iaz2017

1. Abonnementen:
Terug in eigen beheer?
Robin De Vliegher
Mediatheekdiensten

2.  2000°
 9 campussen verspreid over Gent
 1300 medewerkers
 14000 studenten
De Arteveldehogeschool

3.  17 bacheloropleidingen
 5 bachelor na bachelors
 Postgraduaten(25)+bijscholingen(100)+HBO5(7)
 2003 lid AUGent
De Arteveldehogeschool

4.  5 mediatheken
 15,9 VTE
 BIDOC + eigen backoffice module
 Abo's: circa 650
 Acquisitiebudget: 371 300 EUR
Mediatheekdiensten

5. Verdeling uitgaven 2016

6.  Begin 2013: overgang Swets via AUGent
 Najaar 2014: Faillissement Swets
 Kandidaten aanbesteding 2015: niet haalbaar
 Ugent: in eigen beheer
Keuze eigen beheer

7. Opportuniteit centralisering:
 Navolging boeken
 Vlotte migratie
 Helder overzicht: dubbele abonnementen
 Besparing
Keuze eigen beheer

8.  Interne personeelsverschuiving: + ½ VTE
 2 medewerkers (2/10 en 3/10)
 Oprichting werkgroep  centralisering
 1 e-mailadres: mediatheek.tijdschriften@arteveldehs.be
Concreet…

9. Eén adres: Voetweg 66
 Leveringen
 Verwerking facturen
 Verwerking print-edities
 Beheer online abo's
Concreet…

11. Verwerking print-edities
Sortering per
mediatheek
Invoer kardex
Etikettering-
beveiligingsstrips
Wekelijkse
koerierdienst
Kant en klare
aflevering

13. Verwerking facturatie
Invoer facturen:
kardex
Invoer
budgetbestand
Export facturen
> financiële
dienst
Verwerking
boekhoudkundig
systeem
Bevestiging
betalingen

16.  Vooral aangestuurd vanuit werkgroep
 Wegwerken dubbele abo's/records BIDOC
 Betere afstemming collecties
 Wie bewaart/excerpeert wat?
 Uniformering etiketten
Centralisering

17.  Onduidelijke overzichtslijst Swets
 Ontbrekend BTW nummer
 Aanrekening BTW
 Vele reminders
Obstakels migratie

18.  Hoge werkdruk
 Per abo 1 factuur
 Niet-tijdige hernieuwingen
 Betalingsmethodes leveranciers
Obstakels migratie

19. Balans positief
 99% abonnementen in orde
 Hiaten weggewerkt
 Dubbele betalingen beperkt
 Minder werkdruk 2de jaar
Evaluatie na 2 jaar

20.  Werkprocessen gestroomlijnder
 Betrouwbare contactgegevens
 Hernieuwingsprocedures vertrouwder
 Correcte facturen
Evaluatie na 2 jaar

21. Uitdagingen:
 Constante evaluatie werkprocessen
 Online toegang promoten
 3 parallelle systemen voor facturatie verwerking
 Online abo’s via aparte beheersmodule
Evaluatie na 2 jaar

22.  Financiële dienst klaar?
 Kredietkaart beschikbaar?
 Degelijk opvolgingssysteem?
 Koerierdienst?
 Voldoende (tijdelijk) personeel?
DIY?

23. Questions
Robin De Vliegher​
mediatheek.tijdschriften@arteveldehs.be​
robin.devliegher@arteveldehs.be​
09/234.80.15