file PDF dari Excel akan menjadi seperti pada Gambar 2.74
berikut ini.
Gambar 2.72
Klik Convert to
PDF

116
Gambar 2.74 Hasil File PDF
2.6.3 Ekspor Data Excel ke Grafik
Microsoft Excel 2007 menyediakan fasilitas untuk menampilkan data
dalam bentuk chart atau grafik. Dengan fitur yang lebih menarik, pembuatan
grafik dalam Excel akan lebih mudah.
• Membuat Grafik
Langkah-langkah membuat grafik adalah:
1. Anda blok data yang akan digunakan sebagai sumber data grafik.

117
Gambar 2.75 Sumber Data Pembentuk Grafik
2. Setelah itu, klik salah satu tipe grafik yang diinginkan dalam tab Insert
pada grup Charts.
Gambar 2.76 Tipe Grafik pada Grup Grafik
3. Selanjutnya, pilih salah satu bentuk format dari tipe yang dipilih. Jika
tidak ada jenis grafik yang disenangi, Anda dapat klik pada bagian
Other Chart untuk melihat bentuk chart yang lain.
Gambar 2.77 Chart 2-D Column
4. Misalnya, Anda memilih jenis diagram batang 2 dimensi maka hasil
tampilan grafiknya adalah sebagai berikut ini.

118
Gambar 2.78 Diagram Batang 2-D
• Mengganti Jenis Grafik
Grafik yang telah dibuat dapat diubah modelnya bila Anda ingin
mengubahnya tanpa mengubah data dari grafik tersebut. Berikut ini adalah
langkah-langkah untuk mengubah model grafik, yaitu:
1. Anda klik grafik yang modelnya akan diubah dengan model lain
sehingga akan muncul tab Design.
Gambar 2.79 Tab Design

119
2. Setelah itu, klik ikon Change Chart Type pada kategori Type
hingga muncul kotak dialog Change Chart Type berikut ini.
Gambar 2.80 Memilih Jenis Tabel
3. Selanjutnya, pilih salah satu tipe grafik yang diinginkan (di sebelah
kiri) dan pilih detail model yang dimiliki setiap tipe (sebelah kanan),
lalu klik OK.
2.7 Membuat Formula Sederhana
Microsoft Excel 2007 memberikan kemudahan kepada Anda untuk
memasukkan data yang berupa rumus. Data berupa rumus dapat Anda
ketikkan pada bagian formula bar (batang rumus). Data yang berupa rumus,
sebelumnya harus diawali dengan mengetikkan tanda sama dengan (=).
2.7.1 Mengenal Operator Formula
Formula harus diawali dengan tanda = (sama dengan). Formula dapat
berisi sebuah fungsi (seperti fungsi SUM di atas) atau lebih dan di dalam
fungsi atau diluar fungsi bisa mengandung operand dan operator matematika
(dalam contoh di atas adalah operator +).

120
Berikut ini adalah operator-operator matematika yang sering digunakan
dalam formula.
Operator Kegunaan Contoh
+ (tanda
tambah)
Menjumlahkan antara bilangan yang ada
di kanan dan kiri.
=2+5
- (tanda
minus)
Mengurangkan bilangan di sebelah kiri
dengan bilangan di sebelah kanan.
=10-1
* (tanda
bintang)
Mengalikan kedua bilangan yang ada di
sisi kanan dan sisi kiri.
=4*3
/ (garis miring) Membagi bilangan yang ada di sebelah
kiri dengan bilangan yang ada di sebelah
kanannya.
=12/3
% (persen) Menghitung persentase dari nilai tertentu. =50%
^ (caret) Menghitung perpangkatan dari bilangan
tertentu.
=7^2
Di samping operator-operator di atas, masih terdapat beberapa operator
lainnya yang mempunyai fungsi membandingkan. Operator perbandingan
ini akan menghasilkan nilai true atau false. Kebanyakan penggunaan operator
ini terdapat pada fungsi perbandingan seperti fungsi IF(). Operator-operator
tersebut adalah:
Operator Kegunaan Contoh
= (tanda sama
dengan)
Menyatakan bahwa bilangan yang
ada di kanan dan kiri sama atau
sebanding.
=If(A1=2,…..

121
> (tanda lebih
besar)
Menyatakan bahwa bilangan di
sebelah kiri lebih besar dari
bilangan di sebelah kanan.
=(8>9)
hasilnya false
< (tanda lebih
kecil)
Menyatakan bahwa bilangan di
sebelah kiri lebih kecil dari bilangan
di sebelah kanan.
=(8<9)
hasilnya true
>= (lebih besar
sama dengan)
di sebelah kiri lebih besar atau sama
=(10>=9)
hasilnya true
<= (lebih kecil
sama dengan)
di sebelah kiri lebih kecil atau sama
=(9<=9)
hasilnya true
<> (lebih kecil
lebih besar)
Menyatakan pertidaksamaan antara
bilangan-bilangan yang ada di
sebelah kanan dan kiri.
=if(A1<>A2,….
Operator lainnya adalah operator referensi. Maksudnya, operator ini
adalah operator yang digunakan untuk menyatakan sebuah range pada
beberapa sel. Operator tersebut adalah:
• : (titik dua), operator ini digunakan untuk menunjukkan sebuah
referensi pada semua sel yang terdapat di antara dua ujung sel yang
membentuk sebuah persegi, misalnya (A1:E7).
• , (koma) atau ; (titik koma), operator ini digunakan sebagai pemisah
dalam sebuah fungsi, misalnya dalam fungsi IF(). Contohnya:
=SUM(sel1;sel2) atau SUM(sel1,sel2). Penggunaan titik koma atau
koma sangat tergantung pada setting regional sistem operasi Anda.

122
2.7.2 Membentuk Rumus Sederhana
Rumus merupakan hal terpenting dalam pengolahan suatu data. Berikut
ini merupakan contoh untuk membentuk rumus, yaitu:
1. Anda aktif pada suatu sel yang akan diisi rumus.
2. Setelah itu, ketikkan tanda sama dengan (=) untuk mengawali rumus,
kemudian ketikkan bentuk rumus yang Anda inginkan.
3. Akhiri dengan tekan Enter.
Gambar 2.81 Contoh Pembentukan Rumus
Anda juga dapat memasukkan rumus dalam range sel dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Ketikkan data input Anda, sebagai contoh ketikkan data berikut ini.
Gambar 2.82 Data Input
2. Setelah itu, klik pada daerah D3, kemudian ketikkan rumus =B3*C3,
dan tekan tombol Enter.

123
Gambar 2. 83 Proses Memasukkan Rumus pada Range Sel
3. Berikut ini adalah hasil akhirnya.
Gambar 2.84 Hasil Akhir
Pada Excel 2007 terdapat fasilitas penyalinan rumus yang dapat
memudahkan Anda sehingga tidak perlu menulis rumus satu persatu,
misalnya pada Gambar 2.84, Anda tidak perlu mengetikkan rumus untuk
kolom D4, D5 dan D6. Langkah-langkah untuk menyalin rumus adalah:
1. Anda pilih sel yang telah diisi rumus, lalu arahkan pointer mouse ke
pojok kanan atas dari sel tersebut hingga pointer mouse berbentuk tanda
+ .

124
Gambar 2.85 Pointer Mouse Berbentuk +
2. Kemudian, Anda geser hingga ke arah sel D6.
Gambar 2.86 Menggeser hingga Sel D6
3. Hasilnya adalah semua sel dari D3 sampai D6 sudah berisi angka yang
merupakan perkalian dari kolom B dengan kolom C.
Gambar 2.87 Hasil Akhir

125
2.7.3 Menghitung Data secara Otomatis
Untuk menjumlahkan data secara otomatis, Anda dapat memanfaatkan
tombol Sum yang terdapat pada grup Editing di dalam tab Home.
Tombol Sum juga memiliki beberapa pilihan perintah lain, seperti :
• Average: untuk mencari nilai rata-rata dari serangkaian data angka
pada suatu range.
• Count Numbers: untuk menghitung jumlah sel dalam range sel yang
berisi data.
• Min: untuk mencari nilai terkecil dari serangkaian data angka pada
suatu range sel.
• Max: untuk mencari nilai terbesar dari serangkaian data angka pada
suatu range sel.
Langkah-langkah untuk menjumlahkan data secara otomatis adalah:
1. Ketikkan data Anda seperti berikut ini.
Gambar 2.88 Data Input
2. Misalnya, ingin menjumlahkan gol pada tahun 2009 maka Anda seleksi
semua gol pada tahun 2009.

126
3. Setelah itu, klik pada tombol Sum pada grup Editing di dalam
tab Home.
4. Secara otomatis, akan tampil fungsi =SUM( ) dan membentuk range sel
kolom di bagian atas sel aktif.
Gambar 2.89 Fungsi =SUM( )
5. Anda juga bisa menyalin rumus SUM untuk penjumlahan pada sel
yang lain.

127
Gamba 2.90 Menyalin Rumus SUM
2.8 Membuat Formula Advance, HLOOKUP dan
VLOOKUP
Subbab ini akan membahas sejumlah fungsi yang berkaitan dengan lookup
dan referensi. Fungsi ini hampir sama dengan fungsi database, yaitu masih
menggunakan sekumpulan data yang disusun sedemikian rupa dan tidak
dimanfaatkan secara langsung, melainkan hanya sebagai acuan saja. Oleh
sebab itu, disebut LOOKUP dan REFERENSI. Berikut ini adalah beberapa
contoh fungsi Lookup dan Referensi yang sering digunakan.
2.8.1 CHOOSE
Fungsi ini dipakai untuk menunjukkan nilai tertentu dari sederetan baris
atau kolom data berdasarkan nomor indeks dari data tersebut. Nomor indeks
adalah nomor yang digunakan Excel untuk memberi identifikasi tiap kolom
(field) atau baris (record) pada tabel database. Indeks biasanya dimulai dari 1.
Adapun, bentuk fungsi seutuhnya adalah:
=CHOOSE(index_num;value1;value2;…)
Untuk contoh fungsi-fungsi ini akan dibuat sebuah tabel data barang
seperti yang tampak pada Gambar 2.91 berikut ini.

128
Gambar 2.91 Database Data Barang
Anda mungkin akan bertanya, mengapa harus di sel J4? Jawabannya
adalah karena tabel data ini hanya berfungsi sebagai referensi. Akan tetapi,
data yang ada di dalamnya tidak boleh diubah supaya dapat menghindari
kesalahan seperti tidak sengaja tertumpuk atau tergeser dan mengganggu
tabel utama. Untuk itulah data ini diletakkan pada sel yang jauh, bahkan ada
yang meletakkannya pada kolom Z atau ZA (malah pada worksheet yang
terpisah). Sekarang, Anda beri nama tabel data ini dengan Data_barang. Hal
ini dilakukan untuk memudahkan pengingatan dan tidak perlu melakukan
blok area data secara berulang-kali.
Contoh CHOOSE seperti berikut:
Misalkan, ingin mencari elemen apa yang terdapat pada field nama barang
urutan ke-2 dari 4 urutan teratas maka Anda dapat melakukan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Anda klik lokasi sel untuk meletakkan hasil dari fungsi CHOOSE(),
misalnya di sel K17.
2. Ketikkan formulanya sebagai berikut: =CHOOSE(2;K5;K6;K7;K8)

129
3. Maksud dari formula tersebut adalah memilih data indeks ke-2 dari sel
K5, K6, K7, dan K8. Hasilnya Anda dapat lihat pada Gambar 2.92
berikut ini.
Gambar 2.92 Menerapkan Fungsi CHOOSE()
2.8.2 VLOOKUP
Fungsi ini hampir sama kegunaannya dengan fungsi CHOOSE, yaitu
untuk mencari data. Akan tetapi, fungsi ini mencari data berdasarkan area
tertentu dan menggunakan data pembanding. Bentuk penulisannya adalah:
=VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup)
Supaya lebih mengerti tentang cara penggunaan fungsi ini, Anda lebih
baik memperhatikan contoh berikut ini:
Misalkan, ada tabel penjualan seperti Gambar 2.93 yang harus diisi
dengan data yang telah Anda ketikkan seperti Gambar 2.94. Anda tidak
mungkin untuk mengisinya satu per satu dengan melihat tabel data,
kemudian mengetikkannya pada tabel penjualan ini. Hal itu pasti akan
memakan waktu lama, biarpun menggunakan fasilitas Copy-Paste.

130
Gambar 2.93 Tabel Penjualan
Anda dapat meminta bantuan pada Excel untuk mencarinya dengan
mencocokkan data kode barang pada tabel penjualan dengan kode barang
pada tabel database (data_barang). Fungsi VLOOKUP akan dapat
melakukannya dengan cara menurun karena yang dicari adalah data yang
berdasarkan kolom. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
1. Anda klik salah satu sel untuk meletakkan rumus (dalam hal ini sel
C4). Sel C4 adalah kolom nama barang (pada tabel penjualan). Artinya,
Anda akan mencari nama barang pada tabel data_barang berdasarkan
kode barang pada tabel penjualan.
2. Ketikkan rumusnya : =VLOOKUP(…
3. Setelah itu, klik sel yang menjadi dasar pencarian, yaitu kode barang
(B4), lalu tekan tombol ; (titik koma).
4. Ketikkan nama tabel tempat data berada (tabel database) atau blok tabel
tersebut. Dalam contoh ini, nama tabelnya adalah Data_barang. Setelah
itu, tekan tombol ; lagi.
5. Ketikkan nomor indeks dari nama barang pada tabel database (dalam
contoh ini indeksnya 2), kemudian tekan tombol ; lagi.
6. Yang terakhir, Anda tentukan range lookup-nya True atau False. Bila
Anda memilih True maka tabel database harus diurutkan terlebih
dahulu, sedangkan kalau False maka Excel hanya akan mencari data

131
saja tanpa memperhitungkan tempat (dalam contoh ini, Anda memilih
False). Selanjutnya, tekan tombol Enter.
7. Rumus seutuhnya akan menjadi seperti berikut ini:
=VLOOKUP(B4;Data_barang;2;FALSE)
8. Hasilnya, Anda dapat lihat pada Gambar 2.94. Selanjutnya, Anda pasti
dapat melengkapi tabel penjualan tersebut hingga tampak seperti pada
Gambar 2.95.
Gambar 2.94 Hasil Penggunaan VLOOKUP()
Gambar 2.95 Tabel Penjualan Lengkap

132
2.8.3 HLOOKUP
Fungsi ini hampir sama dengan fungsi VLOOKUP, hanya saja
pembacaannya terbalik (menggunakan index baris). Bentuk penulisan
fungsinya adalah:
=HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup)
Agar lebih paham, sebaiknya, Anda lihat gambar tabel seperti Gambar
2.96.
Gambar 2.96 Gambar 2 Tabel
Langkah-langkah untuk mengisi sel C4 (nama barang) adalah:
1. Anda klik sel C4 tersebut dan ketikkan rumusnya.
=HLOOKUP(…
2. Setelah itu, klik sel B4 karena sel tersebut sebagai acuan pencarian data,
kemudian tekan tombol ; (titik koma).
3. Selanjutnya, masukkan nama tabelnya atau blok area yang menjadi
tempat database berada (dalam contoh ini digunakan nama tabel “db”).
Setelah itu, tekan tombol ; lagi.
4. Anda masukkan index-nya dan dihitung dari baris pertama. Nama
barang berarti ada di index ke-2. Selanjutnya, tekan tombol ; lagi.
5. Pada bagian akhir, yaitu pada range lookup, Anda pilih False dan tekan
tombol Enter.

133
6. Rumus selengkapnya adalah:
=HLOOKUP(B4;db;2;FALSE)
7. Hasil akhirnya, Anda dapat lihat pada Gambar 2.97.
Gambar 2.97 Hasil Penggunaan Fungsi HLOOKUP()
Anda lengkapi tabel tersebut dengan mengisi rumus untuk kolom
harga pada tabel pertama sehingga menjadi seperti pada Gambar 2.98.
Gambar 2.98 Tabel Lengkap HLOOKUP()

134

135
BAB 3
Microsoft PowerPoint 2007
3.1 Membuka, Membuat, Menyimpan Sesuai
Kebutuhan
PowerPoint 2007 sangat terkenal sebagai perangkat lunak yang
bermanfaat untuk membuat bahan presentasi. Dengan PowerPoint,
penyampaian informasi dapat dilakukan secara menarik.
PowerPoint tidak hanya digunakan untuk kepentingan presentasi bisnis
semata. Namun, dapat digunakan oleh siapa pun juga, asal digunakan untuk
menyampaikan informasi, misal pelajar yang ingin menyajikan pekerjaan
rumah untuk disampaikan kepada bapak/ibu guru dan rekan-rekan
sekelasnya, lalu guru atau dosen yang menyajikan materi kuliah di depan
kelas dan masih banyak lagi.
Pembuatan bahan presentasi dapat dilakukan dengan sangat mudah.
Pembuat dengan leluasa bisa menyisipkan teks, gambar, suara, dan video,
bahkan menyertakan animasi yang memikat. Penyajian grafik yang
didasarkan pada data juga dapat dibuat dengan gampang.

136
Gambar 3.1 Contoh PowerPoint
Untuk membuka aplikasi Microsoft PowerPoint 2007, Anda dapat
1. Anda klik Logo Windows pada toolbar (apabila Anda menggunakan
Windows 7) atau klik tulisan START pada toolbar (apabila Anda
menggunakan Windows XP) untuk memunculkan Start Menu.

137
Gambar 3.2 Tampilan Start Menu
2. Setelah itu, klik All Programs, lalu pilih folder Microsoft Office,
kemudian pilih Microsoft PowerPoint 2007.
Gambar 3.3 Aplikasi Microsoft PowerPoint 2007

138
3. Setelah klik menu Microsoft PowerPoint 2007, akan muncul tampilan
seperti pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4 Tampilan Pertama PowerPoint 2007
3.1.1 Membuat Presentasi dengan PowerPoint 2007
Setelah berhasil membuka Microsoft PowerPoint 2007, langkah Anda
selanjutnya adalah mengisi setiap slide yang nantinya akan digunakan untuk
presentasi. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat sebuah
presentasi dengan PowerPoint 2007, yaitu:
1. Setelah aplikasi PowerPoint 2007 berhasil dibuka, pada slide pertama,
biasanya berisi judul dan nama pembuat presentasi. Anda ketikkan
judul presentasi pada bagian Click to add title, kemudian ketikkan
nama pembuat presentasi pada bagian Click to add subtitle.

139
Gambar 3.5 Pembuatan Slide Pertama
2. Setelah itu, klik Tab Home, kemudian klik tombol untuk
membuat sebuah slide baru atau slide kedua
Gambar 3.6 Pembuatan Slide ke Dua
3. Pada bagian Click to add title, Anda isikan dengan judul dari materi
yang akan dibicarakan, misalkan dalam contoh kali ini, judul yang
akan dipakai adalah Apakah komputer itu, sedangkan pada bagian Click
Nama Pembuat
Presentasi
Judul Presentasi

140
to add text, diisikan dengan isi dari judul materi, misalkan “Komputer
adalah alat yang dipakai untuk mengetik, menghitung dan
melakukan pekerjaan lainnya”.
Gambar 3.7 Pembuatan Isi Slide ke Dua
4. Anda klik kembali Tab Home, kemudian klik tombol untuk
membuat sebuah slide baru lagi. Pembuatan slide tergantung pada
banyaknya materi yang akan disampaikan.
Judul Materi
Isi Materi

141
Gambar 3.8 Slide-slide yang Sudah Dibuat.
3.1.2 Menyimpan Presentasi
Setelah berhasil membuat sebuah presentasi, langkah Anda selanjutnya
adalah menyimpan presentasi tersebut agar dapat dibuka kembali untuk
diedit atau digunakan. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk
menyimpan presentasi dalam Microsoft PowerPoint 2007, yaitu:
1. Anda klik pada Office Button ( ).
2. Setelah itu, klik pada untuk menampilkan kotak
dialog Save As.

142
Gambar 3.9 Kotak Dialog Save As
3. Tentukanlah lokasi penyimpanan file sesuai dengan yang Anda
inginkan.
4. Berilah nama file pada bagian File Name, kemudian klik tombol
Save untuk menyimpan file tersebut.
5. Apabila file tersebut berhasil disimpan maka nama file akan
tercantum pada bagian atas tampilan PowerPoint.
Gambar 3.10 Nama File Berada di Bagian Atas Tampilan PowerPoint
3.2 Slide Design dan Template
PowerPoint menyediakan beberapa bentuk slide yang berbeda-beda.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat presentasi dengan
bentuk slide yang berbeda, yaitu:
1. Anda klik Tab Home, kemudian klik New Slide sehingga akan
muncul tampilan seperti pada Gambar 3.11

143
Gambar 3.11 Beberapa Bentuk Slide
2. Berikut ini adalah penjelasan dari setiap bentuk yang ada pada
PowerPoint 2007, yaitu:
• Title Slide berisi sebuah judul dan sebuah subjudul. Biasanya
digunakan pada awal bahan presentasi.
• Title and Content berisi sebuah judul materi dan sebuah tempat
untuk menaruh materi slide, misal berupa teks, gambar, atau
video.
• Section Header berisi sebuah judul dan sebuah subjudul.
Biasanya dipakai pada bahan presentasi yang sangat panjang,
yang melibatkan beberapa bagian atau sesi. Slide inilah yang
digunakan pada awal setiap sesi.
• Two Content berisi sebuah judul dan dua buah tempat untuk
menaruh materi slide.
• Comparison berisi sebuah judul dan dua buah subjudul, serta
dua buah tempat untuk materi pembandingan. Biasanya, dipakai
saat akan membandingkan keuntungan dan kerugian.

144
• Title Only berisi judul saja. Biasanya digunakan untuk
meletakkan objek yang tidak umum, misalnya Flash.
• Blank berupa slide kosong.
• Content with Caption berisi tempat untuk judul, teks, dan objek
seperti gambar atau diagram.
• Picture with Caption berisi tempat untuk objek gambar di bagian
atas dan dua tempat untuk teks di bagian bawah.
Gambar 3.12 Salah Satu Contoh Bentuk Slide yang Berbeda.
PowerPoint menyediakan beberapa template. Berikut ini adalah langkah-
langkah untuk menggunakan template dalam PowerPoint 2007, yaitu:
1. Anda klik tombol Office Button ( ).
2. Setelah itu, klik pada New.
3. Selanjutnya, klik pada Installed Template sehingga muncul tampilan

145
Gambar 3.13 Pilihan Template
4. Anda pilih template yang dikehendaki.
5. Terakhir, klik tombol Create.
Gambar 3.14 Salah Satu Contoh Template

146
Anda bisa membuat sendiri sebuah template. Sebelum membuat template,
buatlah bahan presentasi yang akan dijadikan template terlebih dahulu,
kemudian, ikutilah langkah-langkah berikut, yaitu:
2. Setelah itu, klik pada Save As untuk menampilkan kotak dialog Save
As.
Gambar 3.15 Kotak Dialog Save As
3. Ketikkan nama template pada bagian File name
4. Pilihlah PowerPoint Template pada Save as type

147
Gambar 3.16 Tipe PowerPoint Template.
5. Terakhir, Anda klik tombol Save.
Untuk membuat bahan presentasi baru berdasarkan template yang telah
dibuat, Anda ikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:
2. Setelah itu, klik pada New.
3. Selanjutnya, klik pada My Templates.

148
Gambar 3.17 My Templates
4. Anda klik pada nama Template yang sudah dibuat sebelumnya.
Gambar 3.18 Memilih Template yang Sudah Dibuat
5. Terakhir, klik tombol OK.
Klik di sini

149
3.3 Background dan Mengatur Warna Text
Agar presentasi terlihat lebih menarik, Anda dapat mengganti warna
background pada setiap slide. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk
mengganti background, yaitu:
1. Anda klik Tab Design.
2. Setelah itu, klik Background Styles pada grup Background sehingga
akan muncul tampilan seperti pada Gambar 3.19.
Gambar 3.19 Jenis Warna Background yang Disediakan PowerPoint
3. Pilihlah salah satu warna dari warna yang disediakan untuk
mengubah warna background. Apabila ingin memilih warna lain,
Anda klik menu Format Background sehingga muncul kotak dialog
Format Background.

150
Gambar 3.20 Kotak Dialog Format Background
4. Berikutnya, klik pada Group Fill, lalu pada bagian Color, klik tombol
untuk memunculkan pilihan warna, kemudian pilihlah salah
satu warna yang ingin digunakan untuk background.

151
Gambar 3.21 Pilihan Jenis Warna
5. Anda klik Close untuk melihat perubahan yang dihasilkan.
Gambar 3.22 Warna Background Berhasil Diubah
Untuk mengubah warna tulisan yang terdapat pada slide PowerPoint,
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda klik teks yang akan diubah warnanya, kemudian block teks
tersebut.
Gambar 3.23 Mem-block Tulisan yang Akan Diubah Warnanya.
2. Setelah itu, klik Tab Home, lalu klik tombol pada grup Font
sehingga akan muncul pilihan jenis warna seperti pada Gambar 3.24.

152
Gambar 3.24 Pilihan Jenis Warna untuk Teks
3. Pilihlah jenis warna yang diinginkan sehingga hasil yang didapat akan
menjadi seperti pada Gambar 3.25.
Gambar 3.25 Pilihan Jenis Warna untuk Teks
3.3.1 Bekerja dengan Themes
PowerPoint menyediakan beberapa themes yang dapat membantu
Anda dalam mendesain slide secara instan agar tampilan slide lebih
menarik. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menggunakan themes
di PowerPoint, yaitu:
1. Anda klik Tab Design.

153
2. Pada Group Themes, Anda klik tombol yang terletak di
bagian kanan gambar themes untuk memunculkan pilihan jenis
Themes.
Gambar 3.26 Pilihan Themes di PowerPoint 2007
3. Setelah itu, klik salah satu themes yang diinginkan dan
perhatikan hasilnya pada Gambar 3.27.

154
Gambar 3.27 Hasil Penggunaan Themes
3.4 Hyperlink ke Slide Lain atau Keluar PowerPoint
Terkadang, perlu untuk membuat suatu bahan presentasi yang tidak
bersifat sekuensial, melainkan bahan yang memungkinkan Anda untuk bisa
melompat ke suatu slide ketika klik objek tertentu. Hal tersebut dapat
dilakukan melalui hyperlink. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk
membuat hyperlink pada Microsoft PowerPoint 2007, yaitu:
1. Anda buat sebuah slide baru seperti pada Gambar 3.28.
Gambar 3.28 Mempersiapkan File PowerPoint.
2. Setelah itu, buatlah 4 slide lagi, yaitu keempat slide tersebut berisi
keterangan dari masing-masing point yang terdapat pada Gambar
3.29.

155
Gambar 3.29 Slide Berisi Keterangan
3. Selanjutnya, block tulisan Generasi pertama pada slide pertama, lalu
klik Tab Insert, kemudian pilih Hyperlink pada Group Links
Gambar 3.30 Block Tulisan dan Menu Hyperlink
4. Berikutnya, akan muncul kotak dialog Insert Hyperlink seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 3.31.

156
Gambar 3.31 Kotak Dialog Insert Hyperlink
5. Pada bagian Link to, Anda klik Place in This Document, kemudian
pada kotak Select a place in this document, pilih Generasi Pertama.
Gambar 3.32 Memilih Slide yang Akan Dituju
6. Anda klik tombol OK dan tekan F5 pada keyboard untuk menjalankan
animasi, lalu klik pada kata Generasi Pertama maka Anda akan
langsung dibawa menuju ke slide yang berisi keterangan dari teks
Generasi pertama.

157
Sedangkan, untuk membuat hyperlink antar-file dapat dilakukan dengan
1. Anda klik dan block teks yang ingin diberi hyperlink, lalu klik Tab
Insert, kemudian pilih Hyperlink pada Group Links
2. Setelah itu, akan muncul kotak dialog Insert Hyperlink seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 3.33.
Gambar 3.33 Kotak Dialog Insert Hyperlink
3. Pada bagian Link to, Anda klik Existing File or Web Page, kemudian
pada bagian Look in, pilih file yang akan dihubungkan.
Gambar 3.34 Menentukan Lokasi yang Dituju

158
4. Anda klik OK dan tekan F5 pada keyboard untuk menjalankan animasi.
3.5 Insert Gambar dan Mengedit Gambar
Untuk memasukkan gambar ke dalam slide PowerPoint, Anda dapat
1. Anda klik pada Tab Insert.
2. Setelah itu, klik pada sehingga akan muncul tampilan seperti
pada Gambar 3.35.
Gambar 3.35 Kotak Dialog Insert Picture
3. Pada bagian Look in, Anda pilih lokasi atau tempat penyimpanan
gambar pada komputer.
4. Anda klik pada gambar yang akan dimasukkan, kemudian klik
Insert.

159
Gambar 3.36 Gambar yang Akan Dimasukkan ke dalam Slide
5. Hasil yang didapat akan seperti pada Gambar 3.37.
Gambar 3.37 Hasil Memasukkan Gambar ke dalam Slide Presentasi
6. Untuk mengatur ukuran gambar tersebut, Anda klik salah satu titik
yang terdapat pada bagian ujung-ujung gambar, lalu aturlah sesuai
dengan keinginan.
Titik-titik pada
ujung gambar

160
Gambar 3.38 Hasil Pengaturan Gambar
3.5.1 Mengatur Tampilan Gambar
Untuk mengatur tampilan gambar pada slide PowerPoint, Anda dapat
melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda klik pada gambar yang ada dalam slide.
2. Setelah itu, klik Tab Format
3. Selanjutnya, klik pada sehingga akan muncul pilihan seperti
pada Gambar 3.39.

161
Gambar 3.39 Pilihan Tampilan Gambar
4. Anda klik pada salah satu pilihan dan perhatikan hasilnya pada
Gambar 3.40 Hasil Pengaturan Gambar

162
3.5.2 Mengatur Kecerahan Gambar
Untuk mengatur kecerahan dari sebuah gambar yang terdapat pada
slide PowerPoint, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini,
yaitu:
1. Anda klik gambar tersebut.
2. Setelah itu, klik Tab Format
3. Selanjutnya, klik pada sehingga akan muncul pilihan
seperti pada Gambar 3.41 berikut ini.
Gambar 3.41 Pilihan Kecerahan atau Brigthness
4. Anda klik pada salah satu pilihan dan perhatikan hasilnya
pada Gambar 3.42.

163
Gambar 3.42 Hasil Penggunaan Brightness -20%
3.5.3 Mengatur Gambar sebagai Latar Belakang
Anda juga bisa membuat gambar sebagai latar belakang sehingga teks
akan ditampilkan di depan gambar tersebut. Berikut ini adalah langkah-
langkahnya, yaitu:
1. Anda besarkan ukuran gambar, misalnya seperti Gambar 3.43
berikut ini.

164
Gambar 3.43 Memperbesar Gambar
2. Setelah itu, klik Tab Format, kemudian klik tombol
.
Gambar 3.44 Hasil Menerapkan Gambar sebagai Latar Belakang

165
3.6 Insert Sound dan Movie
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk memasukkan Sound ke dalam
slide PowerPoint, yaitu:
1. Anda pilih slide yang akan disisipi sebuah sound.
2. Setelah itu, klik Tab Insert.
3. Selanjutnya, klik, , sehingga muncul kotak dialog Insert Sound
Gambar 3.45 Hasil Menerapkan Gambar sebagai Latar Belakang
4. Pilihlah file dari media penyimpanan yang terdapat pada komputer
Anda (WAV, MP3, AU, AIFF, dan MIDI), kemudian klik OK untuk
memasukkan file tersebut ke dalam slide.

166
Gambar 3.46 Memasukkan File Sound ke dalam Slide
5. Berikutnya, akan muncul kotak konfirmasi, apakah sound akan
diputar secara otomatis atau ketika di klik saja.
Gambar 3.47 Kotak Dialog Konfirmasi Sound
6. Anda klik F5 untuk mencoba hasil dari memasukkan Sound.
Sedangkan, untuk memasukkan file Movie ke dalam slide PowerPoint,
Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda pilih slide yang akan disisipi sebuah movie.
2. Setelah itu, klik Tab Insert.

167
3. Setelah itu, klik , sehingga akan muncul kotak dialog Insert
Movie seperti pada Gambar 3.48.
Gambar 3.48 Kotak Dialog Insert Movie
4. Berikutnya, akan muncul kotak konfirmasi, apakah movie akan
diputar secara otomatis atau ketika diklik saja.
Gambar 3.49 Kotak Dialog Konfirmasi Movie
5. Anda klik F5 untuk mencoba hasil dari memasukkan movie.

168
3.7 Insert Diagram dan Mengedit Gambar
Anda ingin membuat diagram batang, diagram garis, atau berbagai grafik
lain berdasarkan suatu data? PowerPoint akan menyediakan fasilitas untuk
keperluan tersebut. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat
diagram dalam PowerPoint, yaitu:
1. Anda klik yang terdapat pada Tab Insert sehingga akan
memunculkan tampilan seperti pada Gambar 3.50.
2. Setelah itu, klik pada salah satu bentuk grafik.
3. Selanjutnya, klik tombol OK sehingga akan muncul tampilan seperti
pada Gambar 3.51.

169
4. Lakukanlah pengisian data pada worksheet seperti pada Gambar 3.52.
5. Tutuplah jendela untuk pengisian data tersebut dan perhatikan
hasilnya seperti pada Gambar 3.53 berikut ini.

170
Untuk mengubah bentuk chart, Anda dapat melakukannya dengan
langkah-langkah berikut ini, yaitu:
1. Anda klik pada gambar chart yang ingin diubah bentuknya.
2. Setelah itu, klik pada Tab Design.
3. Selanjutnya, klik pada bagian sehingga akan muncul kotak
dialog Change Chart Type seperti pada Gambar 3.54.

171
Gambar 3.54 Kotak Dialog Change Chart Type
4. Anda klik pada salah satu chart, misalkan klik pada chart ,
kemudian klik tombol OK.
Gambar 3.55 Pergantian Bentuk Chart

172
Apabila ada data yang ingin diubah, Anda dapat lakukan dengan
1. Anda klik pada gambar grafik
2. Setelah itu, klik Tab Design
3. Selanjutnya, klik pada dan lakukan perubahan data, kemudian
tutuplah worksheet.
Gambar 3.56 Mengedit Data
4. Hasil yang didapat akan menjadi seperti pada Gambar 3.57.

173
Gambar 3.57 Hasil dari Perubahan Data
3.8 Slide Transition dan Custom Animation
Agar presentasi terlihat lebih menarik, Anda dapat menambahkan transisi
antar-slide. PowerPoint menyediakan sejumlah model transisi. Berikut ini
adalah langkah-langkah untuk membuat transisi antar-slide, yaitu:
1. Anda buat sebuah file PowerPoint baru atau dapat menggunakan file
PowerPoint yang sudah pernah dibuat, yaitu Pengenalan Komputer.
2. Setelah itu, klik pada slide kedua, seperti pada Gambar 3.58.

174
Gambar 3.58 Memilih Slide ke Dua
3. Selanjutnya, klik Tab Animations, kemudian klik tanda yang
terletak pada bagian sehingga akan muncul
tampilan seperti pada Gambar 3.59.

175
Gambar 3.59 Pilihan Transisi Slide
4. Anda pilih salah satu dari jenis transisi yang sudah ditawarkan.
Untuk melihat hasilnya, Anda klik F5 pada keyboard dan jalankan
animasi hingga slide kedua. Ulangilah cara ini untuk menambahkan
transisi pada setiap slide.
3.8.1 Pengaturan Animasi
PowerPoint menyediakan beberapa fitur yang berhubungan dengan
animasi. Tabel 3.1 akan menjelaskan fitur-fitur yang berhubungan dengan
animasi.
Tabel 3.1 Fitur Animasi
Tombol Keterangan
Transition Sound
( )
Untuk mengatur suara, sewaktu slide
dianimasi. Pada awalnya tidak ada
suara maka pilihannya seperti
berikut ini, yaitu:

176
Transition Speed
( )
Untuk mengatur kecepatan animasi.
Pilihannya, yaitu:
• Slow = Pelan
• Medium = Sedang
• Fast = Cepat
Apply to All
( )
Digunakan untuk memakai
pengaturan ke semua slide.
Dalam keadaan tercentang, slide
berikutnya akan ditampilkan kalau
pemakai klik atau menekan suatu
tombol pada keyboard.
Bila dicentang, slide berikutnya akan
ditampilkan setelah selang waktu
yang tercantum terlampaui. Nilai
tunggu tersusun atas menit dan
detik, misalnya, 00:50 berarti 50 detik.

177
Setelah melakukan pengaturan pada bagian animasi, Anda dapat
mencoba pengaturan tersebut dengan menekan tombol pada Tab
Animations di grup Preview.
3.8.2 Custom Animation
Custom Animation pada PowerPoint bertujuan untuk memberikan
kebebasan kepada Anda agar dapat membuat animasi sendiri pada setiap isi
sebuah slide. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat Custom
Animation, yaitu:
1. Buatlah sebuah slide baru dengan tampilan seperti pada
Gambar 3.60 Slide Baru
2. Setelah itu, block teks Soto, kemudian klik Tab Animations
dan klik tombol yang terdapat pada grup
Animations sehingga akan muncul panel Custom Animations
pada bagian kanan layar.

178
Gambar 3.61 Panel Custom Animations
3. Selanjutnya, klik tombol Add Effect untuk menambahkan
animasi objek, lalu pilih salah satu kategori dan klik salah satu
animasi yang ada.
Gambar 3.62 Pilihan Animasi

179
Berikut ini adalah penjelasan dari kategori animasi yang
terdapat pada panel Custom Animasi, yaitu:
• Entrance memiliki 5 pilihan awal, yaitu Blind, Box,
Checkboard, Diamond, dan Fly In. Apabila ingin
menampilkan efek lain, Anda klik pada pilihan More
Effect sehingga akan tampil kotak dialog Add Entrance
Effect berikut ini.
Gambar 3.63 Pilihan Efek Animate Entrance Effect
• Emphasis digunakan untuk memberikan efek animasi
berdasarkan penekanan pada kata, kalimat, ataupun
karakter. Anda klik pilihan More Effect untuk
menampilkan seluruh efek kategori Emphasis.

180
Gambar 3.64 Pilihan Efek Animate Emphasis Effect
• Exit digunakan untuk memberikan efek animasi
penutup pada suatu presentasi. Biasanya, efek ini berada
pada akhir slide. Berikut ini adalah beberapa efek dalam
kategori efek.

181
Gambar 3.65 Pilihan Efek Animate Exit Effect
• Motion Paths digunakan untuk memberikan pergerakan
animasi berdasarkan alur garis yang sudah disediakan
ataupun yang sudah Anda buat.

182
Gambar 3.66 Pilihan Efek Animate Motion Path Effect
4. Setelah memilih efek animasi, Anda klik tombol OK. Untuk
memainkan animasi yang sudah dipilih, Anda klik tombol
Play pada panel Custom Animasi, sedangkan untuk melihat
hasil animasi dalam bentuk slide show, klik tombol Slide Show.
5. Ulangilah langkah ini untuk tulisan Siomay, Bakmie Goreng,
Nasi Goreng, dan Gado-gado.
3.8.3 Mengatur Urutan Animasi
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur urutan animasi,
yaitu:
1. Anda pilih animasi yang akan diatur urutannya.

183
Gambar 3.67 Posisi Awal Urutan Animasi
2. Setelah itu, klik tombol atau di bagian Re-Order
untuk mengatur urutan animasi ke atas atau ke bawah.
Gambar 3.68 Hasil Pengurutan Animasi
3.8.4 Pengaturan Custom Animations
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatur Custom Animations,
yaitu:
1. Anda pilih salah satu animasi dari panel Custom Animations.
Selanjutnya, Anda perhatikan bagian Modify yang memiliki
beberapa pengaturan.

184
Gambar 3.69 Pengaturan Custom Animation
Berikut ini adalah keterangan dari masing-masing
pengaturan, yaitu:
• Start digunakan untuk mengatur jalannya animasi, serta
ada 3 pengaturan, yaitu On Click, With Previous, dan
After Previous.
• Speed digunakan untuk mengatur kecepatan animasi,
serta ada 5 pengaturan, yaitu Very Slow, Slow,
Medium, Fast, dan Very fast.
2. Setelah mengatur semua animasi, Anda klik tombol Play
untuk melihat jalannya animasi.
3.8.5 Menghapus Efek Animasi
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghapus animasi, yaitu:
1. Anda klik objek yang sudah diberi efek animasi.
2. Setelah itu, klik tombol pada bagian panel Custom
Animations.

185
Gambar 3.70 Tombol Remove
3. Secara otomatis, objek yang sudah diberi animasi akan
terhapus.
Klik pada
bagian ini

Belajar Mandiri Microsoft Office 2007

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Belajar Mandiri Microsoft Office 2007

More from Daniel Fernando

Recently uploaded

Belajar Mandiri Microsoft Office 2007