Dokumen ini membincangkan tentang pengurusan akaun amanah dan deposit, termasuk tujuan, jenis, dan proses penubuhan serta kriteria kawalan dalaman yang perlu dipatuhi. Ia juga merangkumi tanggungjawab pegawai yang terlibat dalam pengendalian dan penyelenggaraan akaun, termasuk penyediaan penyata penyesuaian dan laporan tahunan. Penutupan akaun amanah diperlukan dengan resolusi yang diluluskan oleh pihak berkuasa kewangan atau dewan rakyat.

1. AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT?

2. KANDUNGAN 1. Pengenalan 2. Objektif 3. Jenis-jenis Akaun Amanah 4. Carta Aliran Kerja Penubuhan Akaun Amanah 5. Kawalan Dalaman 6. Peranan & T/Jawab P.Pengawal & Pemegang Surat Kuasa Amanah 7. Arahan Pengendalian Akaun Amanah & Format BA 8. Penyelenggaraan Akaun Deposit & Format BDD 9. Penyesuaian - Apa & Mengapa Perlu Disediakan 10. Penyata Penyesuaian Akaun Amanah/Deposit 11. Penutupan Akaun Amanah

3. PENGENALAN Akaun Amanah Yang Disatukan adalah salah satu daripada tiga akaun di bawah Kumpulanwang Yang Disatukan. (Seksyen 7, Akta Prosedur Kew.1957)

4. OBJEKTIF Akaun Amanah Yang Disatukan mengakaunkan segala terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan wang Amanah Kerajaan serta KumpulanWang Amanah Awam untuk maksud-maksud tertentu terimaan dan bayaranbalik wang deposit.

5. JENIS-JENIS KUMPULANWANG AMANAH 1)KUMPULANWANG AMANAH KERAJAAN (P- D3 & D3a) *KUMPULANWANG PEMBANGUNAN (P- D1 & D1ia) *KUMPULANWANG PINJAMAN PERUMAHAN (P- D2 & D2a) *KUMPULANWANG AMANAH PENCEN (P-D6) 2)KUMPULANWANG AMANAH AWAM (P- D4 & D4a) 3)DEPOSIT (P- D5 & D5a) 4)AKAUN KENA BAYAR

6. Kumpulanwang Amanah Kerajaan Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957 bagi maksud tertentu. (Melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat). Bercorak Kumpulanwang Pusingan dan Bayaran Langsung. Penubuhannya membolehkan peruntukan kerajaan disalur ke satu tabung untuk dibelanja bagi sesuatu tujuan Menteri Kewangan boleh mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk Kumpulanwang Amanah yang telah diluluskan.

7. Kumpulanwang Amanah Awam Terdiri dari Kumpulanwang Khas yang diamanahkan kepada Kerajaan. (Ditubuhkan di bawah akta Sendiri) Ditubuhkan dibawah Seksyen 9 Akta Prosedur Kewangan 1957 bagi maksud tertentu (Kelulusan oleh Pihak Berkuasa Kewangan). Pihak Berkuasa Kewangan boleh menubuhkan Kumpulanwang Amanah ikut keperluan untuk akaun wang dalam Akaun Amanah Disatukan Pihak Berkuasa akan mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk Kumpulanwang Amanah yang telah diluluskan .

8. Kategori Wang Amanah i) Kerajaan tidak berhak mendapat faedah sebagai pemunya tetapi hanya sebagai pemegang Amanah (AP 23 a) - dana dari orang awam (KWAA) ii)Kerajaan berhak mendapat faedah sebagai pemunya (AP 23 b) - Dana dari orang awam dan kerajaan atau dari kerajaan sahaja (KWAK)

9. Mengakaunkan wang deposit yang diterima khusus bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau mengikut perjanjian; dan Satu kod akaun diperuntukan oleh JANM untuk setiap jenis deposit yang diterima (dipungut) Penubuhan tidak perlu kelulusan tetapi untuk memungut dan menerima deposit kelulusan diperlukan AKAUN DEPOSIT

10. AKAUN KENA BAYAR MENGAKAUN JUMLAH HUTANG KEPADA PEMBEKAL BARANG-BARANG DAN PERKHIDMATAN YANG DIPEROLEHI OLEH KERAJAAN YANG BAYARANNYA DIBUAT DALAM JANUARI TAHUN BERIKUTNYA

11. CARTA ALIRAN KERJA PENUBUHAN AKAUN AMANAH Akaun Amanah mula beroperasi Jabatan memohon nombor kod akaun daripada JANM/BN Pihak berkuasa kewangan memaklumkan kpd Kementerian Minta Jabatan kemukakan maklumat tambahan Jabatan jawab kepada pemohon Lulus Lengkap Permohonan ditolak Boleh dipertimbangkan Permohonan dikaji Pihak Berkuasa Kewangan mengedarkan Arahan Akaun Amanah kepada jabatan & Agensi berkaitan Pihak Berkuasa Kewangan meluluskan Arahan Akaun Amanah (AAM) Pihak Berkuasa Kewangan mendapatkan nasihat daripada agensi berkaitan mengenai draf AAM Pihak Berkuasa Kewangan mendapatkan nasihat daripada agensi berkaitan mengenai draf AAM a) Surat permohonan rasmi Jabatan b) Borang permohonan c) Draf Arahan Akaun Amanah Tidak Lengkap Tidak Lulus Jabatan kemukakan permohonan kepada Pihak Berkuasa Kewangan untuk menubuhkan Akaun Amanah Jabatan menimbangkan permohonan berkenaan Jabatan mendapat permohonan daripada orang awam untuk memberi sumbangan

12. KAWALAN DALAMAN Pegawai Pengawal - Seorang Pegawai yang ditetapkan dalam SIA untuk mengawal sesuatu Akaun Amanah - Perbendaharaan boleh menetapkan PP Jabatan atau pegawai lain sebagai PP Akaun - PP Akaun Amanah boleh memberi kuasa kepada seorang pegawai perakaunan di bawah kawalan pentadbirannya untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab sebagai PP bagi pihaknya - Namun beliau masih bertanggungjawab untuk melaksanakan kawalan terhadap perjalanan Akaun Amanah dengan sempurna.

13. Terimaan (AP 60 - AP 91) termasuk; - tanggungjawab pemungut - kuasa memungut - urusan pengeluaran resit - merekod pungutan - simpan selamat daftar/buku resit Bayaran (AP 92 - AP 94) bertanggungjawab sepenuhnya keatas betulnya semua semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan akaun amanah itu. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

14. Penyelenggaraan Buku Rekod (AP 95) mempastikan tugas-tugas penyelenggaraan buku daftar/vot amanah diurus dengan cekap dan berkesan termasuk PTJ dibawah jabatannya . Pengesahan dan Penyesuaian Akaun (AP 143(b) ) M empastikan semua PTJ mengemukakan penyata bulanan untuk tujuan penyatuan di peringkat Pusat. Mengesahkan baki akaun amanah dengan laporan bulanan Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Mempastikan penyata mengikut kehendak Arahan Amanah disedia dan dikemukakan kepada pihak yang berkenaan pada masa yang ditetapkan.

15. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEMEGANG SURAT KUASA AMANAH Seorang Pegawai/jabatan yang diperuntukan sejumlah amaun untuk melakukan perbelanjaan bagi sesuatu Akaun Amanah Mempastikan buku vot amanah diselenggara dengan :- - sempurna - sistematik - kemaskini Menyedia dan mengemukakan jadual bayaran yang dibuat mengikut tempoh yang ditetapkan kepada Pegawai Pengawal Amanah. Menyemak dan menyesuaikan rekodnya dengan laporan-laporan bulanan Jabatan Akauntan Negara Malaysia diperingkat BAS.

16. Arahan Pengendalian Akaun Amanah (AP 164) Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri hendaklah menentukan bahawa arahan dibuat bagi mengendali dengan sepatutnya tiap-tiap satu Akaun Amanah

17. Arahan Pengendalian Akaun Amanah (AP 165) Nama Akaun Tujuan Kerajaan atau pemberi wang amanah Pegawai yang bertanggungjawab Bagi pentadbirannya Had kewangan sumber kewangan jenis perbelanjaan yang dibenarkan

18. Arahan Pengendalian Akaun Amanah (AP 165) Kuasa mengenai urusan bank dan pelaburan Samada faedah pelaburan boleh dikredit Kepada akaun amanah Cara menguruskan untung dan rugi yang berbangkit daripada penjualan atau penebusan pelaburan Penyediaan perjanjian dan cagaran bagi pinjaman

19. Arahan Pengendalian Akaun Amanah (AP 165) Penyediaan penyata akaun untuk audit Penggulungan Tarikh kuatkuasa Arahan Amanah Laporan dan penyata yang dikehendaki daripada pegawai yang bertanggungjawab bagi pentadbirannya

20. FORMAT BUKU AKAUN AMANAH

22. (a) Tarikh urusniaga berlaku (b) Perihal urusniaga (c) No. Perenggan Arahan Amanah (d) No. Rujukkan bagi dokumen kewangan (e) Urusniaga yang diambilkira di dalam dokumen kewangan (f) Baki Amanah setelah mengambilkira urusniaga dalam dokumen kewangan yang disediakan. Baki ini perlu disesuaikan dengan Laporan C350 JANM (g-8) -Perkhidmatan/bekalan yang telah dipertanggungkan/dibuat pesanan/ diterima semasa (g-9) -Perkhidmatan/bekalan seperti para g-8dibuat bayaran semasa (g-10)-Perkhidamtan/bekalan seperti para g-8 belum dibuat bayaran terkumpul (h) Pertambahan/pengurangan pelaburan semasa (I) Jumlah pelaburan semasa (j) Baki untuk tujuan kawalan ke atas akaun amanah oleh pihak jabatan Perkiraan :- (f) = baki hari sebelum dimedan (e tolak urusniaga debit dan campur urusniaga kredit) (g-10)= baki hari sebelum tolak (g-9) semasa campur (g-8) semasa (j) = medan (f) tolak medan (g-10) tolak medan (i-12) Penjelasan lanjut mengenai format AA

23. DEPOSIT DAN FORMAT DAFTAR DEPOSIT

24. Penyelenggaraan Akaun Deposit (AP 156-162) Pengenalan - 156 Pegawai Pengawal adalah bertanggung jawab atas penyelenggaraan betul Akaun Deposit di bawah jagaannya. Wujud - wang deposit diterima drp pendeposit. Kod Akaun Deposit Dibuka mengikut jenis deposit (Am-79501,Tender-79502, M.tinggi-73001)

25. Penyelenggaraan rekod kewangan & perakaunan 1.Daftar rekod diselenggara bagi tiap-tiap satu deposit - (baki dan blm dituntut)deposit 2.Terima deposit keluar resit rasmi - simpan untuk tuntut bayaran balik (AP 157) 3.Memasukan wang deposit ke bank 4.Rekod terimaan deposit - Kew.248/9 5.Rekod perakaunan dlm bentuk lejar setiap kod deposit (baki kredit,dit.tangan & disahkan)

26. Penyelenggaraan rekod kewangan & perakaunan 6.Bayaran balik deposit apabila dituntut (AP 158) Dokumen diperlukan -Surat tuntutan bayaran balik asal drp pendeposit -Resit asal/surat sumpah jika hilang -Salinan sah laporan pej. perakaunan bg deposit 7.Surat Pek. JANM bil. ANM(OC)10.79(01) bertarikh 27/12/94.Catat no. dan tarikh resit perbendaharaan di b. bayaran. 8.Peg mengesahkan baucer, menyemak lejar dep.

27. Penyelenggaraan rekod kewangan & perakaunan 9.Penyata baki deposit - setiap hujung tahun(AP 159)

30. Adalah satu proses dimana PTJ yang menyelenggara akaun amanah dapat:- Mempastikan dan mengesan urusniaga di PTJ bersamaan dengan kemasukan pindah catat di Laporan Terperinci Amanah C350 yang dikeluarkan oleh pejabat perakaunan Mengenalpasti sebab berlakunya perbezaan (sekirannya berlaku perbezaan) di antara urusniaga di PTJ dan laporan C350 Penyesuaian hendaklah disediakan berasingan bagi setiap akaun amanah MENGAPA PERLU PENYESUAIAN

31. Penyesuaian hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan. Bagi memudahkan penyediaan Penyata Penyesuaian , PTJ hendaklah menyelenggara buku akaun amanah dengan lengkap. Kesilapan pindahcatat di pejabat perakaunan dapat dibetulkan dengan segera Maklumat-maklumat untuk penyediaan laporan-laporan pengurusan adalah tepat dan lengkap Akaun Awam yang disedia oleh pejabat perakaunan menggambarkan kedudukan sebenar perbelanjaan kerajaan.

32. PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN DIPERINGKAT PTJ Pastikan semua U/niaga diterima (kt) dan bayaran (dt) seperti tercatit di dalam daftar deposit diambilkira dalam ruangan dt dan kt laporan C350. Gunakan format penyata penyesuaian seperti di lampiran Pastikan amaun yang berbeza dipenyata penyesuaian sesuatu bulan, dilaraskan dalam bulan berikutnya. Hantar pengesahan baki dan penyata penyesuaian ke Ibu Pejabat dan Pejabat Perakaunan

33. PENYELIAAN PENYATA PENYESUAIAN DIPERINGKAT IBU PEJABAT Satukan pengesahan baki daripada PTJ dan sahkan baki akhir selepas Penutupan akaun bersamaan dengan laporan terakhir Sistem Perakaunan Pusat (CAS) yang dikeluarkan oleh Pejabat Perkaunan Jika berbeza sediakan penyata penyesaian dan hantar ke Pejabat Perakaunan Hantar senarai baki perseorangan deposit pada akhir tahun Nota :- Ibu Pejabat perlu mengumpul semua senarai baki perseorangan, pengesahan baki dan penyata penyesuaian untuk dikemukakan kepada SPAP, JANM Ibu Pejabat setelah disatukan.

34. TINDAKAN-TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL OLEH PTJ KE ATAS PERBEZAAN REKOD AMANAH DENGAN LAPORAN TERPERINCI PEJABAT PERAKAUNAN (C350) Urusniaga terdapat di C350 tetapi tiada di rekod amanah: Semak semula rekod amanah untuk pastikan memang benar tidak direkodkan. Sekiranya urusniaga berkenaan adalah urusniaga yang sah untuk PTJ, PTJ hendaklah rekod dalam Buku Akaun Amanah. Jika catatan dalam C350 adalah kesilapan/ketinggalan oleh pejabat perakaunan, ianya hendaklah diberitahu dengan kadar segera. Pelarasan akan dibuat oleh pejabat perakaunan.

35. Jika kesilapan terkurang, terlebih kemasukan dilakukan oleh PTJ, pelarasan segera oleh PTJ hendaklah dilakukan. Jika urusniaga PTJ masih belum dicatat dalam C350 pada bulan berkenaan, tindakan susulan hendaklah dibuat ke atas C350 bulan-bulan yang berikutnya.

36. CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI Kemukakan kepada JANM/BN Nyatakan dalam Sijil PengesahanBaki ada perbezaan Tiada beza Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat Kemukakan kepada pejabat Perakaunan/ Ibu Pejabat Jabatan Tandagantan Sijil Pengeshan Baki Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Baki tiada perbezaan Semak dengan Buku Akaun Amanah Terima laporan bulanan setiap bulan Sediakan Penyata Penyesuaian Ada beza Peringkat PTJ Peringkat Ibu Pejabat

44. PENYATA TAHUNAN DAN LAPORAN PENGESAHAN BAKI Semua Kumpulawang Amanah dan Akaun Amanah perlu menyediakan Penyata Tahunan Kumpulanwang Amanah dan Akaun pada 31 Disember setiap tahun. Penyata ini perlu dikemukakan kepada Ketua Audit Negara sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya. SIJIL PENGESAHAN BAKI AKAUN Pengawai Pengawal/wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan Penyata Penyesuaian Akaun untuk dikemukakan kepada pejabat Perakaunan.

45. TINDAKAN JAB/PTJ YANG MENYELENGGARA AKAUN AMANAH/AKAUN DEPOSIT Setiap bulan: Setiap akhir tahun: Sahkan baki dilaporan C350, jika berbeza sedia penyata penyesuaian. Sediakan penyata terimaan dan bayaran untuk akaun amanah. Sahkan baki akhir tahun dilaporan C350, jika berbeza sedia penyata penyesuaian. Sediakan senarai baki perseorangan untuk akaun deposit.

46. PENYATA TERIMAAN DAN BAYARAN Disediakan pada 31 Disember Dihantar kepada Audit sebelum 31 Mac tahun berikutnya Mengandungi maklumat terperinci terimaan dan bayaran. Disediakan dalam 2 keadaan ;- Hujung tahun atau Penutupan Akaun Amanah berkenaan

47. PENUTUPAN KUMPULAWANG AMANAH DAN AKAUN AMANAH Kumpulawang Amanah dan yang telah mencapai matlamat penubuhannya atau yang tidak diperlukan lagi, perlu ditutp dan ia memerlukan satu resolusi penutupan yang diluluskan oleh Dewan Rakyat atau Pihak Berkuasa Kewangan

48. JUMPA LAGI, SEMOGA ANDA SEMUA BERJAYA.