3. Why(목적)02.
Step1. 주간회의란 무엇일까?
(1) 일주일동안 자신의 목표에 대한 성과를 공유하는 작은 단위의 회의
(2) 왜 작은 단위의 회의일까?
- 회의 참여자들에게 부담을 주지 않기 위해서
(3) 부담을 주지 않으려면 어떻게 해야 하지?
- 실적을 평가하는 자리가 되어 선 안 된다.
(4) 실적을 평가하지 않으려면 어떻게 하지?
- 실적은 주간으로 전달 되는 것이 아닌 실시간으로 리더들에게 공유되고 있어야 한다.
(일일 피드백 또는 실시간 진행상황 공유를 통해)
★ 주간회의란?
일주일동안 자신의 목표에 대한 성과를, (회의 진행자들에게 부담이 되지 않게 진행하는) 작은 단위의 회의이다.
4. Why(목적)02.
Step2. 주간회의를 왜 할까?
(1) 주간단위로 업무 성과를 공유하기 위해서
(2-1) 왜 업무, 업무 성과를 공유하지?
- 개개인에게 할당한 목표가 너무 클 시, 다같이 문제를 공유해주고 업무를 조율하기 위해서
(2-2) 일일 피드백으로 해결 되지 않을까?
- 대부분의 비즈니스 현장에서, 일의 단위로 하루동안 한 것은 피드백이 되지 않는다.
- 수시로 의사소통 하는 것은 실무자에게 숨쉴 틈을 주지 않아, 업무의 효율을 떨어뜨릴 수 있다.
(3) 업무를 개인이 아닌 다같이 조율하는 것이 필요할까?
- 개인이 이미 해결할 수 있는 일은 회의할 필요가 없다. 개인이 해결하기 힘든 문제들은 모두가
고민하고 해결책을 내는 것이 중요하다.
- 업무가 서로 연관되어 있는 경우, 한 사람이 한 것을 공유하지 않으면 다른 사람이 문제가 될 수
있다. 즉 내가 한 일에 다른 사람이 영향 받기 때문이다.
★ 주간회의를 왜 할까?
서로의 업무는 서로에게 영향을 미칠 수 있다. 또는 개인이 해결하기 힘든 문제가 있을 수 있다.
그렇기 때문에 주간 단위로 업무 성과를 효과적으로 공유하기 위해 회의를 진행한다.
5. Why(목적)02.
문제 : 회의록을 왜 공유하지?
“주간회의를 왜 하지?” 라는 문제의 본질에 다가서면
왜 회의록을 공유해야 하는지 알 수 있다.
★ Root Why 주간회의를 왜 할까?
서로의 업무는 서로에게 영향을 미칠 수 있다. 또는 개인이 해결하기 힘든 문제가 있을 수 있다.
그렇기 때문에 주간 단위로 업무 성과를 효과적으로 공유하기 위해 회의를 진행한다.
6. What(목표)03.
이 문제에서 해결해야 할 목표는 무엇일까?
: 회의록을 효과적으로 공유하는 것
본질적인 Why를 찾았기 때문에 결국 원하고자 하는 바는
“주간 단위로 업무 성과를 효과적으로 공유하기 위해 회의를 진행한다.” 인 것을 알고 있다.
즉 본질적인 목표는
주간 단위로 업무 성과를 효과적으로 공유하는 것
7. How(어떻게)04.
그렇다면 어떻게 효과적으로 회의록을 공유할 수 있을까?
변수 1. 업무가 서로에게 영향 받는다.
-> 서로 회의를 진행하지 않아도 영향 받는 업무가 공유 되도록 하자.
-> 주간회의 시간이 아니더라도 서로의 업무가 무엇인지 파악되고 있는 것이 중요하다.
변수 2. 회의 진행자들에게 부담이 된다.
-> 부담이 되지 않도록, 가벼운 티타임과 함께 진행한다.
변수 3. 지난 회의가 계속 이어서 진행될 수 있다.
-> 서로 회의를 진행하지 않아도 영향 받는 업무가 공유 되도록 하자.
-> 주간회의 시간이 아니더라도 서로의 업무가 무엇인지 파악되고 있는 것이 중요하다.
-> 서로가 회의가 끝난 후 가벼운 한 마디 피드백을 작성하도록 한다.
변수 4. 회의를 싫어하는 사람이 있다.
-> 부담이 되지 않도록, 가벼운 티타임과 함께 진행한다.
8. How(어떻게)04.
그렇다면 어떻게 효과적으로 회의록을 공유할 수 있을까?
변수 5. 업무가 몰려 바쁜 상황이 올 수 있다.
-> 융통성 있게 바쁜 시기에는 하지 않도록 한다.
-> 하지만 주간회의 시간이 아니더라도 서로의 업무가 무엇인지 파악되고 있는 것이 중요하다.
변수 6. 휴가를 혹시 자주 갈 경우 때문에 결국 해결하고자 하는 문제가 해결이 안 된다.
-> 주간회의 시간이 아니더라도 서로의 업무가 무엇인지 파악되고 있는 것이 중요하다.
변수 7. 회의의 내용이 너무 어려운 경우, 회의가 끝난 후 지칠 수 있다.
-> 주간회의 인데 너무 무거운 내용의 회의가 아닌지 개인이 잘 판단하도록 한다.
변수 8. 혹은 이미 너무 피곤한 상태여서, 회의 내용에 집중하지 못할 수 있다.
-> 피곤하더라도 업무 시간에는 힘을 내서 일을 하도록 하자!
9. How(어떻게)04.
그렇다면 어떻게 효과적으로 회의록을 공유할 수 있을까?
도출된 “How” 의 한 방법.
- 부담이 되지 않도록, 가벼운 티타임과 함께 진행한다.
- 주간회의 시간이 아니더라도 서로의 업무가 무엇인지 파악되고 있는 것이 중요하다.
- 주간회의 인데 너무 무거운 내용의 회의가 아닌지 개인이 잘 판단하도록 한다.
- 서로가 회의가 끝난 후 가벼운 한 마디 피드백을 작성하도록 한다.
문제 해결
1. 서로 간의 주요 업무 진행 상황은 실시간 업무 공유를 진행한다. 이것은 부담이 되지 않는 자신의 할
일 목록 또는 이슈 목록을 만드는 것으로 해결한다.
2. 부담이 되면 안 되는 회의이므로 가벼운 티타임과 함께 진행하며, 지겹지 않도록 회의가 끝난 후 가볍
게 포스트잇을 통해 서로에게 격려의 한마디를 해준다. 제일 수고한 팀원에게는 문화상품권 만원의 포상
을 해준다.
다음을 통해 “지난번 회의 때 어디까지 이야기 했지?”의 문제를 이슈 목록을 이용한 서로 간의 실시간 업
무 공유를 하여, 전체의 큰 흐름은 알게 하고, 회의의 격려의 한 마디와 피드백을 통해 서로가 서로의 회의
내용을 기억하도록 한다. 마지막으로 회의가 지겹지 않도록 가벼운 티타임과 함께 진행하며 잘한 발표자
에게는 문화상품권의 포상을 준다.
