Perencanaan SUMBER DAYA MANUSIA, Human resource planning

1. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 1
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
1. PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM TOPIK
Perencanaan merupakan fungsi pertama diantara banyak fungsi manajemen yang ada, termasuk
manajemen sumber daya manusia (human resource planning / HRP) / SDM, yang sangat menentukan daya
saing suatu perusahaan aatau organisasi , oleh karena itu diperlukan perencanaan dan penanganan yang tepat
agar mampu mencapai tujuan perusahaan ,baik jangka panjang maupun jangka pendek sebuah perusahaan.
Suatu organisasi, menurut Riva’I (2004:35) “tanpa didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik segi
kuantitatif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan dimasa yang akan datang”.
Dalam paper ini hal-hal pokok yang akan dibahas adalah :
1. Permintaan dan penawaran SDM
2. Sistem perencanaan SDM
3. Ramalan kebutuhan SDM.
B. RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang akan dibahas di dalam paper ini adalah :
 Apa yang dimaksud dengan manajemen perencanaan SDM ?
 Mengapa perencanaan diperlukan dalam perencanaan SDM ?
 Apa yang dimaksud dengan permintaan damn penawaran SDM ?
 Apakah yang dimaksud dengan peramalan kebutuhan SDM ?
 Sebutkan sumber internal dan eksternal karyawan ?
 Bagaimana sistem pelaksanaan dalam perencaaan SDM ?
 Alternatif apa saja yang bisa dilakukan dalam merencanakan SDM ?
 Tantangan apa saja yang dihadapi dalam perencanaan SDM ?
C. MAKSUD DAN TUJUAN PENULISAN
Maksud dan tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk memahami apa yang dimaksud dengan
manajemen perencanaan SDM , memiliki pengetahuan tentang strategi dalam perencanaan SDM bagi
perusahaan maupun organisasi agar dalam merekrut SDM lebih efektif, sehingga mampu menempatkan

2. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 2
SDM yang tepat sesuai dengan keahlian masing-masing dan akhirnya mampu memajukan sebuah
perusahaan tersebut.
D. KONSEP
konsep spesifik yang dibahas dalam paper ini adalah tentang bagaimana melaksanakan
teknik-teknik dalam perencananaan, menjelaskan langkah-langkah strategis dalam perncanaan SDM,
mengetahui isu yang terjadi dalam perencaan SDM, memprediksi kebutuhan karyawan,
menempatkan karyawan secara bijak , serta meramalkan kebutuhan SDM.

3. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 3
2. PEMBAHASAN
A. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Menurut Wilson Bangun dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia (2012) adalah “suatu
proses dari analisis dan identifikasi terhadap kebutuhan dan tersedianya sumber daya manusia di pasar
tenaga kerja”. Sedangkan menurut Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi
(1997:137). Perencanaan SDM “adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk
mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi”.
Sementara menurut G. Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan “perencanaan yang
bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui
strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan”. Perencanaan SDM adalah proses sistematis
untuk meramalkan permintaan (demand) dan penawaran (supply) SDM di masa depan.
Jadi menurut saya, perencanaan SDM adalah suatu proses dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja ,
baik dari internal maupun eksternal sebuah perusahaan untuk memperoleh dan menyediakan tenaga kerja
yang tepat sehingga mampu mecapai tujuan perusahaan atau organisasi.
Keuntungan bagi perusahaan menggunakan perencanaan SDM adalah sebagai berikut :
a) integrasi yang strategis antara permintaan dan jumlah staf yang ada.
b) pemanfaatan SDM secara efektif
c) persaingan dan masa depan perusahaan ang tepat guna
d) penghematan dalam penerimaan SDM baru
e) memperluas informasi sdm sesuai dengan kegiatan dan unit organisasi lain.
f) permintaan akan tenaga kerja akan terpenuhi
g) koordinasi program SDM dan kebutuhan yang tersedia.
B. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM dalam buku Veithzal Rifa’i dan Ella Jauvani
S. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan (2009 : 36 – 40) antara lain :
1) perubahan demografi
yaitu perubahan yang terjadi dalam komposisi kependudukan yang bera kibat terhadapa
tenaga kerja.
2) perubahan ekonomi
kondidsi ekonomi mempengaruhi manajemen SDM , misalnya inflasi , serta kenaikan harga
kebutuhan manusia.

4. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 4
3) perubahan teknologi
teknologi yang terus berkembang membawa perubahan terhadapa fungsi organisasi, seperti
dibidang produksi, transportasi ,komunikasi, computer , alat kesehatan, dan lainnya.
4) kondisi peraturan dan perundang-undangan
misalnya perturan perpajakan, undang-undang perburuhan , UU kesehatan dan keselamatan
kerja.
5) perubahan perilaku terhadapa karier dan pekerjaan
ada tiga perubahan yang berlangsung dalam perilaku terhadapa karier dan pekerjaan yakni,
meningkatnya pertisipasi perempuan dalam dunia kerja , bentuk baru perpindahan/
pergeseran karyawan, perubahan sikap terhadap karier dan nilai individual terhadap karier.
Agar dalam pelaksanaan perencanaan SDM bisa berhasil, sedikitnya terdapat empat aspek
perencanaan SDM yang harus diperhatikan/dilakukan yaitu: (1) berapa proyeksi jumlah karyawan yang
dibutuhkan (forecasting of employees), (2) melakukan identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi
(human resource audit), (3) melakukan analisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and
suplay analysis), (4) menjalankan program aksi (action program).
Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan sumber daya manusia yang efektif menurut
Manzini (1996) untuk, terdapat tiga tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan satu kesatuan
sistem perencanaan tunggal.
1. strategic planning yang bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan
persaingan,
2. operational planning, yang menunjukkandemand terhadap SDM, dan
3. human resources planning, yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan sumber
daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menmggabungkan program pengembangan
dan kebijaksanaan SDM
C. Permintan dan Penawaran SDM
Ada tiga faktor yang mempengaruhi permintaan SDM , yaitu :
 Faktor Eksternal Ekonomi , Sosial-politik-hukum , Teknologi , Pesaing
 Faktor Organisasional : Rencana stratejik Anggaran ,Ramalan penjualan dan produksi ,
Perusahaan baru , Desain organisasi dan jabatan

5. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 5
 Faktor Angkatan Kerja : Pensiun , Pengunduran diri , Pemberhentian , Kematian , Kemangkiran.
Kegiatan-kegiatan dalam perencanaan SDM dalam buku Wilson Bangun (2012) digambarkan dalam
bagan berikut :
a. permintaan SDM
permintaan SDM adalah kebutuhan SDM untuk mengisi kekosongan yang ada di dalam perusahaan.
b. penawaran SDM
adalah ktersediaan SDM baik di didalam perusahaan itu ssendiri (internal ) maupun yang bersumber
dari luar (eksternal.)
Perencanaan SDM
Penawaran SDM
1.sumber luar perusahaan
2.sumber dalam perusahaan
tidak ada kesesuaian
Ada kesesuaian
Analisis pekerjaan
penarikan dan seleksi
permintaan SDM

6. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 6
D. Sistem Perencanaan SDM
Sistem perencanaan SDM pada dasarnya meliputi perkiraan (estimasi) permintaan /kebutuhan dan
penawaran/penyediaan SDM, perkiraan tersebut dapat dibagi dengan dua cara yaitu :
1. Estimasi suplai dari dalam organisasi
Hal ini dilakukan untuk menghitung karyawan yang ada tetapi juga mengaudit untuk mengevaluasi
kemampuan mereka.
2. Estimasi suplai dari luar organisasi
kebutuhan SDM dapat diperoleh dengan menganalisis pasar tenaga kerja.
E. Langkah-langkah pokok dalam perencanaan SDM
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
 perencanaan untuk kebutuhan masa depan

7. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 7
 perencanaan untuk keseimbangan masa depan
 pengadaan untuk pengadaaan dan seleksi atau pemberhentian sementara
 perencanaan untuk pengembangan
Menurut Jackson dan Schuler (1990), perencanaan sumber daya manusia yang tepat membutuhkan
langkah-langkah tertentu berkaitan dengan aktivitas perencanaan sumber daya manusia menuju organisasi
modern. Langkah langkah tersebut meliputi :
a. Pengumpulan dan analisis data untuk meramalkan permintaan maupun persediaan sumber daya
manusia yang diekspektasikan bagi perencanaan bisnis masa depan.
b. Mengembangkan tujuan perencanaan sumber daya manusia
c. Merancang dan mengimplementasikan program-program yang dapat memudahkan organisasi untuk
pencapaian tujuan perencanaan sumber daya manusia
d. Mengawasi dan mengevaluasi program-program yang berjalan.
Keempat tahap tersebut dapat diimplementasikan pada pencapaian tujuan jangka pendek (kurang dari
satu tahun), menengah (dua sampai tiga tahun), maupun jangka panjang (lebih dari tiga tahun).
Rothwell (1995) menawarkan suatu teknik perencanaan sumber daya manusia yang meliputi tahap
sebagai berikut :
(1) investigasi baik pada lingkungan eksternal, internal, organisasional:
(2) forecasting atau peramalan atas ketersediaan supply dan demand sumber daya manusia saat ini dan masa
depan;
(3) perencanaan bagi rekrumen, pelatihan, promosi, dan lain-lain;
(4) utilasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian memberikan feedback bagi proses awal.
Sementara itu, pendekatan yang digunakan dalam merencanakan sumber daya manusia adalah dengan
actiondriven ,yang memudahkan organisasi untuk menfokuskan bagian tertentu dengan lebih akurat atau,
daripada melakukan perhitungan numerik dengan angka yang besar untuk seluruh bagian organisasi. Dengan
memperhatikan tahapan diatas, tujuan dari sebuah organisasi akan lebih mudah dicapai , baik tujuan jangka
panjang maupun jangka pendek.

8. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 8
F. Tantangan SDM
1. Tantangan Ekstrenal
berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan perusahaaan untuk
mengendalikanya , antara lain :
 aspek peluang, bagaimana kemampuan manajer dalam melihat peluang yang ada sekaligus mampu
memanfaatkan peuang tersebut.
 aspek ancaman,
 aspek ekonomi, misalnya seperti krisis moneter , inflasi, tingkat pengangguran tinggi, krisis nilai
tukar dan lainnya.
 aspek sosial, berubahnya pola hidup aka berpengaruh pada manajemen SDM.
 Aspek politik, perubahan di bidang politik juga dapat mempengaruhi perencanaan SDM,
 aspek deregulasi perundangan, dengan dikeluarkanya ketentuan tentang upah minimum, hubungan
industrial, dan masalah pekerja wanita
 aspek teknologi, perkembangan teknologi mempengaruhi sistem kerja yang ada di sebuah organisasi
maupun perusahaan.
 aspek pesaing, di negara yang menganut free competition di idang ekonomi , persaingan dalam
bidang ekonomi , persaingan bisnis menjadi suatu hal yan biasa.
2. Tantangan Internal
tantangan disini terjadi di dalam perusahaan atau organisasi itu sendiri , misalnya :
 kekuatan , seperti kualitas SDM
 Kelemhan, misalnya kualitas SDM yang kurang mendukung
 Rencana kerja dan anggaran
 pengembangan bidang usaha
 pengembangan perusahaaa strategis atau organisasi yang ada.
 rencana strategis
G. Ramalan Kebutuhan SDM
Peramalan kebutuhan (requirement forecast) adalah aktivitas penentuan jumlah, keterampilan, dan
lokasi karyawan yang akan dibutuhkan organisasi di masa mendatang dalam rangka mencapai tujuan-
tujuannya.Peramalan tersebut mencerminkan berbagai faktor, seperti perencanaan produksi dan
perubahan produktivitas. Peramalan kebutuhan akan menentukan besarnya permintaan akan SDM (the
demand for human resources).

9. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 9
1. Faktor-faktor dalam peramalan kebutuhan Personil / SDM, antara lain
 perputaran yang diperhitungkan (sebagai kabat dari pengunduran giri atau adanya PHK)
 mutu dan sifat SDM yang ada
 keputusan utuk meningkatkan mutu produk atau jasa atau masuk ke dalam pasar baru
 perubahan teknologis dan administrative yang mengakibatkan produktivitas semakin bertambah
 sumber daya keuangan yang tersedia di perusahaaan.
2. Teknik-teknik dalam menetapkan tuntutan SDM
Ada beberapa teknik khusus untuk menetapkan kebutuhan SDM , yaitu :
 Analisis Trend, yakni telaah tentang kebutuhan employment masa lalu perusahaan selama satu peride
tahun untuk meramalkan kebutuhan untuk masa depan.
 Analisis Ratio, adalah sebuah teknik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf dimasa
mendatangdengan menggunakan ratio antara volume penjualan dan jumlah karyawan yang
dibutuhkan
 plot penyebaran , yaitu suatu metode grafikal yang digunakan untuk membantu mengidentifikaasi
hubungan antara dua variable (ukuran aktivitas bisnis dengan ukuran kegiatan staf)
 peramalan komputerisasi, yaitu penentuan kebutuhan staf masa depaan dengan memperhitungkan
penjualan perusahaan , volume produksi dan personil yang dituntut untuk mempertahankan volume
output barang dengan menggunakan computer perangkat lunak.
 penilaian manajerial, ini tergantung dari keputusan untuk meningkatkan produk atau jasa, perubahan
administrative dan teknologi , dan sumber keuangan yang tersedia.
A. Peramalan kebutuhan SDM dari dalam
Pengisian tugas di ambil dari staf DI dalam perusahaan, ada beberapa system yang digunakan dalam
meramalkna kebutuhan SDM dari dalam , yakni :
 sistem kualifikasi yang tersedia, yakni melalui catatan manual atau terkomputerisasi yang memuat
daftar pendidikan karyawan,karier, dan perkembangan minat untuk digunakan dalam menyeleksi
calon karyawan untuk promosi
 sistem manual dan bagan pengganti personel, yakni catatan perusahaa yang memperlihatkan prestasi
saat ini dan kemampuan dipromosikan dari kandidat lainya.
 sistem informasi terkomputerisasi, yakni kartu yang disiapkan untuk setiap posisi dalam perusahaan
untuk menunjukan calon karyawan pengganti yang memungkinkan dan kualifikasi karyawan.

10. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 10
 masalah privasi, informasi karyawan dalam bank data dapat di buat kebijakan, siapa saja yang dapat
mengakses data mereka , misalanya dapat dilihat oleh pimpinan .
B. Peramalan kebutuhan SDM dari luar
jika tidak ada calon di dalam untuk mengisi lowongan kerja, maka bisa memasok calon dari luar,
melalui :
 kondisi ekonomi umum, langkah pertam aadlaah dengan meramal kondisi ekonomi umum dengan
angka pengangguraan ummyang diperkirakan
 kondisi pasar lokal,
 kondisi pasar jabatan, meramalkna ketersediaan calon staf yang potential dalam jabatan-jabatan
spesifik

H. Analisis teori perencanaan SDM dengan mengaplikasikannya di perpustakaan.
Saya akan menganalisis penerapan teori dalam makaalah ini di Perpustakaan khusus Widya Mitra
dengan perusahaan Gold Cafe.
1. Perpustakaan Widya Mitra
Adalah perpustakaan yang berdiri pada tahun 1974 dengan nama Nederlandse Bibliotheeken
Leeszaal atau lebih dikenal dengan nama Perpustakaan Belanda dan berubah menjadi perpustakaan “Widya
Mitra” Semarang. Perpustakaan Widya mitra saat sekarang memiliki 8 karyawan , namun semuanya tidak
ada yang berlatarbelakang pendidikan ilmu perpustakaan , sehingga dalam hal pelayanan masih dianggap
kurang baik dibanding dengan perpustakaan yang memiliki standar pendidikan ilmu peprustakaan bagi SDM
nya, bisa diambil kesimpulan, perpustakaan ini belum memiliki perencanaan SDM yang matang, atau
bahkan hanya sekedar mengisi kekosongan SDM yang memang belum ada yang berminat untuk bergabung
dengan perpustakaan ini. Sehingga teori dari beberapa para ahli tentang perencanaan SDM belum bisa
diterpakan , karena terhalang oleh beberapa faktor, misalnya ada kendala yang disebabkan oleh faktor
tunjangan dana, aturan yang berlaku, atauoun karena faktor belum terlalu butuh pustakawan untuk mengisi
lowongan pekerjaan yang ada.
1.PeprustakaanWM Organisasi /lembaga yang dijual ialahjasadari pustakawan
2. Gold Café Perusahaan yang dijual :barang karyawan

11. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 11
2. Gold cafe
Adalah perusahaan yang bergerak dalam penjualan makanan dan minuman sehat bagi
member gold gym di mall- mall yang ada di Jakatra. Dalam perencanaan SDM nya, pimpinan telah
membuat rancangan jumlah karyawan yang dibutuhkan, kriteria pekerja atau karyawan yang akan
siap bekerjasama dalam proses mengolah makanan dan minuman , pendistribusian sampai penjualan
produk. Selain penilaian melalui pengalaman, calon karyawan juga dinilai dari kesehatan fisik, usia,
kebersihan, berat badan, penampilan, tingkat pendidikan serta surat kontrak kerja , kriteria mulai dari
koki, pimpinan memilih koki yang berpengalaman dalam hal mengolah makanan dan minuman yang
sehat sesuai dengan kebutuhan member dan menu yang akan dipasarkan. Begitupula dengan kriteria
para distributor, sopir, dan karyawan untuk bagian memasak serta karyawan penjaga café, masing-
masing harus memenuhi kriteria yang dibutuhkan.
Dari analisis diatas, Gold Café telah menjalankan teori-teori yang ada dalam makalah ini,
misalnya pimpinan telah merencanakan jumlah SDM yang dibutuhkan, kriteria karyawan yang
diharapkan, mampu menganalisis tantangan yang datang , baik dari dalam maupun dari luar
perusahaan.

12. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 12
PENUTUP
Kesimpulan
Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menentukan dan mengambil kebijakan untuk
menambah kuantitas serta kwalitas karyawan yang pada akhirnya mampu mencapai target yang telah
ditetapkan organisasi. perencanaan SDM merupakan tindak lanjut dari analisis pekerjaan yang telah disusun
sebelumnya, tindakan selanjutnya adalah menentukan jumlah SDM dan mutu SDM yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi.
Ada tiga faktor penyebab permintaan SDM , yaitu faktor eksternal, organisasi, dan faktor angkatan
kerja. Agar dalam pelaksanaan perencanaan SDM bisa berhasil, sedikitnya terdapat empat aspek
perencanaan SDM yang harus diperhatikan/dilakukan yaitu: (1) berapa proyeksi jumlah karyawan yang
dibutuhkan (forecasting of employees), (2) melakukan identifikasi SDM yang tersedia dalam organisasi
(human resource audit), (3) melakukan ananlisis keseimbangan penawaran dan permintaan (demand and
suplay analysis), serta (4) menjalankan program aksi (action program).
Perencanaan sumber daya manusi difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di
masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan penerapan pada program-program, yang kemudian
berkembang, melalui pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan
memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk peramalan dan program saat
diperlukan atau dibutuhkan. Selain itu juga perlu dikaji tantangan yang ada didalam dan di luar organisasi ,
agar semua perencanaan yang akan dilaksanakan tidak terlalu melenceng dari tujuan yang ingin dicapai.
Saran
Untuk membuat sebuah perencanaan, seharusnya dipertimbangkan segala hal yang akan
mempengaruhi rencana yang akan diterapkan dalam organisasi terlebih dahulu, sebenarnya apa yang
menjadi kebutuhan organisasi, mempertimbangkan semua aspek yang ada , serta mengkaji tantangan-
tantangan yang akan muncul jika rencana yang dibuat akan dilaksanakan .tujuannya agar perencanaan yang
akan diterapkan akan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

13. Maret, 2014 HUMAN RESOURCE PLANNING
Fatmawati kelasA JurusanS1 IlmuPerpustakaanUndip 2014 13
Daftar Pustaka :
Dessler, Gary.1997..Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi bahasa Indonesia. 7E, jilid 1. Jakarta
: PT Prenhalindo
Dessler, Gary.2008. Human Resource Mnagement. Edisi 10, jilid 1.Jakarta : PT Indeks
Riva’I Veithzai dan Ella Jauvani S. 2009.Manajemen Sumber Daya Manusia untuk perusahaan :
dari teori ke praktik. Jakarta : Rajawali Pers
Bangun, Wilson.2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Elangga
http://www.slideshare.net/IneBunga/permintaan-dan-penawaran-tenaga-kerja-serta-upah-teori-serta-
beberapa-potretnya-di-indonesia
http://www.tugasku4u.com/2013/09/makalah-sumber-daya-manusia.html