Dokumen tersebut membahas proses pengurangan jam kerja dalam penginputan data cuti tahunan dan besar. Saat ini terjadi penginputan ganda pada sistem cuti online dan sistem AMS yang menyebabkan penambahan jam kerja. Diusulkan integrasi sistem cuti online dan AMS agar data dapat tersinkronisasi secara real-time dan mengurangi penginputan ganda serta jam kerja. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi proses dan mengurangi bi

1. Nama : Deny Rosadi
NPK : 6095
Masa Kerja : 2 Tahun 10 Bulan
Dept/ Sect : Personeel Adm/ Industrial Relation
SS Selesai : 6 SS
Thema : Efficiency
Judul : “Mengurangi Man Hour Work
dalam proses pengerjaan Entry Data Cuti…”
( Cuti Besar dan Cuti Tahunan )

4. 1. Percepatan Jumlah MP yang memperoleh hak Cuti
Tahunan dan Cuti Besar 98,5 % sejak 2005-2010
2. Meminimalisir salah pencatatan/ koreksi dan upaya
Peningkatan speed dan accuracy Entry Data Cuti
3. Adanya 2 (dua) relevansi data cuti yakni program
Cuti Online dan History Modul Permit di AMS
4. Penginputan dilakukan terpisah dengan speed
entry data yang berbeda pula

5. 1. Adanya keterkaitan dengan alur informasi kepada karyawan (pihak ke-3)
2. Eksternal Problem (Perubahan Plan; Keperluan; Mengganti MP yang Cuti)

6. Pada Flow Process diatas terjadi proses entry data cuti berulang.
2. Entry data cuti online untuk informasi online data cuti karyawan
3. Entry data cuti AMS untuk report Man Hour Lost pada modul
report absence MHL di AMS
Karyawan
melihat jatah/
sisa cuti pada
Cuti Online

7. Internal Problem
13,9 jam dikeluarkan untuk
melakukan proses yang sama

8. Cuti harus di entry ke AMS, agar report
MHL dapat balance dengan Absensi
(M,I,D) dan utamanya kebutuhan informasi
manajemen mengenai rate kehadiran
Setiap bulan dapat termonitoring
Cuti harus di entry ke Cuti Online, agar report
Pada modul view di data cuti online Update setiap
harinya.

9. 1.
Request Internal App untuk customized pada aplikasi Cuti
online yang langsung bisa mengupdate data modul Entry
permit data di progam AMS.
2. Tujuannya agar tidak terjadi pencatatan berulang
3. Adanya 1 relevansi data Cuti yakni program Cuti Online
yang langsung link dengan modul data permit di AMS

11. # Perlunya suatu komunikasi sistem yang menghubungkan update
data cuti online sebagai informasi karyawan dengan history permit
data AMS untuk calculasi data pembayaran insentif dan transport
setiap bulannya.
Karyawan membutuhkan
Informasi cuti yang Real Time
pada prog. Cuti Online
Target yang ditetapkan yaitu data transfer AMS untuk
proses pembayaran Insentif dan transport setiap bulannya

12. Man
Metodhe
Env.
Machine
Pengerjaan berulang
sebab double entry
& Man Hour Tinggi
Salah Pencatatan Tanggal Cuti
Capek
Data Double
entry/ Catat
Manual Operation
Tidak ada early warning
untuk penginputan double
Terima data cuti, entry data,
collect dan report tidak pada
satu program.
Adanya 2
relevansi data
CO & Prog. AMS
Data pada Cuti Online tidak update
Mendahulukan entry ke permit data AMS
untuk proses pembayaran transport.
Pressure percepatan
transfer data ke Payroll
Tidak ada verifikasi ulang
pada finished process
Kertas berantakan
Dikerjakan
Satu orang
Prog. Cuti Online
Single User
Adanya 2
relevansi data
Terburu-buru

14. Monitoring terus
dilakukan s/d sekarang

15. Report MHL
Via AMS
Entry Data
Ke AMS
Sbg Info ke Ybs bahwa
Cuti sudah dientry via
Cuti Online
Karyawan mengajukan Cuti
Pengambilan keputusan dan
Data transfer proses salaries+transport
Karyawan mengajukan Cuti
Pengambilan keputusan dan
Data transfer proses salaries+transport
Report MHL
Via AMS
Sbg Info ke Ybs bahwa
Cuti sudah dientry via
Cuti Online dan Presence
Calculasi Auto pada
Program AMS
Entry Data
Ke Cuti Online
IR menerima form
permohonan cuti
IR menerima form
permohonan cuti
Entry Data
Ke Cuti Online

16. Data cuti tidak bisa dihapus/
dikoreksi
Improve jumlah pengambilan cuti agar
bisa dirubah “0” (nol).
Data cuti tidak langsung merubah
pada note type permit di AMS
Presence Calculasi dilakukan setelah entry
Cuti pada CO lalu menekan button process
Pada Modul AMS keseluruhan employee.
Data cuti yang sudah di entry
dapat tertumpuk dengan data
cuti terbaru
Dibuatkan early warning bahwa data untuk
tanggal, NPK yang sama “already exists”
bila dilakukan input berulang

17. AfterBefore
Average Man Hour Work
Periode July – December '09
sebesar 53.83 Jam

19. Informasi Online dan Job Achievement sesuai target yang
Ditetapkan ( Data Bersifat Real Time )
Loading data transfer untuk proses pembayaran Insentif
dan transport sesuai target yang ditetapkan
Disiplin entry data lebih meningkat dan proses pengambilan
keputusan lebih cepat dan tepat
Mengurangi suspense untuk pembayaran klaim Insentif
Mengurangi Cost Labour sebesar :
70,40 – 53,83 = 16,57 jam/ bulan x Rp. 13.500,-
= Rp. 223.695/ bulan

20. 1. - Verifikasi oleh karyawan dengan melihat jatah/ sisa cuti sebelum entry
data tetap dijalankan sesuai standard prosedur.
4. - Data dikategorikan “M” pada saat tutup buku ( tanggal 10 ) karena inform
mengenai cuti menyusul adalah bersifat sementara. Data dapat dikoreksi
dengan menunjukkan tanda terima cuti.
8. - Data yang terlambat/ Cuti dadakan akan dilakukan Presence Calculasi
mengikuti periode pembayaran uang makan.

21. Karyawan
melihat jatah/
sisa cuti pada
Cuti Online
Entry Data Cuti ke Program Cuti
Online merupakan Pareto Tertinggi
pada proses entry data di IR.

22. Terima Kasih......